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1.1高校收入分配比例不協(xié)調(diào)
大多數(shù)高等院校對那些收入較為客觀的單位十分重視,創(chuàng)造各種有利的條件促進其發(fā)展,借助于創(chuàng)收單位發(fā)展的大背景下進行學校津貼制度的改革,在一定程度上改變了原有單位的分布狀況,造成了學校數(shù)量的減少,其財政狀況及其所承擔的責任兩者處于不平衡的狀態(tài)之中,學校原本宏觀調(diào)控能力也有所減弱,對于一些冷門的學科往往無暇顧及,危及到創(chuàng)收人員自身的利益,也造成收入與支出比例的失調(diào)。此外,學校分配功能也出現(xiàn)下降趨勢,對財務管理績效的優(yōu)化形成阻礙。
1.2促進高校財務預算管理模式的加強
過去在財務管理模式上往往都十分重視分配,常常忽視管理的作用,對財務預算管理的正常運行形成了阻礙,學校的財務預算工作往往是由學校財務部門來完成的,尤其是采用簡單的方法來主觀估計預算數(shù),缺乏必要的預測環(huán)節(jié),或隨意地運用增量預算或減量預算的方法確定預算數(shù),這樣編制出來的預算必然缺乏客觀性和科學性,不符合實際的發(fā)展需要。
1.3高校沒有一套科學的財務管理制度
目前,高等院校在財務管理體制上存在兩種,第一是領(lǐng)導、分級管理”第二是“統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理”。然而,在實踐中,高校在管理制度、機構(gòu)設置等方面存在很多的問題,權(quán)力分工混亂,進而嚴重影響到其財務狀況。此外,由于執(zhí)行力不夠,責任制不能落實到實際工作中,一旦出現(xiàn)問題,高校管理部門也沒有第一時間追究責任,這些都是高等院校財務管理體制不健全造成的后果。
2.如何合理有效的提高高校財務管理績效
2.1促進學校相關(guān)部門財務對管理績效的認識能力
高等院校的管理階層在對財務管理績效的認識上應當保持統(tǒng)一,有著科學、合理的認識,確保學校的發(fā)展有正確的指導思想,促進社會效益和經(jīng)濟效益兩者的統(tǒng)一。所以,學校應當加強對財務管理績效的宣傳,加大宣傳的力度,從而提高學校各個部門對財務管理績效的認識,形成思想上的統(tǒng)一,這樣就極大方便了高校工作的開展。此外,應該逐步提高校管理工作的高度,納入到財務預算會計體系中去,規(guī)范財政行為,進行科學的定位,使高校財務管理績效工作的開展上升到一個新的臺面。
2.2樹立起良好的成本效益觀念
成文是高校進行各項活動應該進行考慮的,以最低的成本獲取更大的效益應當成為各項工作開展的目標,從而來不斷優(yōu)化高校作財務管理績效,具體而言應當從下面幾個方面進行努力:首選,學校領(lǐng)導階層應當對學校的性質(zhì)做到科學的理解和把握,懂得非盈利性的特點和內(nèi)涵,學校是非營利性組織,這就要求在教學活動中學校的主要不應當放在盈利上來,而要不斷努力提高自身的教學質(zhì)量,提高學生的組合素質(zhì);其次,要充分以現(xiàn)代會計管理理論為指導,在原有的財務管理體系下不斷優(yōu)化和提高,真實、全面反映教務的成本狀況;第三,學校還應當實現(xiàn)崗位責任機制,做好工作的分工,落實到部門和個人,不斷提高教職工工作的積極性,使我國資產(chǎn)有著良好的保障,把風險降低到最小。
2.3制定出一套科學的預算體制,不斷對高校財務管理績效進行優(yōu)化
一套科學的預算體制能夠提高財務的預算能力,減少財務風險。高校在對財務管理宏觀的管理上應當收支平衡,盡最大努力做到以收定支,在突出管理重點的同時做到統(tǒng)籌兼顧,顧全大局,使預算的作用得到充分的發(fā)揮,不斷優(yōu)化高校財務管理績效。
2.4構(gòu)建一套科學的高校財務管理績效評價體系
首先是高校工會領(lǐng)導對財務管理工作的重視不夠,很多領(lǐng)導認為高校工會是黨密切聯(lián)系群眾的一個服務機構(gòu),它的主要任務就是為學生服務,為老師服務,為學校服務,肩負著組織、引導、服務師生和維護其權(quán)益的重任,所以他們的主要工作不是財務管理,因此認為財務管理工作無足輕重,進而高校工會財務人員的積極性也不高。更為重要的是人員配備問題,有些高校工會由于規(guī)模較小,可能只設置一到兩名財務人員,或者聘用兼職人員,普遍存在一人身兼數(shù)職的情形,詳細分工、相互牽制等內(nèi)部控制體系中要求的內(nèi)容無法實現(xiàn)。這樣顯然不符合《會計法》中有關(guān)會計不能兼任出納等的規(guī)定,同時也不符合財務工作不相容職務相互分離、相互制約的規(guī)定,比較容易出現(xiàn)貪污挪用等舞弊問題。另外,記賬與審核不分離,監(jiān)督審核體系也容易出現(xiàn)問題。
二、對高校工會財務管理工作的建議
上述討論了高校工會財務管理中面臨的問題,針對這些問題,本文也相應提出了一些建議:
1.完善高校工會財務管理流程管理,規(guī)范財務管理過程
在流程方面,如同企業(yè)的財務管理一樣,高校工會的財務管理也是有一定的運作流程的,同樣要經(jīng)歷計劃、執(zhí)行、監(jiān)督等過程。首先是編制預算,高校工會應當強化預算編制體系,將任務分配到具體單位和個人,減少資金的閑置浪費。高校工會經(jīng)費預算是計劃的資金表現(xiàn),是實現(xiàn)工作目標的保障。高校工會的財務管理從預算開始,把編制與執(zhí)行預算作為一項主要工作切實落實到計劃中,從高校整體利益出發(fā),量入為出、統(tǒng)籌兼顧,使收支平衡,做好預算工作。對預算的審批也要有一定的規(guī)范,對超過一定標準的大額活動,實行集體討論或聯(lián)簽制度,保證資金使用的安全可靠。其次就是賬務處理過程,財務人員的主要職責就是賬務處理,完整反映高校工會的財務情況。我們應按照規(guī)范的會計準則進行記賬,無論是明細賬、日記賬,還是總賬都應記載清楚,核對無誤,同時注意加強往來款項的管理。賬務處理的最后一步就是編制會計報表,它是財務人員每月必須上交的材料,是領(lǐng)導決策的有力根據(jù)。高校工會可以根據(jù)會計報表系統(tǒng)歸納經(jīng)費的收支情況,分析其合理與否,進而根據(jù)它來調(diào)整相應的缺陷。最后,財務管理的監(jiān)督評價也是不可或缺的,如同企業(yè),工會也應該建立自己的內(nèi)部審計部門,即經(jīng)費審查委員會,完善經(jīng)費監(jiān)管過程。經(jīng)費審查委員會應對上述的財務預算過程、賬務處理過程進行審查,增加財務管理工作的透明度,杜絕資金使用的不合理性。通過內(nèi)部審計過程,可以督促財務人員嚴格按照法律法規(guī)執(zhí)行財務工作,防范舞弊行為的發(fā)生,使財務管理過程更加合理準確。
2.加強高校工會財務管理制度建設,制度化財務管理各過程
至于制度方面,我們都知道無規(guī)矩不成方圓,高校工會的財務管理自然也不例外。高校工會應當認識到財務管理工作的重要性,完善財務管理制度,強化制度的落實,重視制度的執(zhí)行,應注重在現(xiàn)有的兩個方法的基礎(chǔ)上,探索更加細節(jié)性的內(nèi)容,詳細規(guī)范財務管理的全過程。具體來說,高校工會應根據(jù)本單位的實際,制定相應的工會財務核算方法、資金管理、經(jīng)費管理與使用制度,明確各相應的制度,使高校工會財務工作有法可依,有章可循。其中最重要的就是健全工會的內(nèi)部控制制度,這里主要指財務的內(nèi)部控制,包括現(xiàn)金出納的內(nèi)部控制制度、會計核算的內(nèi)部控制制度、業(yè)務程序的內(nèi)部控制制度、預算管理控制制度、經(jīng)費支出管理控制制度等。比如,我們的制度中要明確規(guī)定:一切現(xiàn)金收入必須及時存入銀行,不允許“坐支”現(xiàn)金;對各項經(jīng)費支出的管理,必須嚴格執(zhí)行國家制定的工會的開支范圍和開支標準,同時結(jié)合高校工會的實際,制定適合本單位的具體的經(jīng)費支出管理的內(nèi)部控制制度。
3.重視高校工會財務管理建設,強化人員配置與培訓
首先,作為高校工會的領(lǐng)導階層,重視財務管理工作是必須的,激勵財務人員,提高財務人員的激情也是他們?nèi)粘9ぷ鞯闹匾糠郑挥写蠹业姆e極性都提上去了,高校工會的財務管理工作才能更好地開展。其次,根據(jù)內(nèi)部控制的要求,配備專門的高校工會財務人員,并且會計人員必須按規(guī)定上崗,不能一人兼多職,明確劃分高校工會財務各個不相容崗位的工作職責,設置工作崗位時要嚴格遵守不相容職務相分離的準則,明確權(quán)利與義務,以形成相互制約的機制。最后,要加強財務人員的學習培訓。目前中國的會計準則處于不斷修訂完善中,作為財務人員也要及時更新知識,緊跟社會腳步,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。同時要充分發(fā)揮工會經(jīng)費檢查委員會的作用,對工會經(jīng)審人員展開專業(yè)知識培訓,不斷提高實際操作能力,及時發(fā)現(xiàn)高校工會內(nèi)部控制中的問題,以防范違法違規(guī)舞弊現(xiàn)象的發(fā)生,促進高校工會財務管理工作的健康有序發(fā)展。
三、結(jié)束語
[關(guān)鍵詞]高校;財務管理;創(chuàng)新;觀念
一、樹立具有風險意識的全方位理財、融資觀念
為適應管理由計劃體制向市場體制的轉(zhuǎn)變,高校財務管理應盡快轉(zhuǎn)變理財和籌資觀念。首先,轉(zhuǎn)變理財觀念。高等學校財務管理要摒棄過去那種辦學經(jīng)費完全依賴政府、財務工作重點就是把好用錢關(guān)的舊觀念,按照市場經(jīng)濟規(guī)律糾正和強化理財觀念,堅持科學、效益的理財觀念,依法理財,重視資產(chǎn)的時間價值。其次,轉(zhuǎn)變籌資觀念。高等學校辦學資金籌集不再單一依靠政府撥款,而應充分發(fā)揮高校優(yōu)勢,通過辦學廣開財源,樹立以開源為主體,開源與節(jié)流并舉的思想增加學校財力。籌資觀念的轉(zhuǎn)變,表現(xiàn)為由注重支出管理向注重收入管理轉(zhuǎn)變。高校財務一方面要積極爭取上級主管部門的支持,另一方面應積極主動地開拓新的資金來源,形成多渠道籌資辦學的新格局。第三,利用融資工具支持高校發(fā)展高校經(jīng)費不足制約了教育事業(yè)的發(fā)展。
因此,除向國家積極爭取財政撥款等多渠道籌資外,高校還應積極利用金融工具進行融資。首先,合理利用銀行信貸資金。高校可以根據(jù)資金需求,預計未來償還能力來確定貸款額度,以籌集學校在基本建設、教學科研、人才引進等各項事業(yè)發(fā)展中所需要的資金。但須量力而行,高校一旦背上沉重債務包袱,直接削弱高校發(fā)展?jié)摿ΑR虼?如果高校欲大量利用銀行信貸資金,則需要對未來幾年高校學費收入進行很好預測,對風險進行很好把握。其次,善于利用項目融資。項目融資是利用項目的未來收益來融資,以項目資產(chǎn)為融資抵押,對高校其它財務沒有影響,實現(xiàn)了風險隔離。對高校來講,學生公寓、食堂、招待所等后勤資產(chǎn)項目往往具有穩(wěn)定的收益,可以采取向高校職員或社會其他主體進行融資的方式進行。高校職工持有高校的一些項目融資債可以降低資金成本,而且項目一旦贏利良好,職工可以享受到高校發(fā)展的好處,調(diào)動職工關(guān)心高校發(fā)展的積極性。
二、樹立內(nèi)部控制的觀念
當前,高校正在深化體制改革,財經(jīng)工作多層次、經(jīng)濟利益多元化、財務關(guān)系復雜化,給高校經(jīng)營管理體制提出了新的要求。舊財務管理體制與高校資金來源迅速擴展現(xiàn)狀發(fā)生碰撞,產(chǎn)生了許多新的問題,其主要表現(xiàn)為:一是教育資源嚴重浪費,經(jīng)費使用不講效益。二是財務管理體制未理順,財務分散。高校深化改革,經(jīng)費來源渠道在迅速發(fā)展變化,而財務管理體制卻未理順,學校內(nèi)部財務機構(gòu)五花八門,財務主管只注重會計核算,忽視財務管理。財務管理制度不健全,呈現(xiàn)無法可依、有法難依、有法不依的局面。校內(nèi)各部門爭占學校資源,用錢找公家,收入歸自家,學校用錢求大家,學校財政嚴重失控,造成財務分散,削弱了學校資金的使用效益。三是經(jīng)濟責任不落實,缺乏有效的監(jiān)督機制。
針對目前高校存在的管理上的問題,我們高校財務應該牢固樹立內(nèi)部控制觀念,只有觀念樹立起來了,才能把財務工作抓好、抓實。
(一)實行目標管理,建立多層次的經(jīng)濟責任制體制。學校的各項事業(yè)活動得到順利進行,單強調(diào)校長負責制是不夠的。事業(yè)活動的廣泛性和復雜性,必須實行分工協(xié)作,建立層層管理、層層負責的制度,各層次、各級領(lǐng)導應分別承擔起與其職能相應的經(jīng)濟責任,使權(quán)利與責任結(jié)合。同時,學校各職能部門建立目標管理制度,將目標分解到人頭,使學校各項經(jīng)濟工作得到落實,內(nèi)部審計進行經(jīng)常性檢查,對各類經(jīng)濟工作的有效性、效益性進行評估,
才能使內(nèi)部審計工作有效。
(二)建立和完善學校內(nèi)部控制程序。完善的內(nèi)部控制程序,是學校目標順利實現(xiàn)的保證。因此要在交易授權(quán)、責任劃分、獨立稽核等方面建立起完善的內(nèi)部控制程序,以確保各項規(guī)章制度的有效執(zhí)行。如:在材料、物資、設備的采購上,由有關(guān)部門提出采購控制程序,由使用單位做出預算,學校授權(quán)專門部門實行公開招標、集中采購,內(nèi)部審計在此基礎(chǔ)上進行定期或不定期的內(nèi)控制度測評,評議內(nèi)控制度的合規(guī)、合理及有效性,以便提出審計意見,促進提高管理水平。
(三)強化和規(guī)范票據(jù)管理和國有資產(chǎn)管理。首先,強化和規(guī)范票據(jù)管理,從源頭上控制資金,任何單位和個人不得私自購買收款收據(jù)。從源頭上控制貨幣資金的流向,確保集中統(tǒng)一管理。其次,加強國有資產(chǎn)管理,建立國有資產(chǎn)使用管理制度。為確保國有資產(chǎn)保值,各單位除教學、辦公用房外,統(tǒng)一收取一定比例的占用費;對儀器設備的收費部分提取一定比例折舊費。這樣一方面可以發(fā)揮宏觀調(diào)控制度,集中這部分財力進行大規(guī)模投資;另一方面可有效遏制爭占學校資源,促使各部門投入時計算成本,講求經(jīng)濟效益。
(四)內(nèi)部審計人員要轉(zhuǎn)變思想觀念,增強服務意識。現(xiàn)代審計對審計人員業(yè)務素質(zhì)有了更高的要求,內(nèi)審人員要在努力提高素質(zhì)的基礎(chǔ)上增強宏觀意識,拓寬審計視野,講究審計效益,要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的為查賬而查賬的狹隘觀念,樹立內(nèi)部審計以測試內(nèi)部控制為基礎(chǔ)的抽樣審計的現(xiàn)代審計意識。內(nèi)部審計工作既要到位但又不能越位。內(nèi)審人員必須增強服務意識,將審計監(jiān)督寓于服務之中。只有努力營造良好的內(nèi)部審計環(huán)境,內(nèi)部審計才能被接受,才能在學校內(nèi)部管理中發(fā)揮優(yōu)勢,才能對整個管理系統(tǒng)進行分析評價,促進完善內(nèi)控制度。
綜上而述:我們的高校財務只有這樣,才能與時俱進,服務于高校改革發(fā)展的實際,保證財務管理創(chuàng)新的順利實施。
參考文獻
學校制定的財務制度是針對本學校的,應是“量體裁衣”,同時,學校的財務制度還應隨著學校實際情況變化及時進行調(diào)整。學校的財務制度要有可操作性,同時,學校財務制度一旦建立,就是學校的財務管理的“法規(guī)”,要做好宣傳工作,使學校的每一位教職工都知道,在制度面前人人平等,沒有特殊群體,任何人必須遵守。
二擴展高校財務管理工作的內(nèi)涵
1.要做好高校財務的投資、籌資管理高校籌資,就是指高校為了自身發(fā)展來籌措資金。高校籌資是本質(zhì)目的是為了投資。高校投資,是高校根據(jù)自身發(fā)展需要對資金進行使用。作為高校的管理者,尤其是作為高校管理重頭戲的財務管理,應該將高校籌資工作與投資工作聯(lián)系起來,盡可能開拓多元化籌資渠道,比如成立校友會是一個較好的辦法。另外,重點開辦校辦產(chǎn)業(yè)也是增加教育經(jīng)費來源的有效方法。
2.運用成本效益比較的原理高校財務管理工作要切實運用“成本效益比較”原理。使向高校財務管理工作以成本效益核算為主,以形成綜合管理型的高校財務管理。通過以成本核算諸多對象為目標,健全建立起高校的成本核算體系,通過這種有效的管理環(huán)節(jié),有效管理資金,杜絕高校存在的資金浪費現(xiàn)象。在成本效益比較原理指導下,高校財務工作有建立起指標體系,指標到各個部門,同時對于成本指標最后達到的效益效果要進行考核。對于超出和浪費的情況,要有監(jiān)督和懲罰機制。
3.要合理優(yōu)化高校財務的資金結(jié)構(gòu)計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變,使得高校由過去單一依靠國家撥款,轉(zhuǎn)變成國家撥款結(jié)合自身收費、創(chuàng)收和多渠道融資相結(jié)合的資金結(jié)構(gòu)。高校資金結(jié)構(gòu)如果不能得到合理優(yōu)化,就會嚴重影響高校的健康發(fā)展。所以,高校籌資時,要力求選取成本低、財務調(diào)控效果好的融資渠道,來合理安排權(quán)益資金和借入資金的比例。同時,在現(xiàn)金持有量方面,一定要決策好長短期資金的比例,以符合本校的實際資金需求情況。高校運行需要一定量的庫存物資。對于庫存物資的采購,應該在采購成本上爭取最低,在儲存物資成本上最低以及缺貨補貨成本的最低。避免物資積壓占用資金,造成資金浪費。同時,要依據(jù)合理的預算來使用資金,達到資金使用分配優(yōu)化結(jié)構(gòu)。
三改革創(chuàng)新高校財務工作管理模式
1.營造高校財務工作管理全員化局面高校財務工作要堅持以人為本,要發(fā)揮人的主觀能動性。高校財務管理不是簡單的一個管理部門內(nèi)容的事務,它應該是高校全體師生共同參與的管理活動。高校財務部門要在統(tǒng)領(lǐng)整個學校經(jīng)濟活動的高度上,來與本校的各個部門、院系,建立立體化的管理工作體系。同時,要不斷加大向廣大師生宣講財務管理的規(guī)章制度,從而使全校師生對財務管理形成共識,這是財務管理工作的基本保證。形成全員管理的局面,就能夠形成全員為學校管理出謀劃策,更可以對學校財務工作進行監(jiān)督,減少資金浪費,提高資金效率,保障高校資金的健康運轉(zhuǎn)。
2.不斷深化財務工作信息化管理高校財務管理工作專業(yè)化程度的不斷深入,客觀上加強高校財務管理工作要借助于現(xiàn)代化管理手段。信息化時代的到來,為高校財務管理工作提供了強大的力量。加強高校財務管理工作與計算機信息化手段相結(jié)合,是加強和改善高校財務管理工作的重要途徑。高校主管領(lǐng)導,在高度認識到信息化手段的重要性,財務部門要大力推廣計算機網(wǎng)絡技術(shù)在財務管理中的應用,要引進專業(yè)統(tǒng)一的財務管理軟件,從而徹底突破傳統(tǒng)的財務管理模式,全面加強高校財務管理的現(xiàn)代化水平。通過建立財務管理信息化系統(tǒng),建立與之相關(guān)的輔助支持系統(tǒng),從而讓財務管理工作取得出色的業(yè)績,為高校發(fā)展贏得競爭優(yōu)勢。
經(jīng)過近幾年的發(fā)展,高校后勤物業(yè)管理社會化改革取得了一定的成績。但隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大以及學校發(fā)展對后勤服務需要的日益增強,服務市場不斷擴充,高校后勤物業(yè)管理迎來了進一步的發(fā)展機遇。同時對服務質(zhì)量的需求不斷提高,也給后勤物業(yè)管理的發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)。
目前各高校后勤物業(yè)管理主要還是由學校后勤集團組建的物業(yè)管理公司經(jīng)營,人員由學校分流人員及聘用臨時工組成。與此同時,社會很多專業(yè)物業(yè)管理企業(yè)開始注視并逐步滲透,把高校作為一個廣闊而有潛力的市場進行開發(fā),高校已成為物業(yè)管理企業(yè)展開激烈競爭的重要市場。這樣,一方面學校從安排人員,減少成本等因素考慮,占據(jù)著高校物業(yè)管理的大部分市場,而另一方面,社會專業(yè)物業(yè)管理公司為了搶占市場,拼命想擠進來。
2高校物業(yè)發(fā)展中存在的主要問題
2.1難以與市場化、專業(yè)化、企業(yè)化經(jīng)營的模式真正接軌
學校后勤集團組建的物業(yè)管理公司由于在用人機制、制度建設、經(jīng)營管理等方面的不健全,難以真正達到專業(yè)化、企業(yè)化的要求。
2.2缺乏服務意識,服務水平低下
目前高校物業(yè)管理人員普遍還停留在值班員、保潔員的身份上,服務意識弱、水平低、辦事效率差,缺乏統(tǒng)一的行之有效的管理。
2.3物業(yè)管理隊伍知識老化,年齡老化問題嚴重
高校物業(yè)管理者中大部分是從學校各部門分流的人員,沒有系統(tǒng)學習物業(yè)管理的專業(yè)知識,而大部分值班員、保潔員來自招聘的年齡偏大民工,本身素質(zhì)較低,又沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓。這樣必然造成管理上不去,服務不到位。
2.4高校物業(yè)公司盈利能力低,缺乏造血功能
大多數(shù)高校后勤物業(yè)管理費用還是靠學校撥款,物業(yè)管理公司盈利能力不足。原因在于:一方面是廣大師生觀念沒有轉(zhuǎn)變,沒有從福利型服務觀念轉(zhuǎn)變成有償服務的觀念。另一方面則是由于物業(yè)管理公司服務水平差,達不到師生的要求。
以上幾個方面相互影響,造成了目前高校雖然成立了物業(yè)管理公司,但離市場化、專業(yè)化、企業(yè)化的目標還相差太遠。
3高校后勤物業(yè)管理的特點
高校后勤物業(yè)管理企業(yè)和社會品牌物業(yè)管理企業(yè)一樣,都要追求管理的專業(yè)化、規(guī)范化和科學化,通過規(guī)范的市場運作,精心嚴密的管理,細致周到的服務不斷去提升服務質(zhì)量和管理水平,不斷創(chuàng)立各自的品牌。但高校后勤物業(yè)也有別于社會其他類型物業(yè)的地方,一個顯著的特點就是高校物業(yè)具有教育性和功能性相統(tǒng)一。高校后勤物業(yè)管理企業(yè)應該在推進和實施高校物業(yè)管理的過程中遵循教育性的特點,不斷將物業(yè)服務的功能與學校教書育人的功能實現(xiàn)和諧的統(tǒng)一。另外象高校學生相對集中、流動性大、物業(yè)使用頻率高等特點,在從事高校物業(yè)管理時應高度予以重視。*
4加強現(xiàn)階段高校物業(yè)管理的思路
4.1引入競爭機制,促進高校物業(yè)管理公司發(fā)展
目前高校物業(yè)管理的水平與專業(yè)物業(yè)公司的水平還存在較大差別,而他們卻占據(jù)著高校物業(yè)管理的絕大部分市場。為了促進高校物業(yè)管理水平的提高,學校后勤有必要有選擇地放開部分市場,讓社會上有實力的優(yōu)秀專業(yè)物業(yè)管理公司參與到學校物業(yè)管理中來。通過競爭、對比來提高學校后勤物業(yè)管理公司的服務質(zhì)量。使其盡快朝著專業(yè)化、規(guī)范化、科學化的道路上發(fā)展。競爭機制是市場化的一種重要手段,是企業(yè)改革發(fā)展的動力。在競爭面前,學校后勤物業(yè)管理公司才會有發(fā)展,不會在后勤社會化面前被淘汰。
4.2加強物業(yè)管理隊伍建設,提高管理專業(yè)化水平
后勤物業(yè)管理公司由學校總務處轉(zhuǎn)型而來,人員專業(yè)素質(zhì)不高,缺乏專業(yè)的物業(yè)管理知識。因此要想提高高校物業(yè)管理公司的水平,一個重要的方面就是全面普及物業(yè)管理知識,采取送出去或引進來的方式,從上到下進行系統(tǒng)的培訓。與此同時在選聘員工時嚴格把關(guān),使員工朝著年輕化、知識化的方向發(fā)展。只有物業(yè)管理隊伍素質(zhì)得到全面提高,才能提高物業(yè)公司的服務水平,增強物業(yè)公司管理的專業(yè)化程度。
4.3健全各項管理制度,加快后勤物業(yè)管理的規(guī)范化
制度是管理的基礎(chǔ),是管理思想和服務意識的體現(xiàn)。學校物業(yè)管理公司首先應從內(nèi)部管理上下功夫,建立健全各項規(guī)章制度,并狠抓制度的落實。在制度的執(zhí)行上接受學校和廣大師生的監(jiān)督。多與師生交流溝通,爭取他們的支持和配合。在日常的工作中注意收集各種反饋信息,不斷完善管理制度,使后勤物業(yè)管理工作盡快實現(xiàn)規(guī)范化。
4.4加強高校物業(yè)管理公司的品牌建設,增強市場競爭力
隨著高校物業(yè)管理公司的發(fā)展,在立足高校為師生服務的基礎(chǔ)上,還有必要走出校園到社會上參與市場競爭。因此,高校物業(yè)管理公司必須加強自身品牌建設,形成自己的服務特色,用質(zhì)量和信譽去贏得市場。反過來,高校物業(yè)管理公司參與市場競爭對自身的建設和發(fā)展有著極大的促進作用,有助于提高高校物業(yè)管理的服務質(zhì)量,可以這么說,加快高校物業(yè)管理公司的品牌建設,積極地參與市場競爭,是高校物業(yè)下一步地發(fā)展方向。
4.5走市場化經(jīng)營道路,提高盈利能力
在過去,高校后勤服務工作是單純的行政福利型管理,所有費用由國家包下來,不重視成本,不講經(jīng)濟效益。近幾年來通過后勤改革,學校后勤逐步轉(zhuǎn)向經(jīng)營服務型和有償服務型,開始講成本,講效益。但目前各高校物業(yè)公司的盈利能力還是不高,還需要學校不斷輸血才能維持其正常運轉(zhuǎn)。要提高物業(yè)公司的盈利能力可從幾個方面著手:
(1)提高服務質(zhì)量是基礎(chǔ),只有服務質(zhì)量上去了,有償服務才會理直氣壯。
(2)針對不同的服務對象,提供形式多樣的特色服務。如在學生宿舍提供有償洗衣、在教師住宅開展家政等特約服務。
(3)教師住宅區(qū)的有償物業(yè)服務同市場接軌,提高收費標準。學校物業(yè)管理的特殊性主要體現(xiàn)在教學樓和學生宿舍的服務上,而教師住宅的物業(yè)管理要逐步同市場接軌,這樣就能有效的改善學校的物業(yè)管理公司的盈利水平。
只有盈利能力上去了,高校物業(yè)管理公司才能真正成為“自主經(jīng)營,自負盈虧,自我約束,自我發(fā)展”的企業(yè)法人。
5以人為本,共建和諧校園
物業(yè)管理公司管理的是物業(yè),服務對象是人。物業(yè)管理的好壞,取決于服務對象的滿意度。加強與服務對象的溝通,反饋服務質(zhì)量的意見是提高物業(yè)管理水平的一種重要途徑。高校物業(yè)管理有著有別于其他物業(yè)管理的特殊性,它承載著一定的教育功能。在高校物業(yè)管理中,讓部分大學生參與到物業(yè)管理中來,一方面有助增強他們的社會實踐經(jīng)驗。另一方面可以加強與服務對象——廣大師生的溝通,提高物業(yè)服務的質(zhì)量;另一方面,可以給貧困家庭的大學生提供一些打工的機會,給以他們關(guān)愛。讓高校物業(yè)管理公司和廣大師生一起共建一個和諧的校園。
參考文獻
[1]湯滿意.高校后勤社會化改革的物業(yè)管理[J].湖南稅務高等專科學校學報,2004.
(一)電子校務建設對高校行政管理內(nèi)部發(fā)展有著重要作用
電子高校建設是直接指向高校管理自身,是通過先進的信息技術(shù)手段,改革傳統(tǒng)高校行政管理手段和方式。因此,實施高校管理信息化,就會導致高校行政管理職能的轉(zhuǎn)變,使高校行政管理職能變得簡單,隨著我國高校各方面不斷的發(fā)展,電子校務對高校行政管理職能的影響會越來越明顯。隨著高校行政管理職能的變化,電子校務的發(fā)展也會影響高校行政組織結(jié)構(gòu)的設置,使高校行政機構(gòu)設置簡化從而達到在機構(gòu)設置上的管理出新。電子校務的發(fā)展會節(jié)約大量的財力、物力和人力,減少高校管理的成本,提高高校行政管理效率。
(二)電子校務對高校行政管理發(fā)展產(chǎn)生積極的社會意義
電子校務和高校信息化建設的目的是實現(xiàn)高校管理與師生員工之間的交流,為師生員工提供良好的服務。通過發(fā)展電子校務和高校行政管理出新,可以增強高校管理的透明度以及實現(xiàn)師生員工的知情權(quán)。通過校務公開,以便于教師和行政管理人員對高校管理的參與和監(jiān)督。另外,由于電子校務對高校行政管理發(fā)展的積極作用,可以在高校與師生之間實現(xiàn)信息的及時交流,有利于緩解矛盾,消除誤解,促進高校穩(wěn)定。
(三)電子校務建設對提高高校綜合競爭能力有著重要意義
加強高校信息化和電子校務建設,又是參與高校之間競爭的需要,也只有實現(xiàn)高校行政管理的信息化,才能快速提高高校綜合競爭能力。通過電子校務建設,可以實現(xiàn)在高校行政管理領(lǐng)域的跨越式發(fā)展,大力加速高校信息化過程,從而提高高校的綜合競爭力。
二、電子校務對高校行政管理發(fā)展的思考
(一)電子校務推動高校行政管理職能的發(fā)展
高校行政職能的發(fā)展,是高校行政管理發(fā)展的重要方面。隨著知識經(jīng)濟社會的發(fā)展和我國高校規(guī)模的擴大,對高校行政管理職能的發(fā)展和轉(zhuǎn)變提出了新的要求。高校行政管理職能包括管制職能、服務職能和發(fā)展職能,為了實現(xiàn)高校行政職能的轉(zhuǎn)變,實施電子校務是重要途徑。電子校務能促進高校行政職能轉(zhuǎn)變和發(fā)展,具體表現(xiàn)在以下三方面:第一,電子校務促使高校行政管理職能由管制為主轉(zhuǎn)變?yōu)榉諡橹鳌8咝P姓芾砺毮艿母潞娃D(zhuǎn)變是高校行政管理職能是適應環(huán)境變化的一種方式。“服務型”學校行政管理體系是指高校行政管理部門或管理者平等地對待教師和學生,愛護、尊重和關(guān)心師生;行政管理工作過程中做到公正、透明和公開,最終達到節(jié)約辦公成本、提高辦公質(zhì)量和效率、簡化程序的目的;建立與社區(qū)、學生、教師、家長之間的反饋和合作機制;體現(xiàn)大學精神,重視教職員工對高校管理與決策的參與,為教師營造和諧的科研環(huán)境和學生的學習環(huán)境,促使學生心身健康全面的發(fā)展,使高校充分發(fā)揮人才培養(yǎng)、科學研究和社會服務功能。電子校務的建立是使管制變?yōu)榉盏谋厝唬娮有盏奶攸c就是服務師生,方便師生。高校應以建設電子校務為契機,不斷的完善自身的服務職能。較高服務水平的高校應有以下特征:師生在學校行政部門辦事,可以輕松的得到辦事結(jié)果;師生通過電子校務系統(tǒng)不費太多精力方便地獲取信息;師生應獲得學校行政部門的全程服務;師生不需進入學校行政部門,即可以通過網(wǎng)上辦公等。第二,電子校務促使高校行政管理職能公開化。隨著電子校務的發(fā)展,高校行政管理職能越來越網(wǎng)絡化,可以逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公,即把高校行政管理職能搬到網(wǎng)絡上。高校行政職能的網(wǎng)絡化,不僅使高校行政職能公開化,而且相應地精簡了高校行政職能。在舊的行政管理體制下,一般用紙質(zhì)辦公,大量的業(yè)務工作需要領(lǐng)導批示。在這種情況下,領(lǐng)導批示的內(nèi)容可能意思不明確或不清楚,就導致制定政策的透明度低下。同時辦事效率低下和規(guī)范性差,出錯的可能性比較大。而電子校務使得工作業(yè)務流程清晰,通過網(wǎng)上辦公分清業(yè)務工作的責任人和明確了各行政管理部門的職責,減少了行政部門之間的矛盾,避免了各部門之間有功必爭,有過必推的現(xiàn)象。第三,電子校務促使高校行政環(huán)境發(fā)展。因為在網(wǎng)絡信息環(huán)境下的行政管理中把多媒體技術(shù)、通信技術(shù)和計算機技術(shù)結(jié)合起來,從而為行政效能的提高提供技術(shù)基礎(chǔ)。高校管理的社會環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的變化,就會要求高校行政職能的變化,特別是高校行政管理職能發(fā)展方面。
(二)電子校務激發(fā)高校行政決策科學化
電子校務有利于提高高校的行政決策科學性。高校行政決策是高校行政工作人員在處理學校行政事務時,為了達到預訂的目標,根據(jù)一定情況和條件,運用科學的理論和方法,系統(tǒng)地分析主客觀條件,在掌握大量有關(guān)信息的基礎(chǔ)上,對所要解決的問題或處理的事務,做出決定。行政管理活動有行政領(lǐng)導、協(xié)調(diào)、溝通、控制、決策等功能,但是,在這些功能中,行政決策是最重要的,主導性的一項功能。高校行政決策是學校行政活動的先導,一切行政管理過程和行政行為都離不開行政決策。行政決策的正確與否,直接關(guān)系到行政管理目標能否實現(xiàn);行政決策水平如何,會影響到行政管理工作是否有生機和活力。“決策科學化”是一個有著明確內(nèi)涵的概念,它要求決策過程必須建立在制度的基礎(chǔ)上,經(jīng)過科學的程序,廣泛發(fā)揚民主,大量收集信息,充分研究論證,采用集體決策的方式,利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段,把靜態(tài)的典型研究與動態(tài)的系統(tǒng)分析結(jié)合起來,把定性分析與定量分析結(jié)合起來,以期最大限度地提高決策精度[4]。最初,高校行政決策是經(jīng)驗決策,高校管理者是根據(jù)個人或具體的思想水平、生活經(jīng)驗和工作能力等方面做出的決定。經(jīng)驗是只對過去的事務的認識和理解,不宜用于解決新情況和新問題,已不適應高校發(fā)展的要求。因此,在進行高校行政決策活動時必須運用科學的決策方法。在信息高速發(fā)展的時代,電子校務系統(tǒng)促使高校行政領(lǐng)導者做出科學決策,能提供有價值和高質(zhì)量的信息。傳統(tǒng)的辦公通過人工紙質(zhì)完成,容易出錯,規(guī)范性差,透明度低,還存在重復勞動,從而造成部門之間和上下級之間不能實現(xiàn)信息的共享和集成,難以協(xié)調(diào)和溝通,不能為高校領(lǐng)導者的科學決策提供可靠的證據(jù)。而電子校務減少了中間環(huán)節(jié),使信息傳遞迅速、簡單,節(jié)省了大量的跑腿時間,使得行政辦公人員能集中精力,緊密圍繞事件本身開展信息收集工作,為決策者及時提供準確詳實的信息,有利于決策者在第一時間做出最正確的判斷。特別是在對重大問題做出決定前在網(wǎng)上公布或公示,讓廣大教職員工和學生廣泛參與討論,經(jīng)過反復充分醞釀,最后做出相對科學的決策。同時,電子校務對信息進行綜合和加工,去偽存真,當高校制定政策和履行職能時,會上傳和啟用相關(guān)信息數(shù)據(jù),使高校行政管理者正確行動、科學判斷和理性決策,全面為師生服務。
(三)電子校務推動高校行政組織結(jié)構(gòu)設置規(guī)范化
電子校務建設促使高校行政組織結(jié)構(gòu)設置更加規(guī)范化。電子校務的發(fā)展使傳統(tǒng)高校行政組織結(jié)構(gòu)和運行機制模式發(fā)生巨大的變化,從而影響著組織行為。傳統(tǒng)的高校行政組織結(jié)構(gòu)模式是學校自上而下劃分管理幅度和管理層次,以至于部分管理者只能掌握少量的信息。這種組織結(jié)構(gòu),管理層次和管理幅度成反比例關(guān)系,即管理幅度寬,則管理層次少,反之亦然。傳統(tǒng)高校管理層級之間是自上而下的金字塔結(jié)構(gòu),其內(nèi)部是不自主的,相對封閉的,信息的傳遞和交流可能失真。電子高校區(qū)別于傳統(tǒng)高校,它運用現(xiàn)代通信和信息技術(shù),基于網(wǎng)絡構(gòu)建一種新的信息傳播和交流模式,從而形成矩陣式組織結(jié)構(gòu)。在傳統(tǒng)的直線職能制基礎(chǔ)上,根據(jù)產(chǎn)品或任務的要求,橫向上設立若干個產(chǎn)品或任務部門,項目部門通過抽調(diào)職能部門的資源,以項目組的形式,完成特定任務的組織結(jié)構(gòu)形式,由于職能部門與項目部門構(gòu)成了縱橫交錯的類似矩陣的形式,因此這樣的組織結(jié)構(gòu)稱為矩陣式組織結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)便于信息橫向傳遞和交流,改變了單一的信息傳遞方式,實現(xiàn)了多形式、多層次和全方位的管理模式以及信息資源共享。學校的信息不僅從上向下傳遞,還在同一層級的行政管理和工作人員之間傳遞。這樣,高層管理者以及不同層級不同部門的工作人員都能及時獲得信息。在傳統(tǒng)高校向電子高校轉(zhuǎn)變中,需充分運用通信技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù),在網(wǎng)絡建立一個虛實結(jié)合、功能強大、安全可靠和容量大的電子校務管理信息系統(tǒng),讓師生及社會了解學校機構(gòu)設置、職能和辦事流程。隨著高校電子校務系統(tǒng)的建設和完善,學校通過網(wǎng)絡與師生進行互動,聽取師生的意見和建議,不斷地調(diào)整高校的行政行為,促進高校的行政效率。電子校務的建立對高校組織結(jié)構(gòu)規(guī)范化表現(xiàn)在:促使行政組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。它打破傳統(tǒng)高校的分層結(jié)構(gòu)和集中管理,減少了高校管理層次,改善臃腫的組織結(jié)構(gòu),實現(xiàn)高校行政管理從金字塔結(jié)構(gòu)模式向矩陣式組織結(jié)構(gòu)發(fā)展,提高了學校各部門之間的信息溝通速度和工作效率。
三、結(jié)語
1動員多方面力量積極參與
(1)利用社區(qū)資源優(yōu)勢,充分發(fā)揮社區(qū)協(xié)調(diào)作用。社區(qū)應主動和駐地學校進行溝通與合作,及時了解駐地居民與單位需求,通過發(fā)卡的活動方式,組織社區(qū)居民與社區(qū)體育俱樂部等活動團體,有序的進校開展體育活動,并相應做好宣傳教育、管理服務的工作。
(2)指導社區(qū)居民有序參加體育活動。社區(qū)居民進入學校參加體育活動時,應自覺遵守學校各項規(guī)章制度,愛護體育設施,共同維護學校正常工作秩序與教學,一同營造有序、安全的活動氣氛。
(3)采用新鮮血液。充分參與學校體育設施開放的管理工作,吸納專業(yè)人員和社區(qū)居民、學校教師等作為志愿者,發(fā)揮其技術(shù)指導、組織活動等方面的優(yōu)勢。
(4)妥善利用學校師生這支龐大的宣傳隊伍。要采取廣播板報、街頭宣傳、競賽觀摩、體育交流、文藝活動、健身咨詢等各種形式,面向廣大群眾宣傳并頒布、實施《全民健身計劃綱要》的重大意義,形成全民健身的輿論導向,提高其對《全民健身計劃綱要》的認識,增強全民健身意識。(5)學校是人才相對集中的地方,尤其是體育人才,在體育師資、資料、技術(shù)、設備、場地等方面擁有很大的優(yōu)勢,學校應支持與鼓勵體育教師做好本職工作的同時,為全民健身活動的開展作貢獻,大多體育教師都接受過專業(yè)訓練,具有較高的實際操作能力與理論水平。可幫助地方制進行技術(shù)指導、訂活動計劃、指導建立實施體質(zhì)測定、培訓體育骨干、提供技術(shù)服務并協(xié)助組織各種體育活動等。
2建立健全有效的安全保障機制
(1)確保校園安全,加強制度保障。學校應根據(jù)國家及本市相關(guān)校園安全管理方面的規(guī)定,完善學校安全保衛(wèi)方面規(guī)章制度,預防并及時消除各類安全隱患,建立突發(fā)事件預防與處置制度,制定突發(fā)事件應急管理預案。配備管理人員,如遇重大傳染病疫情及相似事件,要停止開放或及時調(diào)整。確保開放工作安全、有序進行。
(2)確保安全,加強體育設施管理。根據(jù)國家及北京市體育設施管理的有關(guān)規(guī)定,需加強對學校體育設施的日常管理工作。定期對體育場館設施進行日常維護與檢查,確保使用安全、確保設備設施完好。在學校體育設施張貼安全須知,周邊明顯的位置設置體育器械使用方法、安全警示標識與注意事項等,指定專人在開放前與開放過程中對活動器材、活動場地進行安全性及時檢查,正確指導居民使用體育設施。居民在使用學校體育場館設施時,應自覺遵守公共、工作和生活的秩序,服從管理,共同愛護與維護學校體育場館設施。
(3)提供運動安全保障,探索多種保障形式。對于免費開放體育設施的學校,應為學校辦理公眾責任保險,由保險公司賠償在學校開放設施期間發(fā)生的因設施原因引起的人身傷害事故的經(jīng)濟損失,對實行開放體育設施的學校,保險費用由學校安排向社會收取的體育場館收入中解決一部分,參加活動的人員必須自愿購買個人人身意外保險。
3規(guī)范學校體育物資資源日常管理制度,實現(xiàn)科學管理
部分學校校體育物資資源在管理上缺乏合理性,導致師生對體育場館合體育設施的使用有不滿之處。鑒于此,學校體育管理部門應該在管理制度上做研究。根據(jù)師生意見,制定出最佳的管理方案,同時在管理過程中不斷修改和完善管理規(guī)章制度。特別是“體育場館和體育設施的開放模式、開發(fā)時間”兩方面,盡可能減少體育館設施的閑置現(xiàn)象,合理地開發(fā)和利用體育物資資源。總之,無論是在開放時間上還是在資源配置上,學校體育管理部門都應該從實際出發(fā),面向廣大師生和大眾,認真研究和探索出一種最利于體育物資資源高效利用的管理模式,既能滿足學校體育教學訓練之用,為能為大眾體育健身服務,使體育館的管理工作走上科學化道路。
4開放形式和時間
開放形式。免費向本校學生開放學校操場、田徑跑道、健身器材、球場等室外體育設施。符合開放條件的學校,應與駐地街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))溝通合作,組織并免費向周邊社區(qū)居民開放。也可收取一定費用,鼓勵學校將籃球館、游泳館等室內(nèi)體育設施向社會開放,自主制定收費標準由學校依據(jù)器材、場地和服務情況,嚴格執(zhí)行明碼標價,并對學生實施價格優(yōu)惠。
1.高校教務檔案的組成。高校教務檔案是高等院校在教學程序運轉(zhuǎn)中所形成的具有重要儲存意義的各類資料的歷史記載,是凝結(jié)著院校師生以及教學管理工作人員勞動成果和智慧的寶貴財富。伴隨著高等教育的快速發(fā)展,教育改革的不斷深入以及教學工作水平的不斷提高,高校教務檔案管理作為高校整體管理的一部分,面臨著新的挑戰(zhàn),必將為了適應學校的改革發(fā)展需要而要不斷地提高管理水平。對于高校教務檔案的構(gòu)建或高校教務檔案的保管范圍,專家們存在不一樣的區(qū)別方式。周學穎根據(jù)資料類、籍貫類、考卷類、教學規(guī)劃類、教務保管類和章程規(guī)則類區(qū)分;郭榮祥根據(jù)政治管理、教務管理和籍貫管理區(qū)分;巫彩云卻是依據(jù)教學教務、教師檔案以及學員檔案區(qū)分;邱成華、葉建國、文莉蓉這些人則把高校教學檔案的保管范圍區(qū)分得更詳細。本文傾向于郭榮祥等專家的觀點,就其檔案管理的內(nèi)容,認為高校教務檔案可以分成三類。但是總體上不管如何區(qū)分,都必須要在遵循《教育檔案劃分表》以及《中國檔案劃分法》劃分指標的前提下,聯(lián)系院校和單位的實際情況,本著容易貯存、方便使用的準則實施。
2.高校教務檔案的價值功能。高校教務檔案工作的重要性,是由教務檔案的價值與功能決定的。因此,從高校教務檔案管理的價值功能來看,筆者將其概括為如下三點。
(1)為資料考察提供憑據(jù)。教務檔案作為高校檔案管理體系的一個子系統(tǒng),是教務管理工作運營的歷史記載,誠如在通常意義上的“空口無憑,立字為據(jù)”。教務檔案之所以擁有這樣的憑據(jù)功效,它的突出特征就在于它的初始性好,擁有別的信息不能替代的功能。教務管理者要深入地開展工作,探尋高校教學教務的特點和規(guī)律,草擬相關(guān)材料,解決相關(guān)問題等等,必然要參考教務檔案;教師要清楚往屆的課程狀況,用來指導教學科研,學生要清楚自己以前的學習狀況,要進行深造或去國外上學等等,也需要參考教學檔案。這一系列現(xiàn)象都說明了高校教學檔案所擁有的查詢憑據(jù)功效。
(2)為校務決策提供依據(jù)。高校教學檔案擁有提供決策支持的功效在于,教學檔案可以為保管人員、教師以及學員提供決策性、導向性、持續(xù)性以及擴張性的全面真實的指導憑據(jù),為院校實施教務管理工作提供歷史憑據(jù),為院校領(lǐng)導組織教務活動和教學決策,乃至確定教學改革方略,在依據(jù)教務檔案進行科學的分析并采取有效的方法方面給出合理、有力的支持。
(3)為教務管理提供資料和經(jīng)驗支持。在實際工作中,教務管理人員應該怎樣正確地訂立教學規(guī)劃,合理地安排課程等等,除了要確立新的管理理念,不斷地掌握新的知識,還要結(jié)合過去的經(jīng)驗和資料,從中汲取有益的營養(yǎng)。如教務管理人員在新的管理理念的指引下,翻閱教務檔案資料,并借鑒學習其他院校教務教學管理經(jīng)驗,制定新的教學管理措施,為提升教務和教學工作質(zhì)量提供資料和經(jīng)驗支持。
二、高校教務檔案規(guī)范化管理中存在的問題
1.教務檔案保管人員檔案觀念薄弱,專業(yè)的教學檔案保管人員欠缺。目前在一些高校,檔案管理工作“談上去重要,實施起來次要,實際操作起來不行”的情況還是司空見慣的。很大一部分檔案保管人員兼任其他教務工作和行政事務工作,日常性工作的繁瑣再加上對檔案歸屬觀念的漠視,導致一系列初始資料沒能夠在第一時間歸入檔案管理。
2.教務檔案保管人員的整體素質(zhì)需要進一步加強。教務檔案保管工作與日常性教務工作不同,它是一種保密性較強的工作,要求檔案保管人員要有較強的責任意識和使命意識,而做到堅守職責不泄露私密,這是檔案保管人員應該具備的最基本的職業(yè)素質(zhì)。另外,教務檔案保管人員一定要有豐富的教學管理經(jīng)驗、熟練的電腦操作技能和檔案保管業(yè)務水平。然而,目前一些高校的教務檔案管理工作不盡人意,其中很重要的原因就是相關(guān)人員的整體素質(zhì)欠缺。
3.教學檔案承載體簡單,同現(xiàn)實情況脫節(jié)。目前一些高校的教學檔案承載體仍然是紙張。這些高校紙質(zhì)檔案管理比較全面細致,但是非紙質(zhì)檔案的保管卻沒有引起足夠的重視。紙張文檔擁有長遠、消極、穩(wěn)定不變等特征,相較于守舊的紙張檔案,非紙質(zhì)檔案以其承載體的方式多樣化,資料的可操作性、可更改性、共同利用性、重復利用性以及遠程傳遞性的特征而表現(xiàn)出它特有的優(yōu)點,是現(xiàn)在和今后檔案管理的重要措施。盡管非紙質(zhì)文檔存在不牢固性、非長遠性、不消極、易變化的特點,但它的優(yōu)勢是客觀存在的。我們應該從現(xiàn)實情況出發(fā),紙質(zhì)文檔和電子文檔相輔相成,提升教務檔案的科學化管理水平。
4.教學檔案歸檔不及時,利用程度低。目前有的高校在教學檔案存儲資料的使用方面大體上處于停滯狀態(tài),經(jīng)常是關(guān)注“入”而忽視了“使”,或是因為歸檔的延時拖拉,利用起來特別不便利,從而使教務檔案失去了應有的真正意義上的利用功效。
三、高校教務檔案規(guī)范化管理的對策
1.提高思想認識,增強對檔案管理工作的關(guān)注程度。檔案管理是一種很細微很繁雜的工作,并且檔案保管的時效性特征也制約著其重要意義需要在一段期限之后才可以表現(xiàn)出來,但是并不能因為這種情況就可以忽略對檔案保管工作的關(guān)注。一方面高校領(lǐng)導要對檔案保管工作給予高度關(guān)注,要加強領(lǐng)導,要在體制構(gòu)建、團隊構(gòu)建、管理方法和技能提高方面上給予協(xié)助和支持。另外,檔案保管人員更應該加強自身素質(zhì)的完善和提高,以對檔案保管高度負責的精神,不斷提高檔案管理水平,提高教務檔案的利用率。
2.提升管理水平,實現(xiàn)教務檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。當前,一些高校教務檔案管理在搜集、處理、歸類、存檔等工作上都不盡人意。教學機構(gòu)的緊急任務之一是除舊革新,建立健全與時展同步的檔案保管體制,訂制出適合學校教務管理規(guī)律、擁有可管控性的各種教務檔案的管理章程和規(guī)則,使高校教務檔案保管步入體系化、制度化、合理化的正確軌道。訂立的章程規(guī)則應該含有教務檔案保管人員職位、職位任務、教務檔案立卷存檔的實行細則、教學檔案存檔范疇和保管日期、教學檔案存儲室必須制定的保密規(guī)則等等。
3.完善管理平臺,發(fā)揮教務檔案在院校教研中的功能。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,位于科技領(lǐng)先水平的高校要借助計算機網(wǎng)絡手段,構(gòu)建高校教學文檔管理資信體系,實現(xiàn)教務檔案管理的現(xiàn)代化。在信息資料存檔時應該關(guān)注紙質(zhì)文檔信息和電子文檔信息的相輔相成的合理配置,依照合理的程序把準備歸檔的信息編碼整理,構(gòu)建計算機網(wǎng)絡信息管理為主要手段的教務檔案管理平臺。檔案保管的最終目的是為了更合理地給使用者帶來便利。因此檔案管理者應盡職盡責,充分發(fā)揮教務檔案的應用效能,主觀能動地為教學研究等一系列工作大開方便之門。在這一點上,檔案保管人員應解放思想,更新理念,從封閉的傳統(tǒng)的檔案管理體制中解放出來,在完成好檔案保管各項根本性工作基礎(chǔ)上,加強對檔案管理工作的指導,增強包括全體師生在內(nèi)的相關(guān)人員的檔案管理意識,提高檔案資料及時歸檔和合理利用的觀念,要讓相關(guān)人了解到,在教學活動和教務管理中所出現(xiàn)的檔案資料是院校的珍貴財富,一定要按規(guī)定系統(tǒng)存貯。檔案管理工作者還應該借助所有機會,傳遞館藏文檔資信,讓不同學科的研究人員了解文檔的現(xiàn)狀,并給他們的學術(shù)科研提供快捷的查詢服務,從而使他們能夠找到有意義有價值的學術(shù)科研資料,使教務檔案在提升學校科研水平方面發(fā)揮作用。
物業(yè)管理企業(yè)思想政治工作的主要對象之一是從業(yè)人員。這些人的經(jīng)歷、學歷、閱歷、年齡等情況均不相同。隨著十以來改革的力度不斷深入,社會處于轉(zhuǎn)型期,從業(yè)人員的思想十分活躍,社會上的各種思潮均會影響他們,我們要認真分析,做出正確判斷,有的放矢地做思想政治工作。
(一)技術(shù)更新要求及時思想引導
物業(yè)管理企業(yè)是各層次人員密集,專業(yè)技術(shù)門類繁多的部門,是廣大從業(yè)人員從事工作實踐的場所。隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展,科技進步、知識更新已經(jīng)成為現(xiàn)代化物業(yè)管理的特點。現(xiàn)代化設備、經(jīng)驗的引入,無不影響著員工們的行為和思想,這就要求思想政治工作必須及時、正確地引導和鼓勵企業(yè)員工保持學習心態(tài),掌握新技術(shù)、新知識,轉(zhuǎn)變陳舊理念,充分運用新方法,指導實際工作,提升從業(yè)人員的各項素質(zhì),從而提升管理水平和服務質(zhì)量,用品質(zhì)贏得市場。
(二)職業(yè)屬性要求從業(yè)人員思想素質(zhì)高
高校物業(yè)人員應具備高尚的職業(yè)道德、較強的責任意識以及為師生服務的奉獻意識。高校物業(yè)管理企業(yè)的思想政治工作應該從規(guī)范管理制度、加強員工服務理念、提升員工道德水平著手,將員工思想建設作為平日管理工作的重要內(nèi)容。避免出現(xiàn)因為價值觀念不同、態(tài)度不友善、道德觀念扭曲等問題破壞與高校師生之間的聯(lián)系,損害學校利益的現(xiàn)象。此外還需定期調(diào)研分析員工的思想狀態(tài),隨時把握員工工作中出的問題,根據(jù)問題的不同、表現(xiàn)的不同和性質(zhì)的不同,對員工思想政治工作的方法也應采取因人而異的方法,做好員工的思想工作,從員工的角度出發(fā),以獲得最佳工作效果,把員工的思想統(tǒng)一到“一切為學校師生服務”的目標上來。
(三)從業(yè)人員自身素質(zhì)需要
健康、快樂、高效的員工是企業(yè)最寶貴的財富,是提高企業(yè)工作效率和管理效能的一個重要條件,也是企業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有效發(fā)展的根本保障。企業(yè)各級領(lǐng)導管理人員在日常管理中,以思想政治工作為出發(fā)點,實事求是,了解員工實際情況,體貼關(guān)懷愛護所有員工,提高員工待遇,完善激勵機制,從實際出發(fā)幫助和解決員工工作與生活中遇到的困難。充分運用組織的力量,堅持以員工利益為中心,秉承公開、公正、公平原則,調(diào)動員工對工作的熱情,積極采納員工提出的建議與意見,上下齊心,共同努力,形成強大的凝聚力,促進企業(yè)進一步發(fā)展。
二、牢固樹立為學生服務的思想意識,為構(gòu)建和諧校園服務
高校物業(yè)管理的服務對象是教師和學生,離開了這個就無從談起,因此,企業(yè)的思想政治工作忽視了師生意愿就是不完整、不全面的,也是以往思想政治工作最缺乏、最薄弱的環(huán)節(jié)。
(一)服務質(zhì)量高,師生生活滿意度高
物業(yè)服務的對象是業(yè)主,好的物業(yè)服務能讓業(yè)主的生活更舒適和便捷。高校中,物業(yè)公司服務的對象相對集中,主要是在校大學生和教師,服務對象的素質(zhì)相對較高,同樣對物業(yè)公司的服務質(zhì)量要求也會更高,因此物業(yè)全體員工應以熱情周到的服務,全心全意地為師生服務,提高自身服務質(zhì)量。為師生提供良好的生活、學習環(huán)境,可以提高學生對學校的滿意度,對學校產(chǎn)生認同感,更好地掌握科學文化知識。
(二)根據(jù)師生所需,完善服務體系
隨著經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步,人們對物業(yè)管理的服務質(zhì)量要求越來越高,因此,物業(yè)公司思想政治工作的開展首先要從服務流程、服務態(tài)度以及設備環(huán)境等方面進行不斷改善,其次對危機意識和市場意識也需正確引導,提升企業(yè)自身的管理水平和服務質(zhì)量,以服務質(zhì)量高低為依據(jù),滿足師生間的不同需求。同時還需建立服務滿意度測評系統(tǒng),分析與評估師生的滿意度,尋找服務質(zhì)量與高校師生期望值之間的差距,查找工作中出現(xiàn)的不足,提出針對性強的管理舉措,改進服務質(zhì)量,提高師生的滿意度,進一步提升高校物業(yè)管理的服務品質(zhì),打造精品服務團隊。
(三)相互理解,相互尊重,提升服務質(zhì)量
物業(yè)服務是一項特殊的、較繁雜的服務工作,由于在服務與管理過程中,服務與被服務雙方供需信息不平等,作為業(yè)主方希望得到更多周到的服務,而作為物業(yè)管理企業(yè),必須考慮成本、利潤等各方面因素,因此,高校物業(yè)管理公司的思想政治工作要建立與師生的理解信任關(guān)系,從員工的意識和行動出發(fā),切實履行各項規(guī)章制度,提高自身業(yè)務技巧,加強與師生的溝通,搭建起理解、尊重、信任的橋梁,讓師生了解物業(yè)管理中的獨特之處與所面臨的困難,物業(yè)公司也能理解和化解高校師生對工作中不合理的方面的投訴與抱怨,做到真正的讓師生滿意,建立良好的新型業(yè)主關(guān)系。
三、創(chuàng)新思想政治工作方法,為構(gòu)建和諧物業(yè)管理企業(yè)服務