檔案室規章管理制度精選(九篇)

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第1篇：檔案室規章管理制度范文

1 明職責

機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。

1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。

1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對系統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對系統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是系統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。

1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對于法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。

對于一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方面規定。原則上系統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。系統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合系統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒于有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯后于法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相沖突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答復，上級業務主管和行業主管機關無答復的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。

2 立機制

按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機制，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機制包含四個方面的含義：

2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，并在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構――機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。

2.2 統一管理制度。制度是管理機制有效運行的保障，沒有統一的管理制度，再好的管理機制也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理制度對機制的運行是多么的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，制定統一的檔案管理規章制度，以機關正式文件形式，供機關內設機構和所屬單位執行。

2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。只有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對于一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。

要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機制，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機制，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

3 建機構

建立與機關規模、職能活動相適應，設置合理的檔案工作機構，是有效組織和管理好機關檔案工作，保障管理機制有效運行的核心動力和重要推手。

3.1 建立機關檔案工作領導小組。建立機關檔案工作領導小組，明確領導小組職責，是實現本單位檔案工作統一領導、統籌規劃、有效組織和管理的基本保證。機關檔案工作領導小組的主要職責有以下幾個方面：一是定期召開機關檔案工作協調會議，研究解決機關檔案工作中遇到的問題；二是負責機關檔案工作發展規劃、計劃、規章制度的審核，組織檔案法規、方針政策和業務規范文件的學習、貫徹和落實；三是負責機關檔案鑒定、銷毀和受限檔案利用的審批工作；四是監督檢查本機關文件歸檔和檔案的接收、移交工作；五是負責本機關檔案工作內調外聯工作。

3.2 設置機關綜合檔案室。機關綜合檔案室是對機關檔案工作實行有效組織和管理的具體執行部門，是機關檔案工作法定職責與任務的具體承辦機構，也是集中保管機關全部檔案的保管場所。設置機關綜合檔案室包括以下幾方面內容：一是明確機關綜合檔案室職責與任務。二是選擇合適檔案保管和辦公場所。三是配置相應檔案保管保護設施和設備。機關應根據保管檔案的需要，配置足量的檔案柜架；根據機關檔案工作需要，配置必要的檔案保護和數字化設備，以利于綜合檔案室工作開展。四是配置專兼職檔案員。機關專兼職檔案員是機關綜合檔案室職責和任務的具體執行者，配備好檔案專兼職工作人員關系到機關檔案工作職責和任務能否落實好、實現好的關鍵所在。

4 定制度

機關檔案工作制度是機關有關檔案工作的工作規范和準則。具體到一個機關，主要包括三方面內容：

4.1 綜合性檔案工作制度。綜合性機關檔案工作管理制度是指對機關檔案工作總體性進行綱領性規范的原則性規定。主要包括三方面的內容：一是本機關檔案工作領導體制、管理機制、發展規劃等方面的原則性規定。如，機關檔案工作發展規劃、機關檔案工作實行統一集中管理原則等。二是機關綜合檔案室和內設機構職責任務、管理權限及專兼職檔案員任職要求方面的原則性規定。如，專兼職檔案員任職條件、綜合檔案室職責等。三是對機關檔案工作內容、范圍、形式及相應保障措施的原則性規定。如，機關檔案工作規范化管理標準、檔案災害應急方案等。綜合性檔案工作制度都是一些原則性規定，其具體的措施需要在業務性檔案工作制度中完善和細化。

4.2 業務性檔案工作制度。業務性檔案工作制度包括一般性規定和專門性規定兩個方面。一般性規定也就是平時說的機關綜合檔案室七項制度，即，文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定制度、檔案統計制度、檔案保密制度、檔案移交制度。專門性制度是指針對機關檔案工作各環節工作的一些具體性規定，如，檔案庫房管理制度、電子文件歸檔制度、會計文件歸檔制度等，此類制度是對綜合性檔案工作制度的具體細化和補充。各機關可根據本機關業務的不同，制定出符合本機關檔案工作實際的各種管理制度，以利于機關檔案工作的規范化管理。

4.3 輔檔案工作制度。輔檔案工作制度是指為保證機關檔案工作有效組織和管理的一些行政性規定。如，檔案員崗位責任制、機關檔案工作目標任務考核辦法等。

制定機關檔案工作制度是有效組織和管理機關檔案工作的重要手段，是機關檔案工作形成持續發展長效機制的重要保證。實踐證明，沒有有效的制度約束機制，就談不上對機關檔案工作的有效組織和管理。

5 規范化

實行規范化管理是有效組織管理機關檔案工作應有之義，是組織管理好機關檔案工作的內在要求。

5.1 工作管理制度化。用統一的管理制度來覆蓋機關檔案工作的各個管理環節，使之成為機關各項管理制度的有機組成部分，是機關檔案工作規范化管理的重要前提，也是形成機關檔案工作規范化管理約束機制的重要保證。

5.2 工作環節程序化。工作環節程序化是實現機關檔案工作規范化管理的關鍵措施。工作環節程序化，就是將機關檔案工作各個工作環節，按照其內在的邏輯關系，編制成具有相對確定程序的過程。對機關檔案工作實行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分調研分析各工作崗位任務、職責權限以及本崗位與其他崗位關系基礎上，繪制各崗位程序化運行圖，并編制運作說明，使各崗位檔案員清楚自己的工作任務、職責權限，明白自己的管理行動線路，了解自身崗位與其他崗位之間的協作事項，通力合作，只有這樣，才能將機關檔案工作程序化管理貫徹到底。

5.3 工作質量標準化。工作質量標準化就是將機關檔案工作各個環節用統一的標準來衡量，使所做的每一項工作都有章可循，協調統一。一個機關如果沒有統一的質量標準來衡量，各內設機構自行其是，會造成工作上的混亂。如，各內設機構歸檔電子文件格式不統一、著錄項目不一致等，就會導致電子檔案檢索和利用上的困難，使原來的工作成為無效的勞動。由此可見，盡管機關內各部門的工作環節和工作內容不同，但其衡量工作的質量標準必須是相同的。要對機關檔案工作實行規范化管理，就必須通過制定和貫徹各種標準，使機關內各部門的分工合作有一個統一的準則和依據，成為其不可缺少的紐帶。

6 勤督導

6.1 勤指導。機關檔案工作的主管領導、專兼職檔案員是機關檔案工作職責任務的具體執行者，要實現對機關檔案工作的有效組織和管理，關鍵在主管領導和專兼職檔案員的執行能力。而執行能力的關鍵，在于對機關檔案工作職責任務、管理機制、管理制度、工作程序、工作質量要求的理解認知程度。為此，必須使指導工作經常化，不厭其煩開展指導工作。可以是對機關檔案工作目標任務、管理機制、工作制度的學習講解，也可以是對工作程序、規范標準的培訓、講座。但不論采取什么形式，都必須圍繞對上述問題的認知理解來進行，提高其執行的自覺性和執行能力，確保對機關檔案工作組織管理的有效實施。

第2篇：檔案室規章管理制度范文

（一）明確歸檔制度。學院的檔案屬于學院所有，每個教職員工都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。相關人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。（二）用標準化強化企業質量檔案動態管理。標準化是實現規范化、制度化和信息化的基礎和前提。堅持基礎工作標準化，就是要以標準化的要求來強化企業質量檔案的動態管理工作。經過多年的努力，各地的企業質量檔案基本已建立，目前主要是加強企業質量檔案的動態管理。要注意通過進一步統一登記軟件來統一數據標準，提高數據質量，提供高質量的統計分析；統一檔案管理標準，確保登記檔案完整、規范。要繼續通過自查和交叉檢查的方法，補充、完善解決歷史遺留問題，逐步實現企業質量檔案計算機管理；準確劃分企業類型，推行經營范圍用語標準化。

二、完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中堅持照章辦事，才能確保檔案的質量。要根據擋案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。并在實踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。（二）要規范檔案管理操作流程。嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

三、創新檔案規范化管理方式

第3篇：檔案室規章管理制度范文

一、檔案管理工作改革的困難和重點

1.大多數人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。

2.檔案交接制度不嚴謹。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當今的檔案管理工作中變得越來越重要。

3.當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效地提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

二、檔案管理工作的對策及思考

1.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。

2.檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，實現人性化管理和簡單快速的操作目標。

第4篇：檔案室規章管理制度范文

關鍵詞：財務檔案管理；財務管理；企事業單位

中圖分類號：F253文獻標識碼： A

一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況

隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。

二、財務檔案管理方存在各方面的問題

1、財務檔案管理意識淡薄

財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2、財務檔案沒有專人負責

除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3、會計檔案內容不全、不規范

應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。

4、檔案室的設施不完善

有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5、管理制度不健全

多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

三、提高財務檔案管理水平的措施

1、加強財務檔案管理組織建設

1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。

1.2根據單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。

1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩定。

1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續教育，多途徑、多形式的參加各種專業學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業素質與能力，適應和跟上時展的步伐。

2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力

良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業負責人應該帶頭執行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規定。

3、實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升

企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

4、搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現代化管理水平

在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業已產生出巨大的社會效益和經濟效益。

財務檔案管理信息化是現代信息管理系統的重要子系統，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。

6、財務檔案管理由專人負責

對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。

負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。

7、加強硬件設施建設

不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。

結束語

財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。

參考文獻

第5篇：檔案室規章管理制度范文

（廣西幼兒師范高等專科學校，廣西 南寧 530022）

【摘要】通過對廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理工作的調查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進一步推進學校檔案管理的規范化建設。

關鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對策

高職高專多由中等學校發展而來，隨著學校的轉型與發展，各種類別、形式的檔案數量顯著增加。這些資料信息是研究學校歷史的第一手材料，是學校進行科學研究、人才培養、社會服務以及文化傳承等活動的重要理論依據，是學校教學評估工作最基礎的原始數據，對于學校各項工作的實施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等專科學校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進的措施。

1廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理的基本情況

廣西幼兒師范高等專科學校是提升中專學校而成。首先，在升格轉型之初，學校檔案室的基礎設施簡陋，設備不全。檔案室未進行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設備，工作室也沒有照相機、掃描儀、刻錄機、裝訂機等檔案辦公設備；在數字化檔案管理建設方面更是完全空白。其次，學校未建立檔案管理專業團隊。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導致很多時候難以有足夠的精力去承擔檔案管理的規范化與科學化建設工作。二是學校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動性大，也基本上沒有進行過專業的培訓，對于檔案管理工作的知識技能不夠熟悉。最后，學校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺適應本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執行部門文書立卷制度，導致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質量也難以保證。

2廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理的改進措施

針對上述情況，學校開始從檔案管理工作的基礎設施、檔案管理隊伍、檔案管理制度等幾方面入手，進行了學校檔案管理工作標準化建設的探索。

2.1基礎設施建設

學校檔案室的基礎設施建設是從硬件設施建設和軟件設施建設兩方面進行的。在硬件建設方面，首先，依據有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規劃和建設上也根據實際規模和發展水平留有充足的余地，以備檔案數量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調、除濕機、裝訂機、復印機、打印機、掃描儀以及專供查檔所用的計算機等必備設施，基本達到了高校檔案室基礎設施建設標準。在軟件建設方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統并已投入使用。

2.2檔案管理隊伍建設

建立一個健全的學校檔案工作網絡，有一支懂業務的專兼職相結合的檔案工作隊伍，對于高職高專院校的檔案管理工作的規范化建設是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質和較強的工作責任心，更要有過硬的業務素質。從全面提高檔案工作人員的業務素質目標出發，廣西幼兒師范高等專科學校從以下幾個方面進行了努力：一是對學校分管檔案工作的領導和專職檔案員的培訓提高，除了參加國家和自治區的檔案業務培訓，主動接受自治區檔案局的業務指導外，也積極去兄弟院校學習交流，通過參加各種檔案學術交流活動來開闊眼界，提高素質。二是加強對兼職檔案員的業務培訓和指導，邀請了自治區檔案局業務指導處的專家對學校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領導進行業務培訓和答疑，講解《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時工作中加強了對兼職檔案員的業務指導，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時檔案室還積極發揮監督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。

2.3檔案管理制度建設

高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規化、標準化、規范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等專科學校檔案室制定了《檔案室工作職責》、《檔案工作人員職責》、《檔案材料借閱規定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責》等一系列規章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》頒發了《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學校檔案的分類標準。這些措施使學校檔案管理工作做到實體分類、編號、排架、檢索、借閱的標準化與規范化。

2.4部門檔案、個人崗位檔案建設

高職高專院校大都經歷了學校的升級或轉型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現實的原因檔案信息資料多散失在檔案產生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設。為保證學校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等專科學校檔案實行分級管理、部門立卷制度。針對一些有價值的文件材料在《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要歸檔的情況，各部門和各系部加強了對這些檔案資源的管理，努力并適時地做好一些相應的整理、保管、歸檔工作。同時，根據《高等學校檔案管理辦法》第二十四條的規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。”[2]即無論是學校黨政領導、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務文件材料也是重要的檔案信息資源，應予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等專科學校檔案室指導、督促學校每個崗位的工作人員做好對這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評比。由此，學校從檔案室到部門到個人，建立了一個完整的檔案工作網，檔案信息資源的存儲量日益增加，館藏容量也不斷豐富。

3高職高專檔案管理努力的方向

隨著現代信息技術的高速發展，特別是新媒體的大量涌現，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應的重視，更談不上現代化建設。多數高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因為電子檔案少，只能提供一些一般性的基礎目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細信息檢索。各系部、各職能部門對于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等專科學校檔案室同樣也只是利用了計算機進行管理檔案，使用了專業的檔案管理系統，但僅限于單機版數據庫，網絡版的數據庫和數字化全文錄入還未啟動。因此，切實推進學校數字檔案室建設是高職高專院校檔案信息化建設的重要任務。抓住學校數字化校園建設的有利時機，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設的發展模式，根據檔案工作的專業特性，提出檔案信息化建設的要求，將檔案信息化納入高等學校信息化建設之中。

參考文獻

［1］彭志斌.高等學校檔案分級管理研究[J].檔案與建設,2009(11).

［2］中華人民共和國教育部令第27號.高等學校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

第6篇：檔案室規章管理制度范文

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.

Key words: file management; The problem; countermeasures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加適應新形勢下檔案管理工作的要求，已經成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視不夠許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創造經濟效益，更不會實現任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現了諸多檔案管理方面的問題。

（二）檔案交接制度不嚴謹檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。

（三）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。

（四）當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化多年以來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。

二、檔案管理工作的對策

（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。

（二）檔案交接嚴格按程序進行檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

第7篇：檔案室規章管理制度范文

一、加強意識，建立機構

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度、規范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。

三、強化業務，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。四、穩定干部隊伍，改善工作條件

要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案干部隊伍，并保持相對穩定。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

五、注重收集，加強管理

學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。

六、提供服務，開發利用

第8篇：檔案室規章管理制度范文

一、緊緊圍繞醫院上等級活動，進一步加強檔案管理工作

1.為醫院決策提供有力支持

上等級活動與醫院的整體工作密切相關，涉及到全院30多個科室，《三級精神病專科醫院評審標準》涉及的內容、要求和指標豐富而具體。據此，檔案部門可利用檔案所具有的憑證功能和監督管理功能，強化醫院檔案的收集、歸檔、整理和利用，積極做好檔案管理基礎性建設工作，為醫院領導決策提供可靠依據。

2.完善醫院各項規章制度

制度建設是基礎，醫院上等級活動要從建章立制入手。雖然在多年的發展中，我院制訂有多項規章制度及人員職責，但需要不斷地適應新形勢、新要求，及時修訂、補充完善各類規章制度，及時進行“廢、改、立”，不斷規范醫院的醫療行為。鑒于此，我院在綜合檔案室收集醫院發展歷程中形成的各項管理制度的基礎上，對其進行了全面清理，不但從中梳理出本院管理工作的基本脈絡，又發現在管理工作中存在的一些薄弱環節。同時建立健全責任制，形成了一級抓一級、層層抓落實的管理體系，為醫院建立長效機制，推進科學化正規化管理提供了良好的保證。

3.扎實抓好相關制度的落實

好的制度如果僅僅停留在紙上，不能落到實處，必然是形同虛設。在對醫院檔案進行整理分析的基礎上，為活動的深入開展提出有針對性的意見和建議。如對醫院病歷檔案進行質量控制，可清楚地了解醫院三級查房、術前討論、疑難病例討論、死亡病例討論等醫療核心制度的落實情況，還能發現病程記錄、病歷書寫規范等基本規范執行中存在的問題，掌握醫院在醫技功能科室管理方面的現狀，為醫院領導強化質量管理提供決策參考，同時最大限度地避免醫療糾紛的發生。對會計檔案進行分析，幫助醫院領導了解醫院財務制度、成本核算、醫療收費等制度的執行情況，依法規范經濟活動，完善經濟核算與分配辦法，提高經濟管理水平，控制醫療成本，降低醫藥費用，找出差距等，使得醫院在抓管理中更加有針對性，真正把各項基礎管理的規范要求落實到位。

二、注重發揮檔案上等級活動中的獨特作用

1.進一步加大宣教力度

通過院職工大會、院務會、中層例會、科務會及醫院局域網、《工作通訊》、宣傳櫥窗等多種務實管用的機會和形式，加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法規的宣傳教育工作，尤其是加大宣傳檔案工作對于加強醫院基礎管理，促進醫院發展的積極作用，增強全院職工的檔案意識，爭取領導的重視和更多理解支持，把檔案的收集和歸檔工作列入醫院目標責任管理和年終考核內容之一，把檔案管理工作列為年終評優獎勵的項目，有效地調動工作人員的積極性和主動性。

2.保證醫院各類檔案的歸檔率和完整率

合理的管理體制是檔案管理工作的基礎，堅持集中統一管理和分工負責相結合的原則，將我院的文書、科研、教學、基建等檔案集中到綜合檔案室統一管理。醫院病案、人事檔案、財務檔案等由業務部門管理分工負責，綜合檔案室負責指導和監督。建立健全各項檔案管理制度，建立本院檔案人員網絡，在各科設立兼職檔案員，負責本科室檔案收集整理工作。通過以上措施，有效保證醫院各類檔案的歸檔率和完整率。在歷年上級管理部門組織的檢查中，文書檔案符合要求，受到上級管理部門的充分肯定。

3.加快檔案現代化管理步伐

第9篇：檔案室規章管理制度范文

一、主要成效和做法

（一）加強組織領導，完善工作網絡。高度重視檔案管理和保密工作，成立了局長任組長，分管副局長任副組長的工作領導小組。建立檔案管理和保密工作網絡，各業務科室和各國土所分別明確一名檔案管理員和保密員專門負責檔案管理和保密工作。嚴格落實工作責任，層層簽訂了檔案管理和保密工作承諾書和責任書，明確檔案管理和保密工作要求、職責，保證各項制度落實到位。

（二）加大硬件投入，提升管理水平。不斷加大檔案和保密工作硬件投入，每年初將檔案和保密工作納入年度預算，作為項目支出單列。年以來，我局累計投入檔案和安全保密建設160余萬元，其中投入80余萬元資金建設了省、市、區三級國土資源管理網絡，全面實現了內外網分離，并建設了綜合事務管理、檔案管理、登記發證、土地供應、用地預審等辦公軟件系統，實現了與上級的協同辦公。投入50余萬元購買了服務器、電腦、打印機、防火墻、交換機等硬件設施，今年我局按照區政府要求，投入8000元建立了互聯網安全審計系統，為網絡的安全、健康運行提供了有力的保障。投入30余萬元用于機關和各所檔案建設，為各所配齊了檔案室、檔案柜、檔案盒等硬件設備。

（三）加強宣傳培訓，強化保密意識。大力開展安全保密教育，每年按照要求征訂了《保密工作》、《檔案與建設》等刊物，并組織安全保密人員認真抓好學習。定期開展安全保密教育，今年以來，共組織開展4次安全教育，參學人次達120余人次。認真學習了國家、省、市、區關于信息安全的有關文件精神以及本單位出臺的各項規章制度。同時抓好反面教育，定期組織干部職工觀看失密泄密的有關典型案例，從中認真分析原因，對照檢查，防止類似事件發生。為了強化全局干部職工的安全責任意識，我局按照市局和區委區政府要求，簽訂了34分安全保密承諾書。加強檔案管理培訓，定期組織檔案管理人員參加市、區組織的檔案管理崗位培訓，通過考核，共15人取得省檔案人員上崗資格證書。

（四）完善工作制度，規范有序管理。在檔案建設方面，目前我局業務檔案均由市局檔案室統一管理。年以來，我局以開展檔案管理達標升級活動為載體大力加強檔案建設，進一步統一規范了機關及各所各項檔案管理制度，建立完善了防盜、防光、防火、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防制度，以及檔案查閱、立卷歸檔、檔案保管、檔案統計、檔案利用、鑒定銷毀等20余項管理制度。在保密管理方面，認真制定了《網絡與信息安全應急預案》，建立了《計算機信息網絡安全和保密管理制度》、《政務信息公開保密審查制度》、《筆記本電腦管理規定》、《移動存儲介質保密管理規定》、《計算機維修、更換、報廢保密管理規定》、《復印機、多功能一體機保密管理規定》等多項計算機和信息安全管理制度，為網絡的安全運行提供了有力的制度保證。

（五）認真抓好業務，強化工作落實。按照制度和規程要求，認真抓好檔案和保密工作。在檔案建設工作中，我局按照國家檔案局8號令要求以及《歸檔文件整理規則》、《區機關文件材料歸檔方法和要求》、以及“三按印合法”的要求，認真制定保管期限表，做好檔案的整理、歸檔、管理工作，組織機關和各國土所對年以來的所有文書和業務檔案按照短期、永久、長期的不同保管期限進行了分類整理，在原服務窗口專門建立了檔案軟件管理系統，實現檔案目錄、檔案檢索目錄的數字化管理。年以來，共整理文書檔案6000余份，業務檔案5萬余份，對整理的檔案定期移交市局檔案室進行統一管理。在保密建設工作中，嚴格落實保密管理各項制度和工作規程要求，從源頭杜絕失密泄密現象發生。一是嚴格落實身份認證管理制度。二是嚴格落實賬戶、口令、軟件定期維護清理制度。定期對內外網辦文系統、服務器的賬戶、口令等進行全面清理檢查，及時更新和升級，堅決杜絕弱口令，對自動記憶的賬戶和口令及時予以清除，消除安全隱患。三是加強移動存儲介質管理。嚴格把好購買、使用、銷毀關，每個移動介質寫明用途，并履行審批手續，將使用人、編號、用途等進行登記，張貼標簽。實行專盤專用，杜絕內外網混用，對損壞或報廢的移動介質，按照規定程序進行維修或銷毀。四是加強計算機使用管理。對計算機的維修、更換、報廢等，嚴格執行規定程序落實登記、審批手續，嚴禁未經批準擅自維修、更換、報廢。五是嚴格落實信息公開審批制度。對上報的政務信息，嚴格按照程序進行審批，填寫信息公開保密審查單，經領導審批后方可上報。同時建立信息上報臺賬進行登記，確保不發生泄密事件。六是嚴格落實數字復印機、多功能一體機使用制度。安排專人負責管理，對復印中產生的廢頁、殘頁由保密員集中保管，統一銷毀；加強傳真機使用管理，對傳真機傳遞文件、資料、信息設立專門的登記本進行登記、編號、簽批，傳遞時要實行回復制度，確保文件、資料安全到位；數字復印機、多功能一體機實行專機專用，嚴禁與機關內部工作用計算機和上互聯網計算機串連使用。

二、存在問題

（一）受到辦公條件限制，目前分局檔案存放條件較為簡陋，整理后的檔案均定期交市局統一管理。

（二）檔案管理工作需要投入一定的精力和時間，而目前分局機關和各所人員少，業務量大，檔案整理歸檔有時還不夠及時。

（三）受到辦公場地限制，分局服務器機房空間較為狹小，條件較為簡陋。

（四）安全保密管理需要進一步加強，干部職工安全意識有待進一步提高，信息化操作水平有待進一步提高。

三、下一步工作打算

（一）定期組織專題培訓，認真學習上級檔案和安全管理的有關文件和要求，強化安全保密意識，規范檔案管理和安全保密工作行為。

（二）組織檔案管理人員對往年尚未整理的各類檔案進行全面整理，按照規定時間報市局檔案室歸檔。

（三）對照檔案管理的規程要求，進一步建立完善有關制度，促進檔案管理規范化建設。同時，逐步加強基層國土所檔案管理信息化建設。