檔案專項管理精選(九篇)

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第1篇：檔案專項管理范文

對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）

第2篇：檔案專項管理范文

轉變檔案行政管理職能的主要方向與途徑是轉變檔案行政管理職能研究的內容之一，本文對有關轉變檔案行政管理職能的主要方向與途本文由收集整理徑研究作一簡單梳理。

1 轉變檔案行政管理職能的方向

何伯軒認為：“檔案行政管理部門轉變職能的方向是進一步加強宏觀，放開微觀。”對此宋芳也持相似的觀點，認為檔案行政管理職能轉變的“方向就是要對檔案事業由直接管理向間接管理轉變，由行政管理向以法律監督管理為主轉變，由微觀管理向宏觀管理轉變”。此外，張懷筆將轉變檔案行政管理職能的方向歸納為：“一是把檔案事業由封閉型改為開放型；二是把過去的行政管理型改為服務型；三是把治理方式由過去的人治型改為法治型；四是把管理手段由過去的手工操作改為科技型；五是在管理效益方面由過去的無償利用改為效益型；六是把檔案資產（無形資產）的管理由過去的不計價管理改為計價管理。”對此，筆者認為，張懷筆先生所說的前3種可視為檔案行政管理職能轉變的方向，而后3種則不屬于檔案行政管理職能轉變的方向。

2 轉變檔案行政管理職能的途徑

轉變檔案行政管理職能是一個目標，達成目標需要具體的途徑。張懷筆認為：“解放思想，大膽實踐，是轉變檔案行政管理職能的途徑。”要施行檔案行政管理職能的轉變，不僅須提高對市場經濟的認識，而且還須聯系實際，調查研究，找出解決問題的辦法。而“聯系實際，調查研究，是轉變檔案行政管理職能的保證”。而宋芳認為：“法制手段應成為市場經濟條件下檔案事業調控的主導，加快檔案事業建設，必須依法治檔，依法行政，搞好行政執法。”

3 轉變后的檔案行政管理職能

對轉變后的檔案行政管理職能有5項論：“合并后的檔案局（館）在行政職能上主要抓統籌規劃、執法監督、教育培訓、協調服務和輿論宣傳。”有7項論：一是以法制建設為職能；二是以制定標準規范為職能；三是以科技進步為職能；四是以組織培育檔案信息市場為職能；五是以開發利用為職能；六是以建立檔案產業為職能；七是以對檔案無形資產評估界定委員會、監事為職能。還有10項論：一是制定檔案事業發展規劃，納入當地國民經濟和社會發展計劃，抓好規劃實施，確保與當地經濟建設和社會事業協調同步發展；二是協調檔案事業內部館與館，館與室，機關、企事業之間，檔案基礎工作與利用工作，檔案業務與教育、科研、宣傳之間等內部關系，協調檔案部門與文化建設及有關部門的關系；三是爭取黨政領導重視支持檔案事業，制定檔案工作方針政策，協調有關部門解決人、財、物等基本條件；四是對管轄范圍內的檔案工作依法進行監管，搞好重要檔案申報登記和超前控制，對檔案的權屬、流向、轉讓、交換、出賣、贈送等進行控制，把對國家和社會有保存價值的檔案作出鑒定，面向全社會監督管理，確保檔案財富的完整與安全；五是對同級機關、企事業單位檔案工作實行監督和指導，制定檔案業務技術規范和標準，搞好業務目標管理和咨詢服務，依法搞好業務建設；六是根據經濟和社會發展需要，圍繞社會熱點和檔案工

轉貼于

作重點，加強調查研究，制定檔案政策，為貫徹黨的基本路線服務；七是參與重點工程項目檔案驗收，參與重大活動組織，負責文件材料的前期控制和檔案信息服務；八是搞好法制建設，將法制監督與業務指導從對象、范圍和任務上分開，形成獨立的法制工作體系，做好執法監督檢查；九是建立區域檔案目錄中心，搞好檔案信息系統建設；十是搞好檔案宣傳教育，提高社會檔案意識，搞好決策咨詢研究，為領導當好參謀助手。

第3篇：檔案專項管理范文

—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節點

縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監督考核

各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規范管理工作，將納入各鄉鎮和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規定規范管理的鄉鎮和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節嚴重的全縣進行通報。

第4篇：檔案專項管理范文

一、湖南電網建設項目檔案管理實踐

1.規范標準。根據國家、行業和國家電網公司有關標準規范及文件要求，湖南省電力公司組織編制和印發了《湖南省電力公司輸變電工程檔案管理標準化指導書》，對電網建設項目歸檔文件材料的類目設置、文件材料內容、工作要求、保管單位、保管期限等進行了規范，并對竣工文件（含竣工圖及數碼照片等）的整理、目錄的編制、檔案的審核程序、運作方式等都進行了明確規定，使各參建單位在輸變電工程檔案管理上具有規范性和可操作性。

2.強化把關。①施工單位加強把關。各項目部均配有專職的檔案管理人員，負責工程資料的收集、整理，專業技術人員負責對工程資料的完整、準確把關；加強了對設備開箱資料的收集和對隱蔽工程記錄的規范，注意了檔案整理中相關文件的銜接和參見；對檔案資料的消缺整改進行了規范和驗收簽證。對歸檔文件材料按照國家電網公司分類標準進行分類組卷，做到分類準確、組卷合理、排列有序。②工程監理加強了對項目檔案的審核把關。竣工檔案的移交一般經過了三級審查，首先是承包單位對各自承包范圍內的竣工檔案進行自檢，然后是監理單位對承包單位整理后應移交的竣工檔案進行復檢；監理檢查通過后進行簽字（含竣工圖）；第三是接收單位檔案管理部門對竣工檔案進行交接前審核。不符合要求的提出整改意見并要求補充完善，最后辦理檔案交接手續。監理工作應移交的監理文件，如監理規劃、監理大綱、監理工作通知單、監理工作聯系單、旁站記錄等，原則上都是原件歸檔及時移交，做到歸檔文件材料與工程建設同步，監理資料與施工資料吻合一致。③設計單位加強把關。竣工圖由設計單位編制，竣工圖的編制要求執行《電力工程竣工圖編制規定》（DL/ T5229-2005）和《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（國家電網辦[2010]250號）的規定，其編制深度與施工圖的編制深度一致，并編制了竣工圖總說明和分冊說明。竣工圖的提交套數按設計合同執行，設計單位將CAD竣工圖轉換成PDF等版式文件，刻錄光盤同步移交。

二、檔案規范化管理控制措施探討

1.以檔案專業化管理為基礎，強化標準、制度的執行、監督與管控。首先，我們總結了檔案管理同步化、資料標準化、操作精細化的專業管理要點：管理同步化，是指與工程建設同步策劃。包括同步收集資料，質量監督同步檢查、督促資料，中間驗收同步核查資料，竣工驗收同步檢查、要求資料，達標投產同步考核資料等；資料標準化，指工程資料歸檔范圍、文件材料內容、工作表式、載體要求等嚴格執行國家、行業、企業對檔案資料的各項標準要求；操作精細化，指按照湖南省電力公司檔案管理標準化指導書以及優質工程檢查標準等具體標準和要求，在檔案資料收集、整理、編目、歸檔、移交等方面，逐條逐項地進行精細化操作。其次，規范工作流程，加強檔案的專業管控能力。其重點是：工程前期、項目管理、設計、施工、監理、設備、竣工、系統調試及運行管理資料的收集和歸檔范圍是否符合有關規定和要求；歸檔文件材料是否真實、清晰、易辨認，沒有涂改或偽造；各類表式的編制、填寫是否符合要求，并真實反映施工過程的實際情況；施工過程中的資料是否與工程進度同步形成；工程重要文件和重要節點資料之間有關聯時，是否能夠相互間正確銜接、印證；檔案分類、組卷、裝訂以及移交是否滿足檔案管理有關規定等。

第5篇：檔案專項管理范文

2008年醫院投資一億元的新病房大樓投入使用，2009年醫院投資3000萬元的門診大樓煥然一新，醫院的高投入設施建設帶來了一個優化的就醫環境，醫院的發展突飛猛進。醫院的檔案建設在醫院發展的春風中迎來了大格局、大投入建設，2012年醫院在機關行政樓專門為檔案大格局設置了一層樓區域，醫院文書、病案、財務、基建、設備、專科及科研檔案專室管理，投資近30萬元購買了現代化的大容量移動密集架設施，存放文書檔案量可達20年，病案量可達到75萬份，配置了獨立的病案調閱室、病案復印室、信息統計室，現代化的辦公設備，高效能的中央空調、煙霧探測報警監視系統，在醫院管理上突出了人性化與現代化的結合，實現了檔案室的整潔、整齊和清爽的優美環境，為醫院檔案發展奠定了創新基礎。

2標準高的創新管理，打造檔案工作新平臺

2010年醫院投資百萬元建立了后平臺信息化管理體系，醫院檔案管理集文書、病案、財務、基建、設備、專科及科研檔案為一體，分設專項檔案員負責日常整理成檔，年終專項檔案統一歸入檔案大室，檔案室查閱由專人管理，做到了專項檔案專人管理，檔案歸室專人管理的合理分級管理模式。同時醫院檔案也實現了文書檔案分別與市衛生局和院內OA辦公網絡連接，病案統計與省、市主管部門，與全院臨床科室的連接，實現了醫院檔案管理的數字信息化，醫院職工可在院內網站隨時查閱醫院已經公開的檔案，社會群眾可在醫院對外網站查閱醫院已經公開的檔案。目前醫院國家級、省級和市級專科建設、中醫藥文化建設、省級最佳文明單位建設等特色檔案納入專項檔案歸檔，醫院檔案已經通過了省級1A考核標準，檔案建設實現了標準化。

3素質高的創新隊伍，完善檔案工作新梯隊

知識的時代日新月異，對于每一個醫務工作者都是持久的挑戰和考驗。醫院檔案管理者集檔案、醫療專業知識、計算機、保密特性于一身，同時還要兼顧檔案管理和醫療專業的不斷更新發展。為此，醫院加強了檔案人員合理配置，形成了老、中、青三結合工作梯隊，確保檔案工作的進一步專業化進程，同時醫院還經常組織檔案管理人員參加市、局專業學習，院內業務知識的學習，提高對醫院檔案管理的認識，尤其是對病案室、信息科、醫務部、護理部、人力資源部等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識和技能。今年為提升工作者的服務溝通能力，鼓勵并組織職工參加國家級心理咨詢師資格認證培訓，從而有效地幫助了檔案工作者提高自身成長，提升心理素養，積極營造了他們與臨床科室、與患者和社會群眾的良好溝通關系。

4實效高的創新服務，展現檔案工作新格局

大檔案建設是時代的要求，現已逐步形成了醫院發展的又一特色，更加完善的檔案服務構成了檔案工作的重要部分和新任務，尤其是病案檔案面向院內和院外兩大陣地提供服務，針對醫院科研和臨床任務的日益增多，臨床醫務人員和患者對病案借閱需求量的增加，病案的查找、借閱、復印及歸檔，工作者的接待工作量每月近千份，醫院大檔案陣地發揮了有效的服務作用。檔案分室管理，檔案借閱專室設置，院內與院外借閱分開，并在臨床科室護士站設立了病案借閱須知溫馨指導牌，極大地滿足了各方人員的不同需要，受到各方借閱人員的好評。同時，醫院注重利用檔案開展醫療品牌的編研活動，對近十年來醫院開展的“冬病夏治”“冬病冬治”、專科特色服務等品牌醫療服務項目建檔編研，為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率，以此提高醫院各項工作的效率，提高醫院社會效益和經濟效益，不斷完善醫院特色醫療服務品牌，有效助力了醫院中醫藥特色醫療工作的深入開展。

第6篇：檔案專項管理范文

關鍵詞：水利工程項目；檔案工作；加強

中圖分類號：G270 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2011）011(C)-0252-01

從水利工程項目檔案內容上看，其主要記錄了工程項目不同環節的處理狀況，如：提出、立項、審批、勘測設計、施工、監理、竣工驗收等，這樣便能從各項信息中收集重點的內容，最終結合文字、圖表、聲像等來收錄工程狀況。可以說，水利工程檔案是一項綜合性的資料信息庫，對檔案加強管理也是水利部門必須要關注的問題。

一、水利工程檔案的具體的特點

（1）滲透性：水利工程建設過程中需要運用到各個方面的知識內容，其不僅僅是本專業知識理論的記錄，也對其他運用到的學科知識進行描述。水利工程檔案的滲透性表現在多項知識的融合，如：科研、規劃、設計、施工、管理等，這就使得業務性文書與科技檔案之間存在較大的聯系，大部分文書除了作為檔案的前期活動記錄外，也是各項科技研究成果的集合。

（2）局限性：這種特點主要是針對水利工程檔案內容的時效性而言，由于工程項目實施所處的階段不同，某一階段記錄的檔案資料到一定程度后就會失去時效性。此外，水利工程改造的同時也是人們在改變自然的過程，有的項目實施會受到自然環境的制約，給檔案信息的記錄帶來阻礙。尤其是對防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，常會受到時間、季節等方面的限制。

（3）差異性：由于各個水利工程項目大小不一樣，給后期的檔案記錄工作帶來變化，這些都會使得項目檔案的周期差異變大。另外，在其他方面因素的影響下也會造成檔案信息資料出現差異性。

二、水利工程檔案管理優化措施

（1）嚴格控制質量

通常情況下檔案管理質量的提升需內容完整、準確、系統；資料結構紙用筆規范、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔；竣工圖和聲像材料要經過領導審核批準。另外，對工程檔案整編選擇規范的檔案整理軟件，對信息資料優化處理后擬寫案卷題名，編制案卷目錄、卷內目錄、備考表，規范裝訂，保證收藏的檔案能將工程各個方面內容的信息記錄清楚。

（2）制定分類方案

水利工程是一項復雜性的施工項目，這決定了工程檔案資料內容的復雜性，在實際操作過程中必須要對檔案資料進行詳細地分類處理。在項目劃分結束后需結合具體的工程單位需求，對復雜的檔案內容具體區分開來，將文件進行分類管理后分開擺放。檔案資料需顧及到各個不同的工程內容，既要包括大項目的內容資料，也要涉及到一些小項目的標準要求，不僅涉及紙制載體，也要顧及聲像檔案。在管理過程中包含的文件應有：工程可研、勘測、設計、施工、監理、竣工驗收等建設的文件材料。對文件資料內容的真實性需經過領導審核，對其中存在的錯誤信息要及時調整修改。

（3）完善項目驗收

對水利工程項目檔案實施專項驗收也是很重要的工作，在驗收過程中可以處理好各種檔案信息問題，同時能提前或與工程竣工驗收同步進行。施工單位在驗收過程中必須要注意一些廠家的檔案問題，若達不到審核指標的則不得通過檔案專項驗收；未通過檔案專項驗收或檔案專項驗收達不到要求的工程，禁止通過工程的總體竣工驗收。因而，必須在思想意識上對檔案驗收給予足夠的重視，這樣才能把握好檔案的檢驗質量，從而制定出合理的自檢工作報告。當審核工程檔案的內容與質量標準要求一致后，便可向有關單位報送檔案自檢報告，然后提出檔案專項驗收申請。

（4）堅持同步管理

對工程檔案工作、工程建設進程兩者采取統一管理模式，能夠促進整個水利工程項目資料的科學整合，從而保證了工程檔案材料完整、準確、系統，為后期檔案資料的孕育提供了幫助。采取同步管理的主要作用是將檔案管理融合到項目實施過程中，從而提高工程檔案的收集、整理工作。水利工程檔案管理也要運用到項目管理的不同時期，掌握好多個方面的資料信息來滿足檔案同步管理需要。采取的措施包括：可行性研究、立項時，就應開始進行文件材料的收集和整理工作；簽訂勘測、設計、施工、監理等協議需做好水利工程檔案的收集、整理；竣工后工程項目的檢查工作需做好資料統計，對涉及的相關數據內容加以審核。同時，還要積極進行單元與分部工程質量等級評定、項目成果評審、鑒定，對于一些重要的檔案信息要重點保護。

（5）完善移交管理

如果工程項目的資料足夠完成，則保管單位能結合具體的檔案編制要求，確定不同文件材料的歸檔份數，然后在工程項目結束后的一段時間內將其處理保存，在需要使用的情況下拿出來參考運用。而工程檔案移交過程中應該編制案卷級檔案目錄，將工程檔案交接單填寫清楚。交接雙方需做好目錄與實物的核對，將檔案交給經手人簽字、加蓋單位公章后確定。

結語：綜上所言，工程項目檔案有著重要的作用，積累了大量的數據信息資料，對今后工程單位參加施工作業有著指導意義。對水利工程檔案文件我們必須采取多項措施進行管理，以更好地為水利事業服務。

作者單位：浙江省諸暨市安華水庫管理處

參考文獻：

[1]GB/T50328―2001.建設工程文件歸檔整理規范[S].

第7篇：檔案專項管理范文

【關鍵詞】高校實驗室；n案管理；科學化；研究

一、提高高校實驗室檔案管理的重要作用

提高高校實驗室檔案管理水平能夠促進我國信息化的發展，隨著社會主義現代化的發展，科學技術水平有很大的突破和提高，人們的生活逐步過渡到信息化的水平，信息技術已經滲入到生活的各個領域，隨著網絡新媒體和新技術的介入，人們的生活方式有了很大的提高和改進。所以，傳統的高校實驗室檔案管理模式已經不能滿足人們的需求，當前的高校實驗室檔案管理模式應該進行創新和改革，只有進行檔案的管理模式的改革，才能使檔案的管理模式不斷創新與優化。通過完善檔案的管理渠道，檔案的管理形式，強化檔案的收集與管理，改變原有的檔案傳播模式，這樣才能逐漸地實現高校實驗室檔案管理的系統化和規范化發展目標。這需要我們時刻關注高校實驗室檔案管理的發展模式，努力創新，這樣才能提高我國高校實驗室檔案管理模式的科學化發展。

提高高校實驗室檔案的管理水平能夠使檔案的管理向著健康的方向發展。檔案的管理能夠為相關部門的統計數據帶來了一定程度的便利，它是隨著科學技術的發展而不斷進步的，但是目前我國的高校實驗室檔案管理還存在著一定的問題，還遇到了前所未有的挑戰，日常的高校實驗室檔案管理種類繁多，這就給高校實驗室檔案管理帶來了很大的麻煩，在檔案的統計和計劃方面的難度也加大，對財務管理方面的檔案整理難度也加大，這樣會大大影響檔案的分類和傳輸。所以提高檔案的管理水平能夠推進檔案事業的發展。

提高高校實驗室檔案的科學管理能夠滿足當前經濟社會的發展需要。在我國的社會主義文化建設中，高校實驗室專項檔案管理占有十分重要的地位，檔案具有多種多樣的表現形式，它的內容涉及到很多方面，其中政治和經濟所涉及的內容較多，能夠集中體現我國的優秀傳統文化。專項高校實驗室檔案管理的發展是對我國優秀傳統的一個良好的見證。

二、配置管理在高校實驗室檔案管理中的應用及作用

改變傳統的高校實驗室檔案管理模式。要想提高高校實驗室檔案管理的科學化水平，就應該在傳統的管理模式基礎之上進行創新，并不是要拋棄傳統的高校實驗室檔案管理模式，而是要將傳統的觀念進行解放，彌補傳統管理模式的漏洞，正確地了解科學化的管理水平的必要性，樹立全新的高校實驗室檔案管理理念，人們的主觀意識提高了，才能真正地提高高校實驗室檔案管理的科學化水平，另外，檔案的科學化管理還應該增加配置管理的應用等。

改變原有的管理模式。原有的高校實驗室檔案管理模式已經無法滿足當前的社會需要，傳統的高校實驗室檔案管理模式主要就是檔案的保管，工作人員主要負責對檔案的管理和保存，屬于館藏型，在保管工作方面要著重考慮檔案的保密性，只有在進行人動的情況下，才能夠進行檔案的變動，雖然這種管理方式是十分有效和嚴格的，但是也存在著一定的缺陷，對檔案的科學化管理有著很大的阻礙作用。所以改變傳統的高校實驗室檔案管理模式迫在眉睫，增加配置管理的高校實驗室檔案管理模式，使檔案中的信息能夠最大限度地利用，使資源能夠達到高效的利用，最終實現資源共享，這樣才能實現用戶的服務水平最優化。此外，檔案資源的量與質都要達到一定的要求，這樣才能實現科學化的管理水平。

配置管理在高校實驗室檔案管理的逐步應用有利于促進檔案管理的現代化建設。檔案現代化水平的建設是高校實驗室檔案管理科學化的一個重要步驟，現代化建設不僅要利用現代化的技術水平，還要加大對檔案的資金技術投入及硬件設備的使用和投入，利用計算機網絡技術、數據庫技術等先進的科學技術。分步驟地實現現代化建設，這樣能夠促進高校實驗室檔案管理的高效。此外，最好建立一個健全的計算機管理系統，對檔案進行科學有效的管理，這樣不僅節約了時間，還減少了雇傭人員的成本，提高了工作效率。

提高相關管理人員的素質。提高高校實驗室檔案管理人員的素質對檔案的科學化管理有著重要的作用，高校實驗室檔案管理人員處于主要的地位，他們的行為直接影響著高校實驗室檔案管理工作的水平。社會在不斷地發展和前進，每個時期對高校實驗室檔案管理工作的要求都有所不同，對高校實驗室檔案管理人員的要求要跟上時代的步伐，除了一些應該具備的基本素質之外，還應該掌握現代化的管理水平和相關的使用技巧。使他們能夠使用計算機進行檔案的整理和分類，熟悉最基本的計算機操作技巧等。

建立健全配置管理在高校實驗室檔案的內部機制。高校實驗室檔案管理的內部人員應該建立一套完整的高校實驗室檔案管理機制，在建立機制的過程中，應該結合高校實驗室檔案管理的特征和需求。在進行統一的管理過程中，還要將員工的任務分配到個人，將責任落實到個人，使高校實驗室檔案管理具有多方位的管理體系。政府還應該加強對高校實驗室檔案管理的指導，使高校實驗室檔案管理工作更加規范符合要求。

【參考文獻】

[1]查爾斯?德普雷，丹尼爾?肖維爾.知識管理的現在與未來[M].北京：人民郵電出版社，2014.

[2]李瑞國.基于知識管理的網絡課程設計[D].山東師范大學，2015.

第8篇：檔案專項管理范文

關鍵詞：企業；檔案數字化外包；質量控制

目前，國內許多企業都在以外包的方式開展檔案數字化工作，并投入了大量的人力、物力和財力，但企業檔案數字化外包的質量控制沒有達到預期的效果，外包質量控制未達到一定的深度，暴露了很多問題，作者通過文獻調研并結合兩年檔案數字化外包質量控制的經驗，對這些問題進行歸納分析，并提出遵循的原則和相應的對策。

一、企業檔案數字化外包質量控制存在的問題及分析

1.外包前檔案部門質量控制規劃不足

首先，企業檔案部門對檔案數字化外包質量控制缺乏科學的規劃。很多企業在檔案數字化外包項目啟動時，并不是以替換檔案原件為目的，而是為了按時完成上級交代的任務。有的企業輕率地認為只要檔案數字化外包出去完成任務就好，沒有考慮外包成品的質量和利用，也沒有對外包中可能出現的各種質量問題進行預測，忽視了對企業檔案數字化外包質量控制進行科學的組織和規劃。其次，企業檔案數字化外包質量控制的規范不健全。關于檔案數字化外包的規范只有國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》，可作為指導企業檔案部門在檔案數字化外包中加強對檔案信息安全管理的依據。而在檔案數字化加工的規范較為充分，覆蓋了業務規范、技術標準規范和人員管理規范等多個方面，但這些檔案數字化加工規范在具體的檔案數字化外包的落實中，各企業的實施標準并未統一。最后，參與外包的企業檔案人員質量控制職責不清晰。在確定進行檔案數字化外包并獲得企業部門領導審批后，企業應該建立檔案數字化外包專項小組。有些企業雖然成立了外包專項小組，但是沒有清晰的制定相關規范，以明確各人的分工和職責，導致企業檔案數字化外包過程中的問題無法解決和追責的現象。

2.外包中檔案數字化加工質量控制不到位

企業檔案部門對外包中檔案數字化加工的質量控制不是很到位。雖然企業檔案部門對檔案數字化加工的外包進行了監督、指導，但是效果不是很明顯。首先，由于外包公司是獨立運作、自我管理，企業檔案部門很難對外包進行適當的管理，對外包成品的質量和項目進度不易做到準確的把握。如果外包公司再頻繁的更換加工人員，則更加影響項目的進度和檔案數字化外包成品的質量。其次，外包公司有時只是注重項目進度，對提出的質量問題視而不見。雖然企業檔案部門安排了專職人員對外包過程進行檢查，但是面對檔案數字化加工大量的工作，企業檔案人員較少，不可能全面的對外包工作進行檢查。最后，外包公司有時會降低加工成本以獲取更大利潤，從而降低了外包成品的質量，導致在檔案數字化外包中出現諸如偷工減料、掃描圖像不清晰完整、OCR識別較低、著錄信息不完整、與實體檔案沒有正確的對應關系等各種質量問題。

3.外包后檔案數字化成品驗收未得到應有的重視

檔案數字化成品驗收是外包的最后環節，企業檔案部門若忽視對這一環節的質量控制，也會使整個外包付之一炬。很多企業對外包的質量控制就是最后驗收，驗收的約束也僅限于數字化的案卷數、錄入的條目數量、數據備份等，而很少對外包成品進行有效的檢查。甚至，有的企業檔案部門沒有驗收標準，對于他們來說驗收就是一個“接收”的過程。這樣一來，企業檔案部門不能經過驗收這一重要的環節，準確的了解外包成品的質量，甚至連外包成品數量缺少都不能及時發現。即使有的企業對提交的外包成品的質量進行檢查，但對發現的不合格數據只是進行修改，并未將發現的問題進行匯總分析反饋給外包公司。

二、企業檔案數字化外包質量控制的原則

為了實現檔案數字化外包質量的控制，其前提要有企業檔案數字化外包質量控制的原則。考慮到企業檔案數字化外包質量控制的問題，筆者認為實施企業檔案數字化外包質量控制應遵循如下原則：

1.全程管理原則

本文認為企業檔案數字化外包質量控制的工作有著完整的周期，企業檔案數字化外包質量控制必須遵循全程管理的原則，就是從檔案數字化外包立項開始到項目驗收結束整個周期進行全程管理。企業檔案數字化外包質量控制的全程管理也是一種過程管理，通過對外包過程質量的控制實現外包成品的控制。由于企業檔案數字化外包過程質量控制的可控性較強，過程控制反饋的周期較短，因此，企業檔案數字化外包中的企業檔案的整理、掃描、圖像處理、OCR識別、成品質檢等每個環節的實施過程進行監控管理，便于及時發現質量控制的問題并及時解決，并根據質量控制的問題不斷地調整外包質量控制的對策。

2.前端控制原則

在企業檔案數字化外包中，把企業檔案數字化加工之前的活動看成是前端，將外包公司對企業檔案進行數字化加工各工序的活動是中端，項目驗收是末端。前端控制要求對整個企業檔案數字化外包質量控制的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合，把需要和可能在實施數字化加工之前實現或部分實現的管理功能盡量在企業檔案數字化加工之前的階段實現。在外包前，企業檔案數字化外包的組織、外包公司的選擇、合同的簽訂、標準規范的制定等前端控制的內容，都是企業檔案數字化外包實施順利和項目驗收的重要保障。前端控制的原則在外包的質量控制中至關重要，確保企業檔案數字化外包質量控制對策的有效實施，也是優化檔案數字化外包質量控制流程，提高外包管理效率的科學理念。

3.動態管理原則

企業檔案數字化外包質量控制必須遵從動態管理的原則，就是企業檔案人員對檔案數字化加工全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對企業檔案數字化外包中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證外包質量控制的實現。例如，外包公司員工流動性較大，而新員工熟悉數字化加工技術規范、崗位職責、數字化軟件的應用需要一段時間，在這段時間內新員工會影響到企業檔案數字化的工序質量、成品的質量，企業檔案人員必須動態調整管理措施，有針對性的進行管理。

4.注重效益原則

企業檔案數字化外包質量控制的目的提高檔案數字化外包成品的質量，以達到“替換原件”的目的。但是目前看來很多企業進行檔案數字化外包后，疏于對外包進行質量控制，導致大批量返工或者外包結束后外包成品成了無法使用的數字垃圾。因此，企業檔案數字化外包質量控制要注重效益原則。注重效益原則能使企業檔案部門以最少的投入獲得最大的效益，能使企業在外包質量控制中減少過程中間環節的失誤返工，節約大量的精力和時間。

三、企業檔案數字化外包質量控制對策

在遵循企業檔案數字化外包質量控制的原則上，做到外包前準備工作的前端控制，外包中檔案數字化加工過程控制排除各環節的低質量隱患，外包后成品驗收質量問題的及時反饋，以解決檔案數字化外包質量控制的問題。

1.加強外包前準備工作的前端控制

外包前準備工作的前端控制是指外包公司對企業檔案數字化加工之前開展的外包前準備工作的控制，即檔案部門對可能產生的質量問題進行事先考慮、規劃，通過準確的定位和科學的規劃，對外包控制階段可能產生的質量問題進行事先控制。外包前準備工作的前端控制主要包含以下幾方面：（1）建立企業檔案數字化外包專項小組。它是企業檔案部門開展檔案數字化外包的根基，是提高外包成品質量的重要保障。外包專項小組的架構要良好并且各崗位人員的職權分明，能夠有效協調數字化外包各成員之間的分工合作，有效地避免出現問題無法追責的現象，確保企業檔案數字化外包質量控制有效地開展。（2）鑒定企業檔案原件，確定外包范圍。企業檔案鑒定環節是根據企業檔案的級別、企業檔案的利用頻率及企業檔案的利用價值大小，確定需要數字化的企業檔案、企業檔案數字化的先后次序以及企業檔案數字化的組織方式，實現對掃描對象的控制，避免重復掃描的情況出現，以減輕對檔案原件的質量影響。通常情況下，對于保管期限為30年及其以上的企業檔案要進行數字化，但要根據企業檔案的保存和實際利用頻率的情況而定。（3）制定企業檔案數字化外包實施方案。企業檔案數字化外包專項小組根據本企業檔案部門現有的資源確定檔案數字化外包實施方案，以加強對外包公司的評選、外包過程的質量控制，確保企業檔案數字化成品滿足合同技術規定要求。（4）制定外包公司選擇依據，合理選擇外包公司。根據本企業檔案原件調研情況和外包實施方案有針對性地選擇數字化外包公司。外包公司選擇將決定企業檔案數字化外包成品的質量水平以及外包公司履行合同的能力。（5）簽訂企業檔案數字化外包合同。選定外包公司后，企業與外包公司應按照《中華人民共和國合同法》簽訂企業檔案數字化外包合同。企業檔案數字化外包合同是制約企業檔案數字化外包雙方，保障彼此的利益；是確保企業檔案數字化外包按照規定的時間順利進行；是企業檔案數字化進行過程質量控制保障企業檔案數字化成品質量的依據。（6）制定企業檔案數字化外包質量控制標準體系。企業檔案數字化加工科技含量高，專業性強，因此必須要有明確的標準體系作為指導。企業檔案人員和外包公司共同根據國家標準和行業的特點，客觀地制定外包質量控制標準，不僅保證參與檔案數字化外包不同的人員在處理相同情況的規范性和一致性，避免在實踐過程中出現質量控制標準模糊，無法界定的情況，還能作為企業檔案數字化外包專項小組的工作依據。（7）搭建企業檔案數字化外包工作環境。企業檔案數字化外包工作環境包括檔案數字化加工場所環境和檔案數字化設備軟硬件環境。企業檔案數字化外包工作環境應參照國家檔案局檔辦發的《檔案數字化安全管理規范》的要求進行搭建。

2.加強外包中企業檔案數字化加工的過程控制

外包中企業檔案數字化加工的過程控制是指企業檔案部門對外包公司進行檔案數字化加工的過程控制。在項目實施過程中，企業安排專人負責監督審核每個環節的質量和協調解決檔案數字化加工過程的問題。企業安排人員管理的形式有兩種，一是安排幾名檔案人員同時對企業檔案數字化的所有工序進行指導；二是按照企業檔案數字化的工序安排各工序負責人進行管理企業檔案數字化外包工作。通過企業檔案工作人員對數字化加工進行常規檢查、指導，保證提高企業檔案數字化外包項目的質量。由于企業檔案的數字化加工是一個環環緊密相扣的系統工程，只要上一個環節的質量問題沒有及時排除，就會導致成品的不合格。因此，一定要加強外包中企業檔案數字化加工的過程控制，制定檔案數字化加工每個環節的工作標準、操作規范、質量標準、檢查方法和解決方案。避免質量不合格的半成品留入下一環節，盡可能及時的消除生產過程各環節出現的質量問題，以達到外包中檔案數字化加工過程控制階段的質量控制。

3.加強外包中數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制

外包中數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制主要是指對外包公司進行數字化加工和外包后成品分批驗收進行事后控制，為后邊繼續進行數字化加工和成品驗收總結經驗。加強外包中檔案數字化加工和外包后成品驗收的反饋控制，可從兩方面入手：（1）外包公司操作人員實現主動反饋，主動發現問題，解決問題，達到良性循序。如何實現外包公司操作人員的主動反饋，就要求企業檔案管理人員加強對外包公司工作人員的反饋意識培訓，讓外包公司的操作人員及時發現問題并反饋，以實現質量監控的良性循環，保證最終的數字化外包成品質量。（2）企業檔案數字化外包專項小組的質量監督。通過外包專項小組對外包公司進行質量監督，可以從旁邊的視角觀察并發現外包中企業檔案數字化加工過程的質量問題，對于發現的影響檔案數字化加工各工序成品和外包后成品質量的問題，及時反饋，督促問題的解決。

作者:郄紅巖 單位:中海油信息科技有限公司北京分公司

參考文獻

[1]俞潔麗.基于全流程的檔案數字化質量控制研究[D].中國人民大學，2014.

第9篇：檔案專項管理范文

一、全面把握檔案業務監督指導的基本含義

1.檔案工作業務的監督和指導主要集中在檔案管理基礎業務中，對檔案信息的加工過程進行監督和管理。檔案管理部門主要以層級的形式存在，每個檔案管理部門都包含相對應的下屬部門，工作人員的監督和指導行為是職責所在。

2.檔案工作的監督和指導具有一定的特殊性，內容范圍相對較廣。第一是對機關、團體及各類單位的文件信息形成和利用的過程進行監督和指導。第二是管理人員可以對檔案館的工作內容進行監督和指導。第三是對檔案行政管理部門的工作進行監督和指導。第四是對檔案學會、協會等的檔案管理工作進行監督和指導。第五是對相關的檔案理論和科學技術研究所以及檔案管理培訓工作過程進行指導。

二、檔案業務監督和指導的一般原則

1.統一領導原則。統一指導原則在檔案管理工作中發揮了重要的作用，在黨的方針政策的正確引導下，檔案事業管理機構一般采用統一領導分級管理的原則，對檔案工作進行改進和完善，提升檔案工作人員的業務素質和能力，分層次分專業加強管理，提高檔案業務工作質量，達到管理監督和指導的目的。

2.總攬全局原則。所謂的總攬全局原則主要體現在具體的檔案業務指導工作上，業務指導部門采用系統的理論來對檔案工作進行分級指導，協調處理局部與整體、局部與局部之間的關系。

3.分級指導原則。分級指導原則是指在檔案體系范圍內，根據統一領導分級管理的工作原則，按照指導部門及相關單位的數量、層次和規模，確定指導的寬度和范圍，以便指導者發揮自身的創造性和主動性開展工作。

4.分類指導原則。分類指導原則是指在具體工作業務中，對不同情況進行指導和分析，提出有針對性的工作要求和方法。做到具體問題具體分析，不片面采用相同的方法解決問題，針對指導對象的差異性，采用科學合理的指導路線。

5.重點指導原則。對存在問題較多的或檔案管理人員頻繁變更的單位進行個別重點指導，幫助他們盡快熟悉檔案業務，掌握基本操作技能，盡快進入工作狀態。對某一時期的重點活動或中心工作進行檔案業務指導和監督，處理主要矛盾和次要矛盾的關系，完成重要檔案材料的歸檔工作。

6.專項指導原則。通過建立協作組的方式檢查各單位檔案工作情況，對其中帶有普遍性的問題進行專項指導。如發現各單位對專項材料的標題不符合規范，就可以通過專項指導來解決。針對各單位出現的問題，從結構、內容、文字概括等方面進行具體指導，明確規范，糾正錯誤。

三、做好檔案業務指導具體工作

1.加強聯系，進一步發揮檔案業務指導的作用。一是各級組織要認真貫徹國家檔案事業的法律、法規和地方關于檔案工作的方針政策，執行檔案工作各項標準、規范，加強檔案基礎業務建設、檔案資源建設、檔案法制建設；二是要加強檔案行政管理部門與各系統、各級檔案部門的聯系、溝通，提高檔案工作網絡效能，保證檔案業務工作的完成和檔案工作整體水平的提高；三是掌握和了解檔案事業發展的經驗，不斷推進檔案工作的創新和發展。

2.轉變觀念，與時俱進改進業務指導方法。服務是檔案工作永恒的主題。業務指導工作一定要貫徹“服務”這個主題，在服務中實施監督，在服務中體現指導。在具體工作中要轉變思想觀念，突破傳統做法，以機關、事業單位及國有企業為基地向各個領域、各個方面、各個層次全方位拓展，特別是私營經濟領域、信用體系建設領域也應納入檔案業務指導的范圍。

3.突出重點，注重業務指導工作的實效性。要做好對一般單位和一般業務工作的指導，要集中力量對重大活動、重點項目及改制企業檔案管理的指導力度和頻率。還要緊跟時展的脈搏，加強對檔案信息化建設、檔案資源開發利用工作的指導和監督。

4.加強教育，提高檔案業務指導隊伍的工作水平。首先要提高認識，增強業務指導工作的責任感；其次要加強學習，提高法制政策水平和業務能力；第三要轉變作風，增強業務指導工作的實效。要經常深入實際，加強調查研究，掌握被指導單位的情況，及時發現工作中的亮點，總結和推廣先進經驗。要注意及時發現新情況、新問題，抓住重點、難點，加強研討，提出工作對策。第四要勇于創新，不斷探索業務指導工作的新思路、新方法。要善于從不合時宜的觀念、做法中解放出來，敢于突破傳統模式，與時俱進，開創符合檔案事業發展規律的檔案工作業務指導的新路子。