檔案管理的難點(diǎn)精選(九篇)
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第1篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
【關(guān)鍵詞】 建筑工程、檔案管理、難點(diǎn)、建議
在建筑工程建造的全部過程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用。現(xiàn)階段很多的建筑工程都沒有意識(shí)到檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，很多時(shí)候都忽略了檔案管理的工作。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解提出了以下一些看法與建議。
一、現(xiàn)階段建筑工程檔案管理中存在的難點(diǎn)
雖然已經(jīng)有很多的建筑工程開始重視了檔案管理的工作，也開始逐步的實(shí)施了這項(xiàng)工作，可是在現(xiàn)實(shí)的建筑工程檔案管理工作中的難點(diǎn)有很多，作者將其主要分為了以下幾個(gè)方面，具體表現(xiàn)如下所示：
1.1檔案的收集過程復(fù)雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎(chǔ)的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問題，那么之后的檔案管理也就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題了。許多的建筑工程在工程建造的過程中，由于工程量大、工程建設(shè)時(shí)間久等問題而忽略了檔案的收集，或者說在工程建造的過程中丟失了部分資料，這都會(huì)造成檔案收集的困難。
1.2很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于建設(shè)工程的各個(gè)部門的監(jiān)督管理。建筑工程的檔案管理是復(fù)雜而系統(tǒng)的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對(duì)于工程建設(shè)的各個(gè)部門進(jìn)行監(jiān)督管理。一般來說，建筑工程的施工是由多個(gè)部門共同實(shí)施的，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門進(jìn)行管理，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門的監(jiān)督就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不全面，這對(duì)于檔案管理來說是非常不利的。
1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項(xiàng)建筑工程的建設(shè)完成之后，檔案管理的工作人員需要進(jìn)行整理資料，將檔案進(jìn)行編制與裝訂成冊(cè)，這兩項(xiàng)工作的要求是非常高的，因?yàn)樗枰ぷ魅藛T擁有較高的專業(yè)素質(zhì)。可是現(xiàn)階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業(yè)素質(zhì)不夠高的問題。
二、如何做好建筑工程的檔案管理工作
如何才能科學(xué)、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點(diǎn)，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問題之一。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解，將解決的措施分為了以下幾點(diǎn)：
2.1完善建筑工程的檔案管理系統(tǒng)[3]。良好有效地檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業(yè)必須為檔案管理提供良好的環(huán)境，比如說將建設(shè)單位的各個(gè)部門結(jié)合起來，建立檔案管理系統(tǒng)，來避免收集資料困難的問題。除此之外，還應(yīng)該全面的實(shí)行責(zé)任制度。這種責(zé)任制度是指將責(zé)任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容與責(zé)任相結(jié)合的制度，這樣的話哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。
2.2頒布相關(guān)的檔案管理的法律法規(guī)[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關(guān)于建筑工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)來說還比較少，政府應(yīng)該積極的頒布相關(guān)的法律來規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作。比如說，在建筑工程檔案管理的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照《建筑工程資料管理規(guī)程》來進(jìn)行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時(shí)，頒布的相關(guān)檔案管理法律還應(yīng)該嚴(yán)格的規(guī)定檔案管理的相關(guān)工作流程，讓這些法律起到真實(shí)的指導(dǎo)、管理作用。
2.3強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上對(duì)于工作人員進(jìn)行認(rèn)真的考核。建筑企業(yè)應(yīng)該積極的對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)來提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，可以開展檔案管理專業(yè)的課程，來教授檔案收集的方法、管理的方法等等內(nèi)容，使其在將檔案進(jìn)行編制等等的工作完成的更加出色。在對(duì)于工作人員進(jìn)行培訓(xùn)之后，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，實(shí)施嚴(yán)格地考核制度。對(duì)于優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，增加工作人員的信心與熱情；而對(duì)于工作表現(xiàn)不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細(xì)心的目的。檔案管理的工作人員還應(yīng)該積極地對(duì)于工作進(jìn)行總結(jié)思考，努力將檔案管理工作做到最好。
2.4加強(qiáng)對(duì)于建筑工程的各項(xiàng)監(jiān)督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對(duì)檔案管理資料收集困難的問題，建筑工程只有對(duì)于建設(shè)過程的各方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，對(duì)于各個(gè)參與建設(shè)的單位檔案進(jìn)行監(jiān)督才能切實(shí)的收集到相關(guān)資料。比如說，對(duì)于參與建設(shè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督；對(duì)于原材料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督等等。但是在資料收集的過程中會(huì)出現(xiàn)不容易收集的部分，這種時(shí)候檔案管理工作人員應(yīng)該特別注意，比如各類原材料的檢驗(yàn)證書等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來的工作提高保障。
2.5做好建筑工程檔案交底的各項(xiàng)工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進(jìn)一步的對(duì)于建筑工程的檔案進(jìn)行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項(xiàng)工作更是十分重要，一般來說都是由工程負(fù)責(zé)人、檔案管理負(fù)責(zé)人。技術(shù)人員等等一起舉辦交底的會(huì)議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個(gè)問題，具體如下：
2.5.1明確每個(gè)部門的責(zé)任，提出相應(yīng)的檔案管理的工作方法。這一點(diǎn)主要是工程建設(shè)單位對(duì)于檔案管理的詳細(xì)情形進(jìn)行交底，使得檔案管理順利進(jìn)行。
2.5.2工程建設(shè)單位為其他部門或者是單位就工程的基本問題進(jìn)行介紹。這里介紹的內(nèi)容包括了工程的建設(shè)方案、預(yù)算工期等等。通過這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。
2.5.3監(jiān)督部門就檔案的監(jiān)督管理工作進(jìn)行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。
三、結(jié)語
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會(huì)進(jìn)行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會(huì)變得越來越困難，也需要進(jìn)行一定的改革。本文作者認(rèn)為，只有首先認(rèn)識(shí)到了檔案管理中的難點(diǎn)才有可能克服這些難點(diǎn)，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實(shí)的做到了以上提出的幾點(diǎn)措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發(fā)展才會(huì)更好。
參考文獻(xiàn)
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第2篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；制度；現(xiàn)代化；服務(wù)
1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性
（一）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展
在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作已經(jīng)成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能否清楚了解本單位的具體運(yùn)行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢(shì)下有效的檔案管理途徑，如實(shí)高效地將本單位的發(fā)展?fàn)顩r反映出來，不僅能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，而且對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場競爭力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。
（二）可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理提供參考依據(jù)
機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料不僅包含員工的各項(xiàng)信息，而且包含了單位發(fā)展中所取得的成果和總結(jié)，以及單位發(fā)展的全過程，是對(duì)單位集中管理的體現(xiàn)。通過對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的查詢和應(yīng)用，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位后期的管理工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設(shè)的重要記錄資料，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息材料的總體匯總，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展有重要的促進(jìn)作用，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要。
2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)
（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時(shí)整檔人員來應(yīng)對(duì)檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時(shí)，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實(shí)效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無法整齊歸類，或是及時(shí)更新。又或是，在檔案管理人員變動(dòng)的時(shí)候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。
（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制度
規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個(gè)部門自己來進(jìn)行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對(duì)信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。
（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高
隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普遍，社會(huì)的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設(shè)上還有待加強(qiáng)。
3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策
（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)
首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)自身發(fā)展的狀況建立一套完善詳細(xì)的檔案管理制度，合理劃分各個(gè)崗位人員的職責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)禁杜絕違法違紀(jì)行為。
其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，
遵守領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)管理，依據(jù)制度要求進(jìn)行分類管理，保證檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內(nèi)部建立專門的檔案規(guī)范化管理小組，制定健全詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確依據(jù)工作計(jì)劃開展工作，保證檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行。
（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)
由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識(shí)，還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動(dòng)，使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核，促使工作者對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感，這些均能夠從本質(zhì)上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。
（三）加大檔案管理資金投入
想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。
首先，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等，一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞，必須要及時(shí)上報(bào)，申請(qǐng)維修。
（四）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進(jìn)檔案分類，為單位發(fā)展提供更加全面的資料信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以建立檔案共享平臺(tái)，通過檔案共享平臺(tái)進(jìn)行檔案的查詢和登記工作，可以方便對(duì)檔案資料的利用。還可以通過計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案信息的完善，提升工作的效率和質(zhì)量。
（五）開展檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)
檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和服務(wù)理念，積極開展新形勢(shì)下的創(chuàng)新理念，提高服務(wù)意識(shí)。可以依據(jù)目前網(wǎng)絡(luò)方便、快捷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新和補(bǔ)充，充分發(fā)揮檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。也可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用與單位發(fā)展相符的檔案管理模式，將單位發(fā)展的實(shí)際狀況融合進(jìn)檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。
4 結(jié)語
綜上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)本單位具體的發(fā)展?fàn)顩r建立全面的檔案管理體系，并針對(duì)目前檔案管理工作中存在的問題找出相對(duì)應(yīng)的解決辦法，同時(shí)要提升檔案管理人員的素質(zhì)和積極性，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效發(fā)展提供保障。
參考文獻(xiàn)
第3篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
【關(guān)鍵詞】聲像檔案管理：重要性：難點(diǎn)；對(duì)策
在信息化、數(shù)字化浪潮洶涌而來的今天，我們供電企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各類活動(dòng)中，使用數(shù)碼錄音和數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)，形成了大量的音頻、視頻文件和存儲(chǔ)載體…一光盤、錄音帶、等。 以及收集企業(yè)在生產(chǎn)、科研與經(jīng)營活動(dòng)中形成的照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、證書、錄音、錄像帶與光盤資料等，很大程度的真實(shí)的反映了企業(yè)的成長歷程，從而對(duì)聲像檔案也有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。
1. 企業(yè)聲像檔案管理工作的重要性
聲像檔案能將鮮活的現(xiàn)實(shí)場景原貌地保存下來，傳諸后世，再現(xiàn)于后人的視、聽覺感官，因此，較之其他載體材料的檔案，就顯現(xiàn)出自己優(yōu)勢(shì)。
2. 企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點(diǎn)
2.1聲像檔案意識(shí)談薄。
在如何看待聲像檔案上，普遍存在著這樣兩種思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：一種是部分人根本就不清楚聲像也是檔案。他們一直誤以為只有紙質(zhì)的文件、資料、報(bào)告、總結(jié)、履歷等等才是檔案，而企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營或其他活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等，一旦拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要?dú)w檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，用完就算完了，怎么處理這些聲像資料屬于個(gè)人行為，還有個(gè)別人以個(gè)人版權(quán)為借口不交照片等等。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長期在個(gè)人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的大量流失，導(dǎo)致企業(yè)檔案不齊全不完整，嚴(yán)重影響了企業(yè)聲像檔案的完整歸檔、長久保護(hù)和開發(fā)利用。
2.2收集整理歸檔不及時(shí)。
（1）管理分散，聲像檔案材料大多數(shù)保存在形成部門和個(gè)人手中，誰制作誰保管，只拍、錄，事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行整理，更不向檔案部門移交。致使大多數(shù)有價(jià)值的生產(chǎn)實(shí)踐工、科學(xué)實(shí)踐或有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng)，往往不能留下完整、系統(tǒng)的聲像檔案資料。
（2）損失嚴(yán)重，有的單位對(duì)部分因時(shí)間較長、利用率相對(duì)較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內(nèi)容的現(xiàn)象較多。如事后發(fā)現(xiàn)又需用這些聲像檔案時(shí)而再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄，這種離奇“制造”的資料，說它是贗品未免有些過分，但總會(huì)給人一種摻假的感覺，因此它已經(jīng)失去了原汁原味的真實(shí)美和凝重的歷史感。此外，在保管條件上，有部分單位或部門因不具備保護(hù)聲像檔案的特殊條件，而嚴(yán)重影響了聲像檔案的壽命。
（3）遺留問題多，其一有的雖有聲像資料，但也只是集體合影、會(huì)議場景、人物發(fā)言一套程式化的、新聞導(dǎo)語式的內(nèi)容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細(xì)節(jié)，沒有內(nèi)涵和深度。其二有的聲像資料攝錄后，沒有及時(shí)輔以必要的文字說明（包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和制作者等），相隔時(shí)間一長，時(shí)過境遷，人事更動(dòng)，在就無法記憶和認(rèn)知了。這種聲像資料的作用和價(jià)值必然受損，大打折扣。
現(xiàn)在，企業(yè)受檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益不大的局限，不可能花大量資金投入到檔案的現(xiàn)代化建設(shè)中，結(jié)果就是沒有專門的保管庫房保存聲像檔案，即使有也不能享受和人事、科技檔案同樣的待遇。由于溫濕度無法保證控制在規(guī)定范圍內(nèi)，致使聲像檔案難以長久保存。
3. 進(jìn)一步加強(qiáng)本單位聲像檔案集中管理的對(duì)策
3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)。
要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計(jì)劃、規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保足夠的人力、物力、資源的配備。通過媒體或舉辦聲像檔案展覽，向社會(huì)大力宣傳檔案工作的重要性，以提高全民的檔案意識(shí)，還要認(rèn)真貫徹落實(shí)好《檔案法》，按照法律和政策規(guī)定，以對(duì)黨負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度歷史責(zé)任感，切實(shí)做好這項(xiàng)工作。
3.2建立健全聲像檔案管理的各項(xiàng)制度。
3.2.1首先要制定一個(gè)管理辦法來規(guī)范聲像檔案歸檔工作。完善制度建設(shè)，確保聲像檔案的齊全、完整、系統(tǒng)。 完善聲像檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，檔案人員要直接參與聲像檔案內(nèi)容的拍攝和制作，將這項(xiàng)工作也要納入檔案工作人員職責(zé)范圍，使聲像檔案管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.2.2檔案部門要運(yùn)用行政手段和經(jīng)濟(jì)手段，對(duì)聲像資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。
3.2.3主要渠道有：
（1）通過正常移交接收。業(yè)務(wù)部門移交檔案館。
（2）重點(diǎn)單位、重點(diǎn)部門重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通，及時(shí)掌握情況。
（3）重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除承擔(dān)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。
（4）廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在個(gè)人手中的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等多種方式廣泛征集。
（5）檔案部門直接征集。檔案人員參與各類重大活動(dòng)的拍攝針對(duì)公司重大活動(dòng)（重要會(huì)議）聲像檔案收集，由主辦單位通知檔室派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保公司重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面開發(fā)利用。
3.2.4此外，對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，確保有關(guān)規(guī)章制度落到實(shí)處；必須制定有效的配套措施，明確與聲像檔案有關(guān)部門和人員的責(zé)任，做到有章可循、有法必依。還要加大宣傳力度，利用廣播、電視、報(bào)刊等多種形式宣傳聲像檔案的重要作用，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量和時(shí)效。
3.3結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。
（1）企業(yè)聲像檔案保存條件普遍達(dá)不到要求，短時(shí)間內(nèi)都設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。按照《照片管理規(guī)范》的要求，底片控制在13～15℃，相對(duì)濕度在35～45%；照片控制在14～ 24℃.相對(duì)濕度在40～60%的環(huán)境中。磁帶一般要求其環(huán)境的溫度在25℃以下，濕度以50%左右為宜。保存的母帶，溫度在8一l2c|C，45～50%的濕度中保存。保存期間溫度的波動(dòng)應(yīng)該小于正負(fù)5℃，濕度波動(dòng)小于正負(fù)l0%。光盤理想的貯藏條件是有溫度濕度控制的計(jì)算機(jī)房，環(huán)境溫度為20℃，濕度45%。
（2）從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。 首先，聲像檔案要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；再次，增加空調(diào)控制好溫濕度，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。2004年一次性投入資金30余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架130組、底圖柜10個(gè)、電子文檔2柜個(gè)、購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)儀器設(shè)備。設(shè)置了獨(dú)立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為我公司在今后各類檔案的管理走向一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓館藏檔案更好地發(fā)揮作用。
4. 加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源共享
第4篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
我國有很多不同規(guī)模的醫(yī)院，這些醫(yī)院管理的規(guī)范化程度不同，很多醫(yī)院在內(nèi)部管理方面都存在著較為嚴(yán)重的問題，有些甚至是從未得到徹底解決的痼疾。本文主要探討醫(yī)院檔案管理，以下就對(duì)當(dāng)前我國一些醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面存在的難點(diǎn)問題進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個(gè)重要方面，并在一定程度上體現(xiàn)著醫(yī)院總體管理水平的高低，檔案管理中的問題也反映著醫(yī)院各方面管理的普遍問題，表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先是醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。工作人員缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，難以全身心的投入到工作中，工作質(zhì)量和工作效率也都會(huì)受到很大的影響。例如檔案管理工作人員在收集整理檔案時(shí)，如果沒有一個(gè)正確的意識(shí)和態(tài)度，就會(huì)將所有檔案馬虎歸類后草草了事，甚至錯(cuò)置檔案，導(dǎo)致查閱工作的延誤與耽擱；醫(yī)療設(shè)備檔案屬于動(dòng)態(tài)檔案，需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間進(jìn)行管理，而工作人員容易忽略這一點(diǎn)；在管理有些醫(yī)療設(shè)備檔案時(shí)需要注重設(shè)備論證、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備說明書等方面的管理，而工作人員往往注重醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的管理。由此可以看出，管理意識(shí)對(duì)于醫(yī)療設(shè)備管理工作的重要性，它直接影響到整個(gè)管理工作的質(zhì)量。
（二）定期管理醫(yī)療設(shè)備檔案時(shí)間長
相較于醫(yī)院其他檔案資料，醫(yī)療設(shè)備檔案需要記錄的內(nèi)容較多，并且用時(shí)較長，相當(dāng)于是一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的戶口本。所以說，醫(yī)療設(shè)備檔案具有周期長，記錄內(nèi)容全面、使用方面等特點(diǎn)。對(duì)其進(jìn)行管理也有一定的周期性。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從申報(bào)就開始運(yùn)行，中間購置、使用、維護(hù)、計(jì)量、降級(jí)、報(bào)廢等每個(gè)環(huán)節(jié)都需進(jìn)行詳細(xì)、全面的記錄，完成單項(xiàng)設(shè)備管理全過程比檔案管理所用的時(shí)間還要長，并更容易受到不同因素的影響，導(dǎo)致管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。
（三）缺乏現(xiàn)代管理手段
隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，醫(yī)院也在不斷引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，來達(dá)到有效治療的目的，相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也需要有所改善，適合管理不同類型的醫(yī)療設(shè)備檔案。盡管在很多醫(yī)院已經(jīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段進(jìn)行管理，但是管理上不夠正規(guī)，很多管理手段未能真正的發(fā)揮作用。還有很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理還停留在手工收集、檢索階段。
二、解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點(diǎn)問題的對(duì)策
針對(duì)當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備及檔案管理中出現(xiàn)的問題，可以采取以下措施予以解決：
（一）提高管理人員的管理觀念
醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量直接決定著醫(yī)院醫(yī)療工作能否正常的開展。因此，提高醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識(shí)至關(guān)重要。在日常工作中，有效解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理難點(diǎn)，才是提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)所在，第一步就是要不斷提高管理人員的科學(xué)管理意識(shí)，需要經(jīng)過長期的培訓(xùn)和鍛煉，循序漸進(jìn)的增強(qiáng)管理人員意識(shí)，做好科學(xué)管理醫(yī)院檔案的宣傳工作，讓每一位工作人員都了解到推行醫(yī)療設(shè)備檔案科學(xué)管理工作的重要性，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員能夠全身心地投入到在日常管理工作中，極大提高工作質(zhì)量和工作效率，并以此為契機(jī)，全面推進(jìn)醫(yī)院的綜合管理進(jìn)程，并能將此理念應(yīng)用到臨床工作中來。
（二）完善管理制度
一個(gè)健全的管理制度不僅能夠?yàn)榛颊咛峁┍容^完善的服務(wù)，還能夠彰顯醫(yī)院文化特色。要明確各級(jí)管理和使用人員的責(zé)任，建立崗位責(zé)任制；確定各科室工作管理的目標(biāo)和崗位職責(zé)；管理工作人員必須依據(jù)管理制度，解決醫(yī)療設(shè)備檔案中的管理問題并遵循相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。制度健全的程度也是醫(yī)院綜合實(shí)力的體現(xiàn)，在制度的完善上，要發(fā)揮各科室的協(xié)調(diào)功能，在相互監(jiān)督中推動(dòng)制度的不斷完善與進(jìn)步。
（三）采用現(xiàn)代管理模式
醫(yī)院管理中要采取與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，這是提高醫(yī)院現(xiàn)代化、正規(guī)化的內(nèi)在要求。通過應(yīng)用現(xiàn)代管理模式取代以往的人工管理方式，不僅僅提高了醫(yī)院管理整體水平，同時(shí)也能夠樹立醫(yī)院的良好形象。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，采用符合醫(yī)院實(shí)際需求的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確登記和查詢醫(yī)療設(shè)備采購信息、出入庫信息等。此外，網(wǎng)絡(luò)信息管理可以促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備技術(shù)管理、維修管理、財(cái)務(wù)管理等管理方面的發(fā)展，進(jìn)一步的完善和拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理的空間，提高管理效率。所以，只有通過應(yīng)用現(xiàn)代的管理模式，才能促使醫(yī)院的發(fā)展緊隨時(shí)代的步伐。
（四）落實(shí)管理責(zé)任
第5篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；聲像
0 引言
所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設(shè)工程聲像檔案，就是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的過程中產(chǎn)生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設(shè)過程，對(duì)于城市建設(shè)發(fā)揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設(shè)、舊城改造的過程中，城建聲像檔案能夠?qū)τ诔鞘械膫鹘y(tǒng)特色進(jìn)行傳承和發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)品味的大幅度提升。接下來，本文將首先從不同的角度來深入地探索城建聲像檔案管理的難點(diǎn)，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎(chǔ)上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策。
1聲像檔案特征
聲像檔案的特征主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是相對(duì)于文字性的紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案通過照片、聲音、錄像等方式進(jìn)行記錄，給人一種更為直觀的印象，而且其記錄的大多數(shù)都是在社會(huì)發(fā)展過程中社會(huì)群體的變化，在翻閱的過程中會(huì)造成強(qiáng)烈的情感沖擊。二是聲像檔案在收集和整理的過程中具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，如磁帶檔案在外觀上并不能區(qū)分出其是原件或復(fù)印件，而在照片檔案中，原版和翻版的照片也通常難以進(jìn)行辨別，這些都給聲像檔案管理工作帶去了一定的難度，同時(shí)也更凸顯了聲像檔案的珍貴。
2 城建聲像檔案管理的難點(diǎn)
2.1檔案的保存處置存在著較大的隨意性
在當(dāng)前形勢(shì)下，盡管許多城建聲像檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問題，導(dǎo)致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。
2.2不具備健全的管理制度和管理措施
在城建聲像檔案管理的過程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來說，在城建項(xiàng)目的建設(shè)過程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業(yè)部門，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的部門來對(duì)于城建聲像檔案開展集中管理。與此同時(shí)，沒有根據(jù)城建聲像檔案的種類、時(shí)間等各個(gè)方面的特性來加以分類管理，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的價(jià)值不能夠得到科學(xué)有效地發(fā)揮。
2.3城建聲像檔案拍攝人員素質(zhì)參差不齊
城建聲像檔案收集工作具備非常強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強(qiáng)的工作技能。但是，在現(xiàn)階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問題比較嚴(yán)重，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來說，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業(yè)余兼職人員，這就導(dǎo)致城建聲像檔案的拍攝時(shí)間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內(nèi)容的有效性。
2.4檔案意識(shí)不強(qiáng)，資源收集困難
首先，許多建設(shè)和施工單位對(duì)城建檔案的工作認(rèn)識(shí)模糊，意識(shí)淡薄，對(duì)城建檔案統(tǒng)一集中管理的原則缺乏認(rèn)識(shí)，出現(xiàn)了一些部門為了便于個(gè)人使用，而不愿將聲像資料無償交給檔案部門管理的情況。甚至即使檔案部門去收集時(shí)，他們往往也不愿交，而是經(jīng)常從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，造成珍貴資料內(nèi)容丟失甚至損壞。其次，由于城建聲像檔案的形成主要是多部門拍攝，隨機(jī)性強(qiáng)。例如同一業(yè)務(wù)活動(dòng)由幾個(gè)部門共同參加，各部門則根據(jù)自己需要形成的相應(yīng)檔案材料，但由于檔案歸集制度不明、歸集職責(zé)不清，使在歸檔過程中出現(xiàn)相互推諉，都不負(fù)責(zé)現(xiàn)象，最終導(dǎo)致檔案材料各歸東西，造成資源收集上的難以控制。
3 解決城建聲像檔案管理的難點(diǎn)的對(duì)策
3.1進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件
城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來進(jìn)行單獨(dú)地保存，并且也一定要遠(yuǎn)離光線、磁場等介質(zhì)。進(jìn)一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的使用壽命的增長，有利于實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案的集中管理。
3.2進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度
一方面，必須切實(shí)提升廣大的公眾對(duì)于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認(rèn)識(shí)程度。應(yīng)該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過廣播、電視、散發(fā)宣傳小冊(cè)子等等各種各樣的途徑來切實(shí)保證廣大的公眾都真正意識(shí)到城建聲像檔案集中管理的重要意義。另一方面，必須進(jìn)一步建立健全檔案管理的法制建設(shè)，同時(shí)通過相關(guān)的制度來嚴(yán)格落實(shí)。對(duì)于分散在不同的業(yè)務(wù)部門的城建聲像檔案，必須通過制度的方式來增強(qiáng)城建聲像檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時(shí)間之內(nèi)有效地集中城建聲像檔案。另外，針對(duì)現(xiàn)階段城建聲像檔案保存分散的問題，必須督促各個(gè)保存單位統(tǒng)一建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度，實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進(jìn)一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過程中，也必須采取科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲方法來進(jìn)行保障，通過這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學(xué)管理有序進(jìn)行。
3.3加強(qiáng)聲像檔案保管技術(shù)
聲像檔案在管理方面存在很大的難度，其對(duì)于保存環(huán)境要求較高，為了長久的保存這些珍貴的資料，就必須為其提高一個(gè)恒溫、恒濕、防震、防磁、防火以及避光等條件的保管環(huán)境。但我國目前的城建檔案館中聲像檔案的保管技術(shù)還沒有達(dá)到這種程度，導(dǎo)致部分資料遭到不同程度的破壞與損失。為了盡快提高聲像檔案保管效率，我們要加強(qiáng)聲像檔案的保管技術(shù)，在為其建立專門收藏室的同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行妥善保管，如將聲像檔案進(jìn)行獨(dú)立分類，利用聲像柜或者密閉的柜子進(jìn)行存放，并嚴(yán)格控制存放庫房的溫度以及濕度，將聲像柜放在遠(yuǎn)離光線與磁場的地方。對(duì)于聲像檔案實(shí)行定期檢查與護(hù)理，延長其使用壽命。
3.4做好資金保障和人才培養(yǎng)工作
一方面，必須切實(shí)保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，離不開大量的人員和專業(yè)設(shè)備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入，并且借助于向社會(huì)進(jìn)行融資等一系列的方式來保障城建聲像檔案管理的資金需求。另一方面，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于城建聲像檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)以及監(jiān)督指導(dǎo)工作，通過這種方式，最大限度地提升城建聲像檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)階段，城建聲像檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理依然面臨著很多困難，必須通過循序漸進(jìn)的方式來進(jìn)行管理，先在各工作項(xiàng)目部門形成該項(xiàng)目的完整聲像檔案的集中管理。由此看來，有必要對(duì)于各個(gè)項(xiàng)目部門設(shè)立專業(yè)人員、專門制度和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保障項(xiàng)目部門聲像檔案集中采集和管理工作的正常開展。
第6篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
【關(guān)鍵詞】信息化管理；檔案管理信息化
一.引言
檔案真實(shí)的記錄著一切活動(dòng)，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的逐漸成熟和擴(kuò)展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性。在信息化檔案管理?xiàng)l件下，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。
二.檔案信息化管理概述
1.檔案信息化管理系統(tǒng)的組成
信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。
（1）檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四方面，同時(shí)能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)多個(gè)客戶端同時(shí)對(duì)不通材料檔案進(jìn)行采集，大大提高了信息采集的效率，在實(shí)際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。
（2）檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)部分組成。
（3）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時(shí)，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。
2.檔案信息化管理的價(jià)值和意義分析
檔案信息化管理是我國現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)對(duì)人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計(jì)算機(jī)專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實(shí)際工作中得到很多的利用。在整個(gè)工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點(diǎn)和原則，同時(shí)對(duì)今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進(jìn)行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作和政策理念的健全完善。
三.信息化檔案管理對(duì)高素質(zhì)館員的要求
1.檔案管理信息化對(duì)檔案工作者提出了新的技能要求
檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢(shì)。經(jīng)過實(shí)踐證明，檔案信息化可以讓每一個(gè)檔案信息的利用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)起來，從而使得需要存儲(chǔ)時(shí)間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲(chǔ)的缺陷，進(jìn)而讓每一位信息利用著都能準(zhǔn)確快速的獲取所需要的信息。
2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的快速發(fā)展對(duì)于促進(jìn)檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發(fā)重要起來。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對(duì)信息素養(yǎng)的理解主要包括：對(duì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對(duì)信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識(shí)別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識(shí)，包括社會(huì)上的、經(jīng)濟(jì)上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。
四.信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略
1.提升綜合素質(zhì)
首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強(qiáng)化信息化管理工作意識(shí)，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實(shí)踐工作。單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評(píng)估工作，對(duì)于進(jìn)步明顯的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進(jìn)行項(xiàng)目的審核與研究，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強(qiáng)資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運(yùn)行，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在實(shí)踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定程度上的修改和補(bǔ)充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲(chǔ)的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對(duì)于一些合同性的文件，在實(shí)踐當(dāng)中不僅需要對(duì)其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進(jìn)行分析同時(shí)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對(duì)政策的完善和補(bǔ)充，更好的促進(jìn)檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應(yīng)當(dāng)保證其存儲(chǔ)格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點(diǎn)是當(dāng)前檔案管理工作的基本原則。
2.檔案工作者要再提高認(rèn)識(shí)
檔案工作者要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，切實(shí)意識(shí)到提高自身素質(zhì)對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認(rèn)識(shí)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價(jià)值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)找差距、補(bǔ)不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進(jìn)知識(shí)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識(shí)，努力掌握好外語和應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅(jiān)持長時(shí)間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對(duì)檔案管理信息化的要求。
3.在職檔案人員培訓(xùn)要再強(qiáng)化
檔案工作者素質(zhì)的提高除自身因素之外，也需要領(lǐng)導(dǎo)多提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。領(lǐng)導(dǎo)者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)：第一，檔案工作者座談會(huì)，通過定期或不定期組織不同社區(qū)的檔案工作者進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，讓經(jīng)驗(yàn)多的、技術(shù)能力好的檔案管理員帶動(dòng)經(jīng)驗(yàn)少的、技術(shù)能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學(xué)習(xí)檔案采集、處理與數(shù)據(jù)庫加工、信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開發(fā)等技術(shù)知識(shí)。
第7篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理；建議；思考
引言
基層法院檔案管理不僅僅是法院工作的一種記錄，也是對(duì)其工作的一種總結(jié)。并且基層法院作為我國法院工作的基礎(chǔ)單位，承擔(dān)著為上級(jí)機(jī)關(guān)真實(shí)的傳送信息的更多責(zé)任，是我國社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。我國的相關(guān)審判機(jī)關(guān)共分為四個(gè)等級(jí)，而基層法院肩負(fù)著大量的處理、審判、執(zhí)行等任務(wù)，是最接近人民的法院，受人民最密切的監(jiān)督。所以其檔案管理工作較為繁雜，并且較具典型性和代表性。根據(jù)基層法院的一些特點(diǎn)及職責(zé)，其檔案管理工作的加強(qiáng)已經(jīng)成為法院工作中的重點(diǎn)。
一、基層法院檔案管理特點(diǎn)
基層法院承擔(dān)著我國基層人民及其更多的相關(guān)任務(wù)，其檔案管理也較為復(fù)雜，涉及類別較多，主要分為文書文件檔案、訴訟業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案。眾多的檔案圍繞的一個(gè)中心點(diǎn)都是我國基層法院的日常任務(wù)與法院的審理判決等。根據(jù)其工作性質(zhì)與工作范圍，主要有以下就幾個(gè)特點(diǎn)。
第一，檔案資料的重要性。因?yàn)榛鶎臃ㄔ翰粌H僅是處理基本的人民之間的相關(guān)糾紛，更重要的是針對(duì)相應(yīng)案件的檔案管理，為上級(jí)法院乃至國家人民法院提供珍貴的審理資料與案件卷宗。在基層法院的檔案管理中，不僅僅是庭審記錄，還保存著案件最原始的證據(jù)，及審判結(jié)果，調(diào)解過程等。每一份都屬于獨(dú)一無二的資料，所以其珍貴性可想而知。第二，檔案保管時(shí)間不一。在基層法院檔案管理過程中，不同的案件保管時(shí)間也不盡相同，并且對(duì)于某些疑難案卷的管理保存時(shí)間還應(yīng)延長，這也對(duì)基層法院的檔案管理工作帶來一定的難度。第三，管理形式多樣化，根據(jù)不同案件的審理及其證據(jù)種類的不同，基層法院的案件管理不僅僅是以文字的形式保存下來，更重要的是還有相關(guān)的音頻、視頻、圖片等珍貴資料及證據(jù)，需要分類保存。
二、基層法院檔案管理存在的相關(guān)問題
（一）檔案基數(shù)過大
隨著時(shí)間的推移，社會(huì)的不斷發(fā)展，人們產(chǎn)生的糾紛也變得多樣化，基層法院相關(guān)案件審理數(shù)量增大，導(dǎo)致檔案管理基數(shù)的增加。此種情況為基層法院檔案管理及分類整理、查詢等工作都Ю戳艘歡ǖ睦難。在有限的人員和有限的技術(shù)手段下，檔案管理程序的完善與創(chuàng)新已經(jīng)迫在眉睫。
（二）基層法院檔案管理人員配備不專業(yè)
在基層法院的檔案管理工作中，會(huì)有專業(yè)的管理人員，但是很多單位由于對(duì)檔案的重視度不夠或其他多種原因，導(dǎo)致很多人認(rèn)為檔案管理人員屬于閑置，工作也不重要，致使管理人員人手不夠。此種情況下，一般的基層法院會(huì)對(duì)人員進(jìn)行調(diào)整，派遣人員臨時(shí)性地幫助檔案管理人員進(jìn)行本職工作，這就導(dǎo)致了人員專業(yè)素質(zhì)的水平低下，導(dǎo)致檔案管理疏忽及紕漏的出現(xiàn)。
（三）電子檔案管理不重視
基層法院對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不全面，認(rèn)為檔案管理更多的是對(duì)紙質(zhì)文件的管理，對(duì)視頻、音頻、等電子檔案的管理產(chǎn)生疏忽，導(dǎo)致很多音像資料的流失，為資源共享數(shù)據(jù)庫的完善帶來很大損失。
三、基層法院檔案管理若干建議
（一）細(xì)化檔案管理
基層法院檔案管理具有及其龐雜的特點(diǎn)，眾多的檔案管理基數(shù)，為工作的開展帶來了很大的困難。所以基層法院應(yīng)對(duì)以往的案件的管理進(jìn)行大規(guī)模的普查，綜合整理案件檔案，對(duì)沒有利用價(jià)值的案件檔案進(jìn)行篩選排查。并且在檔案管理方面細(xì)化檔案的保存時(shí)間，縮小檔案管理困難，規(guī)范化檔案管理工作流程。除此之外對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，建立全面的信息查詢系統(tǒng)大規(guī)模的解放人力。
（二）提高檔案管理人員素質(zhì)及配備
針對(duì)基層檔案管理人員素質(zhì)不夠?qū)I(yè)的問題及相應(yīng)人員配備不充足的問題，基層法院應(yīng)定期的對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)過后及時(shí)對(duì)人員進(jìn)行考核，并且及時(shí)安排人員進(jìn)行相互交流及進(jìn)修，綜合的提高檔案管理人員素質(zhì)。針對(duì)人員配備不充足的問題，基層法院應(yīng)更改管理人員的薪資待遇及福利，提高人員對(duì)其工作的重視。
（三）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化
紙質(zhì)檔案數(shù)量的增加導(dǎo)致檔案管理工作難度的加大，并且紙質(zhì)檔案具有不易保存等特點(diǎn)，空間占據(jù)量也極大。并且紙質(zhì)檔案的保存還用注意防火、防潮、防蟲。所以在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案的管理方面，基層法院應(yīng)建立信息化的檔案管理方式，使紙質(zhì)檔案更大程度的進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，不僅可以增大檔案的信息儲(chǔ)存量。并且隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)更便于檔案的查找翻閱，加大信息儲(chǔ)存量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。全面提升基層法院工作質(zhì)量與效率。
四、結(jié)語
現(xiàn)階段基層法院在檔案管理、儲(chǔ)存、信息查找等方面存在著嚴(yán)重的不足，這是現(xiàn)階段我國基層法院有待解決的問題之一。在法制化進(jìn)程逐步加快的今天，對(duì)基層法院檔案管理工作的要求也逐漸增加。基層法院應(yīng)順應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的要求，準(zhǔn)確把握基層管理的重難點(diǎn)，采取現(xiàn)代化的手段與措施，逐步完善基層法檔案管理工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]周千淇，周超良. 基層法院檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2015（29）：66-67.
第8篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
1.1提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性
人事檔案是整個(gè)人事服務(wù)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，人事檔案材料的收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，是人事檔案利用的起點(diǎn)和重要基礎(chǔ)。建立高效、集成的電子文件數(shù)據(jù)收集交換系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，為歸檔材料進(jìn)行實(shí)時(shí)在線歸檔以及進(jìn)檔后的數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)處理。人事機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，建立、完善綜合數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性。
1.2保證人事信息的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性
為準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)一個(gè)人，及時(shí)反映個(gè)人的真實(shí)情況，要重視研究人事檔案用戶的多方位需求，除收集考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等常規(guī)材料外，盡力收集能反映人事人員業(yè)務(wù)能力、科研、教學(xué)、行風(fēng)、信用等富有個(gè)性特征、有科學(xué)的定性描述和定量分析的個(gè)性化材料。加強(qiáng)檔案材料的鑒定，完善審核制度，保證人事檔案的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案整理的清晰化、有序化，可為快速、準(zhǔn)確、及時(shí)利用檔案提供保障。
1.3采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)來存儲(chǔ)人事檔案信息
充分利用現(xiàn)代科技，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。充分利用新媒體來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存在形態(tài)與傳播形式的創(chuàng)新，提供優(yōu)質(zhì)高效的人事檔案信息服務(wù)，確保方便快捷準(zhǔn)確地利用人事檔案信息。
2幾點(diǎn)體會(huì)
2.1建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制我國檔案服務(wù)
政策體系的內(nèi)容框架尚未形成，現(xiàn)有政策整體上“管理性”十分強(qiáng)勢(shì)，“服務(wù)性”卻相對(duì)弱勢(shì)，應(yīng)盡快建立和完善檔案利用服務(wù)政策體系，明確人事檔案管理的責(zé)任、義務(wù)、服務(wù)對(duì)象、方式與內(nèi)容，制定開放范圍和程序，同時(shí)要制定、完善有關(guān)獎(jiǎng)懲制度和量化考核指標(biāo)。不斷優(yōu)化人事人員的檔案管理程序，引導(dǎo)合理、高效、準(zhǔn)確地利用檔案。做到有章可循、有法可依，科學(xué)合理規(guī)范雙方工作流程和操作程序，建立高效靈敏的信息反饋和檢索系統(tǒng)，使人事檔案工作步入科學(xué)、有序的發(fā)展軌道。
2.2積極借鑒國外人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
隨著社會(huì)的進(jìn)步，人事工作越來越民主、公開、透明，我們應(yīng)當(dāng)適度、有效地借鑒人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。改變傳統(tǒng)的封閉、單一的管理模式，樹立人事檔案管理的服務(wù)宗旨，完善人事檔案管理的服務(wù)功能，提高人事人員檔案管理水平。為單位、組織部門或個(gè)人提供快速、便捷的利用方式，以便其及時(shí)、準(zhǔn)確地利用人事人員檔案。
2.3加大宣傳力度
第9篇：檔案管理的難點(diǎn)范文
（一） 檔案管理制度不健全
當(dāng)前，我國的建筑市場在不斷的規(guī)范化，國家相關(guān)部門頒發(fā)了《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，對(duì)加強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程檔案管理提出了重要要求，但是由于我國建筑單位的工程檔案管理水平高低不等，我國一大部分建筑單位的檔案管理人員檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，常常會(huì)導(dǎo)致建筑工程在最后竣工的階段不能完整的拿出竣工檔案，最終造成了建筑工程竣工檔案不能及時(shí)的向相關(guān)部門報(bào)送工程檔案，例如：一些建設(shè)單位注重重資金管理和工程進(jìn)度，對(duì)編制工程竣工檔案管理體系沒有重視，在建筑工程驗(yàn)收完成時(shí)，建筑工程竣工檔案都無法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。
（二）建筑工程竣工檔案移交不夠及時(shí)
其中一些單位之間存在著工程款拖欠的問題，經(jīng)常會(huì)因?yàn)榇藛栴}造成工期的延長，導(dǎo)致了工程材料殘缺不全，工程檔案歸檔停滯的尷尬，對(duì)工程竣工檔案的編制產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響；還有部分建筑施工單位在施工期間更換檔案管理人員及進(jìn)行部門重組，導(dǎo)致了材料缺失和分散，建筑工程驗(yàn)收后不能夠收齊，這些原因的存在都會(huì)不同程度的造成了建筑工程施工檔案移交不及時(shí)的問題；由于建筑工程施工到了后期，其中很多的技術(shù)人員會(huì)被派到別的工地，再加上很多建筑施工單位沒有根據(jù)工程竣工檔案管理的要求在施工中收集和整理重要的檔案材料，最后導(dǎo)致了建筑工程竣工后不能按時(shí)的完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)的情況出現(xiàn)。
（三）建筑工程檔案材料填寫缺乏真實(shí)性
建筑工程檔案由于其本身的多樣性、特殊性和復(fù)雜性，決定了在收集整理的過程中難度比較大，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建筑單位未建立工程竣工檔案管理體系，其中比較容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)ㄖこ淌┕がF(xiàn)場不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料來編寫工程項(xiàng)目的竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付上交檔案而做的，不能夠做到與建筑工程同步進(jìn)行，此時(shí)不少人往往使用不真實(shí)的數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致了建筑工程竣工檔案與事實(shí)不相符，竣工圖產(chǎn)生誤差，因?yàn)椴荒芘c工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的合格證和質(zhì)保書不全的問題，不能全面的反映工程的情況和質(zhì)量。
二、 探討建筑工程檔案有效管理的幾點(diǎn)措施
（一） 建筑工程單位要不斷的建立健全檔案管理制度
建筑工程單位為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料進(jìn)行的全面有序的管理，確保圖紙及歸檔資料的齊全性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，建筑工程單位在項(xiàng)目的開始階段就需要根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，從而結(jié)合建筑工程的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理措施和制度。同時(shí)要明確建設(shè)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)單位的工程項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的整理、收集，以確保建筑工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理的同步。工程項(xiàng)目中完整的先期文件資料比較重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)，起到憑證的作用。
（二）及時(shí)做好變更和傳遞記錄
在管理過程中，頻繁變更和傳遞，容易使檔案的有效性、完整性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、修改情況記錄、變更情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，損毀、防止其丟失、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及，有效檔案資料或信息。
（三） 嚴(yán)格控制好建筑工程工竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量
建筑單位要嚴(yán)格的控制好建筑工程竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量問題，要使工程竣工驗(yàn)收檔案充分的發(fā)揮其憑證的作用。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建筑單位的檔案管理人員要會(huì)同相應(yīng)工程項(xiàng)目的管理人員，對(duì)照建筑工程檔案歸檔范圍的要求來對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查和審核，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的進(jìn)行解決，補(bǔ)漏補(bǔ)缺，一定要讓竣工資料達(dá)到完備、真實(shí)、及時(shí)歸檔范圍符合要求，要嚴(yán)格的按照《工程竣工驗(yàn)收備案制》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，對(duì)建筑工程竣工驗(yàn)收關(guān)要把好，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，要做到工程檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步。其中移交合格工程檔案的項(xiàng)目，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。如不按規(guī)定移交檔案的或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給發(fā)證，建設(shè)單位堅(jiān)決不給結(jié)清尾款，來確保建筑工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。
