檔案整理案例精選(九篇)

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第1篇：檔案整理案例范文

對此，西方檔案界已經取得了比較一致的認識和實踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎，以文檔一體化為實踐基礎，在電子政務平臺上，創造了元數據的檔案整理技術，從而結束了西方傳統檔案實體整理的技術時代。而中國檔案界，一方面是迅速地引進了西方的元數據檔案整理技術，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術，如“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”、“不同載體的混合檔案整理技術”等等。雖然中國一下出現了如此之多的檔案整理技術，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術具有一個共同的特征，那就是它們并不使用“元數據”來整理檔案。這不是一般的技術上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術走向。我們始終認為，中國現有檔案整理技術的出現，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過對不同檔案整理技術的比較，來揭示檔案整理技術的本質及其我國檔案整理技術的發展趨勢。

“元數據檔案整理技術”已被檔案界普遍接受，“非元數據檔案整理技術”則還是一個剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數據”不是檔案整理的唯一技術，那么在“元數據”之外，就應該有“非元數據”檔案整理技術的存在。大家必須理解，我們提出“非元數據檔案整理技術”，并不是要去反對和否定元數據檔案整理技術，而只是要用“非元數據檔案整理技術”的概念開道，來梳理在中國已經出現的檔案整理技術，并證明它們同樣是現代的，而且是更適應中國檔案實踐的檔案整理技術體系。

一、元數據檔案整理技術

“元數據檔案整理技術”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術。而西方產生這種技術的實踐基礎是，他們利用計算機網絡及其技術實現了“電子政務”，并且使“電子政務平臺”成為他們日常行政管理的實踐基礎和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務系統本身不僅能產生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數據)，并且能根據電子文件生成的具體環節，提供隱含在具體環節背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應信息——元數據(數據的數據)，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯系信息”。于是，嵌在電子政務平臺中的檔案整理系統就可以在電子政務的支持下，利用所采集的“元數據”完成“檔案歷史聯系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉化為檔案的“檔案歷史聯系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”這兩種物質實體的獲得，就構成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數據檔案整理技術”本身是一個具有科學性、高自動化程度的檔案整理技術體系。

由于現在西方和我國還只是將“元數據檔案整理技術”嵌入到了電子政務系統，所以有人可能誤認為，元數據檔案整理技術只適用于電子政務。其實不然，它不但能適應電子政務的檔案整理，而且也能適應諸如電子銀行、電子商務、電算化會計等等電子管理平臺的應用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數據檔案整理技術就能嵌入這個電子管理系統，成為適應它的檔案整理技術。所以“元數據檔案整理技術”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術。

“元數據檔案整理技術”所具有的特征是，它徹底變革了傳統檔案實體整理的技術，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯系整理”分離的技術。這種文件實體與檔案歷史聯系整理的技術分離，使元數據檔案整理技術中的“檔案歷史聯系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數據檔案整理技術”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯系整理技術的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”是其檔案整理技術的四大特征。

二、非元數據檔案整理技術

在檔案整理技術中“非元數據”與“元數據”是相對存在的兩種檔案整理技術。從概念上說，除了“元數據”的檔案整理技術之外，都屬于“非元數據”檔案整理的技術范疇。但本篇文章不再研究傳統的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”和“不同載體的混合檔案整理技術”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術”，還是“不同載體的混合檔案整理技術”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數據的檔案整理技術，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的檔案整理技術。由于這些“非元數據檔案整理技術”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的技術，所以它們就同樣都能實現檔案歷史聯系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”兩種物質實體共同構成檔案。

于是我們發現，中國提出的非元數據檔案整理技術雖然還存在著許多的缺點，但在“質”上，這些非元數據檔案整理技術都具有“文件實體整理與檔案歷史聯系整理的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”的四大檔案整理技術的特征。

三、兩種典型檔案整理技術的比較

我們的研究發現，雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結構，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。

為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。

原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學王健教授在國家社科基金項目“OA環境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機構，還是檔案館，都無權指導各機構的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能。”①對于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態度是不科學的，完全撤銷檔案室的做法是不現實的，在保留檔案室的基礎上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題。”②這些認識對于認識檔案整理技術的發展同樣有效。

我們應特別注意，計算機化與現代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術雖然沒有實現計算機化，但如果它能實現多維的檔案歷史聯系聯系整理；而另一個雖然實現了計算機化，但它形成的檔案歷史聯系卻是一維的，那么我們究竟應該將哪種技術判斷為現代檔案整理技術呢？檔案整理技術現代化的關鍵是檔案整理技術內容上的現代化，計算機化只是檔案整理現代化的一種外在的形式。

在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。

四、中國檔案整理技術前景的展望

通過“非元數據檔案整理技術”與“元數據檔案整理技術”的比較研究，我們認為：

中國檔案界，須在元數據和非元數據檔案整理技術之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術問題，而是干系到中國檔案事業未來發展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學者和中國檔案事業的領導者都必須傾心關注的問題。

不應該排斥元數據檔案整理技術，但在相當長的一段時期內，“非元數據檔案整理技術”應該是一條更適應中國國情的檔案整理技術路線。我們甚至認為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術。

“非元數據檔案整理技術”雖然已經有了基礎，但技術整體還處于相當混亂的狀態。我國應該在夯實它的檔案學理論基礎、簡約它的技術、注重它的實用性的前提下，統一制定中國的檔案整理技術規范。其結果應該是創造出一種具有中國特色的檔案整理技術體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機。

我國在轟轟烈烈引進元數據檔案整理技術的過程中已經積累了許多實踐經驗，現在是否應該對它進行一次階段性的總結，召開一次高端研討會，客觀地評價一下得失，這可能是一個非常有益的建議。

第2篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施[J].中國鄉鎮企業會計，2015(4)：220-221.

第3篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國土地檔案管理工作暫行規定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規劃檔案、建設用地檔案、土地監督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等多個環節，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此，轉變傳統觀念，創新服務機制，研究檔案管理工作規律，是實現土地整理檔案資料在現代社會經濟發展中發揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03).

第4篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。

在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。

總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。

電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009（29）：12-13.

第5篇：檔案整理案例范文

一、工作目標

各單位機關工作人員計劃生育管理建檔率100%、環孕檢率100%、避孕節育措施落實率100%。

二、工作步驟

整個管理服務月活動分三個階段進行：

1、宣傳發動階段（3月8日—3月15日）

召開全鎮集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動動員大會。各單位在3月10日前要召開本單位全體工作人員及下屬單位負責人會議，成立領導和辦事機構，制定實施方案，將會議精神傳達到每個工作人員。

2、組織實施階段（3月11日—4月5日）

凡國家公職人員要按照要求詳細填寫環孕檢信息檔案，對所填寫信息內容，單位領導要嚴格把關，確保信息內容真實；同時督促其下屬單位將信息檔案送交當地鎮計生辦，信息檔案建好后，組織本單位人員按照要求統一到指定鎮計生服務所進行環孕檢，具體建檔環孕檢安排：黨群口3月11日—3月17日；綜合經濟口、條管單位：3月18日—3月24日；民生事業口及其他單位在3月31日前完成建檔環孕檢工作。鎮計生服務所安排1—2名工作人員值班，認真做好環孕檢登記。

3、鞏固提高階段（4月1日—4月10日）

各單位要對本單位及其下屬單位干部職工建檔環孕檢情況進行自查，對未建檔或未做環孕檢人員進行督促，確保一人一檔，不漏檢一人。

三、主要措施

1、加強領導，為集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動提供組織保障。切實加強對管理服務月活動的領導，成立“縣鎮集中開展黨政機關、企事業單位計劃生育管理服務月活動領導小組”，其組成人員如下：

各單位、要成立相應的領導機構。根據本實施方案，制定抓好屬地機關單位管理服務月活動實施方案。對屬地機關單位建檔及環孕檢情況向縣人口計生委和其上級主管部門進行通報。

第6篇：檔案整理案例范文

【關鍵詞】企業；檔案；數據；整理

阿舍勒銅業公司的檔案管理一直以規范化管理為工作目標，要求負責檔案管理的人員嚴格按照公司檔案管理制度進行檔案管理，并在日常工作中，不斷地向各部門檔案管理人員灌輸檔案對公司發展的重要性，要求在檔案管理的每個環節中，均要求做好書面與電子登記記錄，確保檔案的安全性，做到萬無一失。在檔案管理的硬件建設上，按照檔案管理工作的要求，2008年一次性投入資金40余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架150組、底圖柜10個、電子文檔柜4， 購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復印機等先進儀器設備。設置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為阿舍勒銅業股份有限公司，今后各類檔案的管理走向一個科學化、規范化的管理軌道打下一個堅實的基礎，讓館藏檔案更好地發揮作用。

1. 企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

2. 企業檔案管理原則

2.1 統一領導，分級管理。企業的內部檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

2.2 維護企業檔案的完成與安全。維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案的內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部工作、生產及活動所產生的各種門類、各種形式的文書、科技檔案，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆放。維護企業檔案的安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密現象發生，嚴守企業檔案中所含的事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

2.3 便于企業和社會對企業檔案的有效利用。企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用慣穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。

3. 加強企業檔案管理標準化建設

3.1 明確歸檔制度。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。項目開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10日內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

3.2 嚴格遵守企業檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。

3.3 完善企業檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。

4. 電子檔案的優越性

4.1 電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率。文書歸檔管理人員以前都是手工直接建檔，工作枯燥乏味，自從實現用計算機來處理文檔后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，減輕了工作人員的勞動強度。

4.2 計算機管理有利于防止遺漏文件，達到查漏補缺的目的，用計算機整理歸檔文件，可隨時查漏補缺，使文檔不存積，只要打開計算機，輕輕按一下鍵盤，找到檔案目錄修改一下就可以了。

4.3 計算機管理有利于文檔的保密。過去的檔案都是整卷歸檔，當借閱者想查閱某卷的一份或者幾份文件時，需要整卷提供，利用者能夠看到整卷內容，這不符合文檔管理保密要求。而計算機管理采用按“件”整理歸檔，借閱者無法看到其他無關的文件，達到了文件保密的要求。

4.4 計算機管理有利于提高檔案管理工作質量。利用計算機管理檔案，檔案工作人員就可以從枯燥乏味的整理工作中解脫出來，可以充分的把時間和精力放在其他工作中，提高檔案管理工作效率，使文書檔案的管理能夠發揮出更好的時效價值。

5. 電子檔案管理中存在的問題

5.1 計算機管理電子文件原稿保存的忽視問題。

目前，人們日常辦公中，基本上在計算機上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，電子文件作為草稿就被忽視了保存價值。許多單位對電子文件隨意進行刪改，沒有采取很好的保護措施，使電子稿件失去了原始性，從而也就失去了歸檔保存的意義。

5.2 計算機管理電子文件的信息安全與保密問題。

電子檔案利用計算機保存，存在著保存位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性問題，這就使電子檔案與載體相分離，使電子檔案信息隨意被修改、竊取、銷毀。當下，互聯網越來越廣泛的開放于社會，計算機極易被電腦病毒感染和電腦“黑客”闖入，很可能對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被攻擊就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個計算機系統癱瘓。

5.3 計算機管理對電子文件的接收格式問題。

由于計算機對電子文件的管理在全國范圍內還未普及，每個檔案管理部門使用的檔案軟件不同，存儲檔案方式不同，檔案文件在轉手移交過程中會出現一些困難，從而阻礙了檔案管理的正常工作，影響了工作實效。

6. 解決電子檔案管理過程中問題的對策

6.1 加強計算機對電子文件的全過程管理。

非常重要的文件應原稿進行收集和積累，草稿性的文件一般情況下可不保留。對起輔助作用或正式作用的文件應及時收集和整理，并與紙質文件之間建立一對一的標識關系。必要時應進行備份或者對文件進行壓縮，以免系統發生故障使電子文件信息丟失。

6.2 重視和加強對檔案管理人員的培養教育。

檔案管理者應具有較高的專業素質。必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。另外，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。

6.3 加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。

軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

7. 工作中的不足和今后打算

7.1 加大專業學習力度，不斷提高自己的業務素質。

第7篇：檔案整理案例范文

關鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內目錄 漫談

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A

中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》的實施，是我國檔案工作改革的一項重要舉措，是檔案管理進入了一個更新、更高境界的標志。筆者結合工作體驗，就文書檔案的整理問題進行了探討，主要肯定了文書檔案實行“卷改件”給整理工作帶來的高效率。而對于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復雜性，檔案界眾說紛紜。本文就科研檔案的有關整理問題進行初步的探討。

（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實現檔案的現代化管理，而在科研檔案中對檢索的效則會產生或多或少的制約。以件歸檔的現代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對文書檔案來說不是一個必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級就增加了一個檢索層次，同時，科研材料的內容比較規范，同一類型的科研材料內容都是大同小異，主要有申報書、鑒定證書、總結報告、論文、查新報告、應用證明等等，而且不同階段的材料不會混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費人力，而且增加了數據庫的層次，影響了檢索效率。

（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會丟失。通常文書檔案的利用、借用時間不長，易管理。而對于科研檔案來說，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無論在業務能力上，還是在意識上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒結束，一般都由課題組借出長期自己保管。即使是課題結束一次性歸檔，在課題結束一、二年內，由于申請下一個課題的需要，課題組也需較長時間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時間長了很容易丟失檔案。

（3）科研檔案卷內目錄應采用固定格式。目前我國的科研檔案的卷內目錄是按照科研檔案在形成過程中各個工作程序的特點，從應歸檔的文件材料中歸納出來的。長期以來，每項科研項目所形成的科研檔案歸檔項目都有相對固定的內容材料。針對這一特點，筆者認為對科研檔案卷內目錄采用固定格式來填寫各部分的材料內容，有助于提高科研檔案工作標準化、規范化、同時提高科研檔案整理的工作效率。

科研檔案卷內目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內目錄時，應細致地分析科研活動各個階段形成科技文件材料的特點和規律，按照國家規定的應歸檔的文件材料內容進行篩選，根據文件材料形成先后或重要程度將內容系統排列，確定后將這些內容印刷在統一規定的科研檔案的卷內目錄上，成為卷內固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對一個項目的科研文件材料應歸檔的范圍、內容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過卷內目錄的固定格式內容，可以清楚地知道哪些文件應該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內固定格式目錄對科研項目的文件材料歸檔和整理起到指導作用。其次，卷內固定格式目錄填寫方便。填寫卷內固定格式目錄時，只需“對號入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內固定格式目錄所確定的順序排好，將內容逐項填上“頁次”即可。

由于項目大小不同，形成的科研文件材料數量不同，卷內固定格式目錄中各項內容不可能都有，這種情況可通過所填寫的卷內目錄“順序號”加以體現，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號，不需要收集的項目跳過，不填寫順序號，卷內共有多少份檔案一目了然。如果項目材料很多，卷內固定格式目錄中沒有表現相應的內容，可以將這些內容材料補在最后。

總之，檔案整理工作要不斷地標準化、規范化使之與時俱進，促進科技進步，更好地服務于我國的科學技術事業。

第8篇：檔案整理案例范文

 

計劃經濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業務指導來完成，檔案要想發揮行政管理職能則必須依據行政命令才能實行。所以在計劃經濟時期，指令性的業務指導有效推動了檔案事業的健康發展。在計劃經濟時期，人們雖然也將其理解為業務指導，但都意識到這種類型的業務指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經濟時期全部行政機關都帶有這樣的特點。

 

我國實行改革開放已經30多年了，當前已經發展為社會主義市場經濟時期，政府式的行政管理已與當前發展的時代不相適應。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經濟時期的指令性業務指導已與當前時展不相適應，因此務必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業務指導與法規的制訂工作。但由于受到傳統意識的影響，人們的日常行動還沒有體現這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業務指導依然占有較為重要的成分。

 

一、法定的檔案行政管理職能簡釋

 

依據《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業，同時具有指導與監督當地機關、團體、企業事業單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關的工作和事。而管理不重視結果，重點關注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務工作，但卻得不到相關部門的認可。

 

二、 如何才能做好檔案行政管理工作

 

(一)檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關系到檔案事務的一切法律法規。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應用一切關系到檔案事務的法律法規，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統計數字顯示，在河南省與“檔案”有關的法律法規就有17部之多。這些與檔案管理有關的法律法規全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發揮這些涉及到檔案事務法律法規的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現的“不到位”問題。

 

(二)檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統一領導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據法律規定去落實，不然就有可能出現“越位”現象。如在實際工作過程中，在業務考核指標中把村級建檔工作下發到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規定，沒有遵守自身行政管理職能的規定，屬于管理中的“越位”。而應該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎，對鄉鎮、民政部門的檔案機構工作進行指導與監督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據，同時結合與檔案管理工作有關的法律法規開展規范性管理。真正做到分級管理，實現對檔案管理部門的指導與監督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現“越位”現象。

 

在當前的檔案行政管理部門當中，都設置有業務指導與法規科，要求業務指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執法監督等，制訂檔案業務標準、規范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

 

(三)增加機構，加強內部監督。要想實現依法行政的目的，首先要做好內部監督工作。在一定條件下，可以設置檔案執法處，也可以稱為“檔案執法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規處的主要職責就是檔案行政監督、審核執法隊處理一些案件的情況、制訂業務標準等，負責監督同級檔案館的工作、監督下一級檔案部門的工作、進行行政監督等。檔案管理指導處的主要任務就是執行一些非強制性指導命令。

第9篇：檔案整理案例范文

關鍵詞：公證文書 檔案管理

公證檔案體現了公證機關貫徹執行國家有關法律、法規和各項方針政策的執行情況，公證檔案對公證工作的總結、研究也起著非常重要的作用，它體現了公證機關的基本職能，體現了公證機關的證明效力。如今隨著社會經濟的發展、人們法律意識的提高，大家的公證觀念也明顯增強，因此對公證檔案的管理水平的要求也越來越高。

一、對檔案管理人員的要求

公證檔案管理人員應由具有一定專業知識的人員擔任。公證檔案管理人員應堅持四項基本原則，能夠認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀，熱愛公證檔案工作。

二、檔案的立卷歸檔、接收和整理

公證事項辦結后，首先應當對公證文書進行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當事人為同一目的而辦的多項公證可以合并成一卷，辦證人員應當在三個月內將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續。

檔案管理人員在接收檔案時，應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項要求，嚴格檢查案卷質量，對于符合要求的進行接收，辦理好檔案移交手續。公證檔案分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機進行歸檔。對以密卷保存的檔案，應當單獨編號進行歸檔。

三、檔案的借調與查閱、保管和防護

在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續，并限制一定的借閱期限，在限期內因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經領導批準后辦理延期借閱手續。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續及借據，并在規定的期限內按期歸還檔案。還回時如發現文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應立即向領導匯報，并及時進行追查。

對公證檔案的管理應當做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內要保持清潔、整齊，并經常通風。檔案室應由公證機關專門設立使用，不應存放與公證檔案無關的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應定期對公證檔案進行檢查和清點，對出現破損、變質、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補和復制等補救措施，盡可能地減少損失。

四、檔案的保管期限

公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權利、義務關系方面及涉及不動產所有權轉移方面有關系的公證檔案，如收養、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關于履行期取限在十六年以上的合同、協議等屬于在相當長時期內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應嚴格按照《公證管理辦法》進行，以免造成不必要的損失。

總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進行的真實記錄，因此它對當事人合法權益的維護、公證效力的保障發揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發展，對公證活動的實施、監督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應強化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實現公證檔案的規范化管理，在公證檔案管理的每一環節都要本著嚴謹的工作態度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實現。

參考文獻：