畢業生檔案管理辦法精選(九篇)
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第1篇：畢業生檔案管理辦法范文
關鍵詞:“學生類”檔案;高校;數字化
隨著教育部和國家檔案局聯合頒發的《高等學校檔案管理辦法》正式施行,學生檔案被納入到高校檔案歸檔范圍,把學生檔案與其他門類的檔案并列成為高校檔案的組成部分,形成高校檔案第十一大類――“學生類”檔案。高校“學生類”檔案能夠真實反映和記錄每個學生在校期間的活動情況,有利于保證人事檔案齊全完整,并可在一定程度上防止人事檔案的弄虛作假行為。同時,“學生類”檔案的歸檔也能更好地滿足學生在上學、就業和出國等活動時的查檔需求。應該說,在高校檔案中增設“學生類”檔案,是高校檔案管理實踐中的一個積極探索,對今后高校檔案工作的發展具有重要意義。
在高校檔案管理正朝數字化方向邁進的大趨勢下,開發數字化“學生類”檔案信息管理系統成為當前高校檔案工作者的工作重點之一。通過建立“學生類”檔案數字化管理系統,能夠快速、高效地進行學生信息的查詢、檢索、統計、分析等管理功能。然而,在現今條件下實現高校“學生類”檔案的數字化管理,還存在不少難點。
一、 高校“學生類”檔案數字化的難點
(一)管理部門不統一,從業人員整體素質不高
目前,全國各高校對學生檔案的管理所采取的管理方法和方式存在明顯差異,檔案管理比較混亂。就管理部門而言,有的高校是由各院(系)負責管理;有的高校是由專門檔案機構負責管理;有的高校將研究生檔案和本科生檔案區別對待,研究生檔案由研究生院負責管理,本科生檔案由學生處負責管理。我校則是由學生處同時負責管理研究生和本科生的檔案。而學生檔案的形成過程中,從新生入學到畢業,各種檔案材料前后經手的部門比較多,相關的管理人員大多不是檔案管理專業人員,所以很容易出現學生檔案收集不齊全或整理不規范的現象。
在高校“學生類”檔案數字化的發展過程中,人無疑是最關鍵的因素,各種軟、硬件技術及相關措施都必須通過檔案管理人員才能發揮效用。這對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求,管理人員不僅需要精通傳統檔案管理業務,還必須熟練掌握計算機網絡技術、常用辦公軟件及專業檔案管理軟件等。然而,由于高校檔案管理機構普遍存在人員變動頻繁、專職人員偏少、人員不夠等情況,加之從業人員大多知識面較窄,計算機和網絡方面的知識還達不到檔案數字化管理的技術要求,這些都給高校“學生類”檔案的數字化進程增添了不少難度。
(二)檔案資料不規范齊全,歸檔范圍不統一
《高等學校檔案管理辦法》明確規定,對學生、學校和社會有保存價值的學生檔案,包括學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等,都應納入歸檔范圍。然而目前全國高校大多只歸檔保存了學生在高校學習階段的學籍檔案,主要包括招生名錄、新生入學登記表、學籍成績卡、畢業生登記表、學位名冊、畢業生名冊和獎學金等獎懲材料。學生的高中檔案、入學體檢表等資料隨著學生畢業被一并帶走,高校檔案管理部門并無備份。不僅如此,在實際工作過程中,由于學生檔案材料歸檔范圍沒有統一的標準,經常發現部分畢業生的檔案材料不夠齊全,而高校檔案管理部門由于缺少必要的檔案資料支持,無法補檔,這在一定程度上都損害了學生的切身利益。
(三)檔案資料內容缺乏有效監督
《高等學校檔案管理辦法》明確指出,學生的高中檔案也應納入高校“學生類”檔案的歸檔范疇。然而,由于客觀條件限制,高校檔案管理部門無法對這些材料的真實性做出正確判斷。即便是學生在高校就讀期間所形成的部分檔案材料,同樣很難對其進行有效監督。以學生入學登記表為例,其基本內容都是由學生自行填寫。由于對自己檔案的重要性認識不足,沒有形成良好的檔案意識,一些學生在填該表時態度不認真,填寫不仔細,造成歸檔材料質量不符合歸檔要求,從而影響了學生檔案的規范化管理。更嚴重的是,某些學生為了實現某些個人利益,不惜在填寫個人檔案材料時弄虛作假,這樣會導致檔案信息與學生真實身份和情況不符。由于學生檔案是用人單位了解和使用人才的重要依據,這些學生的舞弊行為可能反過來會給自己以后的就業乃至生活帶來不少麻煩。應該說,這種行為是對高校學生檔案歸檔工作真實性和嚴肅性的嚴重挑戰。
(四)缺乏必要的經費支持
和高校在別的領域的資金投入相比,高校在檔案管理方面的投入很難在短時間內產生明顯的經濟效益。加之高校檔案管理部門對檔案工作重要性和檔案數字化建設緊迫性的宣傳力度不夠,不少高校領導對“學生類”檔案數字化管理的了解不夠深入,對高校檔案工作缺乏足夠的重視。而且現今高校的財務狀況普遍比較吃緊,領導的不重視極易造成高校在“學生類”檔案數字化建設方面的經費投入不足。這必將大大延緩高校學生檔案管理朝數字化、網絡化方向發展的進程。
二、 高校“學生類”檔案數字化的應對之策
在計算機、互聯網技術迅猛發展且廣泛應用的時代背景下,數字化是高校“學生類”檔案管理工作發展的必由之路。面對高校“學生類”檔案數字化進程中存在的前述種種難點,高校及其檔案管理部門要積極應對,對癥下藥。
(一)加大高校“學生類”檔案數字化工作的宣傳力度
高校檔案管理部門可采用網絡(學校主頁、學生論壇等)、海報、講座等多種方式大力宣傳高校“學生類”檔案數字化的必要性和緊迫性。這種宣傳具有多種意義。首先,宣傳可使高校領導深入了解學生檔案數字化管理的重要性,切實提高對檔案工作的重視程度,增加對檔案工作的資金投入。其次,宣傳有助于提高廣大學生對學生檔案管理工作的了解,使他們意識到學生檔案管理工作關于他們每個人的切身利益,在填寫有關檔案材料時容不得絲毫馬虎。再次,宣傳有助于進一步提高高校教師,尤其是檔案管理從業人員對學生檔案數字化管理緊迫性的認識,使他們以更加積極的態度努力地投入到高校“學生類”檔案數字化的建設工作中來。
(二)統一管理部門,規范“學生類”檔案管理
為確保“學生類”檔案信息的完整準確,真正實現“學生類”檔案的數字化管理,高校應首先從組織上和制度上對“學生類”檔案的管理工作加以明確。組織上,高校應將所有的學生檔案交由檔案管理部門負責管理。高校檔案管理部門應成立專門的“學生類”檔案工作小組,設專人專門負責“學生類”檔案的管理工作。制度上,高校檔案管理部門應制定科學的“學生類”檔案數字化管理制度,并嚴格用這項制度來約束相關人員的工作行為。
其次,對于“學生類”檔案的數字化管理,可嘗試采取以下方式進行。高校招生辦在新生入學時,應在高校檔案管理部門的指導下,將學生高考招生錄取信息輸入“學生類”檔案管理系統中,這部分信息作為“學生類”檔案數據庫的基礎信息。學生在高校就讀期間,高校檔案管理部門負責指導各學院(系)兼職檔案員,要求他們定期將學生的在校信息錄入“學生類”檔案數據庫。學生處及各院(系)的負責人負責督促和檢查各學院(系)在校學生的檔案信息錄入狀況,從而保證學生檔案數據庫信息的完整性和真實性。高校檔案管理部門則按年度審核該數據庫,以保證檔案信息的完整、準確。學生畢業時,由高校檔案管理部門按照有關高校電子檔案歸檔辦法將“學生類”進行歸檔保管。高校檔案管理部門在轉遞畢業生紙質檔案時,也應將畢業生的數字化檔案與下一個檔案管理部門分享。
(三)加強對檔案管理人員的專業技術培訓
針對檔案管理人員在數字化和信息化領域整體素質不高的狀況,應該有針對性地加強相關領域的技能培訓,切實提高從業人員在學生檔案數字化方面的業務能力。一方面,應針對檔案數字化對計算機知識和外語水平要求較高的特點,組織一些專門針對計算機基礎知識和常用外語詞匯的培訓,使從業人員具有較深的專業外語功底,同時熟悉常用計算機操作和數據錄入,精通檔案信息的網絡搜索。另一方面,由于檔案數字化工作中需要經常用到各種專業檔案管理軟件和excel、word等office辦公軟件,應專門組織一些針對這些常用軟件的培訓。培訓結束后,要嚴格考核時度,確保培訓達到預期效果。
綜上,數字化和信息化是檔案工作發展史上的一次革命,我們要抓住計算機科技和互聯網技術飛速發展的難得歷史機遇,充分依靠和利用現有的各種先進科技成果,促進高校“學生類”檔案管理工作朝著數字化、信息化的發展方向不斷前進。
【參考文獻】
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第2篇：畢業生檔案管理辦法范文
關鍵詞：高等院校學歷檔案檔案管理
學歷檔案是隨著學生畢業由高校轉遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據，用人單位作為學歷檔案的接收與使用方，對學歷檔案具有真實客觀的評價基礎。從用人單位看，目前從高校轉來的學歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認為：一方面，有必要將關口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設角度找到突破性方法；另一方面，建立“學生電子檔案”并推廣至用人單位。
一、學歷檔案存在的主要問題
學歷檔案存在的主要問題有五個：
（一）學歷檔案失真
部分學歷材料失真，如：因為升學或就業的需要，對某學科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改；授予學位和畢業學歷等方面存在造假現象。比如，我們曾經發現沒有獲得學士學位的學生檔案中出現學位材料或把登記表中“不授予學士學位”標記中的“不”字刮掉的情況；還有的學生大專和大本的入學時間相同，大本材料造假。在職學習材料的情況更為嚴重：有些干部初始學歷為本科畢業，卻在晉升職務、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學歷、學位材料……這些虛假學歷材料已不能真實反映干部本身的學歷和水平。
（二）學歷檔案短缺
一方面是學歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫科學院廣安門醫院干部檔案自查工作中發現，有八成左右的干部檔案中缺少學生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業生登記表和授予學位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。
（三）學歷檔案無序
學歷檔案的整理沒有按照相關規定進行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規范的卷內目錄；一些檔案沒有系統的編頁。從中國中醫科學院廣安門醫院近些年來接收的應屆畢業生檔案情況看，九成以上的學生檔案未進行過規范的整理裝訂，通常是一摞沒有經過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉遞次數較多的學生檔案會出現檔案套疊的現象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。
（四）檔案分裝失誤
在學歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導致某份學歷檔案的材料裝在另一份中甚至導致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經常是該干部已經畢業若干年后，失誤已經難以彌補。
（五）人檔分離或轉遞不及時、規范
由于目前就業形式多樣，除了一些進入國家機構或事業單位的學生，還有很多學生畢業后就業單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權限，導致人檔分離，很多學生沒有檔案意識，把學歷檔案棄之不顧，當需要檔案時發現無從查找；還有一些學生畢業后，學校沒有及時把檔案轉遞至用人單位，或者轉遞的途徑不規范，如由學生本人攜帶檔案至用人單位。
二、問題成因與根源追溯
（一）高校檔案工作的特點是主因
學生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的，歸納有五：一是擴招導致學生檔案大幅增加，相應工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學生來源不同導致學生檔案日益復雜化；三是碩博學歷人才比例快速增加，這些人學習經歷豐富，其中不乏工作經歷，檔案流轉環節較多，形成的檔案不規范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監督指導，直接導致形成的檔案材料千差萬別；五是學生檔案具有暫時性、流動性的特點，高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短，不必花費過多時間管理，從而導致檔案材料散落、排放無序。
（二）學生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應的監管措施
教育部曾于2008年頒布最新的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學生檔案管理的內容卻非常少，缺乏對學生類檔案工作的指導性，不詳盡、缺乏統一性的要求，使得目前各個學校的學歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續不完善。另一方面教育部針對各學校檔案管理的落實情況監管不夠，遠未實現其制定《辦法》的既定目標。
（三）學歷證書網上查詢共享程度不夠
目前教育部在中國高等教育學生信息網網站開通了學歷證書電子注冊網上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網上信息免費共享渠道，致使學歷公開透明力度大打折扣，公眾監督與制約機制難以形成。
（四）高校檔案管理人員配備不足，素養不夠
高校檔案管理人員數量不足是較為普遍的現象，學生檔案數量龐大，進出檔頻繁，使得檔案管理工作任務繁重，現有人員數量只能完成最基本的分裝工作。素養不夠主要體現在專業知識、經驗、責任心以及對信息技術的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學生檔案的質量，從而延伸至學生檔案的有效利用方面。
三、建議與改進設想
（一）規范辦學秩序，從源頭上杜絕學歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規招生的單位國家均不予承認其頒發的畢業證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學資格的學校擅自辦學、擅自頒發學歷證書行為的同時，檔案工作人員應熟練掌握要領，學會鑒別不具備辦學資質學校頒發的畢業證書的能力。
（二）制定管理辦法，從細節上規范學歷檔案管理
教育部應制訂專門的學生檔案管理辦法，增強辦法的可操作性、指導性，各學校也應該根據本校學生檔案的特點，制定出適合本校的學歷檔案管理措施，特別要注重完善現有學歷檔案管理中的薄弱環節，使高校學歷檔案更加規范化，如：規范學歷檔案的裝訂順序、卷內目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續；材料形成時間要準確，填寫要規范等；與此同時，還應保證學歷檔案的真實性、完整性；保持轉遞渠道的暢通；確保檔案轉遞的準確、及時。
（三）通過聘用檔案專業人員和培訓、自學等措施提高高校檔案人員的專業素養
一方面，高校應盡量聘用檔案專業畢業的人員開展學歷檔案管理工作；另一方面，對現有檔案人員應定期開展職業培訓，提升其檔案素養和對新技術、新趨勢的掌握和認識；第三，檔案人員也應該不斷學習新技術，掌握新技能，使自己滿足行業發展的需要。
（四）教育部應有相應的監督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制
首先，教育部應建立監督檢查工作組，形成監督機制，加強對高校學生檔案管理的定期監督檢查，促進并提高各高校對學歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應跟用人單位形成良好的溝通機制，了解用人單位在接收和利用學歷檔案的過程中發現的問題，積累的相關經驗，如總結分享各種鑒別檔案材料的知識和經驗，對可疑材料，及時前往調查，守住學歷材料進入干部檔案的最后關口，杜絕假履歷、假學歷的發生，一經查實造假應嚴肅懲罰，切實維護學歷材料真實性、嚴肅性和規范性。
（五）強化電子注冊，提供并推廣網上查詢學生學歷認定
強化要求高校學歷證書電子注冊工作，根據《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，符合資質的各高校應將本校全日制、成人以及自考的畢業生學歷信息進行電子注冊，嚴厲打擊學歷造假行為。教育部門應與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質的各組織人事部門提供免費注冊資格，提供網上信息查詢，推廣學歷認定查詢，整治學歷造假現象，規范教育渠道，嚴把學歷教育的出口。
（六）建立學生電子檔案并利用信息技術管理
隨著信息技術的發展和OA系統的普及，現在產生的學生檔案越來越多是電子文件形式，應該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數字化，可以節約人力、物力、財力。筆者認為建立學生電子檔案應注意幾個問題：
1.規范工作，關注細節
在建立學生電子檔案時工作人員應善于運用信息技術的優勢，從細節處強化高校學生檔案管理工作的規范化。檔案原始材料的產生、收集、篩選、整理、存儲等環節如有一個細節出現問題都可能影響檔案，使學生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質檔案，而是把紙質檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質檔案，并作為最后的依據。
2.高校學生電子檔案的保管維護
學生電子檔案作為一種電子數據除了需要注意物理安全性外，還要注意設置檔案的只讀性，即維護檔案數據的原始性、真實性和完整性，避免發生人為誤操作或不必要的重復勞動。同時還應注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。
3.高校學生電子檔案的傳遞
檔案傳遞的形式采用郵寄紙質檔案的同時將電子檔案封裝打包發送至用人單位，實現電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發高校電子檔案系統平臺的話，不僅各高校統一使用，而且延伸至各機關企事業單位，實現統一的數據接口，實現高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。
綜上所述，學歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發揮著非常重要的作用，只有加強多部門協作，開發利用高科技手段，才能更加地充分發揮各類學歷教育的根本作用，提高全民素質，實現強國之路。
參考文獻：
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第3篇：畢業生檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校；學生類檔案；檔案管理
2008年，教育部與國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內增設了“學生類”檔案，這一變化強調了“學生”這一主體，充分體現了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環境十分復雜、就業壓力越來越大的今天，做好學生類檔案管理和利用工作對促進大學生就業顯得尤為重要。然而，目前高校學生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認真思考并加以解決，以適應社會發展的需要。
一、高校學生類檔案的管理和利用存在的問題
1.檔案材料不完整、不規范。學生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領導和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴格的監管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學生的檔案材料最后都集中交給輔導員整理，時間短、任務重，輔導員怎么辦呢？只有請學生幫忙。由于學生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調處分材料等現象時有發生，嚴重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發利用。另外，由于檔案意識薄弱，學生沒有認識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規范。
2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學生檔案原有的功能是在計劃經濟體制下設置的，內容包括高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業登記表等，其中許多內容現在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學生的成長經歷、個性特征、實踐動手能力、創新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學生檔案形成者包括學生本人、輔導員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責任心不強，致使學生檔案內容單一、空洞，政治術語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學生就業壓力越來越大。有些學生為了謀求一份好的職業不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業生順利就業，以贏得“生源素質好，就業率高”的口碑，普遍提高學生專業成績，擴大學生干部的比例及獲獎比例，降低考評標準，撤銷處分材料；班主任給學生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學生檔案的真實性大打折扣，嚴重干擾了畢業生就業市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學生自身今后的發展。
4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學生檔案材料實行分散管理，學生畢業前才交由輔導員集中整理，最后交學校學生檔案管理部門統一密封并轉遞。而大多數高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學生檔案仍處于分散狀態，無法為用人單位選拔人才提供信息服務，影響了畢業生就業。
5.管理手段落后，不能為學生就業服務。目前許多高校學生檔案仍是紙質檔案，沒將學生檔案進行數字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準確查閱畢業生信息。
二、加強學生類檔案的管理和利用工作建設，為促進學生就業服務
1.增強學校領導的檔案管理意識，嚴格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經將學生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認識到學生檔案是關系到學校加強學生素質教育以及學生順利就業的大事，學校應提高學生檔案管理工作的地位，將學生檔案管理納入學校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責任，使之按照檔案管理規范進行檔案的收集和管理，以保證學生檔案材料的完整性和規范性；制定相應的監督和激勵機制。這樣，才能保證學生檔案管理工作正常、有序、可持續發展。
2.加強檔案意識教育，豐富學生檔案內容。第一，培養學生的檔案意識，引導學生關注自己的檔案。新生入學后，學校就要對學生進行檔案宣傳，讓學生認識到檔案的重要性。在學生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學生按檔案整理保管要求認真規范填寫。同時告訴學生大學四年的學習生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學生了解了檔案的重要性，就會在學習和生活中規范自己的行為，約束自己，努力學習，積極表現，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導員的檔案意識，增強其責任感和服務意識，認真做好學生評語工作。
3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發展，用人單位對人才素質的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關注其思想品德和心理健康。因此，除傳統的檔案材料外，還應擴大歸檔范圍，增加一些能反映學生綜合素質的內容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環境復雜，就業壓力越來越大，學生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學生心理健康檔案，關注學生的心理健康，及時給予引導和干預，促進學生健康發展，是廣大教育工作者應承擔的責任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業界影響很大，企業在招聘人才時更加注重學生的心理健康問題。因此，把能反映學生誠信品質和心理健康的材料納入學生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學生健康成長，為國家培養合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學生就業。
4.及時收集、整理學生檔案材料，提升檔案的就業服務功能。有些學校在舉辦人才招聘會時，畢業生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統一整理，無法為用人單位選拔人才和學生就業提供幫助。因此，學校要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關材料，保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學生畢業時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉遞不準確等人為錯誤，提升學生檔案的就業服務功能，促進學生就業。
5.加快檔案信息化建設，為促進學生就業服務。當今社會已進入信息化時代，傳統的紙質檔案已經不能適應高效管理和為學生就業服務的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優勢成為現代檔案管理的新趨勢。學生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準確地查找畢業生信息，為選拔任用人才提供依據，進而增加畢業生就業的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統跟蹤畢業生就業信息，通過對畢業生就業狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養模式，及時調整教學計劃，更好地為學生就業服務。
總之，高校學生檔案管理是高校的一項重要工作，學生檔案是學校或用人單位培養人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學生檔案管理制度，使學生檔案更有利于學生就業，更有利于學生今后的發展，更好地發揮其服務社會、服務人才的作用。
參考文獻：
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第4篇：畢業生檔案管理辦法范文
根據學校體制管理現狀和教學發展的需要，在教學檔案管理實踐中，本文對本科教學檔案歸檔范圍和管理做了進一步的分析和思考，以期對學校教學檔案的規范化和標準化管理有現實意義。
一、編制教學檔案歸檔范圍的依據
我校在2010年提出了“黨委領導、行政負責、民主管理、教授治學”新的管理體制并實施。在新的管理模式下，教學管理的重心下移到二級學院，使之在教育教學管理上有了更大的自主權，能夠根據學院發展在教學計劃、專業設置、學科建設等各個方面充分發揮管理職能，二級學院的教學檔案從具體內容、歸檔范圍及管理的職責等發生了變化，在教學改革發展過程中產生了大量的具有保存價值的文件資料，需要統一分類標準，進一步加工整理歸檔。
明確教學檔案的歸檔范圍是做好教學檔案工作的基礎。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學檔案管理的分類標準和要求尚未統一規定，使得各高等院校教學檔案工作也明顯呈現多樣狀，且從《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的內容來看，其中涉及教學檔案的歸檔部門不僅限于教學管理部門，還涉及學生工作部、人事處、招生就業處等相關部門，即使有統一的執行標準也難以準確執行。因此，高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。
在2008年教育部與國家檔案局聯合的《高等學校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學歸檔范圍的自主權。
二、高校教學檔案的特征
高校教學檔案是高校教師和學生在教學管理和教學實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學質量和教學管理水平的重要標志之一。教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現為以下幾方面：
1.廣泛性
隨著高等教育的發展，相繼出現了很多新的學科門類，在此基礎上高校專業規模也迅速增加，如我校目前有60個本科專業，涵蓋理、工、文、經、管、法、藝術等學科門類。這使得教學檔案的數量增加、管理規模擴大，各學科專業在人才培養方案、培養計劃、課程設置、教學管理等方面也各具特色，多學科相互交叉、滲透，使得教學檔案內容越來越多樣化。
2.周期性
高校的教學活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學年度，學歷教育以四年或者五年為培養周期。因此高校教學檔案材料有的以學年劃分，也有會以自然年度劃分，使得教學檔案的產生具有了不同的周期特點。
3.通用性
高等院校的學科專業設置都必須以教育部制訂的《普通高等學校本科專業目錄》為依據。各高等院校會在專業設置上具有相同性，隨之所產生的教學檔案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特點、辦學定位、辦學規模及辦學層次的不同，在人才培養目標上也有差異，根據本科教學評估指標體系中專門設有一個特色指標，各高校在辦學過程中逐步形成自身的特色，各高等院校產生的教學檔案又會具備與其他高校不同的特點。
三、新體制下教學檔案的歸檔范圍與管理
1.教學檔案的分級制管理模式
根據我校新體制下教學管理的實際情況，教學檔案可采用四級管理模式，即校級檔案管理機構（檔案館）教學管理部門及相關教學檔案管理部門（教務處、人事處、學生部、招就處）、各教學單位（學院、部、實訓中心）教研室（系）和實驗室。學校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學檔案：如上級部門和學校產生的相關文件及規章制度、教學評估材料、課程建設和專業設置、招生及學籍等方面的檔案材料，以及教師和學生比較重要的記錄和登記表格等。學院及系（部）保管學校和本部門產生的教學文件及教學活動檔案：如教學課程檔案、學生記分冊、試卷及畢業論文等數量較大且又比較微觀的教學資料，這樣就會既有利于各單位查詢，又緩解了學校檔案館的館藏壓力。教務處教學檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務處作為教學的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務處要保管相應的教學檢查紀錄，而教師上課的記分冊則由系部保管，而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學校檔案館的存儲空間。
2.教學檔案的歸檔范圍
根據這樣的管理模式，學校及教學管理部門就可以逐級制定相應的歸檔范圍。
（1）學校檔案館教學檔案歸檔范圍：主要包括上級各管理部門下達的有關教育、教學管理的文件，學校管理的各項規章制度、學生成績報告單、畢業生登記表和成績單、學籍異動相關材料、畢業資格以及學位資格的審核材料等等。
（2）教學管理及相關部門教學檔案歸檔范圍：教務處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學管理文件、教學管理規章制度、學科建設規劃和專業設置、教學計劃、教學大綱、課程計劃總表、教學進程表、課程表、校歷表、學生名冊、畢業生質量的調查計劃和總結、調查畢業生質量評價意見相關材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設材料：新教師崗前培訓、教師年度總結和考核，教師國內外進修記錄、對學校骨干教師國家培訓班等方面的文件及形成的材料。學生部主要歸檔學生紀律和獎懲材料：如學生各類違紀處分文件、學生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學生招生就業工作材料：如學校年度招生計劃，錄新生取名冊，應屆畢業生就業方案，往屆畢業生就業統計等材料。
（3）各學院（部、實訓中心）教學檔案歸檔范圍：如學校及教學管理部門下發的文件、本單位在教學管理活動中所產生的相關文件；單位的師資情況、教師課堂教學質量評估材料、教師任課安排表、教師業務檔案、教學工作總結、考試命題及題庫、試卷；省、（校）級重點課程、精品課程立項建設及成果材料，主編教材各專業教材目錄等相關材料。
第5篇：畢業生檔案管理辦法范文
關鍵詞：高校學生檔案；管理模式；管理體制；規律
我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎上組建而來，高校檔案管理體制雖然經歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內容之一的學生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學生檔案管理體制方面的具體操作性規定，各高校學生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學生檔案管理模式優劣的基礎上，探討如何構建科學規范的學生檔案管理模式，以促進學生檔案規范管理，服務高校教育事業。
一、高校學生檔案材料形成規律
高校學生檔案是高校檔案管理的一個重要內容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學生管理活動中形成的，記錄和反映在校期間學生個人經歷、思想品德、家庭狀況、學習成績、個人特長、獎懲情況、身心健康狀態等信息的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前高校學生檔案材料形成規律主要有以下特點：
（一）學生檔案數量大。自1999年擴招以來，普通高等學校規模擴大，學生數大幅增長，由此產生的學生檔案量也大大增加。根據教育部統計數據顯示，1998年全國普通高等學校1022所，僅19%的普通高等學校的學生人數超過5000人，50%的普通高等學校學生人數集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學校達2305所，70%以上的普通高等學校學生人數超過了5000人，32%的普通高等學校學生規模集中在10000人～30000人。[2]
（二）學生檔案材料形成時間長。由于學校辦學層次的提升，專科院校升格為本科院校、博士點、碩士點在各高校紛紛設立，學制的改變也使得學生檔案材料形成時間發生改變。學生檔案材料的形成貫穿學生整個在校學習年限，專科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。
（三）學生檔案材料形成部門多。學生檔案材料來源比較分散，涉及學校招生辦、教務處、學工處、保衛處、組織部、團委、學生所在的院系等多個部門，需要溝通協調部門間的關系以保證檔案材料收集的原始性、真實性、完整性。
（四）學生檔案材料內容豐富。主要有：一是入學類材料：各類入學通知書、各類學生登記表。二是鑒定類材料：學生學年鑒定表。三是學習成績材料：學生成績登記冊、研究生個人培養計劃及其執行情況表。四是畢業類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業生登記表、學位證明材料。五是黨、團組織材料：入團志愿書、入黨志愿書、申請材料，綜合考核材料、外調證明材料。六是獎勵材料：三好學生登記表、優秀學生干部登記表及各類獎勵審批材料。七是處分類材料：處分決定及個人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業生就業派遣通知書。高校學生檔案材料形成規律的特點體現出了高校學生檔案管理的復雜性、過程性、動態性。高校學生檔案管理由學生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉遞、保管等一系列環節構成，不再是檔案材料的簡單收集，過去兼職管理的模式已然不適應學生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進行管理。
二、高校學生檔案管理模式分析
《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學生檔案管理體制相關方面具體操作性的規定，因而在實際的學生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數高校按照《高等學校檔案管理辦法》的規定將學生檔案歸口學校檔案機構管理，其余的還是實行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優劣在哪里呢？總的說來，學生檔案不歸學校檔案機構管理，而分散其它一個部門或多個部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個學校有多個檔案管理部門，同時對相同或相近的檔案管理事項進行管理，造成了部門職能交叉，最終導致檔案資源的重復建設，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機構改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個管理中心、沒有一個機構對學生檔案管理負總責，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機構，學生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經費往往得不到保障。具體表現為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學生檔案的工作人員多為兼職，兼管學生檔案管理工作。現今檔案管理越來越專業化、現代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業素質、時間、精力的投入已經不能適應學生檔案管理工作發展的需要。二是檔案保管條件難以達到標準。自高校學生檔案形成之日起算高校保管學生檔案的時間本專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達10年，另外還可以在畢業后再托管2年。這期間檔案的保管也是學生檔案管理的一個重要方面。無論是學工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機構，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護設施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業化程度低。主要體現在學生檔案的收集歸檔和利用服務的不規范。檔案整理沒有嚴格按照檔案的整理規范進行整理，還停留在簡單的收集上，沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉遞等服務，學生檔案信息化程度不高，無法為學校提供學生管理決策服務。學生檔案歸口學校檔案機構管理，那么學生檔案管理工作理所當然的成為檔案機構的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優勢，更加能夠體現檔案管理的專業性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現代化、專業化管理等方面更勝一籌。
三、高校學生檔案管理體制的建構
高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《高等學校檔案管理辦法》明確把學生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學生檔案的主管部門無疑是高校檔案機構。根據高校學生檔案材料形成的規律，通過對高校學生檔案集中與分散管理模式優劣的比較分析，高校學生檔案歸口檔案部門，實行集中統一的管理模式是最優的。那么集中統一的學生檔案管理體制的建構可以從以下幾個方面展開：
（一）明確學生檔案管理的主管部門是高校檔案機構，由高校檔案機構集中統一管理全校的學生檔案工作。由高校檔案機構對各學生檔案材料形成部門進行業務指導，要求他們按照檔案整理的規范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對收集歸檔后的學生檔案進行提供利用服務以及做好檔案的轉遞、保管等工作。要實現集中統一的管理體制，必然要將學生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責權限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學校領導應該從檔案職能科學配置的高度來看高校學生檔案管理體制的變革，將對相同或相近的檔案管理事項的管理職能整合到一起，實現資源的共享和利用。
（二）合理的人員配備和經費保障。集中統一的學生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應當根據學校規模，配備一定數量的專職學生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時還應該有專項學生檔案管理經費投入，保障學生檔案基礎設施和防護設施的配備到位，支持學生檔案信息數據庫的建立和維護。
（三）建立健全學生檔案管理規章制度。學生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學生檔案材料形成的規律重新制定學生檔案管理規章制度。明確各部門和人員的學生檔案管理職責，包括明確檔案館、各歸檔部門職責，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責。明確學生檔案業務規范。包括學生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規范；檔案查閱利用、轉遞、投遞等方面的規定。
（四）建立行之有效的學生檔案管理橫向機制。學生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實性、完整性，必然要建立一個行之有效的學生檔案管理橫向機制，對各學生檔案歸檔部門進行溝通協調。這一機制一方面要求各歸檔部門按照學生檔案歸檔范圍進行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時要求各歸檔部門嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定的“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學生檔案材料按照學生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機制，首先要明確各歸檔部門的責任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領導和兼職檔案管理人員負責本單位的學生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責，包括分管檔案的領導和兼職檔案管理人員的職責。再其次實行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學校績效考核的指標，工作業績與獎懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動與各個檔案歸檔部門聯系，對各個檔案部門工作進行檢查和業務培訓、指導，對檔案材料收集的真實性、完整性以及檔案整理的規范性嚴格把關。
第6篇：畢業生檔案管理辦法范文
【關鍵詞】干部人事檔案；高校學生檔案；管理模式
隨著全國干部人事檔案專項審核工作的展開，全國各高校的學籍學歷管理部門和檔案管理部門開始了查證工作，在查證過程中較為突出和共性的問題――檔案中的學習經歷材料不齊全、不規范，如缺少高考報名表、新生入學登記表、學生（學籍）登記表等，或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據材料必須到學校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關記載，就給學生出具相關證明材料。如果查找不到相關記載，就會給學生個人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規范和不嚴格造成的“后遺癥”，做好高校學生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。
一、從高校學生檔案管理主體著手
當前，中國高校都比較重視教學管理工作，對于學生檔案管理卻認識不到位，沒有形成統一的管理機制，不論是教育部還是國家檔案局，對學生檔案管理主體部門都沒有作出明確規定，而是由各高校視本校情況來確定，可能是高校檔案館，也可能是學生處、就業處、教務處、團委，還有可能是各個院系，這樣就容易造成管理機制不夠健全、管理程序不夠規范、管理方式不夠完善等問題，無法保證學生檔案的準確性和完整性。檔案管理機構作為高校學生檔案管理的主體，優勢是毋庸置疑的。其一，建國以來中國檔案管理的基本原則就是集中統一管理，高校學生檔案作為國家檔案的重要組成部分，也應按照國家要求由學校檔案管理機構統一管理。2008 年9 月1 日實施的《高等教育檔案管理辦法》（簡稱27 號令）在文件材料的歸檔范圍內中增設“學生類”檔案，首次將學生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問題，為高校學生檔案管理工作的依法開展奠定了重要基礎。其二，高校檔案管理機構是專業的檔案管理部T，不僅擁有專用檔案庫房，還配備檔案管理專業人員，這為實現高校學生檔案專業化管理提供了有力保障。但是，在實際操作中也存在著檔案管理專業人員較少，學生檔案數量龐大的問題。怎樣解決這個無法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機構統一安排布置工作，檔案產生部門按照檔案材料生成時間、類別進行整理和移交，檔案專業管理人員完成歸檔和管理工作。同時，在《高等學校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的基礎上，制定符合本校實際情況和特點的學生檔案管理規章制度，明確管理職責、歸檔范圍、歸檔內容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時間。各學生檔案生成部門根據管理制度開展工作，確保歸檔內容及時、真實、準確、全面、合法。
二、從高校學生檔案管理客體改進
由于宏觀層面規范標準的缺失，高校學生檔案歸檔范圍和內容并沒有統一規定，而由各高校自行規定，這就造成了歸檔內容、形式五花八門，應該歸檔的材料沒有歸檔，沒有必要歸檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項審核工作中，凸顯出來的最大問題。怎樣解決這個問題，是下一步高校學生檔案管理工作的重點。高校學生檔案與干部人事檔案是連續的關系，高校學生檔案隨著學生畢業后身份的改變直接轉換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產生“后遺癥”呢？高校學生檔案管理應當在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的基礎上，結合本校具體情況和特點，確定本校學生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學生個人履歷、學習情況、思想狀況、獎懲情況等內容，還要充實具有利用價值的材料，如社會實踐、綜合素質、職業技能、專業輔修、心理健康、資格證書及考級證書等個性化的東西，盡量準確、全面、客觀地記錄學生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據。
三、從高校學生檔案管理手段實施
搭建高校學生檔案工作網絡平臺，實現學生檔案管理信息化。由于高校學生檔案的實時性和動態性較強，在實際操作中，要將學生檔案工作平臺覆蓋到產生學生檔案的各個部門、各個環節、各個時段。學生檔案工作網絡平臺要與學籍學歷管理系統、教學管理系統、學生管理系統、心理健康數據等對接，形成一個完整的學生電子檔案。學生檔案管理系統的建立，便于班主任、任課教師及家長及時了解學生情況，便于教學和學生管理工作更有目的地開展，便于各部門之間協調配合，同時，也為用人單位提供可靠參考依據。當前，中國高等教育最權威的網站――中國高等教育學生信息網（以下簡稱：學信網）的學籍學歷信息最具權威性，其中的“全國高等教育學歷證書電子檔案”是中國目前唯一全國性人才數據庫，也是社會利用率最高的，能夠查詢到高校在校生學籍信息和歷屆畢業生學歷信息（1991 年以后），內容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、專業、入學日期、畢業日期、學制、學習形式、畢業證編號等基礎數據，但對于用人單位在擇才方面的參考價值較低。如能在此基礎上搭建高校學生檔案工作網絡平臺，并入高校學生檔案內容，如個人履歷、專業成績、獎懲情況、社會實踐、身體狀況、心理狀況、職業技能、特長、誠信等方面的信息，從而形成全面的學生電子檔案。這樣的電子檔案無疑是真實的、完整的、權威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢到學生在校期間全面、真實的情況，參考價值將大大提高，從而實現高校學生檔案利用價值的最大化。
【參考文獻】
第7篇：畢業生檔案管理辦法范文
2.需辦理《心理健康教育基礎知識培訓證書》、《物流管理證書》等證書的考生，請于6月1日－2日兩天到原金華理工學院（賓虹路1195號）12號樓南樓一樓申請。
3.如有考生還沒有參加2008年10月份考試報名的，請務必在5月25日前到市考辦教材供應處報名（星期一休息）。地點：金華市丹溪路517號。
4.2008年上半年申請畢業的考生請于5月26日－28日到市政府北大門西側二樓辦理相關手續。
附：辦理畢業登記須知：
一、取號、領表，按約定時間辦理畢業登記。
二、考生領取申請表必須用黑色簽字筆或藍黑、黑色墨水鋼筆認真填寫。
三、考生按老計劃畢業的專業代碼填老代碼，按新計劃畢業的填寫新代碼。
四、畢業證書的照片可以延用報名時采集的頭像信息，不符合全國電子注冊要求的，考生須持準考證在現場由凱帝照相館攝像。先攝像，后輸入信息。作好單位鑒定提交畢業生材料的同時收繳照片一張。
五、帶全部準考證、合格證，身份證原件及復印件一份。準考證、合格證上的準考號必須一致；身份證、準考證、合格證上的姓名必須一致，原報名時的身份證號碼與申請畢業時的身份證號不符時，以申請畢業時考生手持的身份證號碼為準，如有不符需要由鄉（鎮）以上派出所出具的有本人照片且加蓋戶籍專用章的戶籍證明，必須注明。“×××與×××系同一人或原身份證號×××與現身份證號×××系同一人字樣”。（除身份證號自然升位外）。
六、檔案代碼的填寫必須正確無誤，否則將影響到考生戶口的農轉非、畢業就業等切身利益。考生須仔細核對畢業生登記表內容。
七、申報材料要齊全，免、轉考材料須由省考辦批復簽章后方可驗收。外省轉入考生在我省所考課程專科少于5門、本科少于4門合格成績的，需提供戶口遷移、軍人或國家機關事業單位人員工作變動，被普通高校及中等學校錄取的相關證明材料。
八、使用已取得自學考試畢業專業的課程成績，本省的畢業生只需出具已取得自學考試畢業證書及畢業生登記表的課程成績欄復印件，復印件須由考生單位組織人事部門或檔案管理部門簽署“該材料復自×××同志檔案”并加蓋公章。外省的自考畢業生按照免考執行。
九、辦理本科畢業的需帶專科畢業文憑正本及復印件、專科成績復印件，并由所在單位人事部門簽字蓋章、證明。復自“×××同志檔案”。2005年以后頒發的CET證書不再免考英語（二）。
十、學習培訓簡歷從初中開始填寫至自考。
十一、自我鑒定與單位鑒定內容：思想覺悟、道德品質及工作表現等方面。單位鑒定由考生所在單位或街道辦事處、鄉人民政府按人事檔案管理辦法和規定負責作出。全日制自考助學班或全日制普通院校的在校生其單位鑒定由就讀院校負責，自我鑒定80字與單位鑒定不能少于50字。
十二、辦理高護畢業手續需中專畢業文憑原件及復印件。
第8篇：畢業生檔案管理辦法范文
【關鍵詞】開放大學;學籍檔案;信息化
當前，無論是基層開放大學學籍管理人員，還是開放教育學生或用人單位，學籍檔案的個性化需求日趨旺盛。如:學校要求學籍管理人員提供某年各專業的畢業人數和畢業率、學生學籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補辦、用人單位需要學籍檔案中的某些材料等。學籍檔案一旦實現信息化，這些問題都將迎刃而解。實際上，基層開放大學學籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯率，而且有利于學校對教學各環節實行監督、進行數據統計，為教學改革與教育評估等提供參考依據;同時，也能為用人單位對人才的選拔、聘任、學歷鑒定及學生辦理出國留學等提供更好的服務;并且，紙質檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。
一、番禺電大學籍檔案工作現狀
(一)學籍檔案管理沿用傳統模式。當前，番禺電大學籍檔案管理工作沿用傳統的整理紙質檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現錯漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執行不夠嚴格，加上部分管理人員對檔案重視不夠，檔案偶會出現泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質檔案越積越多，給學校的保存與管理造成壓力。(二)學籍檔案信息化建設滯后。已有的國家開放大學教務管理系統，可以處理日常的學籍數據，但沒有畢業生管理模塊，不能直接對畢業生數據進行統計，只能通過導出歷年數據篩選處理后再進行人工統計。教務管理系統中只有使用該系統以來的學生數據，而沒有使用該系統之前的學生數據，導致使用該系統前的學生數據只能根據學校內部保留的數據自行處理。中國高等教育學生信息網也未盡完善，在該網中可以查詢畢業生信息，包括學籍信息及畢業信息，但信息單一，沒有學生成績、學籍異動等記錄。(三)學籍檔案管理制度欠缺、團隊建設落后。學籍檔案工作業務規范和管理制度建設很不完善，對學籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時而異。相關管理團隊建設落后，無專門的檔案管理人員，相應工作主要由學籍管理人員和班主任承擔。學校對學籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓，也極少有學習檔案信息化等方面的機會。
二、番禺電大學籍檔案信息化的可行性分析
當前，建立國家開放大學全系統統一的學籍檔案管理平臺條件還不成熟，而基層開放大學學籍檔案信息化相對容易。如何高效、準確地將文字、圖片變成有效的數字化信息，提供快捷有效、安全性強的查詢等服務，是基層開放大學學籍檔案信息化建設工作的重點。這就需要購買高速掃描儀等設備、構建學籍檔案管理系統、建立和完善相關制度并對相關管理人員進行培訓等。高速掃描儀價格不高、操作簡單便捷。要構建的學籍檔案管理系統是在原有的校園網上運行，有現成的相關經驗可以借鑒，并且對服務器硬件要求不高，成本相對低廉;至于該系統軟件方面，可以組織計算機技術人員和學籍管理人員開發或者直接購買適合番禺電大的學籍檔案管理軟件。可見，學籍檔案信息化無論在技術上還是經濟上都是可行的。隨著形勢的發展和現實的需要，學校領導將進一步重視學籍檔案管理及其信息化，他們對系統軟硬件的采購、建立健全相關管理制度以及對學籍檔案管理人員的培訓也將順勢而為。
三、番禺電大學籍檔案信息化建設展望
完善學籍檔案管理，要從多方面進行改革與創新，包括學籍檔案信息化管理系統建設、管理制度建設和管理人員團隊建設等。針對番禺電大學籍檔案管理中存在的問題，就其信息化建設做出如下展望。(一)構建合適的學籍檔案管理系統。學籍檔案管理系統建設是學籍檔案信息化建設的重要組成部分。將海量的學籍檔案信息(包括紙質檔案和教務管理系統數據等)變成規范化的數字信息、將學籍檔案信息實行統一的數字化管理，是當前信息化建設的首要問題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應屆畢業生的畢業證書、學位證書、畢業檔案材料(包括入學報名登記資料、畢業生登記表、學士學位申報材料、獎勵材料等)及其他重要材料(如英語、計算機等級考試證書等)掃描成規范的圖片文件，并逐步將保留在學校的往屆生重要材料掃描成規范的圖片文件。二是學校計算機技術人員和學籍管理人員參與開發或購買適合當前實際的學籍檔案管理軟件，該軟件系統能提供標準化的電子檔案和數據接口;管理人員充分利用校園網高效、便捷地實現數據的存儲、共享、查詢、統計等服務。三是學籍管理人員要充分利用上級開放大學教務管理系統或拓展系統收集各個時期各類學生、不同系統的學生基本信息、成績數據、學籍情況變化數據等，把這些數據和學生畢業檔案及其他重要材料的掃描數據等進行處理并導入學籍檔案管理系統;管理人員還要按時維護、更新系統數據，保證系統數據的完整性和與上級開放大學及學信網數據的一致性。另外，技術人員要設法加強校園網的安全，保證系統及數據的安全性。(二)建立和完善管理制度，規范管理流程。制度決定行動，學校應根據有關法規并結合學校開放教育的實際情況，建立和完善學籍檔案管理制度和規范。如建立《開放教育學生學籍檔案管理辦法》《學籍檔案歸檔制度》《學籍檔案管理系統信息更新制度》等，規范學籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責，強化管理人員責任意識，實現學籍檔案管理的規范化和信息化，進一步改善學籍檔案管理質量。(三)打造一支高素質的管理人員隊伍。推進學籍檔案信息化就要加強管理人員團隊建設。業務素質水平是做好學籍檔案管理和保證服務質量的決定性因素，故學籍檔案管理人員應提高自身的思想政治素質，包括提升政治素質、服務意識和法律意識等;也要提高自身的業務能力，熟悉檔案管理工作的流程。對學校來說，就應大力提高檔案管理人員的信息化水平，對他們多加以業務培訓，讓他們能充分利用信息技術與管理知識建立和完善學籍檔案信息化管理體系。隨著學籍檔案管理人員綜合素質的提高，他們就能提供更加多樣化的服務，如提供自動化查詢服務等，從而使檔案資源服務信息化。
四、結語
構建好學籍檔案信息化管理系統，就能實現以計算機為載體的學籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務質量。當然，在信息化過程中，不僅要重視學籍檔案管理系統的建設，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實現學籍檔案信息的利用價值。基層開放大學學籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實際需要，還可為國家開放大學將來開發全系統的學籍檔案信息化管理系統提供實踐經驗。
【參考文獻】
［1］張曉榮．高校學籍檔案管理現代化的研究［J］．中國市場，2018，32:115+121
［2］沈玲．高職院校學生檔案信息化建設探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168
［3］熊焰焰，潘曉璐．加強高等教育學籍管理信息化建設的重要性［J］．當代教育實踐與教學研究，2018，9:37～38
第9篇：畢業生檔案管理辦法范文
關鍵詞：學籍檔案 管理工作 思考
隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學生人數在不斷增長，辦學規模在不斷擴大，辦學檔次在不斷提升，高校學籍檔案管理作為高校教學管理、學生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其制度化、規范化，科學化，是當前高校學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。
1.學籍檔案管理工作的內涵
學籍檔案管理工作是以學籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學生入學到畢業的整個期間，是對學生的入學資格、在校學習情況及畢業資格的審核與管理；是對學生在校期間直接形成的不同載體的學籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學校、個人及社會了解學生、掌握相關信息。同時也反映了學校各機關、系的教學、科學實驗和管理情況，為學校人才培養、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學生學籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊、新生入學登記表、學生名冊、學籍管理卡片及新生電子注冊、學生學年注冊、學歷電子注冊等。2.學生學籍異動處理和考核違紀處理的管理，如：學籍變更材料(休學、保留學籍、復學、轉專業、退學、開除等)。3.學生在校期間成績的管理，如：學生成績單、外語四、六級統考成績、計算機等級考試成績、職業技能鑒定考試成績等。4.學生畢業信息檔案的管理，如：學歷電子圖像信息采集、畢業資格審核、畢業生登記表、畢業證號、證書發放及補辦畢業證明書等。5.學籍管理制度的建設及校風、學風建設活動等，如：各種獎懲、獎學金、助學金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。
2.學籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學籍檔案管理人員隊伍建設問題。多數高校各系由兼職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務重，沒有經過專業崗位培訓 , 檔案意識不強，僅靠自身學習、實踐摸索，沒有過硬的專業能力和管理素質，因而在對學生檔案處理和評價時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業處掌握著新生錄取的基礎信息，系擁有學生成績的原始記錄，學生處記錄學生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協調機制，信息管理缺乏統一的規劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統一，造成學籍管理就難以準確快速地建立學籍信息庫，使學生的信息資源不能共享。另外，學生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監管難度加大。
2.3學籍檔案管理手段落后。當前很多高校學籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復勞動多，準確性不高。計算機管理也僅限于學生基本信息及簡單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對檔案信息進行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學籍檔案管理現代化發展的需要。
2.4學籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學籍檔案管理是針對每個取得學籍的學生進行的各方面管理，可以說關系到每個學生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠，可能導致許多在校學生對學籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認識不夠，給學籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學籍信息學生本人確認和班主任（輔導員）核查的隨意，導致到學生畢業前進行畢業基本信息校對時才發現信息不準確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業手續帶來麻煩。
3.切實加強和完善學籍檔案管理工作
3.1健全規章管理制度，嚴格執行學籍檔案管理制度
學籍檔案管理關系到學生切身利益，建立健全學籍檔案管理制度，是開展學籍檔案管理的可靠保證。高校學籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關部門應加強協調，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環節的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉交、保管保密與管理職責等各項規章制度，克服各行其是。如果學籍檔案管理制度不健全，移交手續不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導致學籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴格執行學籍檔案管理制度不僅要“有規可循，有規必循”，而且要做到“循規必嚴，違規必究”，有利于實現學籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強學籍檔案管理人員隊伍建設
高校學籍檔案管理是一項政策性和業務性很強的工作，學籍檔案管理人員素質的高低、能力的大小，直接影響著學籍檔案的準確性，而各系兼職檔案人員其檔案業務水平將直接影響到檔案收集的質量。因此，為了避免造成工作上的脫節和混亂，學校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓班，加強理論學習，熟悉學籍管理工作的整個流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規范學籍信息采集途徑，確立明確、標準的指標和項目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學籍檔案鋪平道路，避免更多的重復勞動。指導他們明確歸檔范圍，實施動態管理，努力做到即收即歸。充分調動他們的積極性，使其在工作中更主動、更自如，有利于實現學籍檔案基礎業務工作的規范化。
3.3互動式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統一領導，分級管理”，加強各部門及人員之間的協調與配合，做到資源共享，是做好學籍檔案管理工作的基本保證。學院各職能部門應加強學生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉遞送交等各項管理工作，建立統一的信息資源庫，使學籍管理信息能夠準確、及時，最終實現資源共享。
在高校學籍檔案管理中，要充分利用現代辦公技術，實現檔案管理的現代化。學籍檔案的內容和數量不斷增加，如果仍沿用傳統的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應現代化的需要。利用計算機網絡技術，實現學籍檔案的電子化、網絡化管理，將紙質檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現學生、班主任（輔導員）、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正，提高檔案管理工作的效率。
當然，在檔案管理的信息化建設過程中，學籍檔案的檢索、統計和查閱與現代通信技術相結合，可以實現遠程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數據都需要得到妥善的保護，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發揮檔案管理信息化的優勢，有利于實現學籍檔案管理工作的科學化。
4.加強學籍檔案管理宣傳
學院可以在新生入學教育時組織班主任（輔導員）及學生進行《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校檔案管理辦法》的專場教育，并通過宣傳欄、網上查詢等途徑讓師生了解學籍檔案管理制度 、“高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知”、“應征入伍大學生學籍管理辦法”及其他有關的法規政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實配合做好相應的學籍檔案管理工作，有利于實現學籍檔案管理工作的基礎化。
總之，高校學籍檔案管理工作是一項系統工程，需要在探索中求發展、求完善。為此，學籍檔案管理部門及管理人員應始終把握學籍管理為育人服務的方向，關注有關檔案管理新技術，探索新規律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學籍檔案管理工作，使其成為學校人才培養工作的需要，成為服務于學生的需要，成為服務于社會的需要。
