人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法精選(九篇)
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第1篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
關(guān)鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
0.引言
人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性和機密性的特點。它是各級組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解選拔人才的重要信息源。在社會主義市場經(jīng)濟條件下是聯(lián)系人才與市場的橋梁和紐帶。但是目前人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量還不高，遠不能適應時代的要求。我們應該從強化各級領導的檔案意識、提高人事檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)、補充具有個性的人事檔案材料、健全并貫徹各種規(guī)章制度入手，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。緊緊抓住人事檔案管理的難點問題，重點預防和處理“無頭檔案”。建立起適應時代要求的人事檔案管理體制:改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理;建立現(xiàn)代人事檔案管理宏觀和微觀管理體系;建設區(qū)域性人事檔案管理中心，完善“重新建檔”行為;建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放。加快人事檔案工作信息化管理的進程，使人事檔案更有效地發(fā)揮應有的作用。
1.人事檔案管理存在的問題
1.1整理不規(guī)范。
整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。
1.2人檔分離現(xiàn)象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:
第一、人員主管機關(guān)變動與檔案的流動未同步進行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時，人員已不知去向;二是工作機構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉(zhuǎn)遞工作不準確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:
（1）在工作調(diào)動時，由于社會上不正之風的影響，少數(shù)人以不正當?shù)那肋M入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。
（2）有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉(zhuǎn)遞時，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現(xiàn)象時有發(fā)生。
（3）個別檔案管理人員工作不仔細，轉(zhuǎn)遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
第三、收進轉(zhuǎn)出登記制度不嚴，有的人事檔案管理部門不堅持定期的檢查核對制度，對漏轉(zhuǎn)、錯收不易發(fā)現(xiàn)，隨著時間的推移，這些檔案也會成為“無頭檔案”。
第四、人事檔案的占有權(quán)造成人檔分離。社會的進步越來越取決于人才的培養(yǎng)和開發(fā)，社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，各級人才市場的出現(xiàn)，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，為人才資源的開發(fā)創(chuàng)造了條件。在這種形勢下，人事檔案本應充分發(fā)揮其作為人才信息庫的作用，為人才的選拔和人才資源的合理開發(fā)服務。論文參考。但在目前的情況下，許多單位卻憑借
對人事檔案占有權(quán)，人為地設置了種種人才流動的限制條件，既管“死”了人事檔案，影響了人事檔案作用的發(fā)揮，也管“死”了人才，影響了人才的合理流動，客觀上造成了人檔分離。
2.解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。論文參考。
2.1防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施
為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調(diào)出的時間、調(diào)入單位的名稱、主管機關(guān)的名稱、調(diào)動的原因、是否為正式調(diào)動等，然后及時將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對制度。檔案的進出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對制度，是驗證收進轉(zhuǎn)出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調(diào)動或職務變動時，有關(guān)單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯(lián)系，及時催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應主動催問，以防檔案丟失。
(2)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。
(3)檔案轉(zhuǎn)遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對安全。
2.2對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。機關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關(guān)系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復。
第三，經(jīng)過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當事人原籍檔案館保存。論文參考。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
[1]黃霄羽,曹建峰. 人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案, 2002,(07) .
[2]紀紅衛(wèi). 對人才引進中“重新建檔”的冷思考[J]北京檔案, 2002,(07) .
第2篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養(yǎng)老金不能按時發(fā)放等問題屢見不鮮。加強企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當前企業(yè)亟待解決的問題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)職工檔案管理
1當前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補貼的繳費和發(fā)放，簽定、解除勞動合同等形成的材料。現(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準確的統(tǒng)計或人員名單。現(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規(guī)范的勞動力市場。
1.2企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質(zhì)量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，這種方式嚴重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
1.3企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權(quán)威性。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
2加強企業(yè)職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業(yè)職工檔案的管理機構(gòu)。當?shù)卣畱贫ū镜亍镀髽I(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構(gòu)也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對解除勞動關(guān)系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉(zhuǎn)遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時使用。
2.2強化檔案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領導不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務和作用，最大限度地被企業(yè)領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結(jié)合起來，促進企業(yè)全面發(fā)展。
第3篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
調(diào)檔函格式1
________：
因工作需要，商調(diào)貴處___(檔案號：___)等___名同志到我公司工作，如蒙應允，請將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至我部，待研究后函告。
多謝合作
___公司人事部(公章)
年 月 日
調(diào)檔函格式2
___________：
___________同學已被(在)我院___________專業(yè)錄取(就讀)，根據(jù)我院《學生檔案管理辦法》，請貴處將該同學的檔案轉(zhuǎn)至我院招生就業(yè)處。
xxx師范學院招生就業(yè)處
年 月 日
調(diào)檔函格式3
________大學：
您單位___________同學報考我校____年碩士研究生，現(xiàn)已擬錄取，請將該生人事檔案于__月__日前(開學前)，寄至：___________大學___________學院學生工作辦公室(郵編___________)。以便我們審查，審查合格檔案不再退回;如按期檔案未到，不予錄取，后果自負。
多謝合作!
___________大學___________學院
______年__月__日
調(diào)檔函大概流程
一般程序是這樣的：
1.各系上報錄取名單，最后由錄取學校招生辦先發(fā)出調(diào)檔函，發(fā)往你在報名時所填寫的檔案所在地上面的地址，若你寫的是個人，那就是個人收到后自行辦理，然后寄回錄取學校;
2.如果是寫某單位人事處收，那就直接發(fā)到人事處，你再去人事處協(xié)助調(diào)檔，按照人事處對你提的要求補全各種手續(xù)。
3.若你的檔案寄存在某人才交流中心，那你也得去那自行辦理或協(xié)助辦理。
4.檔案調(diào)回后，學校就會根據(jù)原單位的各種材料進行政審，一般不會有問題。最后發(fā)出通知書。
第4篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
關(guān)鍵詞：人事檔案； 管理； 探究
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
人事檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障。
然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對人事檔案管理的重要性認識不夠、硬件設施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實地掌握人才隊伍現(xiàn)狀和科學加強隊伍建設，這些情況嚴重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
1、提高思想認識，加大投入，進一步夯實檔案工作基礎
部門領導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
2、提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量
2.1隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓，一支過硬的專業(yè)隊伍是確保檔案管理工作能否取得成效的關(guān)鍵。加強檔案管理人員政治理論水平和思想道德素質(zhì)的提高。全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
2.2要加強對人事檔案管理工作者的培養(yǎng)，通過培訓、學習等方法不斷提高業(yè)務專業(yè)技能。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應現(xiàn)代人力資源管理的新要求。從事檔案管理工作必須具備較深的理論素養(yǎng)和良好的道德品質(zhì)。提高檔案工作者的專業(yè)工作技能，檔案信息、組織人事管理系統(tǒng)等專業(yè)管理軟件的維護、使用，檔案信息的電腦錄入，查閱，傳遞等都是每一位現(xiàn)代檔案管理工作者必備的技能。
2.3同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。加強對檔案管理人員的培訓，提高人事檔案管理人員的人事政策水平，提高工作質(zhì)量。不斷了解人事制度改革的進展情況，提高自己的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)水平，及時、準確地為要求者提供全方位的服務。同時更要結(jié)合本單位人事管理工作的實際，不斷的探索研究適合本單位自身特色的檔案管理辦法，不斷開創(chuàng)本單位人事檔案管理工作新局面。
3、建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學化、現(xiàn)代化進程
現(xiàn)代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
4、要為檔案管理提供充促的財力支持
檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此，加快檔案現(xiàn)代化管理成為人事檔案管理的必然要求。然而，要將檔案管理提升到現(xiàn)代化管理范疇，必然離不開大量的財力支持。專業(yè)檔案管理隊伍的培養(yǎng)，電腦、掃瞄儀等現(xiàn)代化設施的配備，高標準檔案庫房的建設，高質(zhì)量檔案盒、柜的添置，都需要大量的資金投入。因此，要促進人事檔案管理，組織部門必須想方設法，多渠道籌措資金，確保檔案管理現(xiàn)代化建設的財力需要。把檔案建設經(jīng)費列入組織部門預算，保障檔案管理工作的經(jīng)費。同時，要將檔案管理現(xiàn)代化作為一項建設任務納入重要議事日程，既要制定檔案管理工作近期計劃，也要制定檔案現(xiàn)代化建設長遠規(guī)劃，從而有計劃，有步驟的推進人事檔案管理現(xiàn)代化。
5、要為檔案管理制定規(guī)范、完善的工作機制
檔案管理工作除需要良好的硬件環(huán)境外，更需要一套完整、規(guī)范的管理制度。硬件再好，管理跟不上，同樣是檔案管理工作發(fā)展的重大障礙，因此，必須建立健全各項檔案管理工作機制。我們作為人事檔案管理工作者，更應當以身作責，從我做起，從現(xiàn)在做起，樹立起組工干部新形象，建立健全一套規(guī)范的檔案管理制度，嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，保證檔案管理工作嚴肅有據(jù)、有章可循。落實定期檢查考核評比制度，組織人事部門定期不定期進行抽查，及時協(xié)調(diào)解決問題，明確各種檔案材料的歸檔時限和要求，嚴把材料入口關(guān)，對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審查材料是否齊全完整，手續(xù)是否完備，不符合要求的應補齊、收全，補完手續(xù)后再進行歸檔，從源頭上杜絕不合格材料的產(chǎn)生；建立責任追究制度，確保檔案工作的真實性和嚴肅性。
6、實行動態(tài)管理模式，提升人事檔案的信息價值
建立和整理人事檔案不僅內(nèi)容要重點突出、準確無誤，更要全面完整，實行跟蹤記載，保持內(nèi)容常新。以積極主動和高度負責的精神，走出辦公室，通過各種方式和方法，主動、及時、深入細致的把職工的基本情況（如：業(yè)務能力、職業(yè)道德等）專業(yè)技術(shù)水平情況等及時收集，為年終考評、職稱評審、組織部門考察選拔干部、人員工作調(diào)動等提供真實的材料，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務。
不僅如此，人事檔案管理者還要嚴把鑒別審核關(guān)，遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，審核檔案材料是否完整、齊全、客觀、真實，手續(xù)是否完備，歸納、整理是否規(guī)范，檔案中有無混裝、裝錯的材料等，確保人事檔案的完整性和準確性。移交轉(zhuǎn)遞檔案時，要加強管理和監(jiān)督，使檔案做到不積壓，不丟失，準確無誤。準確的人事信息是做好人事管理工作的基礎，信息不準確基石不牢，會直接影響到后續(xù)工作和領導決策。
參考文獻：
第5篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
引 言
現(xiàn)階段，我國大部分事業(yè)單位正推行各項改革，對原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高人事檔案的真實性和可靠性，為用人單位提供可靠地人才資源，這是管理人事檔案需要注意的問題，而我國事業(yè)單位檔案管理工作存在著較多問題，人事檔案管理情況不甚樂觀。
1.人事檔案管理制度現(xiàn)存問題
1.1對人事檔案管理沒有足夠的認識
很多事業(yè)單位輕視人事檔案的管理，大部分管理員只認為員工其它方面的表現(xiàn)重于個人檔案的收集，所以不重視了人事檔案工作的開展，盡管有進行管理，也只是形式上的，沒有落到實處。在應付相關(guān)部門檢查和員工調(diào)動中能過得了關(guān)就行，因此，人事檔案管理自然而然就不能為事業(yè)單位的建設起到很好地推動作用。
1.2檔案管理人員水平有所欠缺
檔案工作是一項比較復雜繁瑣的管理本文由收集整理工作。如果沒有一定的人力、物力、財力投入，檔案管理難以順利進行。我國目前檔案管理人員整體水平較低，在檔案管理事宜上保留著傳統(tǒng)的思想和落后的方法，沒有進行相對應的改革和創(chuàng)新。隨著人事制度改革向縱深推進，機構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓就直接上崗，對檔案的重要性、管檔要求不太了解。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作往往心有余而力不足，造成大部分員工檔案流失，嚴重地影響了事業(yè)單位檔案管理水平。
1.3檔案管理缺乏科學性和時代性
隨著時代的發(fā)展，信息化管理體系已經(jīng)相當普及，人事檔案信息管理系統(tǒng)也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進的信息技術(shù)沒有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個人信息，調(diào)動資料等人工錄入，沒有使用電腦進行資料檢索或閱讀檔案，而無紙化閱檔更是無法實施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。
1.4人事檔案利用率低
檔案管理者收集人員檔案，無非就是要給人事部門在決策時提供參考，一些檔案管理員對檔案的開發(fā)、利用僅停留在一些簡單信息的使用，例如職工的成長經(jīng)歷、受教育情況、技術(shù)職稱、工作經(jīng)歷等，檔案管理人員往往只是在有需要的人找上門來才提供人事檔案的服務，處于較被動的服務狀態(tài)，沒有真正的服務于人事。導致檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。
2.人事檔案管理工作的對策
2.1提高對檔案管理工作的認識程度
不斷完善人事檔案管理的制度建設 為使檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，建立人事檔案收集、鑒別與歸檔、整理、查找、檢查與核對、查閱、轉(zhuǎn)遞、保密等各項制度，人事檔案管理領導小組，協(xié)調(diào)解決人事檔案工作中的困難和問題。完善人事處內(nèi)部人事檔案管理的崗位、人員和工作職責，并將人事檔案工作列入工作計劃，定期提出任務要求，使人事檔案管理工作始終擺在重要的議事日程。
2.2提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)
首先加強人事檔案管理隊伍自身素質(zhì)建設，各級在聘用檔案管理人員時需再三篩選，只有思想政治覺悟高、有較高職業(yè)道德、富有責任心、耐心、細心的人才能從事檔案管理工作。同時，要制定培訓計劃，讓檔案管理人員深入了解這項工作的性質(zhì)和意義，并具備一定的現(xiàn)代教育技術(shù)及創(chuàng)新理念，各級還需要建立一定的激勵政策，提高檔案管理員的積極性和行動力。腳踏實地、做好各項工作，從而推動事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。利用電腦、掃描儀、傳真機等現(xiàn)代設備和先進技術(shù)，將檔案資料整理、錄入，通過一番技術(shù)處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時，可以隨時更新信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，最大限度地減輕檔案工作的工作量。不僅有利于檔案工作效率的提高，也提升了檔案的利用率。
2.4完善檔案信息量
為了使檔案發(fā)揮真正的作用，要重新界定檔案的功能。首先，對于機密、重要檔案加以保留；其次檔案的范圍要不斷擴大。可以根據(jù)需要增設一些如獎懲情況、獲得的技能證書、個人特長等材料，豐富的檔案資料有助于用人單位選拔人才；最后還可以針對一些用人單位以及求職者的特殊需要，不斷完善檔案的功能，從而提高檔案的利用率，盡可能減少廢檔現(xiàn)象。
第6篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
關(guān)鍵詞：高等院校學歷檔案檔案管理
學歷檔案是隨著學生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學歷檔案的接收與使用方，對學歷檔案具有真實客觀的評價基礎。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設角度找到突破性方法；另一方面，建立“學生電子檔案”并推廣至用人單位。
一、學歷檔案存在的主要問題
學歷檔案存在的主要問題有五個：
（一）學歷檔案失真
部分學歷材料失真，如：因為升學或就業(yè)的需要，對某學科成績篡改過甚至對整份成績單進行篡改；授予學位和畢業(yè)學歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學士學位的學生檔案中出現(xiàn)學位材料或把登記表中“不授予學士學位”標記中的“不”字刮掉的情況；還有的學生大專和大本的入學時間相同，大本材料造假。在職學習材料的情況更為嚴重：有些干部初始學歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務、申報職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學歷、學位材料……這些虛假學歷材料已不能真實反映干部本身的學歷和水平。
（二）學歷檔案短缺
一方面是學歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時間等。
（三）學歷檔案無序
學歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學生檔案未進行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學生檔案會出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個檔案袋套一個未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個未開封的檔案袋和一摞散材料。
（四）檔案分裝失誤
在學歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯誤，導致某份學歷檔案的材料裝在另一份中甚至導致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補。
（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時、規(guī)范
由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進入國家機構(gòu)或事業(yè)單位的學生，還有很多學生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導致人檔分離，很多學生沒有檔案意識，把學歷檔案棄之不顧，當需要檔案時發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學生畢業(yè)后，學校沒有及時把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學生本人攜帶檔案至用人單位。
二、問題成因與根源追溯
（一）高校檔案工作的特點是主因
學生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點決定的，歸納有五：一是擴招導致學生檔案大幅增加，相應工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學生來源不同導致學生檔案日益復雜化；三是碩博學歷人才比例快速增加，這些人學習經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導，直接導致形成的檔案材料千差萬別；五是學生檔案具有暫時性、流動性的特點，高校檔案管理人員普遍認為保管時間較短，不必花費過多時間管理，從而導致檔案材料散落、排放無序。
（二）學生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應的監(jiān)管措施
教育部曾于2008年頒布最新的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學生類檔案工作的指導性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個學校的學歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學校檔案管理的落實情況監(jiān)管不夠，遠未實現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標。
（三）學歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠
目前教育部在中國高等教育學生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費共享渠道，致使學歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機制難以形成。
（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠
高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學生檔案數(shù)量龐大，進出檔頻繁，使得檔案管理工作任務繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識、經(jīng)驗、責任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學生檔案的有效利用方面。
三、建議與改進設想
（一）規(guī)范辦學秩序，從源頭上杜絕學歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學資格的學校擅自辦學、擅自頒發(fā)學歷證書行為的同時，檔案工作人員應熟練掌握要領，學會鑒別不具備辦學資質(zhì)學校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。
（二）制定管理辦法，從細節(jié)上規(guī)范學歷檔案管理
教育部應制訂專門的學生檔案管理辦法，增強辦法的可操作性、指導性，各學校也應該根據(jù)本校學生檔案的特點，制定出適合本校的學歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時間要準確，填寫要規(guī)范等；與此同時，還應保證學歷檔案的真實性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準確、及時。
（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓、自學等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)
一方面，高校應盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應定期開展職業(yè)培訓，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認識；第三，檔案人員也應該不斷學習新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。
（四）教育部應有相應的監(jiān)督機制并跟用人單位形成良好的溝通機制
首先，教育部應建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機制，加強對高校學生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進并提高各高校對學歷檔案管理工作的重視程度。與此同時，教育部應跟用人單位形成良好的溝通機制，了解用人單位在接收和利用學歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識和經(jīng)驗，對可疑材料，及時前往調(diào)查，守住學歷材料進入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學歷的發(fā)生，一經(jīng)查實造假應嚴肅懲罰，切實維護學歷材料真實性、嚴肅性和規(guī)范性。
（五）強化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學生學歷認定
強化要求高校學歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學歷信息進行電子注冊，嚴厲打擊學歷造假行為。教育部門應與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學歷認定查詢，整治學歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴把學歷教育的出口。
（六）建立學生電子檔案并利用信息技術(shù)管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學生檔案越來越多是電子文件形式，應該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財力。筆者認為建立學生電子檔案應注意幾個問題：
1.規(guī)范工作，關(guān)注細節(jié)
在建立學生電子檔案時工作人員應善于運用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細節(jié)處強化高校學生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲等環(huán)節(jié)如有一個細節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。
2.高校學生電子檔案的保管維護
學生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設置檔案的只讀性，即維護檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復勞動。同時還應注意進行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。
3.高校學生電子檔案的傳遞
檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機關(guān)企事業(yè)單位，實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)高校與用人單位之間報送、接收電子個人檔案的無縫鏈接。
綜上所述，學歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實現(xiàn)強國之路。
參考文獻：
[1]薛立英.人事檔案工作管理的現(xiàn)狀及幾點思考[J].山西檔案，2010，S1（13）：60.
[2]教育部.等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定[S].教學〔2001〕4號.
第7篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
1、查驗其轉(zhuǎn)遞的人事檔案中的材料是否符合《北京市失業(yè)保險規(guī)定實施辦法》規(guī)定的必備材料；
2、審查其繳納的社會保險費是否符合“按時足額”的要求，如果存在各項或某項社會保險繳費有出入，應根據(jù)其檔案材料，查驗造成出入的原因，并明確責任主體。相關(guān)內(nèi)容參見第（二十二）題。
3、若責任在用人單位，檔案接收部門暫不接收檔案，同時應告知用人單位，限期（5日內(nèi)）予以糾正（如補齊欠繳的各項或某項社會保險費），否則將提交勞動保障監(jiān)察部門予以處理，但其補辦相關(guān)手續(xù)期間不計入20日的規(guī)定轉(zhuǎn)檔期。同時，應做好相關(guān)情況記錄備查。
4、如用人單位拒絕糾正、堅持要求轉(zhuǎn)移檔案，其相關(guān)社會保險費仍存在出入且用人單位仍無材料證明其造成此問題的原因，檔案接收部門應按照規(guī)定通知勞動保障監(jiān)察部門（參照《解答》第2題）對其依法監(jiān)察，同時按規(guī)定接收失業(yè)人員的人事檔案。
社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在核定該失業(yè)人員享受失業(yè)保險待遇時，按其現(xiàn)有材料和其失業(yè)保險個人繳費記錄核定其應享受的失業(yè)保險金的標準和期限。如該失業(yè)人員按規(guī)定進行了失業(yè)登記，符合條件的，按規(guī)定發(fā)放失業(yè)保險金。
第8篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
[關(guān)鍵詞]人事檔案檔案管理對策
中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)1110200-02
人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關(guān)規(guī)定和方法組成專卷專冊,以個人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門“歷史地、全面地了解一個人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢下,人事檔案在人力資源的管理中越來越發(fā)揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學發(fā)展觀的要求走上制度化、規(guī)范化、科學化軌道,充分體現(xiàn)與時俱進、改革創(chuàng)新的精神和要求,更好地為人事工作和社會主義現(xiàn)代化建設服務,已成為一個嶄新的課題。
一、人事檔案管理存在的主要問題
近年來,人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規(guī)章制度的執(zhí)行、計算機的開發(fā)應用等方面取得了較大進展,但在管理機制、管理方法、隊伍建設及現(xiàn)代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)人事檔案管理制度建設沒有與時俱進
目前,在社會主義市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理“計劃”色彩濃厚,還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動性’痕跡,局限于‘管理性’的狹小空間”[2]。多年來,我們更多地強調(diào)檔案內(nèi)容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態(tài),缺少應有的生機與活力,忽視了人事檔案為社會服務的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進程。
(二)人事檔案管理的科學化、信息化程度不高
隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍應用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進的技術(shù)手段還沒有得到充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中得到廣泛應用。有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索等仍習慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施,降低了工作效率,沒有足夠的時間和精力開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學化管理水平,也沒有足夠的手段和時間開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值。
(三)人事檔案收集范圍無法滿足時代需要
目前人事檔案材料收集過分“行政”化,形式主義的東西多,實質(zhì)性內(nèi)容少,反映“德”的材料比較多,反映個人“能”、“績”等方面的材料少,多是側(cè)重于收集個人歷史材料、政治表現(xiàn)、思想面貌等方面的內(nèi)容,對個人的評價往往流于格式化和公式化,千人一面,真實性差,無法體現(xiàn)出個人真實的德、能、勤、績綜合素質(zhì)情況,經(jīng)常出現(xiàn)以思想覺悟代替能力、以政治表現(xiàn)代替業(yè)績的狀況,直接后果是不能充分發(fā)揮人事檔案的參考與依據(jù)作用,用人單位對個人信息的獲取不完整、不真實,從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個人的實際面貌,不能滿足社會對人事檔案的新需求。
(四)流動人員檔案無法實現(xiàn)跟蹤管理
一是存在管理盲區(qū)。在人才資源配置市場化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力,在辦理人才引進時都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時,擅自截留所聘人員檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生,成為新的管理盲區(qū)。二是人檔脫節(jié)。部分流動人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門,人事部門很難進行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因為缺乏“檔案意識”,將檔案遺棄在人才市場或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象常有發(fā)生。
(五)人事檔案管理隊伍素質(zhì)不高
人事檔案管理工作不僅是一項致策性很強的工作,而且還是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的不少問題往往是由于管理人員缺乏專門業(yè)務訓練,業(yè)務不精,加之人員變換過于頻繁,以致沒有一支穩(wěn)定的專業(yè)隊伍。有的檔案管理人員兼職多,沒有精力和時間從事管理工作,疲于應付日常事務,更談不上參加檔案業(yè)務學習以提高業(yè)務素質(zhì)。因此,現(xiàn)階段人事檔案管理隊伍的整體素質(zhì)尚不能適應人事檔案管理信息化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的要求。
二、加強人事檔案管理的對策
人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎性工作。只有按照科學發(fā)展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內(nèi)容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢相適應,才能將舊有人事檔案逐步過渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動提供服務,為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發(fā)新的活力。
(一)堅持“以人為本”,提高服務意識
在人事檔案管理中樹立以人為本理念,就是要進一步改進檔案管理的方法,有新的發(fā)展與突破。“人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對人的需要和促進他們的發(fā)展為工作的出發(fā)點和落腳點,把人事檔案工作從傳統(tǒng)的封閉式、守攤式的管理模式中轉(zhuǎn)變過來,積極主動的發(fā)揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動拓寬服務領域、提高服務質(zhì)量。在人事制度改革過程中,根據(jù)結(jié)構(gòu)性調(diào)整、任用配置等中心任務,積極提供人事檔案信息。如在機構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作中提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計信息;在進行人員規(guī)劃和預測時,提供人員預測情況、分析信息等,把對人事檔案實體――物的管理與對人的服務統(tǒng)一起來,為培養(yǎng)、開發(fā)和選拔人才創(chuàng)造更好的條件。
(二)用現(xiàn)代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設
人事檔案現(xiàn)代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。按照國家標準和行業(yè)標準,加強人事檔案信息系統(tǒng)建設,提高信息化、自動化程度,是推動我國人事檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高,科學決策、人才預測、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設。把所有能進入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計算機,運用電子辦公軟件系統(tǒng)進行自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計、檔案借閱自動管理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息,制作各類人員登記表、統(tǒng)計表冊,還可以對這些信息資料進行快速統(tǒng)計、分析,為人事決策提供方便、系統(tǒng)的服務,使人事檔案信息資源得到最大限度開發(fā)利用。
(三)改進完善人事檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,做到與時俱進
人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現(xiàn)階段要根據(jù)人事制度改革和人才信息的需要,重點收集補充反映干部政治思想、品德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績等方面的材料。一是建立個人工作業(yè)績檔案,及時將個人的工作情況、工作業(yè)績、參與重大活動和項目的表現(xiàn)及成果等業(yè)績資料收入檔案;二是突出能力描述。重點收集個人論著論文目錄、專業(yè)技術(shù)水平、資質(zhì)能力及再教育等個人資料,充分展示人才的動態(tài)發(fā)展過程;三是要充實考核內(nèi)容。按照專業(yè)人才由行業(yè)和市場認定的標準,完善人才社會認可度內(nèi)容,如實反映人才所處層次和專業(yè)水準。在收集補充材料的過程中,既要收集個人成績、優(yōu)點方面的材料,也要收集個人缺點、失誤乃至違法亂紀方面的材料;既要收集上級對個人的評語、鑒定,也要收集專家的評價和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會“全而實”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。
(四)加強流動人員檔案的管理力度,建立健全人才流動服務機構(gòu)
首先應明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。由于流動人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒有工作單位的人員,具有流動性強的特點,因此,流動人員人事檔案應實行社會化管理,管理可由整合后的國家人力資源部門主管的社會化人才檔案公共服務設施體系進行。通過在各區(qū)域成立人力資源部門所屬的人事檔案管理中心,形成統(tǒng)一的國家人事檔案網(wǎng),人事檔案由該中心統(tǒng)一管理,人事檔案在各級人事檔案中心流動、轉(zhuǎn)遞,個人所在單位負責其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象的出現(xiàn),又可以實現(xiàn)流動人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。
(五)注重培訓,提高人事檔案管理隊伍素質(zhì)
人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性和服務性很強的工作,必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務精、愛崗敬業(yè)的人事檔案管理隊伍。要提高人事檔案管理隊伍素質(zhì),一是抓基礎。要精選配強管檔人員,選配政治素質(zhì)好,工作能力強,熱心檔案工作,熟悉計算機操作的專(兼)職管檔人員。要結(jié)合目標管理及年度工作考核,定期對管檔人員進行考核鑒定。在保持檔案管理隊伍相對穩(wěn)定的前提下,對那些考核不稱職的要及時進行調(diào)整,保證檔案管理隊伍素質(zhì)保持在一個較高的水平;二是抓培訓。要重視管檔人員的崗前培訓和在崗培訓工作,做到先培訓,后上崗。在崗人員要定期進行業(yè)務技能培訓,鼓勵其參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓班和學術(shù)研討會,通過加強系統(tǒng)間的業(yè)務交流,不斷更新知識、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強管檔人員職業(yè)道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風,善辨真?zhèn)巍⑷未嬲娴恼J真態(tài)度,默默無聞、甘當螺絲釘?shù)姆瞰I精神;四是從政治上、待遇上關(guān)心管檔人員的培養(yǎng)和成長。通過這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì),從而為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務,為人事制度改革保駕護航。
綜上所述,新時期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時代變革的脈搏,以科學發(fā)展觀為指導,不斷運用新技術(shù)、新思維來豐富和完善管理服務手段,以發(fā)揮人力資源優(yōu)勢、挖掘人才、促進人才的流動為己任,真正實現(xiàn)把我國的人口資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬刨Y源的目的,為促進經(jīng)濟社會全面發(fā)展提供強大的智力支持和動力促進。
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第9篇：人事檔案轉(zhuǎn)遞辦法范文
關(guān)鍵詞:獨立學院;學生檔案;管理;對策
doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094
0引言
獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創(chuàng)新的重要成果，為發(fā)展民辦高等教育事業(yè)、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。在新模式、新機制下，學院內(nèi)部各項工作全面、有序地進行，但是因?qū)W院的民辦性質(zhì)，經(jīng)費投入不足，管理不到位等原因，對學生檔案工作重視程度不夠。學生檔案是學生個人參加考研、出國、入伍晉升、轉(zhuǎn)正定級、申報職稱，甚至辦理養(yǎng)老保險必需提供的證明材料，在一定程度上也客觀體現(xiàn)了學院管理水平和管理體制的健全性，同時，也為用人單位選拔人才提供可靠的參考依據(jù)。因此，正確認識并解決獨立學院學生檔案管理方面存在的突出問題，做好學生檔案管理工作，有效地發(fā)揮學生檔案的重要作用，對獨立學院教育教學改革與發(fā)展，促進學生就業(yè)工作的開展尤為重要。
1獨立學院學生檔案管理工作面臨的主要問題
1.1管理不到位，制度缺失
獨立學院建立的時間普遍不長，相應的關(guān)于學生檔案的規(guī)章制度尚未完善，造成檔案在歸口、組建和移交的時候產(chǎn)生遺漏和錯誤。現(xiàn)行的轉(zhuǎn)遞新生入學前檔案主要有兩種渠道，一是由各省招辦歸口郵寄到錄入學校，這種方式傳遞的檔案經(jīng)合格檢查不易丟失;另一種情況是入學前檔案沒有經(jīng)過省招辦，而是學生自己帶到學校來，直接交給輔導員老師，這種方式容易造成移交過程中的遺失和一些不合格檔案乘虛而入。再就是一些獨立學院為了爭取多錄取學生，對學生有無入學前的檔案沒有嚴格審查，這樣使得新生建檔時就有部分學生的檔案出現(xiàn)了不完整。按照要求，在校期間學生的各種獎勵與處分等材料應裝入檔案，但由于民辦性質(zhì)高校管理人員變動頻繁，使應裝檔的原始資料丟失，造成檔案錯裝漏裝材料;組建畢業(yè)檔案的時候，資料來源于不同部門，如成績單和學位證明由教務處負責，畢業(yè)生登記表和實習鑒定表由就業(yè)辦負責，體能測試表由體育部門負責，學生獎勵處分由學生處負責等，涉及部門多，范圍廣，每年都會因為部門之間協(xié)調(diào)的原因造成檔案積壓，給檔案管理部門造成壓力。
1.2學生檔案意識淡薄，加大學校管理難度
筆者在從事獨立學院檔案工作中，體會到學生的檔案意識較淡薄，如在新生入學初期，自行攜帶檔案時私自拆封甚至導致遺失，最終影響了檔案內(nèi)容的真實性和完整性;學生在校期間由于缺乏檔案專業(yè)知識的教育，畢業(yè)時不知道個人檔案里包括哪些內(nèi)容、有哪些作用、存放在哪里，如何辦理等。特別是因畢業(yè)生檔案通過機要方式轉(zhuǎn)遞，規(guī)定查詢期限為畢業(yè)后一年，如畢業(yè)生一年內(nèi)沒有到自己的檔案所在地進行查詢確認，超過期限將無法查詢檔案去向，造成檔案遺失。在筆者工作中常會有已畢業(yè)多年的學生電話詢問自己的檔案現(xiàn)在何處。加之就業(yè)的企業(yè)從經(jīng)濟利潤考慮，聘用人員但不接收檔案，造成事實上的“棄檔”，人檔分離的現(xiàn)象逐年增多。因此，由于畢業(yè)生自身檔案意識的缺失，不知道企事業(yè)單位職位招聘、公務員選拔、考研等都要審查檔案，也不知道辦理社保、職稱評定等也需要人事檔案，更不知道“棄檔”行為的后果，給自身利益帶來難以估量的損失。
1.3檔案沒有體現(xiàn)獨立學院學生優(yōu)勢，不利于就業(yè)
獨立學院培養(yǎng)的學生大多是面向基層、面向生產(chǎn)一線的應用型人才，這類學生具有一定的理論基礎，但更具有較強的動手能力和社會活動能力。而傳統(tǒng)的畢業(yè)生人事檔案只包括成績單、報到證、體能測試表、畢業(yè)生登記表、實習鑒定表、畢業(yè)生就業(yè)推薦表、學位授予決定等材料，內(nèi)容重政治表現(xiàn)，思想品德，但反映畢業(yè)生個人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料較少，且內(nèi)容大同小異，要么公式化，要么簡單一律“同意”“情況屬實”等，沒有突出應用型人才的特點，沒有真實反映學生在校期間的全貌和個性發(fā)展特征，已嚴重影響獨立學院學生檔案應有的作用，影響了用人單位對學生檔案的重視程度。
1.4缺乏領導重視，經(jīng)費投入不足
獨立學院作為民辦高校，在發(fā)展的過程中，重視生源、重視教學質(zhì)量，卻常忽視檔案工作建設，對檔案基礎設施建設投入普遍不足，館舍設施建設不夠;防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施缺乏;電腦、檔案箱、密集式檔案柜等現(xiàn)代化管理專用設備配置不到位，缺乏現(xiàn)代化軟硬件設備，畢業(yè)生檔案管理工作得不到保障。
2強化獨立學院畢業(yè)生檔案管理工作的幾點方案
2.1建立規(guī)范的學生檔案管理制度，實現(xiàn)科學化管理
獨立學院學生檔案從建檔、歸檔到畢業(yè)后轉(zhuǎn)遞，涉及的部門多，工作量大，而獨立學院從事學生檔案工作的人員少，流動性大，因此，應參照《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)學生檔案管理工作的性質(zhì)、任務、特點、作用、目的，建立健全收集整理、檢查核對、鑒別、歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事，使檔案管理工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，有了相應的法規(guī)和制度，才能保證學生檔案工作走向持續(xù)發(fā)展的軌道。
2.2加強檔案知識教育，提高學生檔案意識
應加強對學生檔案知識的宣傳教育，針對剛?cè)雽W新生和畢業(yè)生開展專門的檔案知識專題講座，讓新生了解認識學籍檔案的組成，讓新生知道檔案將記錄學生在校期間的個人經(jīng)歷，包括的具體組成內(nèi)容，特別強調(diào)在校期間獎懲記錄都將歸入檔案伴隨終身，這樣更能激勵學生向積極方面發(fā)展，多拿獎、少受罰。針對畢業(yè)生開展的專題講座則著重讓他們了解國家有關(guān)畢業(yè)生檔案管理的政策，知道“學生檔案”怎樣轉(zhuǎn)為“人事檔案”，如何辦理，如何轉(zhuǎn)遞和存放，樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，明確檔案的價值和意義所在，提高檔案意識。同時，開設全校性的檔案課程，提高學生學習檔案常識的興趣，普及檔案知識，并在新生入學發(fā)放的《學生手冊》中加入學生學籍檔案的內(nèi)容，結(jié)合檔案知識專題講座和選修課程，三管齊下，從根本上讓學生重視自己的檔案。
2.3豐富檔案內(nèi)容，使學生檔案突出特色
從目前高校學生檔案來看，能反映學生在校表現(xiàn)的組織能力、實踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價值的檔案材料非常少，組建學生檔案工作應緊密結(jié)合新世紀人才培養(yǎng)模式和用人單位的需求，與時俱進，擴大歸檔的范圍，構(gòu)建特色性的學生檔案。獨立學院培養(yǎng)的是應用型人才，應將職業(yè)技能證書、省級以上競賽獲獎證書、頂崗實習單位評價書、參加的社團組織證明、勤工助學材料，以及能體現(xiàn)本人誠信守信和心里健康狀況的大學生心理測試成績、反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況和在校期間通過自學獲得的本科學歷證書等材料都歸入學生檔案，從而豐富學生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學生的發(fā)展情況，突出獨立學院學生應用型人才的特點，使學生檔案能真正成為用人單位選拔人才、使用人才的可靠依據(jù)，也為獨立學院學生在激烈的就業(yè)競爭中拓寬就業(yè)渠道。
2.4加大資金投入，加快檔案管理設施建設
學院領導要有一定的宏觀指導思想，提高對檔案管理工作的重視，本著“對學院負責、為學生著想”的原則，充分認識到學生檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性。學院應把檔案管理工作納入到單位整體的工作計劃中來，將學生檔案組建工作納入到各職能部門年度考核和就業(yè)工作評比項目中。獨立學院經(jīng)費有限，可以教育工作評估和民辦高校年檢等工作為契機，投入一定的人力、物力和財力支持檔案事業(yè)的發(fā)展，配合檔案管理的需要，解決實際問題，為開展學生檔案管理工作提供有力的保障。
3結(jié)語
在就業(yè)形勢十分激烈的大環(huán)境下，做好獨立學院學生檔案管理工作，具有極為重要的意義與作用，學院必須認真解決當前學生檔案管理存在的突出問題，逐漸完善學生檔案管理體系，逐步推動學生檔案管理工作走向精細化、標準化和規(guī)范化。
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