物資采購內部控制管理探思
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摘要：在我國綜合國力不斷提升，經濟實力飛速發(fā)展的大趨勢中，國內企業(yè)也應順應經濟發(fā)展不斷提升企業(yè)生產水平，擴大企業(yè)外部經濟活動，制定規(guī)范的管理制度，貫徹企業(yè)目標，構建優(yōu)良的企業(yè)文化，減少成本開支，避免企業(yè)風險，實現(xiàn)企業(yè)最大利潤。物資采購是企業(yè)經營發(fā)展的基礎，它不僅是企業(yè)的“實物流”和“資金流”的重要組成部分，還與企業(yè)經營和發(fā)展中的活動密切聯(lián)系。企業(yè)經營與發(fā)展中常常需要進行物資采購這項業(yè)務，該環(huán)節(jié)不僅交易金額龐大，涉及的管理工作也十分繁多，在物資采購中常常會出現(xiàn)管理漏洞的現(xiàn)象，這不但影響了企業(yè)的經營管理，而且還提高了企業(yè)經營風險，對企業(yè)的發(fā)展具有消極作用。內部控制作為企業(yè)提高經營管理水平和預防經營風險的重要手段，加強企業(yè)內部采購環(huán)節(jié)中的內部控制，對物資采購內部控制進行精細化的管理能夠有效地降低物資采購中所出現(xiàn)的風險問題，增強企業(yè)的市場競爭力，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。
關鍵詞：物資采購；內部控制；精細化管理
內部控制作為確保企業(yè)經營發(fā)展和預防企業(yè)發(fā)展風險的重要機制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經營與發(fā)展的過程中對物資采購這一重要環(huán)節(jié)進行內部控制，能夠有效地降低采購成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購風險，提高企業(yè)經營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)目標，增強企業(yè)市場競爭力。內部控制能夠從內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通、內部監(jiān)督五個要素對企業(yè)物資采購這一項業(yè)務進行精細化管理與控制，使物資采購這一環(huán)節(jié)更加結構化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎。
一、企業(yè)物資采購特點
（一）物資需求多樣化
由于各種企業(yè)的生產與制造方法的多樣化，市場對產品的質量也愈來愈嚴格，物資采購作為企業(yè)經營發(fā)展的起點與基礎，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與市場前景進行物資采購，但由于生產工藝方法和市場需求的不同，使企業(yè)在采購基礎物資時，也面臨著多樣化的選擇。（二）物資需求量大，管理難度高隨著企業(yè)實力不斷擴大和發(fā)展，對企業(yè)生產制造能力的要求也越來越高，為順應企業(yè)生產能力的提高和市場需求，企業(yè)所需采購的物資便日益增多。物資采購業(yè)務涉及了產品需求，供應商選定，確定采購計劃，制定采購方式，采購驗收，采購付款等多個環(huán)節(jié)，物資量的增多便會增加管理難度，使物資管理變的更加復雜。
（三）采購方式多樣化
由于企業(yè)各部門的需求不同，企業(yè)在采購物資時常需要將集中采購與分散采購相結合的方式進行采購。在需求量大，金額較多的情況下使用集中采購；需求量較小，金額較少使用分散采購。
二、企業(yè)在物資采購中常出現(xiàn)的問題
（一）采購計劃不當
企業(yè)物資采購部門人員在采購物資時，沒有制定嚴格規(guī)范的計劃與方案，使得采購環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫，后進料”的原則，導致企業(yè)物資庫存超儲或物資量無法滿足生產需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。
（二）管理人員內部控制意識薄弱
國資委聯(lián)合財政部制定頒發(fā)了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》《關于加快構建中央企業(yè)內部控體系有關事項的通知》等相關建設內控規(guī)范體系的要求。但在企業(yè)實際發(fā)展與生產的過程中，大部分的企業(yè)管理人員很少能夠意識到內控制度的建立與實施對企業(yè)發(fā)展的重要意義，在實際的行動上未能遵循內部控制要求進行執(zhí)行，使得內控制度變得形式化，沒有形成正確規(guī)范的內控管理理念，導致企業(yè)無法在物資采購這一環(huán)節(jié)實施全員化、全過程、全方位的管理，采購人員的職業(yè)素養(yǎng)未能得到良好的提升，在采購過程中便會出現(xiàn)徇私舞弊，采購行為不端正等，加劇企業(yè)經營風險。
（三）供應商的選擇不合理
企業(yè)在選擇物資供應商時沒有制定嚴格的標準，往往只看重供應商所提供的物資是否符合企業(yè)所生產產品的需求和供應商的營業(yè)執(zhí)照與稅務登記證，忽視供應商的企業(yè)規(guī)模和經營時長，對是否能夠長期合作與供應商的物流運輸能力沒有明確要求，沒有評估供應商的資信情況，常常導致企業(yè)在采購物資時與家庭式作坊的小規(guī)模廠家合作，使所采購的物資質量無法得到保障，采購成本高昂。
（四）物資采購不按規(guī)定招標或招標采購不規(guī)范
企業(yè)在采購大宗材料時常采用招標采購的方式進行采購，個別企業(yè)常會以生產急需等借口采用議標采購的方式來規(guī)避招標。除此之外，企業(yè)為獲取某種利益，以自由競爭為借口使資質不全的潛在投標人借用他人資質或用他人名義參與投標，從而出現(xiàn)“串標”、“圍標”等惡劣現(xiàn)象，擾亂了招標市場的秩序，對企業(yè)經營構成風險，企業(yè)在生產制造的過程中也會存在安全隱患。
（五）物資驗收管理制度不健全
由于企業(yè)生產制造過程中所需物資量龐大且多樣化，因此物資驗收管理工作的難度也將隨之增大。企業(yè)在經營發(fā)展的過程中常常重點關注生產效率和經濟收益等直接因素，忽視了物資驗收的重要性，未能建立正確規(guī)范的物資驗收管理制度和要求、驗收標準松懈、驗收監(jiān)督不嚴格，常會出現(xiàn)物資質量不達標等現(xiàn)象，導致企業(yè)在生產中存在較大的風險，生產產品無法達到市場需求，影響了企業(yè)的進步與發(fā)展。
（六）ERP系統(tǒng)應用功能存在缺陷
ERP系統(tǒng)能夠對物料采購和項目進行集成管理，是企業(yè)管理過程中不可或缺的重要手段。但在實際的企業(yè)管理過程中，管理模塊常會出現(xiàn)缺失，如，物資采購業(yè)務中沒有報表統(tǒng)計功能便會出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺失或滯后等現(xiàn)象，便會限制企業(yè)經營管理。除此之外，ERP系統(tǒng)中打印功能僅能打印采購訂單明細，無法打印標準的合同文本，也會加劇企業(yè)物資采購的工作難度。
三、加強物資采購內部控制精細化管理的有效措施
（一）建立良好的內部環(huán)境
內部環(huán)境的建設是企業(yè)對物資采購環(huán)節(jié)實施內部控制的首要措施，它能夠影響著全體企業(yè)員工實施和履行內控制度的態(tài)度、行為和認識，與企業(yè)核心價值觀一樣是企業(yè)文化建設的核心，決定了企業(yè)的基調與企業(yè)員工工作氛圍。建設良好的內部環(huán)境能夠使企業(yè)管理人員與基層員工對內控制度形成正確的認識，建立更加規(guī)范的內控制度，促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的市場競爭力。建立良好的內部環(huán)境需要強化內部控制制度建設，以被集團集約式所管控的上市公司舉例，其內部環(huán)境和內控制度能夠配合企業(yè)發(fā)展目標，物資采購管理制度、人力資源、風險管控等方面也在不斷地強化與創(chuàng)新。管理層對大宗物資及設備采購能夠遵守內控制度有意識地控制，但對于一些需要分散采購的三類零星物資常常不能合理按照相關內控制度進行約束與控制。企業(yè)員工在采購物資完畢對物資進行驗收時便會繞過內控制度，對物資的質量問題不嚴格追究，為獲取某種私利，收取供應商的好處費，對物資缺斤少兩的現(xiàn)象充耳不聞，嚴重影響了企業(yè)產品質量，直接造成企業(yè)損失，阻礙了企業(yè)發(fā)展。因此，要在企業(yè)內部建立全面的內部控制制度，提高物資采購部門員工的職業(yè)素養(yǎng)，使企業(yè)員工樹立風險控制至上的管理理念，將“軟約束”與“硬制度”有機結合，定期對員工進行內控制度培訓，使企業(yè)員工對自身崗位制度和操作規(guī)程有更加明確的認識，擴大企業(yè)員工的參與度，提高員工實行內部控制制度的自覺性，構建完善的企業(yè)文化體系與內部環(huán)境，提升企業(yè)的管理與控制能力。
（二）重視物資采購的風險評估
風險評估能夠科學分析與評價影響內控目標實現(xiàn)的因素并及時給出相應策略，是企業(yè)進行內部控制管理的關鍵環(huán)節(jié)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展過程中制定適應市場需求和自身發(fā)展戰(zhàn)略方針的有效手段。在企業(yè)經營與發(fā)展中進行風險評估能夠有效地規(guī)避對企業(yè)發(fā)展的不利因素，并對未能實現(xiàn)的目標進行分析與應對。因此，企業(yè)應重視風險評估的重要性，有針對性地建立內控制度。企業(yè)在開展物資采購工作中所面臨的風險問題具體表現(xiàn)在以下三點：首先，采購計劃不合理，無法準確判斷市場變化，使企業(yè)物資庫存積壓或缺失，導致企業(yè)無法滿足市場需求或造成資源浪費現(xiàn)象；其次，供應商選擇不當，采購方式不合理，招標機制不科學，導致企業(yè)所采購的物資質量不達標，物資成本高，出現(xiàn)徇私舞弊受騙等現(xiàn)象；最后，物資驗收不規(guī)范，采購物資的付款方式不嚴格，導致企業(yè)信譽和資金受損。物資采購這項業(yè)務與眾多環(huán)節(jié)緊密相連，管理工作繁多，面臨著不同程度的風險問題，因此企業(yè)應加強對物資采購的風險防范，使物資采購人員嚴格遵守內控制度，對物資采購進行精細化管理，將物資采購活動細化分解，建立關鍵的風險控制點，結合企業(yè)自身的發(fā)展將物資采購風險分成不同等級，并針對不同風險設置相關解決方案，更加系統(tǒng)與細致化地管理物資采購工作，有針對性地對物資采購進行內控管理，有效地規(guī)避風險，提高采購效率。
（三）有效地開展控制活動
控制活動能夠有效地幫助企業(yè)管理層將相關的政策與程序實施到具體的工作環(huán)節(jié)當中，在物資采購業(yè)務中，有效地開展控制活動能夠通過預防性和發(fā)現(xiàn)性的控制方法提供相應的控制措施控制和預防風險的發(fā)生。在物資采購過程中應遵循權利分散化和公開化的原則，將采購的物資劃分等級，分權管理，使決策程序公開化、民主化。控制關鍵點可分為以下四點：第一，采購物資環(huán)節(jié)職責要分工，要分設詢價、比價、審核、采購、驗收等職責，使各職責之間相互制衡與約束，對各職責間的權限范圍和審批程序進行規(guī)范的管理，合理配備員工；第二，請購事項與依據(jù)要合理充分；第三，采購行為要合法規(guī)范，驗收流程及措施應具體；第四，付款方式與供應商對賬要清楚，并建立相關規(guī)定。
（四）信息溝通要高效
隨著科學技術的發(fā)展，以計算機為核心的信息技術也不斷應用于各個領域，在企業(yè)運行與發(fā)展中使用信息技術能夠更加高效與便捷地掌握市場趨勢，企業(yè)在物資采購的過程中也應使用更加先進的方式為企業(yè)提供具有前瞻性的服務，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程。強化與完善ERP系統(tǒng)的開發(fā)與應用，增加報表實時查詢功能，完善合同文本的打印功能，提高企業(yè)的管理水平。
（五）持續(xù)內部監(jiān)督
內部監(jiān)督是企業(yè)實施內控管理的保障，能夠有效地提高內控質量和效率，促使企業(yè)員工形成完善的內控意識，構建良好的內部環(huán)境，避免在物資采購環(huán)節(jié)企業(yè)人員所出現(xiàn)的不規(guī)范行為對企業(yè)造成的風險。因此，企業(yè)應建立規(guī)范的物資采購內部監(jiān)督制度，對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購人員、采購成本、物資質量等進行評估與分析，針對薄弱環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，建立健全采購人員的評價與獎懲制度，發(fā)生防范物資采購風險，將采購環(huán)節(jié)與生產、銷售等環(huán)節(jié)有效地銜接，提高采購物資質量，降低采購成本，加大采購效率。
四、結語
總之，物資采購是企業(yè)經營的起點與基礎，強化物資采購環(huán)節(jié)的內部控制管理制度，能夠有效地減少企業(yè)生產成本，提高企業(yè)經濟收益，預防企業(yè)經營中所發(fā)生的風險，對企業(yè)發(fā)展百利而無一害。企業(yè)應從自身發(fā)展與實際情況出發(fā)，對物資采購進行內部控制的精細化管理，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標，提高企業(yè)的市場競爭力。
作者:鐘媛 單位:自貢市委會議服務中心
