財務管理信息化建設實踐

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摘要：信息時代的財務管理同時面臨機遇和挑戰。通過完善信息化建設，整合物流、資金流、信息流，企業的財務管理將實現高效率和高效益，企業的競爭力也將得到提高。與此同時，企業還須時刻警惕網絡安全等問題，利用信息系統加強內部控制的同時還應加強系統本身的內部控制。

關鍵詞：財務管理；信息化；系統化；資金管理系統；應收賬款管理系統；預算管理系統；供應商融資系統

一、信息化和系統化是財務管理發展的趨勢

在這個信息大爆炸的時代，大部分企業的會計處理已經實現了信息化，隨之而來的必將是集財務會計、營銷、生產、人事為一體的綜合性信息系統的興起。再利用OUTLOOK和INTERNET將這些系統與外部信息環境相連接，即可形成一個完整的信息循環體系。圖1完整的企業管理信息體系通過信息化建設，我們可以促進經營與財務活動的有效集成，將財務管理由傳統的被動管理轉向主動管理、由事后控制擴展到事前和事中控制，從而實現：

1.將財務管理制度固化到應用程序中去，減少人為影響；

2.將管理層的財務管理理念通過系統貫徹到日常財務活動去；

3.縮短人工工時，盡量減少手工操作；

4.實現有效的職責分離，提高監督水平；

5.減少人為錯誤，提高財務數據的及時性、準確性；6.實現有效的內部溝通，使得各類信息更容易取得。

二、信息化時代的副產品

信息時代給財務工作所帶來的不僅僅是“福利”，還同時攜帶了信息泄漏、密鑰被盜等“病毒”。如果不能建立健全相關制度、采取恰當措施來防范相關風險，企業面臨的將可能是難以估計的損失。 

1.系統自身缺陷導致的錯誤；

2.系統安全控制若存在無效設置，將可能引發不適當的記錄、或權限控制失控等；

3.系統癱瘓等引起的數據丟失或訪問被拒等風險；因此,加強相關業務流程的控制,建立系統化、標準化、可審計、可持續改進的系統內部控制制度也十分必要。

三、財務管理系統的模塊構建

1.建立流動性、風險與決策管理一體化的金字塔體系。

財務管理系統，應當以生產營銷系統、會計和人事系統為依托，以資金管理系統為中心，以應收賬款管理系統為輔，以預算管理系統為優化，形成一個既能提高日常流動性管理效率、加強風險控制，又能為決策管理層提供支持的完整體系，實現財務管理活動的“高附加值”。圖2金字塔形的財務管理系統2.資金管理系統——結算集中化，信息集中化和資金集中化。資金管理系統的目標，應著眼于“結算集中化、信息集中化、資金集中化”，使日常資金運營轉向系統化、標準化、可審計和可持續改進。資金管理系統，主要由收款、付款、存貸款交易、外匯交易、貿易財務、資金管理六大模塊構成，集團牽頭企業還可以考慮增加“集團資金池”模塊。條件允許的企業，更可考慮通過HOSTINGTOHOSTING的方式，實現銀行和企業之間收付款、L/C等信息的實時傳輸。此外，企業還可以將資金管理系統與央行推廣的電子匯票系統相聯、實現銀企間的無縫對接。

2.1收款模塊。

包括現金、票據和電匯。財務人員通過手工輸入或數據上傳，將收款信息錄入系統，使各部門間能夠及時共享收款信息、便于應收賬款和出貨等管理。還可通過自動發送收款通知EMAIL方便公司內外聯絡。

2.2付款模塊。

包括現金、票據、電匯、報銷、同名劃轉。營業人員在系統里提交付款申請，各級授權者逐級審批，最終由財務人員輸出數據到網上銀行后支付。在服務器容量允許的情況下，還可以將發票等附件掃描到系統里，以供相關用戶事中或事后查詢。財務人員輸出數據的同時，可設定自動發送EMAIL通知指定人員。

2.3資金管理模塊。

包括資金賬簿管理、銀企對賬。資金賬簿管理可匯總其他模塊的數據,從而提示每日頭寸盈余或短缺，以便提早準備借款或存款申請。通過導入網銀流水帳，還可實現銀行日記賬“日日清”的對賬目標。企業甚至可以增加資金計劃的功能，規范、匯總和復核營業部門提交的資金計劃。

2.4存貸款交易和外匯交易模塊。

2.5貿易財務模塊。

包括匯票、L/C、D/A、D/P等進出口業務。營業人員按規定格式在系統里填寫L/C開立申請，經審批后，財務人員可直接將該數據輸出到開證銀行。

2.6流程管理模塊。

將財務業務的流程變得可視化，可隨時查詢到業務進行到哪一個環節、停留在哪位人員處。

2.7集團資金池管理模塊。

通過上述模塊，企業將實現：從書面授權到EDI授權的轉變；從手工記賬到自動生成會計分錄的轉變；從紙質文件傳遞到電子文件傳遞的轉變，實現無紙化的同時實現企業社會責任；從手工填寫銀行申請到自動輸出打印的轉變，減少人為錯誤；從EXCEL管理數據到系統自動生成報告的轉變；從各部門重復管理數據到部門間共享數據的轉變；從口頭溝通審批情況到流程可視化的轉變；從電話聯絡到EMAIL實時聯絡的轉變；從手工翻查單證到電子查詢的轉變；從手動管理頭寸到系統自動輸出頭寸調撥建議的轉變。由于資金管理系統與會計、營銷、生產、人事等系統相連，相關信息在系統之間可實時傳輸。因此，各部門的操作也將影響其它系統的數據。例如，申請付款時，營業部在從會計系統傳輸過來的應付賬款明細賬中選擇未付項目，出賬后資金管理系統又將自動生成“DR應付賬款/CR銀行存款”的會計分錄、并輸送回會計系統。又例如，當某個客戶的收款錄入資金管理系統后，將自動生成“DR銀行存款/CR應收賬款”的會計分錄，在傳輸到會計系統的同時還會傳輸到應收賬款系統——更新該客戶的信用狀況。

3.應收賬款管理系統——事前防范，事中和事后控制。

很多跨國企業在中國水土不服的難題之一就是“收賬難”，應收賬款管理已經成為企業風險管理中非常重要的一環。從新客戶甄選、進出貨控制，到應收賬款回收，應收賬款管理系統將幫助財務人員不再停留在事后救火的被動處境。

3.1新客戶準入制度的植入。

輸入客戶的財務數據、資產抵押等情況，系統可自動計算各財務指標（包括資產周轉率等）；按照上述指標、企業風險管理制度制訂的標準和權重，系統可對新客戶自動評分和評級；根據評分結果，系統可自動給出信用期、信用額度等建議，供決策者參考。

3.2老客戶的定期更新和維護。

更新客戶信用級別時，系統可根據客戶與本企業的交易歷史與應收賬款回收數據對老客戶的品質、經濟環境變化情況進行評估；再輸入客戶的最新財務數據，輔以1、中所述評估手段，財務人員可以更客觀地對老客戶重新評級、篩選、調整信用額度和信用期。

3.3日常控制。

通過與營銷系統的聯結，當某客戶出貨金額已經超過設定額度時，系統可跳出警告對話框、甚至輸出“催款函”。通過與OUTLOOK的聯結，當某客戶應收賬款出現逾期或超額時，系統可自動發送EMAIL通知相關部門。

3.4定期對賬。

系統可按照用戶要求隨時輸出賬齡表，以供內部對賬。內容包括客戶的信用期、信用額度、各期間的應收賬款余額、及逾期情況。

3.5特殊結算方式的應收賬款管理。

此外，對于通過L/C等方式結算的應收賬款，系統可設置特定模塊，以供相關人員查詢和備案。

3.6內部利息及收賬成本的計算

4.預算管理系統——規范預算管理，加強報告分析。

傳統的預算工作，通常由各部門提交五花八門的預算表格。有些數據甚至不符合基本的財務會計邏輯。究其原因，大多數營業主管的財務知識還比較缺乏。但營業部是企業業務的第一線，第一手預算數據最好取自營業部。因此，預算管理系統的主要功能集中在規范預算和實績數據提交上。當然，系統還可以根據管理者和決策者的要求，輸出各類分析報告，包括分部門的資產負債表、利潤表、現金流量表、庫存報告和毛利分析報告等。

5.供應商融資系統——高效的應付賬款管理。

前述系統基本都以內部管理為目標，而企業還可以利用財務管理系統為外部合作者（例如供應商）提供更多服務和便利，實現雙贏。在企業供應鏈管理中，“供應商融資”發揮的作用日漸顯露——降低核心企業采購成本、降低供應商融資成本、實現融資期限多樣化、促進核心企業與上游供應商建立長期戰略合作關系。但對大型跨國企業而言，由于供應商遍布全球、數量眾多，完全靠人工來管理供應商融資顯然力不從心。因此，一些跨國集團會與跨國銀行協同建立供應商融資系統來提高管理效率。例如，某知名跨國企業與經辦銀行合作，由其核心企業（后述簡稱“企業”）牽頭，邀請主要供應商加入VENDORFINANCINGPROGRAMME，并安裝供應商融資系統（后述簡稱“系統”）。買賣雙方約定的付款期限統一為60天，年融資利率為2%。銀行會先將其授予企業的信用額度輸入該系統、作為所有供應商融資的總額度；當企業向供應商下訂單時，企業通過系統發送訂單信息給銀行；出貨后，供應商通過系統提交約定付款單據；企業核查后，在系統里同時發送確認指令給銀行和供應商。各供應商根據各自的資金狀況來決定是否要提前提交付款申請：

5.1供應商A

因資金短缺，需要盡快收款，于是立即在系統里提交了付款申請，銀行確認后系統會自動支付給A。假定銀行在出貨后第10天確認付款。A最終收款金額=發票金額-發票金額*2%*（60-10）/360。這一筆發票金額將從銀行給企業的授信總額里扣減；當各供應商申請提前付款的金額超過授信總額時，系統將自動提示企業和銀行。

5.2供應商B

因資金充足，在規定的60天內均未提交付款申請，則銀行將在60天到期時自動支付全款給B。B收款金額=發票金額*100%。這一筆發票金額將不會占用銀行給企業的授信總額。無論A或B，當60天期滿之日，銀行將自動從企業賬戶里全額扣款（=發票金額）。上述過程中，實現了訂單提交和確認、付款申請和確認、及在線支付的全程無紙化和電子化。企業與供應商不僅實現了雙贏、還大大地提高了采購交易后期和應付賬款的管理效率。當然，這個項目的實施，對上游供應商的硬件和軟件要求較高，規模較小的企業可能在人員和設備方面存在一定困難。

四、財務管理系統自身的風險管理

在高度電子化的信息環境中，業務活動可能引發新的風險，企業需要加以防范來滿足內部合規的需要、同時達到外部審計的要求。系統項目的選定應確保符合經營需要、管理成本效益原則；同時還應按照公司制度進行審批。系統項目的開發，應以充分的用戶意見聽取（HEARING）為前提，確保最大限度地滿足用戶需求、解決工作中的實際問題；同時還應以財務管理制度和內控制度（包括職責分離、審批授權制度等）為基礎，汰劣留良、借機對現有營業模式進行規范和整理。系統項目的實施，應確保有效的用戶培訓、足夠的用戶測試時間和數量，以及初始數據遷移的準確性。系統的維護，應確保定期跟蹤和檢查系統使用情況，以便及時發現和解決問題。還應定期檢查和維護用戶數據庫，確保符合最新的公司制度和授權規定。此外，網銀安全、密鑰安全、數據安全、操作系統安全、網絡安全和物理安全，這些都是財務管理信息化建設必要的維護內容。

作者：劉倩 單位：伊藤忠纖維貿易(中國)有限公司