信息化檔案管理論文

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一、我國檔案信息化建設的現狀以及問題

從目前我國檔案界來看，檔案信息化建設的過程中，整觀總的形勢來講，其態度都是比較積極的；不過，在一定的程度上，其檔案管理人員的主管意識以及相關的客觀因素等所造成的仍然存在著一些問題：

1、觀念比較落后

管理人員對其檔案管理的意識比較淡薄，總是認為檔案沒有多大的作用；因而，很難重視對檔案事業的建設和管理。加之，管理工作者對檔案信息化的注重還不到位，缺乏全方位的服務理念；加之，部分非積極投入的因素以及一些非規范化的行為正處于檔案信息化的構建進程中，這些不良因素就對檔案信息的交流帶來了嚴重的影響，最終延緩了檔案信息化的建設。

2、建設的基礎設施相對教薄弱

通常情況下，檔案信息化建設需要具備一定的硬件條件，例如：局域網、數據庫等；此外，還要在一定的環境條件下對檔案的管理要開發專用的軟件，同時還要加強日常的維護、管理等；但是要滿足這些條件仍然是需要大量的流動資金。依照檔案管理目前的形勢來講，其檔案管理工作主要是靠“吃財政飯”的，因而，檔案管理工作是沒有足夠的能力來通過社會的服務增加其收入。所以，只要國家不重視，就算有建設藍圖也很難實現。

3、管理人員的素質較低

根據當前的檔案管理人員來看，其文化素質較低、人員較少等現象。尤其是缺乏專職的檔案管理人員，并且大多數只是停留于手工操作水平上。在工作中，由于對電子文件、電子檔案的接觸較少，所以很少有人能熟練對檔案進行信息化管理。

4、建設中的電子文件管理還處于一種無序的狀態

隨著計算機技術的不斷發展，計算機技術被廣泛的應用于各種各樣的管理工作中。那么，檔案管理也要隨大流，其管理的方式正在由實體化向信息化逐漸轉變。但是依照目前的形勢來講，很多使用電子文件進行管理的單位、企業等仍然沒有一套規范化的管理體系。主要是體現在：雙軌制、計算機的儲存量不夠等，因而，就到導致了我們的檔案信息不具有統一性和完整性。從而看出，在電子文件的管理上還并沒有像紙質文件管理的那么規范化、完整化。

二、分析檔案信息化建設的對策

1、打破傳統的管理思維

以往傳統檔案是以紙質為主，整理上主要是簡單手工操作。隨著經濟社會、計算機技術的發展，這種落后的思想必須要摒棄。不論是管理的方式還是管理的手段上要從過去的以手工、管庫管理為主逐漸轉變為以網絡化、信息化的管理為主。那么，這就要求我們的檔案管理人員必須要對信息化的重要性、必要性進行充分的認識，同時還要加強認識檔案信息化對檔案事業發展的重要性。因而，我們的檔案管理人員應該加強自我的工作責任感，且還要樹立正確的、現代化的管理思想，盡可能的使用順應時展的需求，運用現代化的管理手段去管理檔案。在管理工作上，要逐漸的實現以往以強調安全、保密轉變為以用戶需求為中心的管理；作為檔案管理人員，就必須要求從用戶的需求出發，開展具有針對性、目的性的社會服務，滿足用戶的需要。那么，這就為檔案以后的管理工作確定了路線、目標，同時這也是促使工作人員管理理念轉變的重要基點。

2、加強建設數字檔案館

檔案工作本身就具有服務性和基礎性；構建檔案信息化的主要是目標就是為社會、企業、經濟的發展提供全面、優質的服務。那么，充分的利用現代化信息技術進行管理是必然的選擇。檔案館的建設是要從多方面進行的。第一，建設完整的數據庫，構建基于局域網絡的檔案管理系統，從而實現數字化、網絡化的檔案信息管理。第二，要構建檔案信息傳輸平臺，因為檔案信息在傳輸的過程中才能體現出本身的價值意義。第三，要借助先進的網絡技術建設數字檔案館，這樣才能促使檔案信息滿足國民的經濟建設以及其他領域的需要。

3、檔案信息化的管理流程

工作人員在管理檔案的過程中不僅是要掌握技術問題，更重要的是體現出組織、理念、管理等問題。因而，在檔案信息化的建設中，必須要加強與本單位的基本信息進行統一的規劃、統籌促使信息化的構建。在信息化的建設中要將先進的管理理念、管理方法引入管理的流程中，這樣才能促使流程的規范化、標準化、有效化、有序化。同時還能保證檔案在管理的過程中嚴謹，并且還能降低檔案在管理的過程中可能會出現的安全、保密等的風險，從而建設一套具有追溯的信息化管理流程。

4、提升管理人員的綜合素質

在檔案信息化建設中“人”作為關鍵因素。為檔案管理工作培養一批高素質、專業化、現代化、知識化、能力化的干部隊伍，是促使檔案現代化管理以及信息化建設的必須。隨著時代的進步、現代化的推動，以往的檔案工作的重點已經逐漸向更深層次的檔案信息化發展。因此，這就要求我們的檔案管理人員必須要掌握先進的技術、具備專業的檔案信息專業知識、具備較強的規劃能力，并且還要具備能夠擔當多項任務的復合型的高素質人才。

總而言之，檔案信息化的建設、管理與發展是一項長期而重要的任務，除了要解決問題，還要培養復合型的高素質人才來擔當此工作。我們要以積極的態度去迎接挑戰，提高其檔案的現代化管理水平，最終實現檔案信息化的全面建設。