檔案管理監督措施淺析

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了檔案管理監督措施淺析范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

水利工程質量監督檔案是水利工程質量監督全過程活動的真實紀錄資料，包括從工程開始辦理質量監督手續對工程參建單位的資料審查到工程竣工驗收的監督資料。水利工程質量監督資料是伴隨工程質量監督過程逐步產生的，全面、系統記錄了質量監督的各環節，對工程竣工后的建設管理、日常維護及可能的改建、擴建等，具有指導作用。因此，科學管理水利工程質量監督資料已成為質量監督工作的重要組成部分。水利工程質量監督資料形式豐富，種類繁多，包括各種證書、證件、文件報告、記錄表格、圖片影音等，這些資料的收集整理形成的檔案，及對檔案的科學管理，將對工程建設產生深遠影響。新疆水利水電工程質量監督站的工程質量監督檔案管理工作正在一步步走向規范化、標準化，為質量監督工作做好服務，提升質量監督的水平。我們的工程質量監督檔案工作從無到有，從小到大，制度逐步形成，業務漸趨成熟，成效日益凸顯，充分發揮了為水利建設的服務職能，為推進新疆水利水電工程質量監督工作發揮了重要作用。

1檔案整理工作意義

隨著《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》的，我們把監督檔案管理列為重要工作內容，不斷學習、不斷改進、不斷完善，逐步將其納入制度化、規范化

、科學化、超標準化管理軌道，確保了質量監督站各項工作的順利達標。我站監督檔案的的整理工作經歷了由過去的手工記錄到現在的計算機錄入的發展過程，為新疆水利水電建設、管理做出了應有的貢獻。領導重視、健全機構，檔案管理水平穩步提高。水利工程質量監督檔案管理是整個工程質量監督工作的重要組成部分。在水利工程監督工作實踐中我們深深體會到，做好監督業務資料的收集，強化對監督檔案的管理，不僅能保證質量監督工作按照正常程序進行，使每一個監督環節都能有較全面、詳細的記載，起到檢查質監人員工作業績、預控質量、防止事故發生的作用，而且通過檢查監督檔案內容是否齊全、用語是否準確等，還可全面了解質量監督人員抽查工程質量的頻次，工作的廣度、深度，尤其是掌握國家有關法律法規以及強制性標準處理問題的能力。同時，對工程中出現的問題可以及時反饋，以便分析查找問題癥結，為保證工程質量安全提供監督依據。另外，監督檔案的內容既能反映科室和質量監督人員在監督活動中產生文字記錄、圖片以及簽字認可的過程，也能夠客觀地反映出監督工作的內容、方法、效果。因此，做好監督檔案管理工作具有十分重要的意義。監督資料是工作監督過程的真實記錄，也是監督人員工作質量的綜合反映。為了適應質量監督事業發展的需要，確保檔案管理工作不斷邁上新臺階，我站配備了檔案管理人員，直接負責檔案的管理工作。

2檔案監督管理

2.1三原則

根據《建設工程質量管理條例》、《水利工程質量管理規定》及《水利工程建設項目檔案管理規定》，我站結合本站工作，提出了“三原則”（即質量監督內容規范與監督行為規范化的一般性原則，監督機構遵守法律法規要求的原則，政府監督原則），把檔案管理與質量監督工作緊緊融為一體，作為閉合管理的一部分來要求，檔案管理與實際工作之間形成既有緊密聯系又有相互監督的工作關系，從而使業務資料的檢查實現了專業化、經常化、具體化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。為了確保監督檔案的質量，促進監督管理水平的提高，我站根據項目的實際情況和項目管理特點，制定了質量監督機構質量監督檔案管理要求、項目質量監督組負責整理歸檔的文件資料主要內容等，以此指導檔案的各項管理工作，使檔案管理制度化貫穿整個檔案管理過程，包括質量監督項目組的建立、質量監督計劃、資質及資格復查、質量體系檢查、工程項目劃分、質量監督檢查、質量問題、施工質量評定、工程驗收、質量監督報告等。工程驗收與檔案驗收同步進行，除此之外，還應針對各階段、各環節的檔案整理工作對照制度檢查執行、落實情況，對重點檔案進行必要的核查，使水利工程建設項目的檔案管理工作規范化、科學化。

2.2質量監督檔案

工程質量監督檔案是在水利工程的建設過程中產生的，由于水利工程具有周期長、時間跨度大等特點，且其地質、水文等條件具有的不確定性，大量的工程建設信息隨著水利工程的施工不斷變化。因此，水利工程質量監督檔案的及時性、真實性顯得尤為重要。為了及時全面收集工程信息，需要嚴格執行相關程序及措施，主要有以下幾方面：一是在辦理質量監督手續時，明確質量監督檔案管理責任，將工程質量監督檔案管理納入項目管理進度計劃之中，將工程質量監督檔案的整理工作，包括資料的產生、建檔、保存等要求寫入工程質量監督計劃中;二是在施工階段對監督資料形成過程進行定期檢查，按照施工進度對相應的施工數據、需要形成監督檔案的技術資料及時進行專項檢查，保障檔案形成的及時性、合理性;三是在竣工及投入使用階段，采取相應措施對工程檔案進行核查，落實好水利工程質量監督檔案管理歸納工作，將資料按不同保存要求進行歸類、整理，保障各類信息的完整性和真實性。由主管領導負責對監督人員所報的檔案資料進行量化考核，并將考核結果進行匯總，作為監督人員年底評先評優的條件之一。這樣將監督檔案資料管理融入獎懲機制，將會引起質量監督人員的高度重視，明顯提高質量監督檔案資料的質量。

2.3檔案管理范疇新內容

為了改變工作作風，提高辦事效率，根據監督管理工作需要，我們將把有關責任單位報審的工程情況，各參建單位的資質及人員資格證件、合同文件等資料的審核工作納入檔案管理范疇，這些資料往往一個工程有幾個標段，甚至十幾個標段，資料繁多。為此，檔案員的工作中增加了接收、初審、轉發、退還建設、施工單位報送的建設工程資料，并辦理有關登記簽字手續；監督員自接到送審資料之日起3日內，必須將審核后的資料返還檔案室，否則視為積壓資料。這樣檔案工作將會有以下成效：一是提高辦事效率，理順工程報審資料的相互交接程序，避免因資料積壓而影響辦事時效；二是方便建設、施工單位，避免報送資料時因監督人員在進行外業工作而導致資料無人接收的現象發生；三是統一對報送資料進行初審，發現重要資料缺項及時一次性告知有關單位，同時為辦事人員解答相關業務咨詢，減少監督人員的工作量，優化質量監督服務；四是對質量監督檔案的完整性、時效性、準確性起到了一定的控制和監督作用。

2.4網上辦公自動化

為了提高工作效率，按照辦公自動化的要求，我站實現了在站局域網上的信息傳輸，編制水利工程的竣工工程檔案目錄和工程傳遞單，質量監督人員之間通過網絡進行傳遞，不僅提高了工作效率，而且減少了手工操作易出現的紕漏，從而保證了工作質量，同時也便于站領導和質量監督人員在計算機上隨時查找有關資料，掌握質量監督動態。目前，我們正在積極籌備，以進一步推動檔案管理向電子化管理方向發展。

2.5提高管理人員的管理技能

掌握先進的信息技術和管理方法，不斷提高檔案管理質量和管理效率，是每位管理人員必須具備的管理技能。檔案管理部門應當針對不同的檔案管理系統定期對管理人員進行技術培訓。培訓內容應涵蓋工程管理的基本理論、計算機信息系統的操作技巧、檔案管理系統的升級維護等相關知識，擴寬管理人員的知識面并完善知識結構，不斷提高其技術能力。

3結語

通過上述工作，檔案管理將從過去單一的檔案保管、查閱模式，發展成為現在融入到質量監督業務工作的模式，充分體現檔案工作為質量監督業務服務的總體要求。

作者：聶紅俊 單位：新疆水利水電工程質量監督中心站