檔案管理與知識管理的關(guān)系

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有效的檔案管理不僅能夠?yàn)楝F(xiàn)代化城市的建設(shè)提供重要的參考信息，還有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的作用下，我國的檔案管理制度越來越完善，同時(shí)管理檔案的工作人員在計(jì)算機(jī)的幫助下工作效率也越來越高。因此將知識管理的理念引入檔案管理中，能夠?yàn)闄n案管理今后的發(fā)展注入新的源泉，從而為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案管理過程的階段性。

我國的檔案管理可以分為兩個(gè)階段——檔案室階段和檔案館階段。不同階段的檔案具有不同的意義，且檔案的管理對象也不同。在檔案室階段的作用主要是為單位在日常使用中提供參考，體現(xiàn)了一種過渡性質(zhì)；在檔案館階段的作用是增加了社會(huì)價(jià)值，需要永久保存。

（二）檔案管理的依附性。

檔案是由其形成者在活動(dòng)過程中所整理出來的，反映了形成者的全部特點(diǎn)及其思想觀念，同時(shí)也涵蓋了與形成者利益相關(guān)的數(shù)據(jù)和事實(shí)。檔案對形成者的依附性阻礙了檔案管理的活動(dòng)范圍，因?yàn)樗鼰o法像圖書資料那樣傳播或交流。

二、知識管理的特點(diǎn)

（一）知識管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物。

人類的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)經(jīng)歷了兩個(gè)階段，一個(gè)是農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)向工業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段，一個(gè)是工業(yè)經(jīng)濟(jì)向信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段。隨著信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，接收的信息越來越多，形成了信息煙霧，最終導(dǎo)致人們慢慢迷失在煙霧中。為了解決信息量過大所造成的管理和決策的低效率，人們逐漸意識到對信息流的管理不能單純地依靠對“信息流”的控制和管理上，而應(yīng)當(dāng)將信息載體、信息系統(tǒng)以及各種信息網(wǎng)絡(luò)納入知識管理體系，從而有效地選出對社會(huì)有用的信息。

（二）知識管理的超越性。

不可否認(rèn)，知識管理是信息資源管理的延伸和拓展。由于時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和應(yīng)用管理的需要，知識管理從信息資源管理中脫穎而出，逐步成為一個(gè)新的管理領(lǐng)域。知識管理不僅包含了信息管理和信息技術(shù)，更重要的是以知識管理為前提，巧妙地將知識管理和人的管理融為一體，強(qiáng)調(diào)以人為本，特別注重對人的智力開發(fā)，挖掘人類的潛能，并激發(fā)人類的創(chuàng)造力。

三、檔案管理和知識管理的相同之處

檔案管理的工作在于多社會(huì)各層的信息進(jìn)行收集、歸納和總結(jié)，包括學(xué)術(shù)信息、政府信息、媒體信息等等。對于企業(yè)來說，通過觀察和溝通可以了解企業(yè)員工的工作特點(diǎn)和行為方面的隱性信息，通過媒體信息可以了解競爭對手的隱性信息。所以，檔案管理信息有利于企業(yè)提高自身的競爭能力，幫助企業(yè)搶占市場，提高市場份額。知識管理是在隱性知識和顯性知識的基礎(chǔ)上，達(dá)到共享或者共同發(fā)展的目的。知識管理的觀念是把知識作為重要的信息資源，不僅強(qiáng)調(diào)主觀能動(dòng)性，還強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新思維，這點(diǎn)與檔案管理比較類似。知識管理可以感知市場變化情況，了解競爭對手的隱性信息，獲取信息后整理歸類。雖然檔案管理的時(shí)間早于知識管理，但是在檔案管理中處處體現(xiàn)了知識管理的特征，兩者相輔相成，促進(jìn)了企業(yè)的良性競爭。信息知識是檔案管理和信息管理共同的研究對象，檔案管理主要針對的管理目標(biāo)是企業(yè)的競爭對手和市場信息，經(jīng)過工作人員的加工處理后，這些資源信息具有更高的使用價(jià)值。檔案管理和知識管理都能夠提高企業(yè)的競爭力，兩者相互作用不僅可以減輕檔案管理人員的工作量，而且還大大提高了檔案管理工作的效率。檔案管理和知識管理的有效結(jié)合將管理人員從信息的海洋中解救了出來，此外，也促進(jìn)了彼此的共同發(fā)展。

四、檔案管理和知識管理具有良性互動(dòng)作用

檔案管理和知識管理相互作用，相互影響，彼此間互相借鑒管理中的經(jīng)驗(yàn)和方法，制定出具有可持續(xù)發(fā)展的管理戰(zhàn)略，使檔案管理的工作由物質(zhì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向知識經(jīng)濟(jì)，從而推動(dòng)了檔案管理和知識管理的進(jìn)一步發(fā)展。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯得尤為重要，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，必須在原有的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和創(chuàng)新。知識管理從字面上理解就是運(yùn)用知識進(jìn)行管理。檔案中包含了經(jīng)營管理、科學(xué)研究以及生產(chǎn)建設(shè)方面的實(shí)踐知識，具有直接或間接的參考價(jià)值，此外，它還為經(jīng)營決策這提供了可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。但是，如果檔案中積累的知識沒有被管理者開發(fā)利用，那么其價(jià)值就沒有真正發(fā)揮作用，只能說明是潛在價(jià)值，而不是現(xiàn)實(shí)的。

五、結(jié)束語

檔案管理同知識管理相輔相成，相互作用，檔案管理的產(chǎn)生時(shí)期比知識管理要早，但是檔案管理中卻包含了大量的知識管理理念。檔案管理和知識管理同時(shí)把信息資源作為重點(diǎn)研究對象，有利于提高企業(yè)的競爭能力。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的模式也要跟上時(shí)代的步伐，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，將知識創(chuàng)新理念合理地運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作逐步完善，從而使檔案管理能夠發(fā)揮更大的效用。

作者：郭秀鳳 單位：撫松縣商務(wù)和糧食局