信息時(shí)代數(shù)字化檔案管理方法淺析

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【摘要】本文就檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)以及檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行闡述，提出相關(guān)建議。只有不斷改革檔案管理的方式以及人員的結(jié)構(gòu)，才能夠促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理水平的提升以及發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；數(shù)字化；檔案管理；方法

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷提升，國(guó)家的發(fā)展不斷朝著信息化方向邁進(jìn)，信息化進(jìn)程的推進(jìn)不僅導(dǎo)致現(xiàn)階段的信息種類(lèi)較為繁雜，并且在信息的數(shù)量上呈現(xiàn)一定的增長(zhǎng)趨勢(shì)。這是由于人們生活質(zhì)量的提升，導(dǎo)致人們對(duì)于信息的需求更加迫切，所以應(yīng)該積極運(yùn)用好信息化工具，對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行及時(shí)有效地傳遞以及梳理，只有這樣，才能更好地滿(mǎn)足人們的需求，不斷提升人們的幸福感。信息化時(shí)代的到來(lái)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新。因此本文首先對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后探討信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，最后提出信息化時(shí)代數(shù)字化檔案的管理方法，以期能夠?yàn)檫@一方面的工作提供更多的幫助。

一、傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法繼續(xù)承擔(dān)信息化所帶來(lái)的信息梳理及信息規(guī)整的壓力，所以對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，主要存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：首先，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)講，面臨較多的檔案管理工作，文件形成者如果沒(méi)有按照檔案管理的要求對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整將會(huì)出現(xiàn)檔案的信息缺少等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)不利于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)梳理歸納，很容易導(dǎo)致檔案管理工作效率低下等問(wèn)題。其次，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)講，之前企業(yè)檔案管理工作崗位大多數(shù)是虛設(shè)的，但是隨著國(guó)家的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)在不斷進(jìn)行變革，并且企業(yè)的管理機(jī)制導(dǎo)致不同部門(mén)之間存在著一定差異，這就需要更多的時(shí)間以及精力開(kāi)展檔案管理工作，由于工作的效率以及工作的準(zhǔn)確性存在著一定的差距，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)方式方法不規(guī)范等問(wèn)題，使得檔案管理工作產(chǎn)生一定的管理風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。最后，對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，由于工作人員的流動(dòng)，檔案管理工作往往會(huì)出現(xiàn)調(diào)動(dòng)頻繁以及檔案管理工作形式不確定的問(wèn)題，這不僅不利于檔案管理工作的進(jìn)行，并且還容易出現(xiàn)檔案管理以及信息匹配錯(cuò)誤等問(wèn)題，最終影響企業(yè)檔案管理的工作效率，不利于企業(yè)整體效益的提升。

二、信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案管理的信息化是指將檔案實(shí)體化向檔案的信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)換，該過(guò)程的進(jìn)行，一般會(huì)受到行政部門(mén)的統(tǒng)一調(diào)控和調(diào)度，由專(zhuān)業(yè)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一的組織。當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化來(lái)講，企業(yè)只有受到政府以及企業(yè)高層的有效管控，才能夠?qū)n案管理信息化進(jìn)程實(shí)行有效監(jiān)督管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。現(xiàn)階段的檔案管理主要以紙質(zhì)版檔案為主，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理與歸納時(shí)需要逐個(gè)按號(hào)編排，最后形成紙質(zhì)版的目錄以及相關(guān)內(nèi)容的簡(jiǎn)介。傳統(tǒng)的檔案管理方式有許多缺點(diǎn)，例如在保存的方式上需要防止蟲(chóng)類(lèi)的破壞，自然環(huán)境很容易引起字跡模糊不清的問(wèn)題，影響著檔案管理的進(jìn)程。因此將信息化技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)檔案管理上，對(duì)于檔案管理來(lái)講具有很大的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠?qū)n案進(jìn)行統(tǒng)一歸類(lèi)與處理，而且能夠?qū)崟r(shí)對(duì)檔案進(jìn)行處理，可以大大提高檔案的規(guī)整速率，提高工作效率。同時(shí)，信息化的檔案管理模式有利于解放更多的人力以及物力，對(duì)檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新以及發(fā)展，能夠有效避免檔案信息缺失以及檔案信息不匹配問(wèn)題，在提升工作效率的同時(shí)，提升了信息化檔案管理的準(zhǔn)確性以及高效性。而信息化手段是指將一些現(xiàn)代化的信息手段應(yīng)用到檔案管理上，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化以及管理的高效化，實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)時(shí)間保存與查找。

三、信息時(shí)代數(shù)字化檔案管理的方法

（一）數(shù)字化檔案管理理念的提升。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)的信息化水平發(fā)生了翻天覆地的變化，信息化水平不斷提升促使其地位逐漸得以穩(wěn)固，所以針對(duì)目前檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，其本身不僅與時(shí)代的信息化發(fā)展趨勢(shì)不相符合，而且現(xiàn)階段檔案管理模式以及運(yùn)行方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)對(duì)于檔案管理十分重要，所以應(yīng)該在檔案管理現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，積極發(fā)揮信息化在檔案管理工作中的作用，對(duì)工作人員實(shí)施相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓工作人員將信息化運(yùn)用到檔案管理上，發(fā)揮信息化在檔案管理中的作用。定期開(kāi)展檔案管理信息化培訓(xùn)，讓工作人員對(duì)信息化的優(yōu)點(diǎn)有充分的認(rèn)識(shí)，對(duì)其有一定的了解之后，再將其應(yīng)用到檔案管理上，不僅能夠加快檔案管理的工作效率，而且能夠推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

（二）檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)講，我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作人員年齡普遍偏大，無(wú)論是事業(yè)單位或是企業(yè)單位，檔案管理人才的老齡化較為嚴(yán)重，不能滿(mǎn)足檔案管理高效有序的要求。信息化檔案管理建設(shè)不僅需要優(yōu)秀的青年人才，而且對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的綜合素質(zhì)以及自身的能力有著較高的要求，所以，對(duì)于電子化檔案管理模式而言，主管單位應(yīng)該積極優(yōu)化單位檔案管理人員的構(gòu)成，招聘對(duì)象應(yīng)為具有檔案管理技術(shù)水平的年輕人才，只有進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，才能逐漸應(yīng)用電子信息檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。檔案部門(mén)應(yīng)該形成青年人才為主、老同志傳幫帶的人才框架，這樣雙方之間可以互相配合工作，共同促進(jìn)檔案工作的有效進(jìn)行。對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)有效的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化不僅有利于檔案管理隊(duì)伍的層次提升，并且對(duì)檔案管理的開(kāi)展、工作業(yè)務(wù)水平以及業(yè)務(wù)能力的提高能夠起到較為顯著的效果。所以加快優(yōu)化現(xiàn)階段的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，能夠使得檔案管理的整體工作有所改觀，提高檔案管理的效率，也有利于加快檔案管理信息化的進(jìn)程。

（三）檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的搭建。信息化的出現(xiàn)大大優(yōu)化了檔案管理的水平以及效率，所以應(yīng)該積極借助現(xiàn)有的信息化優(yōu)勢(shì)，搭建檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)應(yīng)該擁有相應(yīng)的流程，流程的運(yùn)行應(yīng)該積極朝信息化的方向發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)運(yùn)行流程的信息化，才能夠徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。平臺(tái)的搭建往往包括以下幾個(gè)基本的方面：首先，平臺(tái)的搭建需要設(shè)計(jì)一款信息化運(yùn)行模式軟件，只有這樣，才能夠繼續(xù)開(kāi)展信息化工作，信息化軟件的主要職能是對(duì)流程中所出現(xiàn)的圖片以及信息進(jìn)行加工處理，這樣不僅節(jié)省時(shí)間，而且能夠有效提升運(yùn)行的速率。其次，信息化檔案管理設(shè)計(jì)應(yīng)該有一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息化檔案管理流程的建立應(yīng)該遵循一定的方式方法，只有運(yùn)用相應(yīng)的方法，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息的有效處理，最終處理成我們想要的信息模式，只有這樣，才能夠最大限度實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理。

（四）建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。首先要制訂文件管理與檔案管理相互統(tǒng)一的規(guī)劃，確保它們二者之間能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)同發(fā)展。其次要嚴(yán)格把握好數(shù)字化檔案歸檔關(guān)，為了確保數(shù)字化檔案形成的質(zhì)量比較高，應(yīng)該由檔案部門(mén)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作開(kāi)展前期指導(dǎo)工作，確保數(shù)字化檔案的形成、歸檔以及利用等各項(xiàng)工作中，檔案部門(mén)都能夠參與，能夠有針對(duì)性地檢查問(wèn)題和解決問(wèn)題。再者就是要制定科學(xué)有效的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。最后檔案管理部門(mén)在接受基層數(shù)字化檔案時(shí)，必須要時(shí)刻核對(duì)和檢查原始電子文件信息的真實(shí)性。

四、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，人們的生活中出現(xiàn)了越來(lái)越多的信息化元素。所以，檔案管理工作應(yīng)該積極把握好信息技術(shù)這把雙刃劍，優(yōu)化檔案管理的方式以及人員組成結(jié)構(gòu)，通過(guò)這樣的方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以及數(shù)字化發(fā)展。

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作者:王寧平 單位:新華報(bào)業(yè)傳媒集團(tuán)