高校教學資料課程單位存檔方案設計分析

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摘要：高校教學資料的規范化管理有助于各項教學檢查和評估工作的開展。“以課程為單位”的存檔方案，給出了不同類型課程的資料清單。根據工作角色的不同，制定了存檔的工作流程，并對存檔后資料的質量控制、調閱和歸還等操作進行了規范。存檔方案在實際工作應用中取得了較好的效果。

關鍵詞：存檔方案；教學資料；課程

高校的教學資料是指各級教學部門在教育、教學的運行過程中產生的各種文檔、報表、圖片及音視頻材料等[1]。這些資料在各級教學檢查和教學評估中，作為重要的佐證和支撐材料，再現了教學管理和運行的過程[2]。對教學資料進行規范化的管理有助于高校各項教學檢查工作的開展，同時也體現了學校的整體辦學和管理水平。但是，教學資料往往數量較多，種類繁雜，而且很多資料沒有納入到學校的檔案管理范圍內[3]。在學校沒有統一歸檔的狀態下，這些教學資料都散置于二級學院或者專任教師處。教學資料管理不規范的現象比較常見，甚至資料遺失的情況也時有發生。這就導致了真正需要用到資料時，查找比較困難，有時為了教學檢查和評估，出現了應急補材料的情況[4]。為了對教學資料進行規范化的管理，上海健康醫學院下屬的醫學影像學院擬定了一套“以課程為單位”的存檔方案，并在學校的教學檢查和專業達標預評估中得到了應用，取得了較好的效果。

1以課程為單位的存檔方案

整個存檔方案的基本思想是：將同一門課程的所有教學資料，按照不同年級進行集中統一歸檔。這樣在各級教學檢查和各類教學評估中，根據不同年級和課程名稱，能夠很方便地查詢并調閱到相關的教學資料。

1.1不同類型課程及其關鍵教學資料

在存檔時，根據實踐教學的不同，將所有的課程分為以下四類：純理論課程、含課內實踐的理論課程、純實踐課程和畢業設計或實習類課程等。純理論課程是指沒有實踐環節的課程，如高等數學，大學英語等。含課內實踐的理論課程是指課程里面有小實驗等實踐環節的課程，如C程序設計等。純實踐課程是指在一定教學周內集中實踐的課程，如工程數學與醫學圖像處理實訓等。畢業設計或實習類課程是指畢業設計、行業見習和畢業實習等。不同類型的課程所產生的教學資料差異較大，存檔時要厘清各自的關鍵教學資料，有針對性的提出不同的規定和要求。

1.2課程單位的說明

在各級教學檢查中，一般都是按要求選取一門或者幾門課程，進行教學資料的調閱。在存檔時，以課程為單位將該門課程的所有相關資料存放在一起，能夠很方便的進行查閱，也能更全面的展示課程的授課情況。以課程為單位存檔時，應該注意分年級歸檔，也就是不同年級的資料應該分開存檔。另外，若某一年級的某一課程，有多個班級分班授課的，歸檔時并不分班。該門課程所有班級的資料集中歸檔于一處。若同一門課程分兩個或多個學期授課時，也要將所有資料集中歸檔在一起。可以看出，以課程為單位歸檔時，需要對課程的情況做一個比較詳細的記錄，這樣在進行教學檢查時，能一一對應，更方便的厘清各項教學資料。在本存檔方案中，設計了一個課程情況記錄表，如表2所示，對課程的學時、授課教師、授課情況等做了較詳細的記錄。

1.3教學資料的清單

專任教師在提交歸檔材料時，往往會存在一些遺漏的情況。我們在設計存檔方案時，到各教研室進行充分調研后，形成了一個以課程為單位的教學資料清單。清單中列舉了本校所有可能出現的教學資料，專任教師在整理資料時，可以依據清單中所列項目，結合自己所授課程的類型進行整理；不適用的清單項目也要求專任教師注明。資料清單主要項目包括教學日歷(電子版)、教學日歷(紙質版、教學日志(紙質版)、教案(電子版)、教材(出版教材)、自編教材(電子版)、自編教材(紙質版)、實訓講義(電子版)、實訓講義(紙質版)、試卷冊(紙質版)、學生實驗報告(電子版)、學生實驗報告(紙質版)、課程情況記錄表、課程材料異常情況說明表等。

1.4不同角色按流程完成歸檔工作

在存檔方案設計時，我們將參與存檔工作的人員分成了4種角色。(1)專任教師，負責所有課程資料的整理與提交；(2)教研室主任，負責核實專任教師所整理資料的完備性。專任教師在提交材料前，需要教研室主任簽字確認；(3)是院辦，負責存檔工作中的硬件準備和相關服務工作；(4)檔案員，最終資料都是提交給檔案員統一歸檔。另外，我們針對不同的角色，結合學院的情況，設計了一個歸檔的流程，如圖1所示。能夠看到，專任教師一共需要進行9個步驟，才能完成歸檔工作。教研室(或實訓中心)需要進行2步確認。院辦在存檔過程中提供支持。學院的檔案員一般都是由專任教師兼任，方案設計時，盡可能減少檔案員的工作量。在這個方案中，檔案員僅需要按照課程的不同，最終進行教學資料的接收。

2歸檔后的運行管理

2.1存檔質量的兩級監控

課程資料存檔時，涉及到多個專業和眾多的課程，存檔的質量和資料的完備性需要進行監控。我們設計的方案中，對存檔質量進行了兩級監控。第一級是教研室層面。在所有資料提交前，教研室主任需要對照存檔清單，核實專任教師存檔材料是否正確，是否有遺漏。核實通過后，教研室主任需要簽字確認。第二級是學院層面。學院的存檔監控方式是抽查。由教學副院長發起，會同教研室主任、院辦主任和教學秘書等，對每一個教研室隨機調閱3門課程，檢查歸檔材料的正確性和完備性。教學秘書對抽查情況做記錄。如果同一教研室抽取的課程有2門以上(含2門)不合格，所歸檔學期的整個教研室的所有課程全部進行整改，并將整改情況報學院備案。如果僅1門課程檢查不合格，由教研室內部組織自查整改。

2.2定期存檔和專人管理

課程資料的存檔需要定期進行，并由檔案員進行專人管理。在我們的方案中，課程資料存檔每個學期進行一次。具體時間安排在每學期補考結束后的第二周。補考結束后，課程的成績、試卷冊等資料都齊全了。跨學期開設的課程，等所有授課內容結束后，再行歸檔。專任教師有3周的時間用來整理并提交資料。每學期的中期，配合學校的教學檢查，學院完成存檔質量的抽查工作。存檔資料由專人負責管理。我們的方案中，有兼職的檔案員來負責歸檔材料的接收和管理。檔案員會對所有課程的歸檔情況作出記錄，并在中期檢查前，向學院匯報課程歸檔情況。對未按期歸檔的課程，學院會通知到課程組的負責人或專任教師，要求課程組在規定時間內完成歸檔。檔案員在教學檢查和評估工作中，也要配合學院開展工作。

2.3規范的調閱和歸還流程

課程資料完成歸檔后，在后續的各級教學檢查和評估中，經常會被調閱。在以往的工作中，曾經出現查完一次，就亂一次，需要重新再整理的現象。在歸檔方案中，我們在專人管理的基礎上，對資料的調閱和歸還流程做了規定。教研室或評估辦公室可以向檔案員調閱歸檔后的資料。在調閱時，需要記錄日期、調取的資料名稱和份數、用途等，并簽字確認。使用完成后，由調閱人向檔案員進行歸還操作。歸還時，檔案員需要檢查被調閱資料是否完好或遺漏。確認通過后，調閱人在歸還欄再次簽字，完成歸還操作。

3存檔方案的應用

本存檔方案制定后，醫學影像學院在“醫學影像技術”專業達標預評估和學士學位授予單位審核預評估中得到了應用。在專業達標預評估中，根據現場專家的要求，調閱了4門課程的資料，完成了試卷、教案、學生實訓報告等教學材料的檢查。評估專家對學院教學材料的存檔形式也給予了肯定。在學士學位預評估中，教務處要求對課程的實踐教學部分進行檢查。各教研室根據教務處所列的課程清單，很方便和快捷的完成了資料的調閱和送檢工作，并按流程進行了歸還。

4結論

二級學院在教學資料的存檔方面一直存在著一些困擾。教學資料種類多，又沒有完全納入學校檔案的統一管理，造成了管理的混亂。本文設計了一個資料的存檔方案，給出了存檔的清單，并分清了不同的角色和各自的存檔流程。方案也對資料存檔后的運行管理進行規范。這個方案在醫學影像學院的實際工作中得到了應用，取得了較好的效果。

參考文獻

[1]袁雙云.高校教學資料規范化管理的思考[J].教育教學論壇，2017(12):19-20.

[2]楊晴，于秀敏，范海榮，等.做好二級學院教學督導工作加強教學質量監控體系建設[J].文教資料，2014(33):135-136.

[3]李建英.談“教學質量工程”項目材料的歸檔[J].價值工程，2014(8):265-266.

[4]劉紅敏，徐紀偉.醫學院校教學檢查的探索與實踐[J].衛生職業教育，2015(16):29-30.

作者：肖寒 程敬海 桑玉亭 單位：上海健康醫學院醫學影像學院