談高速公路電子檔案管理系統功能
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高速公路作為我國交通運輸系統的重要組成部分，構造過程中生成的大多數文件都是構造過程的真實記錄，對以后的公路建設提供了基礎性資料。公路建設項目檔案的重要性使檔案的收集、整理、管理工作愈加迫切，必須依靠先進的信息化技術才能完成。電子載體的方式能夠有效降低檔案資源后期收集、整理、管理的成本，對今后檔案信息的檢索、查閱提供了便利，提高了檔案利用的效率。廣西荔浦至玉林高速公路作為《國家公路網規劃》G59呼和浩特市至北海市高速公路中廣西境內的重要路段，是里程最長、投資規模最大的高速公路項目[1]。隨著高速公路建設里程不斷增多,項目檔案資料也逐步增多,項目工程建設過程中產生的檔案歸檔、整理起來其工作量巨大，紙質檔案不得不升級為電子檔案，利用檔案軟件平臺進行數字檔案室建設，因此電子檔案的投入使用就顯得尤為重要。
一、高速公路建設項目———電子檔案
高速公路檔案是指從高速公路項目立項審批開始到竣工驗收結束的全過程產生的反映高速公路項目進度、費用和安全管理等基本情況，對建成工程管理、維護、改建和擴建具有考查利用價值的，通過系統整理并完成歸檔的公路建設項目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價值并已存檔的相關電子文檔和相關過程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據大數據背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設項目過程中，電子檔案是整個項目建設過程中產生的有機體，是高速公路建設項目的基礎和重要組成部分。
1.高速公路電子檔案研究現狀，包括電子檔案管理系統研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統研究目前取得以下三項成果：建立項目電子檔案管理系統、成立交通在線電子認證平臺、組建“交通工程項目電子檔案數據本地、異地備份及恢復管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對公路建設項目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設項目電子檔案無論采用哪種格式,相對傳統紙質檔案均具有占用空間小、便于查找等特點，并提出了公路建設項目電子檔案注意事項、存檔程序及要加強公路建設項目電子檔案安全管理[5]。對于高速公路檔案電子化提出對策，一是確保整體運行處于標準化范疇內,管理行為產生的信息也轉變為標準化的格式；二是在信息處理上，辦公自動化OA系統、路政信息系統等各種相關信息系統與指揮調度應急信息系統、ETC咨詢投訴受理系統,相互連接處理各業務系統的信息；三是提高檔案信息的價值[6]。高速公路檔案的信息化建設正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規范與管理方式不夠先進的諸多挑戰。應采取加大資金投入力度、規范管理體制、加強電子檔案使用中的控制、建立適應檔案信息化建設的人員隊伍的措施[7]。
2.公路電子檔案實踐現狀。廣東省先試先行，取得了三項成果，建立了“交通工程項目電子檔案管理系統”“交通在線電子認證平臺”及“交通工程項目電子檔案數據本地、異地備份及恢復管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國家高速公路網第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國家高速公路網第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項目中應用[8]。廣東的深中通道項目，利用通道BIM信息化管理平臺，創新性引入電子簽名；以工程建設大數據平臺為依托，實現項目“雙套制”檔案管理，并在此基礎上探索廣東省交通建設項目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設檔案信息化，項目檔案目錄數據庫初具規模，但并未能實現項目檔案與項目實體建設的“同步管理”，也存在項目檔案歸檔不規范的問題[10]。山西省高速公路的檔案數字化系統地開展了在線檔案利用服務，健全了省級公路電子文件（檔案）數據管理機構，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動收集和分類，充分實現了自動化和智能化。堅持在工作中開展網絡在線服務[11]。江蘇交通業務工作的開展，借助了現代計算機等技術，交通檔案所包括的文書、科技、基建、會計、科研等各種門類文件材料，都是在一定的技術條件下所形成的[12]。3.現狀綜述。以上研究成果從各個方面對高速公路檔案工作進行了系統研究，尤其在研究現狀上對建設項目檔案的管理進行了內至理念思路、外至系統技術的指導，在實踐現狀中介紹了實踐成果及管理模式，總體來看比較全面，但是以上研究成果中對高速公路電子檔案的管理系統架構及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對象，就高速公路電子檔案管理系統功能要求進行研究。
二、荔玉高速公路檔案管理系統功能
廣西荔玉高速公路的數字檔案管理系統具有人性化、效率高、時效性、成本低的特點。該系統既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業效率。傳統計量中，需要打印一大堆質保資料，很多時候到最后會被廢掉重來。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個實現項目計量與質保資料掛接的單位，促進了資料的及時收集，并采取高速公路影像與質保資料同時采集與上傳。電子檔案管理系統即立足于檔案，形成或管理活動數據的計算機信息系統。一般的電子檔案管理系統功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項工作相關要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數據等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統功能還應具有電子檔案服務利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統的安全維護功能主要負責對收集、歸檔的高速公路電子檔案進行備份以及恢復數據、修復漏洞等管理工作。對高速公路檔案管理系統功能的認識旨在實現高速公路電子檔案的價值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎。系統初步的整體功能構成如圖1。根據高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復使用性的特點[13]，將高速公路電子檔案管理系統整體功能劃分為歸檔處理功能、服務利用功能與安全維護功能。
1.歸檔處理功能。歸檔處理功能，具體可圍繞以下三項工作展開：對于整理和掃描工作系統，應提供各種文件數據輸入方法，例如CD錄入、文檔掃描和直接接收電子文檔。具備文件集成功能的檔案管理軟件，能夠保證在系統文件處理中輸入的數據與檔案數據的格式完全一致，掃描圖像數據采用jpeg、tiff格式并能依據歸檔標識實現歸檔文件的流轉。編目模塊應具有基本功能，例如數據收集、類別設置、分類和排序、數據核對、生成編目、電子簽名等，并可以根據主題添加主題詞（或關鍵詞）和分類編號的自動索引功能，實現用戶的需求[14]。分類和排序模塊應具有內置工具，例如電子文件分類方案、存儲期限、工作量統計信息等，以支持電子文件的形成或應存檔的電子文件及其元數據的完整收集和排序;它可以根據內置規則及其組件存儲電子文件，維護電子文件的內部有機連接，并建立電子文件與元數據之間的關系[15]。
2.服務利用功能。高速公路電子檔案管理系統中服務利用功能包括查詢、借閱、打印與日志管理等工作。其中，查詢功能模塊應具有對檔案數據進行多途徑檢索、查詢的功能，包括借閱管理等輔助功能，例如設置題名、時間、關鍵詞等檢索項。其次，借閱工作包括對利用者以及利用的目的、時間、內容、證明等信息的線上登記、統計以及檔案催退、續借、退還等功能。打印工作是電子檔案服務利用的窗口，是服務用戶、利用檔案的重要渠道之一。要求與查詢工作相聯系，能對查詢到的結果進行轉存、打印和選擇輸出。最后，高速公路建設項目中的日志管理工作重在利用，以電子化的方式進行，能夠使檔案部門在工作中堅持開展網絡在線服務。廣西荔玉高速公路是廣西著名的高等級高速公路，許多人也想了解和學習，高速公路管理機構工作者也希望更多組織和個人登錄。通過廣西荔玉高速公路檔案信息系統的網絡平臺，能夠及時、準確地獲取各種信息，提供項目日志管理的利用，促進了現行文件閱覽服務。
3.安全維護功能。在大數據及“互聯網+”的時代，電子檔案管理系統安全是電子檔案在建設項目工程中的盾牌與防線。面對網絡中存在的突發情況、病毒、數據傳輸阻礙、設備安全等應積極對系統進行安全管理，保障電子檔案的有效利用。電子文件本身是一種存儲在磁光介質中的文件。對于工程日志等要長期保存的文件可自動備份。對于未借用的公路電子檔案，有必要檢查和維護電子檔案及其本身的存儲設備。數據保護工作必須確保系統按照相關的國家保密法規對檔案數據進行收集、存儲、處理、傳輸、使用和銷毀，并且在所有操作中都具有相應的保密級別。對秘密系統還應采取嚴格的數據加密措施[16]。嚴格對待專用脫機存儲介質和電子文件管理系統的用戶，定期檢查和殺死特洛伊木馬病毒。實施公路檔案電子化管理后，雖然工作效率大大提高，但由于數據本身容易被復制或惡意修改，因此也存在安全隱患。有必要建立電子檔案的安全管理體系，明確管理職責和要求，規范經營行為。高速公路管理單位要注重網絡監控，可以實現內網與外網的相互隔離，監視電子文件的安全性。目前，在大數據的背景下，電子檔案已經成為一種發展趨勢。但是在近幾年內,傳統檔案仍然具有不可替代的作用。在現有條件下,堅持電子檔案與傳統檔案共存才是檔案管理部門現今的發展方針。同時，高速公路電子檔案目前在電子簽名、數據保護等方面技術已日漸成熟。相信在此發展下，電子檔案的加入必定會促進人們對檔案的深層次挖掘和遠距離獲取，為經濟社會帶來巨大收益。
作者：張春景 單位：遼寧省大連市沙河口區中心醫院