辦公自動化醫院經濟合同管理模式

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了辦公自動化醫院經濟合同管理模式范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

醫院經濟合同是醫院對外合作的重要文書，經濟合同的管理是醫院內部經濟控制的有效手段，不但有利于與外部合作方就雙方權利義務達成一致，同時通過合約模式為醫院對外經濟與合作建立書面契約，有利于保護國有資產正確使用，為醫院的運營管理提供合理依據。加強經濟合同的監督管理，對規范醫院經濟行為，減少醫療市場風險，提高經濟效益，促進醫院發展有著十分重要的意義。本文以某三級公立醫院為例，討論基于信息系統的經濟合同管理模式優越性。

一、傳統經濟合同管理模式

由于經濟合同種類繁多，涉及管理部門眾多，各類合同的技術要求不同，以某公立醫院為例，2016年全年，經濟合同的種類就包括了承攬合同26項（10.16%）、技術合同17項（6.64%）、建設工程合同40項（15.63%）、買賣合同102項（39.84%）、委托合同63項（24.61%）、贈予合同3項（1.17%）、租賃合同5項（1.95%），共計256項。長期以來，經濟合同由以書面形式在部門間流轉、轉簽，由相關項目負責人（部門）發起轉簽，轉簽資料包括承載轉簽意見的轉簽審批單、合同及法人委托書、合作方資質文件、廉政協議書、招投標文件、黨政聯席會議關于合同相關項目的決策記錄等相關附件。醫院的重大經濟活動必須經黨政聯席會議研究，并在年度預算范圍內執行[1]。對采購附件及對外合作相關依據以及“三重一大”事項的附件審批管理，是經濟合同簽訂合理性的原始基礎，是經濟合同簽署審批的重要依據，也是防止廉政風險，規范醫院采購行為，促進民主決策的有效手段。合同轉簽過程中，首先需要職能部門各負其責，對合作方資質、合同形式、內容和條款進行把關。醫院律師、財務、審計、監察、運營等相關職能部門分別就合同的合法性、財務支出的合理性、醫院經濟行為的合法性、廉政風險以及預算執行把控等給出合理建議，在審批流轉表上簽署意見后返還發起部門進行修改并再次轉簽，最終合同模版由項目負責部門修改后按合同審批流程由主管部門、主管領導簽字確認后履行。這種管理模式存在的廉政風險包括：(1)項目負責部門有合同發起、修改、提交審批權限，合同的最終把控在項目負責部門，可能存在最終簽署合同未按修改意見修改，或審批時是合法合同，最終提交財務支出時為非法合同的現象存在。(2)合同的書面流轉難以保留修改痕跡，流轉過程可能存在相關文件丟失的現象，影響合同的后期歸檔。(3)合同審批時限較長，如果某個部門的合同審批負責人因為休假等因素不能及時查閱合同會嚴重影響合同轉簽速度。(4)若雙方簽約后合同原件未及時歸檔，而僅由主管部門保存，可能會由于工作疏忽或人員流動而丟失合同；一旦合作雙方引起爭議，醫院需要維權訴訟時，往往因證據不足而導致敗訴[2]。

二、基于自動化辦公室系統的經濟合同管理模式

為加快合同轉簽速度，規避可能存在的廉政風險，該醫院在辦公自動化系統中設計開發合同審批模塊，將經濟合同的必要因素如：合同編號、費用類型、名稱、類別、金額、合作單位及聯系人、合同起始時間、合同的要素（包括標的物、數量、質量、價款或報酬以及結算方式、驗收標準、履行期限、地點方式、違約責任、合同的終止和解除、解決爭議的辦法）是否必備等信息在合同審批表中以框架式結構呈現，要求合同發起人必須確認填寫。要求合同發起人上傳待會簽合同及相應的附件，如通過招標采購的合同需附招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標公告、中標通知書等。重大采購項目還需附黨政聯席會議采購會議紀要，附件以PDF形式上傳，一經上傳確認后即在系統中留痕，修改權限僅限信息中心。審批模式的設計也由原來依次轉簽的串聯模式更改為可同時會簽的并聯模式。黨委院長辦公室作為合同監管部門負責合同的初步審批和轉簽的發起，相關部門負責人通過辦公自動化平臺、VPN授權實現同時審批、遠程審批并將審批意見通過系統反饋，審批意見及時送達合同發起人（發起人可隨時查看審批意見，提前溝通準備材料)，由合同發起人根據各部門意見對合同進行修改或補充上傳相關附件文件，由審批節點負責人再次審批確認無誤后，提交院領導按照審批權限審批。審批流程結束后，由黨委院長辦公室將最終合同從系統中下載打印用章后交由合作單位用章后返回。黨委院長辦公室可監督管理審批負責人的審批進度及審批質量。

三、新型經濟合同管理模式的優勢探討

基于信息系統的經濟合同審批流程不僅提高了工作效率，還利用痕跡管理、第三方監管等規避了廉政風險。1.基于辦公自動化系統的經濟合同會簽模式，不僅將合同相關附件以電子版形式全面呈現，還與醫院的預算和采購審批系統相關聯，在審批過程中可以通過點擊預算審批查看審批全過程意見，對是否有預算及預算是否超標可一目了然的體現。為審批節點負責人提供了更多的參考以評判合同的可行性和合法性，極大地提高了醫院資金的利用，很好地控制預算。2.自動化辦公系統實現了遠程審批的可能性，審批負責人的審批地點不受限制，可以在家、在單位或是在國外，審批的及時性大大提高。并聯審批節約了審批時間，同時終端審閱各自依據審批重點提出審批意見后返回項目負責部門，有利于審批部門及時修改并上傳，提高合同流轉速度。從串聯到并聯的合同會簽模式提升了合同審批的時效性，有效促進了醫院預算的執行，體現了精細化管理在醫院對外經濟合同中運用的實際效果。與紙質合同轉簽時間相比，各行政相關部門合同審批時限從2007年的平均11.6天縮短到了2016年的平均2.8天。3.在簽署經濟合同時，要求同時上傳廉政協議書，協議書對甲乙雙方的廉政權利和義務進行明確的規定，同時要求合作方不可實施商業賄賂，如果實施將被列入商業賄賂不良記錄，并指定合作方銷售代表姓名，對合同的廉政管理也同時以書面的形式進行約定，有利于廉政風險的防控和風險發生后，為后續的處理提供相關的依據。4.合同訂立階段的主要風險可以分為兩個方面，首先是合同形式上的風險，包括合同內容是否準確、合同要素是否完整以及文字描述是否嚴謹等。其次是合同實質上的風險，包括合同與國家的法律法規、醫院的總體戰略目標相沖突，合同內容存在重大疏漏或欺詐導致損害醫院合法利益[3]。合同審批表內容均以模塊化可定義模式設計，方便了合同的統計，對合同的類別、金額、合作方等進行統一的管理和分析，為項目負責人提供決策參考，為醫院的后續管理提供經驗和借鑒。5.合同的第三方管理規避了項目負責部門與合作方串通騙取醫院利益行為的發生，醫院先用章，公司再用章避免公司在先用章時對合同進行修改的風險。對合同簽署者進行約定，也有利于合作方用他公司資質偽裝騙取工程或項目的現象發生。6.與財務付款相關聯，避免重復付款，對將來的經濟形勢預估提供可靠依據。總之，醫院經濟合同的管理是現代化醫院精細化管理的重要體現，隨著醫療改革的深入，醫院市場化進度的加快，對外經濟合作的增加使得經濟合同在醫院經營活動中的重要性日益凸顯。辦公自動化系統的經濟合同網上轉簽模式體現了合同的要素管理、提升了合同轉簽的科學化和廉潔性、有益于提升醫院的運營和管理水平，為醫院的發展提供有力的支撐和保障，值得借鑒和推廣。

參考文獻

1段麗虹,呂富杰,高如欣,等.談醫院經濟合同的監督管理[J].中國衛生經濟,2002,21(4):52-52.

2張健,黃愛萍,白莎琳,等.公立醫院對經濟合同的規范管理[J].中國衛生經濟,2011,30(6):72-73.

3張璟,盧寧,孫丹平,等.探討大型公立醫院經濟合同審計的風險識別與控制措施[J].中國衛生經濟,2016,35(12):114-115.

作者：王靜 陳晶玲 李振軍 蘇茵 單位：北京大學人民醫院