內(nèi)部控制高校合同管理研究

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摘要：本文依據(jù)上級主管部門對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定，對合同管理存在的風險點進行梳理。從內(nèi)部控制的角度對高校合同管理工作現(xiàn)狀進行分析，查找存在的問題，并從制度建設、理論掌握、人員培訓以及信息化等方面提出建議措施。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；高校；合同管理

一、引言

隨著財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實施，高校內(nèi)部控制建設得到重視，合同管理是其中一項重要內(nèi)容。經(jīng)濟合同內(nèi)部控制管理體系以防范經(jīng)濟損失、法律糾紛、名譽受損為目的，根據(jù)合同類型分類確定歸口管理部門和合同執(zhí)行部門；明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限；明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記保管等環(huán)節(jié)的程序和要求；定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行；加強合同信息安全保密工作，切實維護學校的合法權(quán)益。隨著相關(guān)主管部門對教育經(jīng)費使用的規(guī)范化程度和使用績效的重視，經(jīng)濟合同管理日趨重要。

二、合同管理內(nèi)部控制的目標

1.合同內(nèi)部管理制度體系完整。合同實行歸口管理、分級負責，合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限明確。合同業(yè)務所涉及的崗位設置合理，符合不相容崗位相分離原則，各崗位職責分工明確。合同歸口管理部門、財會部門與職能部門之間有暢通高效的溝通協(xié)作機制。2.合同調(diào)查充分。詳細調(diào)查合同相對方的主體資格，對其資信、信譽、經(jīng)營狀況及履約能力有明確的掌握。合同談判準備充分，合同內(nèi)容與條款按照自愿、公平原則經(jīng)過充分磋商，雙方權(quán)利義務和違約責任明確，確保實現(xiàn)業(yè)務目標，學校權(quán)益得到可靠保障。3.合同文本準確表達簽訂雙方的真實意思。合同文本有嚴格的審核程序，法律關(guān)系復雜或后果影響大的合同文本適用會審制度。合同審批簽署權(quán)限合理，有規(guī)范的授權(quán)制度，合同簽署在簽署人的權(quán)限范圍內(nèi)。合同用印程序規(guī)范合理。4.合同履行全程跟蹤監(jiān)督管理，確保得到全面有效履行。合同價款支付嚴格按照合同約定執(zhí)行。合同糾紛在合規(guī)合法的前提下及時得以解決，維護學校利益。合同執(zhí)行過程中，履約條件發(fā)生變化能夠及時根據(jù)需要得以調(diào)整。合同補充與變更的授權(quán)審批權(quán)限明確，報告及時。5.合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確。合同簽訂、履行、變更等情況登記完整、準確，合同和相關(guān)資料被及時統(tǒng)計、分類、歸檔和妥善保管，合同信息安全保密工作到位，合同管理檢查評估機制健全，合同實現(xiàn)全過程封閉管理。

三、合同管理控制風險點

（1）合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，導致合同存在風險隱患。（2）對須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的文本合同，未履行相應程序。（3）合同的授權(quán)審批權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（4）合同文本擬人員和合同審核人員責任劃分不清晰，缺乏有效溝通和協(xié)調(diào)，導致合同審核人員發(fā)現(xiàn)的合同不當內(nèi)容和條款未能被糾正。（5）合同審核審批滯后，可能導致合同存在的問題不能被及時發(fā)現(xiàn)，造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（6）合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，可能造成學校經(jīng)濟損失和法律訴訟的風險。（7）合同簽訂授權(quán)書缺少授權(quán)范圍、授權(quán)時間、授權(quán)人簽字蓋章及被授權(quán)人個人信息，可能導致被授權(quán)人濫用授權(quán)，造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（8）未按規(guī)定程序加蓋學校合同專用章，或未經(jīng)授權(quán)在合同上加蓋學校各二級單位的公章、合同專用章，可能造成學校經(jīng)濟損失或引起外部法律糾紛。（9）合同條款中存在未明確約定的事項或約定不當事項，沒有及時補充、變更協(xié)議，導致合同無法正常履行。（10）對合同履行缺乏有效的監(jiān)督，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致單位經(jīng)濟利益受到損失的情況；或未能采取有效措施彌補損失，致使單位遭受損失；或由于疏于管理，未能及時催收到期的合同款項等。（11）未能詳細登記合同的訂立、履行和變更情況。（12）未對合同履行情況進行有效監(jiān)督并跟蹤記錄，可能導致合同糾紛處理時無依據(jù)可追溯。（13）合同變更未按規(guī)定嚴格審核審批或者審核審批流于形式，可能導致合同無法正常履行，造成學校面臨經(jīng)濟損失和法律訴訟風險。（14）合同糾紛處理意見未經(jīng)審核，可能導致糾紛無法處理或處理不當，造成學校在訴訟或仲裁中處于不利地位。（15）合同及相關(guān)資料的登記制度不健全，可能導致合同登記混亂，合同序號不順，或未詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，影響合同的正常履行和糾紛處理工作。（16）合同及相關(guān)資料歸檔不規(guī)范，可能導致合同資料丟失，影響合同的正常履行和糾紛處理的舉證工作。（17）因保管不當導致合同泄密，導致單位或國家利益遭受損失。

四、高校合同管理現(xiàn)狀

高校內(nèi)部控制體系建設開展時間短，無論是在理論還是在經(jīng)驗、意識方面都存在欠缺之處。1.在管理機制方面。大部分高校負責合同監(jiān)督管理的歸口管理部門、歸口管理職能不明確，缺少合同履行監(jiān)督機制，未對合同履行過程進行監(jiān)管。學校未建立適用于全校范圍內(nèi)的合同糾紛處理機制，無法對合同經(jīng)辦部門的合同糾紛處理提供指導，合同經(jīng)辦部門遇到合同糾紛自行處理而無需經(jīng)學校審核，可能因處置不當給學校帶來聲譽、法律、經(jīng)濟等損失。2.在合同訂立環(huán)節(jié)。同類型經(jīng)常性業(yè)務沒有制定統(tǒng)一文本的格式合同，不能有效規(guī)避合同文本擬定過程中的風險；對合同當事人資信狀況和履約能力調(diào)查不夠充分，容易造成履約困難的風險；在合同簽署環(huán)節(jié)無權(quán)越權(quán)簽訂合同，可能會造成合同失效、業(yè)務不能正常開展。3.在合同履行環(huán)節(jié)。各業(yè)務部門、職能部門各行其是，合同簽訂、審查、監(jiān)督、法務等工作分散進行，缺少統(tǒng)一管理，松散的管理方式極易導致合同履行方面的風險發(fā)生。比如合同違約條款未能按實際違約情況履行，分步實施的合同未能按既定時間節(jié)點履行到位，收入合同因不涉及預算支出考核而無人追討款項等情況。4.在合同管理內(nèi)部控制方面。由于對內(nèi)部控制的理論方法掌握不透徹，認為控制效果與控制流程的環(huán)節(jié)多少成正比，參與流程控制的部門環(huán)節(jié)越多，控制效果就越好。基于這種認識基礎之上的合同管理內(nèi)部控制，往往導致程序煩瑣、影響工作效率。同時參與控制流程的各部門相互依賴，反而影響內(nèi)部控制質(zhì)量。5.專于合同管理的人力資源匱乏。合同管理工作、內(nèi)部控制流程的實施，都要依靠具有相應專業(yè)能力的人力資源。高校經(jīng)濟業(yè)務、合同管理的參與者大多為教師兼任，除了部分專業(yè)技術(shù)崗位外，都較缺乏會計、審計、基建、法律等方面的專業(yè)知識，即使有足夠數(shù)量的業(yè)務培訓也難以達到較高的專業(yè)水準，往往導致內(nèi)控管理流于形式，控制質(zhì)量因為人力資源的匱乏而受到相當制約。6.合同管理內(nèi)部控制信息化建設滯后。沒有建立完善的內(nèi)部控制信息化平臺系統(tǒng)，將合同管理的相關(guān)業(yè)務流程和關(guān)鍵風險點控制嵌入到信息系統(tǒng)加以固化。即使使用了信息化的合同管理系統(tǒng)，也存在信息孤島的現(xiàn)象，單一地進行合同業(yè)務管理，沒有做到與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，因此無法有效解決業(yè)務管理與內(nèi)部控制兩張皮現(xiàn)象。7.缺少對合同執(zhí)行過程的跟蹤管理。合同管理具有持續(xù)性、動態(tài)性的特征，尤其對履約階段多、時間跨度大的合同。目前的合同管理內(nèi)部控制，對合同磋商、簽訂及保管等方面關(guān)注較多，對履約過程關(guān)注不多，履約過程中主要依靠項目實施部門自我監(jiān)督，既是裁判員又是運動員，控制薄弱。

五、加強高校合同管理的對策與建議

（1）強化制度建設，明確合同歸口管理部門，組織對合同業(yè)務的統(tǒng)一管理，使得松散的合同管理工作形成有機的整體；由其負責擬定合同管理相關(guān)制度并監(jiān)督參與合同管理的各業(yè)務單位、職能部門嚴格執(zhí)行以確保合同管理水平；建立合同歸口管理部門主持、相關(guān)職能部門參與的合同履行過程監(jiān)督機制，對合同履行情況跟蹤管理；對于學校日常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，牽頭相關(guān)業(yè)務部門制定學校統(tǒng)一條款、經(jīng)過相關(guān)職能部門尤其是法務部門審定的格式合同，規(guī)范合同簽訂。（2）加強對內(nèi)部控制理論的學習理解，全面把握合同管理過程中的關(guān)鍵風險點，區(qū)分不相容崗位，在此基礎上合理設計合同管理內(nèi)部控制流程，既要避免煩瑣的程序影響工作效率，也要確保流程的控制效果達到要求。同時，只有對內(nèi)部控制理論理解透徹，才能實現(xiàn)對內(nèi)控流程有目的、有方向的動態(tài)調(diào)整，推動內(nèi)部控制程序不斷優(yōu)化發(fā)展。（3）重視加強合同管理流程參與部門、人員的內(nèi)控意識、內(nèi)控能力培訓。任何系統(tǒng)、流程的運轉(zhuǎn)都離不開人的因素。人力資源在合同管理流程中既是實施控制管理的主體，又是被控制管理的客體。因此合同管理控制對參與其中的人員提出了更高的要求，不僅要求業(yè)務水平高的復合型人才，更要對內(nèi)部控制相關(guān)理論理解透徹，同時也要具備良好的內(nèi)部控制職業(yè)道德。（4）通過計算機系統(tǒng)的應用，將合同管理流程加以固化，既涵蓋了合同管理的整個生命周期，極大提高了合同管理業(yè)務的處理速度，也減少了差錯和舞弊的發(fā)生，從而更加規(guī)范、更加高效。同時通過信息化管理系統(tǒng)的運用，使合同業(yè)務相關(guān)數(shù)據(jù)規(guī)范管理、互聯(lián)互通，為高校實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)管理提供了良好的平臺支撐。

參考文獻

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作者:劉培明 單位:揚州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院