會計電算化企業(yè)內(nèi)部控制分析

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摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與計算機(jī)的普及，企業(yè)已廣泛應(yīng)用會計電算化，使其內(nèi)部控制也面臨新的要求，建立健全與實際相符的內(nèi)部控制顯得迫在眉睫。所以企業(yè)應(yīng)從企業(yè)基于會計電算化實施內(nèi)部控制的原則出發(fā)，探究提出加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略，以促進(jìn)企業(yè)有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；會計電算化；內(nèi)部控制；策略

在實施會計電算化之后，企業(yè)的會計核算及管理環(huán)境發(fā)生巨大改變。而內(nèi)部控制與企業(yè)財產(chǎn)物資的完整與安全息息相關(guān)，只有完善建立內(nèi)部控制制度，才能保證企業(yè)健康、有序地發(fā)展下去。因此，基于會計電算化探究企業(yè)的內(nèi)部控制是一項重要課題。

一、基于會計電算化實施內(nèi)部控制的原則

在會計實務(wù)中應(yīng)用以計算機(jī)為主的電子信息技術(shù)，這就是會計電算化，它是由計算機(jī)代替人工實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及統(tǒng)計、分析、判斷會計數(shù)據(jù)信息以提供決策的過程。會計電算化具備存儲容量大、運算速度快、檢索查詢快捷、數(shù)據(jù)高度共享、準(zhǔn)確分析數(shù)據(jù)等特點，不僅能大量節(jié)約時間、人力、物力，還沖擊著內(nèi)部控制[1]。基于會計電算化的內(nèi)部控制是預(yù)防、發(fā)現(xiàn)并糾正系統(tǒng)錯誤、故障、舞弊等的重要途徑，企業(yè)在實施內(nèi)部控制時務(wù)必要嚴(yán)格遵循幾項原則：一是遵循分離不兼容權(quán)限的基本原則，嚴(yán)格控制電算化會計系統(tǒng)的權(quán)限，避免操作人員通過不法操作使企業(yè)遭遇損失；二是遵循相互制約的原則，嚴(yán)格控制監(jiān)督系統(tǒng)操作人員及其輸入、處理、輸出數(shù)據(jù)等行為，同時明確企業(yè)每一名人員的義務(wù)、責(zé)任，充分發(fā)揮約束與監(jiān)督作用；三是遵循安全保密的原則，因為企業(yè)的會計工作與財務(wù)安全聯(lián)系密切，只有遵循安全保密原則，加強(qiáng)管理、控制軟硬件，才能避免企業(yè)流失機(jī)密性的資料；四是遵循內(nèi)部防范的原則，加強(qiáng)對電算化會計系統(tǒng)的監(jiān)管、控制，避免出現(xiàn)個人壟斷的現(xiàn)象。

二、企業(yè)基于會計電算化加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略

（一）分離會計職能與其他職能，保持部門的獨立性

電算化會計信息系統(tǒng)承擔(dān)的主要是交易記錄職能，它應(yīng)與企業(yè)使用信息、組織業(yè)務(wù)的部門保持相互的獨立性，以便分離其職能。一是由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行所有交易，信息系統(tǒng)、會計部門都不能干涉；二是由業(yè)務(wù)部門正式書面授權(quán)對新的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件進(jìn)行開發(fā)，或改變企業(yè)既有的應(yīng)用軟件；三是指定業(yè)務(wù)部門行使資產(chǎn)的監(jiān)管權(quán)，信息系統(tǒng)、會計部門只能擁有完成工作所需的資產(chǎn)，而由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保存其他業(yè)務(wù)資產(chǎn)；四是在錯誤日志中如實記錄交易數(shù)據(jù)中發(fā)生的錯誤，并及時將其反饋到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行糾正，信息系統(tǒng)、會計部門的人員不能擅自對錯誤的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行糾正。

（二）加強(qiáng)和完善程序操作控制，確保信息處理質(zhì)量

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格制定上機(jī)操作規(guī)程，對機(jī)房內(nèi)的工作作出一般性規(guī)定，并對使用計算機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程提出具體的程序操作要求。一是企業(yè)無關(guān)人員切忌隨意出入計算機(jī)機(jī)房操作；二是錄入電算化會計系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)都要經(jīng)過嚴(yán)格的審批，且具備真實的、完整的原始憑證；三是錄入數(shù)據(jù)的人員如果對數(shù)據(jù)產(chǎn)生疑問，需及時進(jìn)行核對，切忌擅自修改；四是計算機(jī)機(jī)房工作人員切忌擅自將任何數(shù)據(jù)或資料提供給他人，不能隨意將外來的軟盤帶入機(jī)房；五是一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入有誤，應(yīng)按照系統(tǒng)的提示進(jìn)行糾正，包括編制補(bǔ)充登記、改正沖正負(fù)數(shù)的憑證等；六是操作人員在計算機(jī)開機(jī)之后不得隨意離開工作現(xiàn)場，且每一周、每一月都要做好數(shù)據(jù)備份工作。當(dāng)然，這一系列程序操作控制制度并非一成不變，要隨著企業(yè)經(jīng)營的改變而不斷完善，只有通過詳盡、完備的程序操作控制制度，才能從根源上保證信息的可靠性、真實性，確保信息處理質(zhì)量。

（三）完善檔案管理及控制制度，防范新的系統(tǒng)風(fēng)險

對傳統(tǒng)的手工操作來說，會計信息以賬、證、表等形式存儲在紙質(zhì)上，由人工完成收集、處理會計數(shù)據(jù)的工作，并編制會計報表，查詢會計資料也是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)[2]。但在會計電算化條件下，一些記錄大大減少，很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、會計憑證等都依賴計算機(jī)進(jìn)行輸入、查詢或閱讀，且信息源自數(shù)據(jù)、程序，存儲在各種各樣的磁性介質(zhì)上，一些業(yè)務(wù)或信息處理職能依靠計算機(jī)進(jìn)行閱讀。此時如果缺乏有效的內(nèi)部控制，極易出現(xiàn)不經(jīng)批準(zhǔn)就擅自更改數(shù)據(jù)的情況，且改動數(shù)據(jù)之后不會有任何痕跡留下，導(dǎo)致電算化會計系統(tǒng)面臨新的問題及風(fēng)險，務(wù)必要完善檔案管理及內(nèi)部控制制度。一是嚴(yán)格履行接觸控制，只允許負(fù)責(zé)會計電算化工作的人員接觸數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)，且安排專人保管檔案資料，明確規(guī)定檔案的歸檔與借閱制度；二是嚴(yán)格控制環(huán)境，落實防磁、防潮、防火、防塵等安全措施；三是加強(qiáng)后備控制，打造一支高素質(zhì)企業(yè)財會科技隊伍，為企業(yè)實施會計電算化提供支持。

（四）加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部審計，保證內(nèi)部安全控制

一是建立健全企業(yè)內(nèi)部審計制度。基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)部控制對信息提出更高的可靠性要求，需要企業(yè)嚴(yán)格復(fù)查各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，避免發(fā)生舞弊、錯誤等行為。一方面，審計人員要查實記錄的內(nèi)容及事實，另一方面，審計人員要查實記錄的資料，一旦發(fā)現(xiàn)失誤要及時糾正。通過兩方面復(fù)核查實，企業(yè)管理信息的可靠性與準(zhǔn)確性及記錄的真實性等得到保障。同時，企業(yè)還應(yīng)加大對審計人員的監(jiān)督、評價，真正做到查漏補(bǔ)缺，不斷提高企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量與水平。二是加強(qiáng)落實內(nèi)部審計工作。在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)單獨設(shè)立內(nèi)部審計部門，使其在高層決策機(jī)構(gòu)或?qū)徲嬑瘑T會的領(lǐng)導(dǎo)下嚴(yán)格開展內(nèi)部審計工作，且內(nèi)部審計人員應(yīng)充分關(guān)注數(shù)據(jù)及其處理系統(tǒng)，將安全控制落到實處。具體而言，內(nèi)部審計人員應(yīng)明確企業(yè)是否制定了與計算機(jī)硬件、程序、數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)的傳送等有關(guān)的安全規(guī)定，不僅要檢查企業(yè)處理站的計算機(jī)設(shè)備，還要檢查其他的計算機(jī)終端、外圍設(shè)備等，嚴(yán)格檢測軟件、系統(tǒng)等的可靠性，以保證內(nèi)部安全控制。

（五）進(jìn)一步落實病毒防控工作，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電算化會計系統(tǒng)運行與維護(hù)中，企業(yè)應(yīng)高度重視采取有效的技術(shù)手段對計算機(jī)系統(tǒng)病毒進(jìn)行防控，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性[3]。一是盡量在不需要本地軟硬盤的工作站中使用無盤工作站；二是應(yīng)用計算機(jī)服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件對病毒進(jìn)行實時監(jiān)控與追蹤；三是在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中使用防病毒芯片等硬件來防治病毒；四是企業(yè)財務(wù)軟件應(yīng)捆綁或掛接第三方反病毒軟件，提高軟件的防病毒能力；五是針對外來傳輸?shù)臄?shù)據(jù)或軟件實施病毒檢查工作，嚴(yán)禁在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用游戲軟件；六是企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品應(yīng)及時升級。不管是一般環(huán)境還是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)部控制，都需采取上述措施落實病毒防控工作，并積極建立健全相關(guān)制度，堅持提高企業(yè)會計工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平，包括計算機(jī)知識培訓(xùn)、會計知識培訓(xùn)等，從而加強(qiáng)對會計電算化的研究及實施。特別是在對付網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下令人恐懼的黑客攻擊時，不僅要采取有效的病毒防控措施，還要充分發(fā)揮出社會的力量，致力于從道德、法律及技術(shù)等方面加強(qiáng)防范，進(jìn)一步完善與強(qiáng)化會計電算化下企業(yè)的內(nèi)部控制工作。

三、結(jié)語

雖然基于會計電算化的企業(yè)內(nèi)部控制出錯率較低，但錯誤依舊會發(fā)生，需要企業(yè)不斷完善和加強(qiáng)內(nèi)部控制，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理水平得到進(jìn)一步提升，從而在促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展會計事業(yè)的基礎(chǔ)上能夠有序發(fā)展下去。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙霞.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題研究[J].中國商貿(mào)，2014（29）：62-63.

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[3]陳紹宇.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險與完善[J].長江大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2012（10）：65-67.

作者：王承萍 單位：太原市寧化府益源慶醋業(yè)有限公司