高校人事檔案管理的問題與對策

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【摘要】實行聘用制既是高校改革的必然要求，也給高校的人事檔案管理工作帶來一定的挑戰。目前，高校人事檔案管理還存在一些問題，如社會成員的檔案意識淡薄、檔案質量參差不齊、檔案重建現象頻發、棄檔問題嚴重等。這些問題總體來說是高校人事檔案管理信息化程度低、檔案管理缺乏監督、檔案管理從業人員素質參差不齊造成的。在這種情況下，推進檔案管理科學化、建立高校人員信息數據庫、完善檔案管理法律法規等，是高校人事檔案管理、解決問題的主要對策。

【關鍵詞】聘用制；高校；人事檔案管理；對策

一、聘用制下高校人事檔案管理面臨的主要問題

經過幾十年的積累，我國高校人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但在實行聘用制的大背景下，也面臨著不少問題，主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案意識薄弱

檔案事業發展的動力來源于良好的檔案意識。一個成熟的社會必然對檔案高度重視，并將其納入社會發展的重要組成部分——社會系統建設之中。社會成員也要意識到檔案的重要性，并擁有成熟的檔案意識，主動應用檔案信息。當前，由于宣傳、教育、培訓、管理、服務不到位，我國很多公民檔案意識較為薄弱。這種狀況也影響到高校人事檔案管理工作，會導致出現建檔歸檔意識、規范管理意識、優質服務意識不強等問題。

（二）檔案質量參差不齊

隨著高校人才聘用制的發展，人事檔案出現了無法完全適應新要求、檔案更新速度滯后、內容參差不齊、質量普遍不高等問題。1.檔案內容失實。由于人事檔案牽扯到個人利益，如職稱、晉升、退休、福利待遇等問題，各種歸檔的資料中檔案信息作假的現象為數不少，給高校選拔、任用人才帶來了不少麻煩，甚至造成損失。另外，某些學生就業服務部門讓學生自行保管檔案，也會導致檔案遺失、檔案造假等現象發生。2.檔案內容不完整。人事檔案一般涵括個人的自然情況、社會經歷、政治面貌、考核情況、職務職稱變動等情況，能較完整地反映個人狀態。如果缺少某些材料，可能會給個人利益造成損害。但同時，這些人事檔案內容單一陳舊，反映出來的人物缺乏個性，千人一面，更不能客觀地呈現個人近況，給高校精確篩選人才帶來了不便。3.檔案管理范本意識薄弱。《干部檔案整理工作細則》規定檔案整理工作應做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。許多高校檔案管理部門管理混亂，在一定程度上存在資料沒有整理成冊、檔案磨損嚴重、檔案不完整、成冊后沒有按格式分類處理、接收檔案材料帶有隨意性和隨機性、缺乏信息技術管理檔案的經驗等問題，導致檔案管理工作雜亂無章，效率低下，重復做工。

（三）檔案重建現象頻發

一方面，許多高校為了挽留人才，以人事檔案為抓手，增加了職工跳槽的難度。另一方面，為了招納人才，某些高校承諾可幫助跳槽人才重建檔案，恢復原有身份，并連續計算工齡。這種狀況導致新檔案可信度低，偽造、篡改檔案的可能性大大增加。

（四）棄檔問題嚴重

市場經濟調節下，社會成員的就業觀與創業觀發生了很大變化。同時，也創造了更多的就業機會，帶來了與以往不同的人事制度。企業在招聘時，更多看重工作能力，而不關注個人身份。企業與員工講求形成契約，制定勞動協議或勞動合同，而淡化了人事檔案。聘用制下的高校亦是如此，教職工為了自由流動，往往選擇棄檔，奔向更好的崗位。在此種背景下，高校的人事檔案似乎變得可有可無。而社會人員在第三方機構寄存或托管人事檔案時，不僅要辦理有關手續，還要繳納一定的費用；再加上受戶籍政策的制約，人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理。為了省錢省事，許多人選擇了棄檔。再加之人事檔案信息單一、信息失真等原因，使棄檔人數激增。據國家人事部的統計，2003年全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份與主人失去聯系，成為棄檔。

二、聘用制下高校人事檔案管理問題的成因

（一）檔案管理信息化程度低

雖然教育部和地方教育行政部門先后多次推出了教職工管理系統，但都未形成規模，由于缺乏總體規劃、統一領導和科學管理，制約了我國高校人事檔案信息現代化管理整體水平的提高。近年來雖然網絡技術飛速發展，但是高校的檔案管理信息化水平仍然不高。有的高校建數據庫沒有針對性，純粹為建庫而建庫，導致各個數據庫之間不能進行信息共享，使用不方便。

（二）檔案管理中的監督缺失

長期以來，上級領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理部門缺乏有效的監督指導，這就導致了部分高校檔案管理混亂，經常發生檔案散失、檔案污損、檔案缺乏歸類、檔案受到篡改等現象，這為聘用制下高校的人才的進出考核、選拔任用等造成了非常不好的影響。

（三）檔案管理人員素質參差不齊

2010年，我國檔案管理科班出身的工作人員不到5%，本科以上學歷的人員不足19%，由于檔案管理從業人員整體受高等教育或檔案管理專門化教育水平不高，導致檔案管理工作未能在專業化、專門化、信息化道路上走下去，這對于檔案管理事業的長遠發展非常不利。雖然上崗后有從業人員選擇了繼續教育培訓，但是很多已經評上中高級職稱的人員對檔案管理產生了職業懈怠，并未重視培訓工作。加之檔案管理部門是“清水衙門”，在就業市場上缺乏優勢，不少檔案管理出身的專業人才選擇跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事檔案管理策略

高校對聘用制的實施有具體的要求，高校人事檔案管理的發展必須與人力資源管理的實際要求相結合。筆者認為，聘用制下的高校人事檔案管理應有如下策略。

（一）推進檔案管理工作科學化建設

1.推進檔案管理工作信息化。第一，廣泛應用統一的檔案管理系統。經過20世紀80年代至今多年的努力，國家與各級組織人事管理部門在研發與推廣人事檔案管理系統上獲得了長足進步。其中比較突出的是，深圳市委組織部研發的《全國組織干部人事管理信息系統》和江蘇省委組織部推廣的《干部人事檔案信息系統》。這些網絡技術能將所屬人員建庫管理，提高了人事檔案管理部門的工作效率。但同時，檔案管理部門仍需聯同軟件開發單位繼續改良信息系統。特別是在當前高校聘用制改革的形勢下，信息系統的更新更要適應體制的具體要求，并要適應不同高校的不同需求，體現個性化、差異化，便于推動人事檔案管理信息系統的廣泛應用。第二，創造良好的檔案儲存條件。確保檔案的完整性是檔案管理部門的首要任務，雖然常說“紙壽千年”，但是如何保證檔案面貌如初，這就需要檔案管理部門繼續探討與研究，要給檔案創造一個良好的貯存環境與條件，達到利用與保護相結合的目的。第三，促使檔案形式的多樣性。隨著數字化技術的興起與發展，形形色色的數據庫如雨后春筍般展現在人們眼前，人們不再拘泥于平面化的視覺資料，還對聲像資料提出要求。在高校聘用制改革的當下，扁平化的德勤能績考量已無法全面體現個體的特點，高校人事檔案管理應順應數字建檔的要求，既要收納書面材料，也要收集聲像材料，從而逐步實現“紙質檔案”到“數字檔案”的轉變。2.建立高校人員信息數據庫。建立高校人員信息數據庫應將其重要的材料數字化，如學歷學位、科研成果、業績等。另外，檔案管理部門還應對資料進行分類整理，以便組織人事部門考核、選拔人才。因此，檔案管理部門的工作應當轉向資料管理、數字建設、咨詢服務，檔案管理要從傳統的整理、存儲到資料收集、信息處理、利用和提供更全面、完善的職能服務上來。另外，檔案管理部門還應與時俱進，借著信息技術發展的契機，依靠先進技術解決信息泄密、信息造假、用戶識別等問題。3.完善人事檔案管理法律法規。1987年，《中華人民共和國檔案法》誕生，這部法律結束了在中國檔案沒有法律保護的歷史，結束了中國檔案工作無法可依的歷史。高校檔案管理必須遵循檔案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人員數據庫的建立，人事材料的傳輸，網絡建設的開放性，與檔案的保密原則有一定的沖突。因此，學校的人事檔案管理規章應順應當下網絡發展形勢，進行一定的修訂與完善，讓高校人事檔案管理與之配套。

（二）促進高校人事檔案管理部門的功能分化

高校的人事檔案管理制度應結合集中統一管理和“人檔分離”的改革思路，將高校所屬的人事檔案管理部門、政府人事部門所屬的人才流動機構、勞動部門所屬的就業服務機構、教育部門所屬的畢業生就業指導機構以及政府其他部門所屬的相應機構承擔的高校人事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統一的高校人事檔案中心。高校人事檔案中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，應從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步發展成為社會公信力強的人事檔案管理機構。高校人事檔案管理部門是人事檔案的管理機構，其任務是確保檔案的安全性與完整性，服務于單位或個人查閱檔案的需求，為單位提供分析統計，為師生提供職業咨詢、生涯規劃、市場供求等信息。另外，檔案管理部門還應制定檔案處置時間表，檔案或長期保存或予以銷毀都應經過上級主管部門批準。

（三）實行開放式人事檔案管理模式

隨著公共服務型政府的建設，政府公務越加陽光、透明。公民也能上網查閱行政機關的相關文件，互聯網為公民參政議政提供了技術保障，從而推動了國家的民主政治進程。在這種背景下，再加之市場經濟的影響，隨著高校聘用制度的發展，人才流動加劇，人事檔案中非隱私部分走向開放成為可能。在計劃經濟時代，人事檔案管理注重隱秘性、封閉性。而在市場經濟時代，人事檔案的政治色彩與神秘色彩逐漸弱化，開放式檔案管理模式更適應人才求職應聘的要求，可以利用互聯網服務各種社會機構與個人，但這種模式也存在泄密的危險。因此，在實行開放式人事檔案管理模式的同時，應更加注重信息的加密。總之，人事檔案管理工作的發展并非易事，除了要以國家有關檔案的法律法規為保障以外，還應依靠信息技術與監督機制保障其發展。

參考文獻：

[1]姜建月.人事檔案管理要適應新形勢[J].蘭臺世界，2004，(9).

[2]項衛衛，馬莉.淺論實現高校人事檔案管理的現代化[J].科技創業月刊，2003，(6).

[3]毛章勇.湘潭大學碩士學位論文[D].聘用制下高校人事檔案管理問題及其對策研究.

作者：羅艷麗 單位：嶺南師范學院檔案館