人事檔案管理信息系統設計實現研究
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摘要：隨著計算機技術不斷發展，社會上很多領域都已經實現了數字系統的管理，高校人事檔案管理領域也不例外。積極進行高校人事檔案管理信息系統的設計，能夠很好節省時間，提升人事檔案管理工作效率。所以，高校人事檔案管理部門應該加強重視，并且根據自身情況合理采取措施進行信息系統的設計與實現，以便為高校持續穩定的發展提供有力的檔案信息服務。基于此，本文主要針對高校人事檔案管理信息系統的設計與實現進行了詳細分析，希望能夠對相關人員有所幫助。
關鍵詞：高校人事；檔案管理；信息系統；設計；實現研究
在信息時代背景下，計算機技術已經滲透進社會各個行業，成為人們生活、工作中不可或缺的重要部分。而且，這一轉變還給高校傳統人事檔案管理工作帶來了很大的挑戰，加快人事檔案管理系統的完善與設計非常緊迫，對于提升高校核心競爭力，推動我國社會經濟發展有著十分重要的意義。高校人事檔案主要是指根據自身發展要求，在培養、選拔以及任用教職工等工作中，形成的記載教職工個人經歷、業務能力以及工作績效等內容的文獻資料，是考察與選拔應用教職工的重要依據。隨著社會不斷進步，高校也隨之迅猛發展起來，教職工數量越來越多，人事檔案信息資料也呈井噴式增長，傳統人工紙質檔案管理方式顯然很難有效滿足具體工作需要。隨著高校信息化建設工作不斷推進，檔案信息管理系統的建設也應該緊跟上來，這是大勢所趨，也是高校持續穩定發展目標實現的必然要求。因此，加強高校人事檔案管理信息系統的設計與實現探究意義重大，具體分析如下。
一、高校人事檔案管理信息系統設計與實現重要性及其目標
1.設計與實現重要性所謂的人事檔案主要就是指人事管理部門結合人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工工作實績、個人經歷以及各方面能力等方面內容的材料，存在著動態性、全面性以及真實性等顯著特征。高校人事檔案可以很好體現出教職工的個人具體情況，是高校和相關部門對其了解和管理的重要手段。除此之外，很多高校還將人事檔案當成是人事調整的有力依據。就目前情況來看，不論是哪一方面，人事檔案管理都已經成為管理工作中不可或缺的重要部分，高校方面也不例外。隨著社會不斷發展前進，給人事檔案管理工作帶來了很大的沖擊，傳統人事檔案管理模式顯然很難有效滿足社會發展需求。究其原因，傳統人事檔案管理模式不僅會耗費大量的人力、物力資源，而且工作效率也不是很理想，在檔案保密性方面存在著很大的不足。此外，人工記錄管理的方式還可能因為各種情況導致檔案缺失，如搬遷、水災以及火災等等，給高校帶來較大的損失。在這種背景下，我國很多高校都已經轉變了傳統以人工進行人事檔案管理的模式，實現了檔案管理信息化、數字化，工作效率得到了極大的提升，而且其還存在存儲量大、檢索便捷等優勢。不過從整體情況來看，部分高校人事檔案管理信息系統還存在一些不足，需要進一步的優化與完善。針對此，高校方面應該清楚認識到這一點，加快人事檔案管理信息系統設計與實現步伐，為高校相關工作的開展提供有力依據。2.系統設計與實現目標人事檔案管理信息系統開發的目的主要就是為了更好適應現代高校發展需求，主要任務就是促進高校人事檔案管理的自動化與信息化。根據具體檔案管理工作情況來說，系統應該保證本單位個人檔案查詢、修改以及添加等工作能夠順利進行。從整體情況來看，高校人事檔案管理信息系統應該具備以下幾種功能：一是系統管理。主要就是對該系統用戶機器權限的刪除、增加等；對單位部門信息的刪除、增加等；對系統自身數據的還原以及備份等。二是人事信息管理。具體就是需要能夠快速增添新員工的各種信息，還有就是現有員工的職務變更、職稱變更等。三是信息瀏覽查詢管理。實現對所有員工的性別、部門等綜合性的信息查詢。四是數據導入導出管理。為了確保系統穩定性與安全性，應該提供數據導入、導出以及還原等功能。
二、高校人事檔案管理信息化發展中主要遇見的阻礙
1.管理體制不完善，不重視人事檔案工作一直以來，高校人事檔案管理都是應用多頭管理的模式，有的交由人事部門進行管理，有的交由組織部門進行管理等。這種情況將會導致人事檔案管理工作非常分散，不利于查找與借閱，作用發揮受阻。同時，高校人事工作的重點所在就是師資隊伍建設與人才培養，對于人事檔案工作比較忽視，使其逐漸淪為附屬品。而就檔案部門管理而言，其重點就是管理整個學校的檔案，主要任務就是配合國家檔案管理機構對教學、文書以及會計等檔案進行管理，所以該部門人員覺得人事檔案是人事部門研究的工作，和自己不相關，管理起來不是很重視。因為這一現狀的存在，導致人事檔案工作很難順利進行，信息化發展自然更加無從提及。2.經費投入不足，信息化發展情況不良好高校人事檔案要想實現信息化發展，最為首要的認識就是做好基礎設施建設，此外，還得具備合格的庫房建設，只有這樣才能最終獲得理想的效果。不過因為高校檔案工作的重心是教學、科研等檔案管理，經費往往都投入在這一方面，因此，當前很多高校在檔案管理方面都已經實現了信息化管理，具備先進的軟硬件設施，而且技術也非常有效和先進。不過對其中的人事檔案管理來說，效果卻不是很理想，因為不受重視，所以經費支持不是很充足，軟硬件設備設施得不到及時有效的更新，信息化發展嚴重受阻。3.人事檔案管理隊伍建設滯后就當前情況來看，一些高校人事檔案管理人員基本都是兼任，即便有專職人員，不過學歷層次不足、職稱也較低。不論是專職還是兼職，他們所接受的專業培訓都很少，理論知識不是很豐富，基本人事檔案管理技能掌握的也比較差，有的甚至連電腦基本操作都不會，一些先進設備儀器也不懂得操作，很難滿足信息化建設需求。再加上高校對人事檔案管理不是很重視，所以，很少會劃撥資金對現有職工進行在崗培訓，導致他們很難適應新時代要求，不利于人事檔案管理現代化、規范化進程。
三、高校人事檔案管理信息系統的設計與實現
1.總體結構通常情況下，一個最為簡單的人事檔案管理信息系統應該具備信息使用者、信息源以及信息管理者、信息處理器等部分。就其中的信息源來說，主要就是指數據的輸入源，通常是由系統中用戶實時信息輸入與信息儲存這兩大部分共同組成；信息處理器也是由多個部分共同組成，包括數據儲存、采集以及傳輸等裝置，具體作用就是讀取、儲存用戶新輸入的各種信息。在高校人事檔案管理信息系統設計與實現過程中，需要信息處理器有著良好的速度，在繁雜信息處理方面能夠顯得游刃有余，真正達成高效性。具體而言，高校人事檔案管理信息系統還得有多樣化的功能，如用戶可以根據自己的需求，在高校人事檔案管理要求允許下，隨時進行檔案的瀏覽、修改等，對于新輸入的數據，信息系統應該可以自動整理與分析，并且生成準確、規范的檔案數據。除此之外，信息系統還應該達成多個數據庫表之間的有效融合，使得用戶在查閱相關檔案數據的時候，可以立即調出自己需要的資料。同時，安全性也是不容忽視的重點，因為信息化存在著交互性與開放性等特點，所以高校人事檔案管理信息系統設計與實現中，應該加強注重安全性設計，避免因為黑客、病毒等導致檔案泄露，給高校帶來不必要的麻煩，具體可以通過用戶權限管理設置、防火墻等措施進行處理，以便有效保障檔案安全性。2.系統功能模塊組成就高校人事檔案管理信息系統設計來說，應該尤為重視方便性和實用性，主要功能的實現具體需要涵蓋檔案統計編輯、用戶管理等。就其中的用戶管理模板來說，又得重新劃分，包括用戶登錄、設置用戶等?？偟膩碚f，就是需要劃分多個板塊，每一個板塊應該有著不同的功能。然后就是設置用戶，具體就是用來進行系統使用權限、基本信息的設置與管理。因為系統蘊含的人事信息比較多，而且還存在各個數據庫信息重復較差問題，所以系統應該加強注重管理權限的設置，確保安全保密性；用戶登錄，具體是供用戶登錄進入系統查詢和編輯信息，該界面應該在系統啟動之后馬上出現，只有用戶合理登錄系統之后，才能根據自身具備的權限開展一系列操作；檔案編輯，該項功能也是需要用戶登錄系統之后才能應用，按照自己的需求進行檔案更新和編輯等。具體而言，檔案編輯模塊中主要有歷史檔案、檔案卡片、家庭成員以及個人建立等模塊。由管理員結合高校具體情況進行其中的權限設置。具體而言，在這些功能中詳細登記了所有高校教職工的資料，普通管理員沒有權利進行數據刪除和修改，其主要目的就是為了保證檔案信息安全性；檔案查詢這一模塊其實就是針對用戶進行設計的，用戶登錄系統之后，便可以按照自己需要查詢相關檔案信息；檔案統計，在高校人事檔案管理信息系統設計中，檔案統計是不可或缺的重要模塊，其中應該具備圖表統計、單項統計等多種統計模式，而用戶在統計人事信息的時候，能夠按照自身需要選擇合適的模式進行操作。3.數據庫設計就高校人事檔案管理信息系統設計與實現而言，數據庫設計是其中十分重要的一個環節，而且每一個數據庫中都蘊含了非常豐富的檔案信息，整個檔案管理系統中的信息都是由這些數據庫共同組成。在數據系統設計過程中，要求設計人員從多個角度進行思考，并且全面考慮各種影響因素，如運行速度、儲存量等，確保系統能夠穩定有序的運行。必須得注意的一點，數據庫的性能還得充分考慮到高校具體需要進行設計，如果高校人事檔案信息不是很多，那就沒有必要安裝太大的儲存系統。對于數據庫邏輯結構設計而言，主要就是需要在數據庫概念結構設計基礎上，將屬性與實體之間的關系有效進行轉化，使得轉化而成的數據模型能夠被數據庫系統所支持，這一環節有著至關重要的作用，需要高校方面加強重視。
四、高校人事檔案管理信息系統開發涉及到的關鍵技術
1.安全性技術因為高校人事檔案信息屬于隱私度較高的信息儲存，所以，在具體系統設計中，必須確保信息安全性，避免因為信息丟失、泄露等造成不必要的損失和麻煩。高校人事檔案信息管理系統的安全性保障具體可以通過權限設置來達成。此外，數據來源安全性也直接關乎到整個系統的安全性，所以在具體設計中應該對每一個數據進行嚴格的安全認證，當前應用的認證方法具體有數據安全性檢測、COOKIES認證以及Session認證等。2.模板技術該項技術的原理主要就是ASPX文件在具體調用時，應該先從服務器端調用模板文件，之后再從數據庫中將自己所需數據調出，等到兩者有效整合之后便可以開展輸出操作。這項技術最為突出的一點優點就是在模板文件制作過程中，能夠直接拋開程序代碼，使得美工和程序分離，即可以一起操作，也能分開操作，這樣便會使系統變得更加的人性化。3.統計技術統計技術具體包括圖形統計和文本統計，兩者特點存在很大差異。就其中的圖形統計來說，可以直觀體現統計數據，用戶可以根據圖形直接進行差異性對比，不過其缺點就是精確度不足；文本統計屬于一種比較常規的統計功能，能夠將用戶輸入的數據以表格或者是文字的形式展示出來。
五、結語
總而言之，在新時代背景下，高校人事檔案管理信息系統的設計與實現意義重大，而且勢在必行，因此需要高校方面對其加強重視。不過必須得注意的一點，人事檔案管理系統的設計與實現是一項系統且復雜性的工作，在具體開展中需要高校綜合考慮多方面因素，確保系統具備多樣化的功能，如檔案統計、用戶管理以及檔案查詢等。同時，設計人員在具體工作開展中，還應該根據高校具體情況最大程度進行系統設計優化，以便切實強化高校人事檔案管理效率，為高校持續穩定的發展提供有力支持。
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作者：徐世榮 單位：荊楚理工學院檔案館