人事檔案查詢中二維碼技術(shù)的應(yīng)用
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檔案信息安全是人事檔案查詢工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題。目前，人事檔案查詢工作大多停留在以手工查詢?yōu)橹鞯碾A段。這種檔案查詢利用的方式雖然有其重要的現(xiàn)實(shí)意義，但滯后于檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程，費(fèi)工費(fèi)力，工作效率比較低，無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。在檔案信息化進(jìn)程加快的當(dāng)下，如何提供安全、精準(zhǔn)、高效的人事檔案電子查詢服務(wù)，就成為人事檔案管理服務(wù)的重要課題。
二維碼技術(shù)的優(yōu)勢(shì)
二維碼是一些黑白相間的特定幾何圖形，它能夠在很小的面積內(nèi)以圖形的方式表示出大量的信息，具有識(shí)別率高、信息容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)。二維碼的譯碼誤碼率不超過(guò)千萬(wàn)分之一，比普通條形碼百萬(wàn)分之二的譯碼誤碼率要低很多。此外，二維碼技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于智能手機(jī)的各種App中，公眾對(duì)二維碼已經(jīng)有了相當(dāng)高的接受程度。人事檔案電子查詢首先要確保被查詢的檔案信息安全保密，特別是要確保查詢的全過(guò)程可追溯，既要對(duì)外做好監(jiān)督也要對(duì)內(nèi)做好監(jiān)管。二維碼的優(yōu)勢(shì)非常符合人事檔案電子查詢工作的要求，通過(guò)在二維碼中引入加密措施，可以更好地保護(hù)譯碼內(nèi)容不被他人獲得，在安全保密的情況下實(shí)現(xiàn)電子查詢的全過(guò)程留痕。因此，將二維碼應(yīng)用到人事檔案電子查詢工作中，不僅是人事檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求，可以彌補(bǔ)人事檔案管理工作的不足，同時(shí)還可以滿足公眾對(duì)人事檔案利用查詢智能化和便捷化的需求。
面臨的挑戰(zhàn)
1.缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范人事檔案是記載公民個(gè)人人生軌跡的重要依據(jù)，具有法律效力。它是記錄個(gè)人身份、主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等方面的文件材料，具有憑證和參考價(jià)值，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤。由于人事檔案工作的特點(diǎn)，電子查詢管理系統(tǒng)與二維碼技術(shù)的銜接并不簡(jiǎn)單。已發(fā)展成熟的二維碼制碼技術(shù)對(duì)圖形采集有較高的要求，同時(shí)在處理速度和可靠性方面的要求也很高。當(dāng)前，二維碼在國(guó)內(nèi)已有應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，編碼方式多種多樣，但在人事檔案管理方面尚無(wú)明確的二維碼規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要將二維碼識(shí)讀技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到人事檔案電子查詢中，選取保密程度高、糾錯(cuò)能力強(qiáng)的二維碼編碼方式就極為重要。
2.存在安全風(fēng)險(xiǎn)二維碼技術(shù)本身具有較高的安全性，其信息安全問(wèn)題主要集中在用戶端。通過(guò)使用二維碼，人事檔案信息的傳播變得非常便捷，然而利用者對(duì)檔案信息安全隱患通常缺乏了解，也很容易被不法分子所利用，致使信息被竊取，從而引發(fā)一些不良事件或造成危害。此外，設(shè)備安全程度的高低也影響二維碼使用的安全度。就目前來(lái)說(shuō)，要將二維碼技術(shù)運(yùn)用到人事檔案電子查詢實(shí)體管理中，需要一定的資金與專業(yè)人才保障。如何有效做好人事檔案電子查詢信息系統(tǒng)與二維碼系統(tǒng)的對(duì)接，同時(shí)減少信息安全問(wèn)題就成為了重點(diǎn)。應(yīng)用實(shí)踐1.實(shí)踐背景山東省濰坊市干部人事檔案服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“人事檔案服務(wù)中心”）共保管人事檔案1.4萬(wàn)卷。2018年完成了全部檔案的數(shù)字化加工。相比手工查詢紙質(zhì)檔案，電子查詢利用更為便捷。隨著智能手機(jī)的普及和5G時(shí)代的到來(lái)，廣大利用者對(duì)手機(jī)端查詢檔案的訴求愈發(fā)強(qiáng)烈。為進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，為人事資源配置、人事隊(duì)伍宏觀管理和人事工作規(guī)律研究提供更精準(zhǔn)、安全、高效的服務(wù)，在完成檔案數(shù)字化之后，人事檔案服務(wù)中心明確了將二維碼技術(shù)應(yīng)用到人事檔案電子查詢中的方向。
2.前期準(zhǔn)備二維碼技術(shù)在人事檔案工作中的應(yīng)用還比較少，為把這項(xiàng)技術(shù)有效地應(yīng)用到人事檔案電子查詢工作中，人事檔案服務(wù)中心組織全體職工認(rèn)真學(xué)習(xí)新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》《干部人事檔案管理?xiàng)l例》《干部檔案整理工作細(xì)則》等法律法規(guī)，并邀請(qǐng)專業(yè)人士反復(fù)進(jìn)行商討和研究論證，組織專門人員赴江蘇省太倉(cāng)市檔案館等地學(xué)維碼在檔案管理方面的成功做法。在充分論證和調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合濰坊市人事檔案管理工作實(shí)際，對(duì)二維碼技術(shù)在人事檔案電子查詢環(huán)節(jié)的應(yīng)用進(jìn)行了規(guī)劃設(shè)計(jì)。
3.確定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范人事檔案管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)是軟件標(biāo)準(zhǔn)，只有確立了科學(xué)合理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將二維碼應(yīng)用到實(shí)踐中才是可行的。必須充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)所預(yù)期的信息容納量大小以及是否符合印刷識(shí)別精度和識(shí)別能力等指標(biāo)。統(tǒng)籌考慮人事檔案工作特點(diǎn)以及二維碼技術(shù)的可行性，人事檔案服務(wù)中心與項(xiàng)目施工單位進(jìn)行了多次交流，確定了指導(dǎo)性規(guī)范，制定了相應(yīng)的軟件、硬件以及印刷標(biāo)準(zhǔn)，形成了符合人事檔案工作特點(diǎn)的，糾錯(cuò)能力強(qiáng)、保密性強(qiáng)、識(shí)別精度高的編碼方式，最終將二維碼技術(shù)成功納入人事檔案電子查詢系統(tǒng)。為確保信息安全，在查詢過(guò)程中，系統(tǒng)將對(duì)有保密要求的元數(shù)據(jù)采取加密方式進(jìn)行傳遞。
4.查檔流程2019年6月，人事檔案服務(wù)中心開(kāi)始采用二維碼技術(shù)提供人事檔案電子查詢服務(wù)。首先實(shí)現(xiàn)集中定點(diǎn)提供電子查詢服務(wù)，在此基礎(chǔ)上，又針對(duì)一些單位和部門人事檔案數(shù)量多與查詢業(yè)務(wù)量大的情況，創(chuàng)新工作方式，開(kāi)發(fā)了人事檔案單機(jī)版管理系統(tǒng)，通過(guò)兩種查詢渠道大大提高了辦事效率。具體操作流程如圖所示。首先，查檔人員持身份證和單位開(kāi)具的查檔審批單辦理查檔手續(xù)，在人事檔案專用高拍儀上掃描身份證和審批單，通過(guò)二維碼系統(tǒng)驗(yàn)證后生成用戶的“二維碼身份證”。其次，人事檔案管理系統(tǒng)或者單機(jī)版系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人申請(qǐng)的查檔范圍限時(shí)授權(quán)查詢。查檔人員在人事檔案電子查詢服務(wù)器上查閱電子檔案時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成二維碼實(shí)時(shí)記錄其操作流程。最后，打印材料中也會(huì)植入二維碼，用手機(jī)掃描即可顯示材料出處、查檔人、查檔時(shí)間及工作人員的基本信息。二維碼信息技術(shù)融合人事檔案電子查詢工作發(fā)展的內(nèi)在需求，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的快速追溯，無(wú)論是工作人員還是用戶都受到有效監(jiān)督，有效防止信息泄露并保證了操作流程的規(guī)范。
應(yīng)用成效
應(yīng)用二維碼技術(shù)以來(lái)，人事檔案服務(wù)中心的電子檔案查詢利用數(shù)量共計(jì)55461卷，使用二維碼10萬(wàn)余次。該技術(shù)極大地提高了工作效率和檔案安全性，同時(shí)也為相關(guān)單位提供了人事檔案查詢的新方式。
1.提升了檔案管理效率將二維碼應(yīng)用到人事檔案電子查詢環(huán)節(jié)，大大減少翻閱紙質(zhì)檔案的頻率，縮短查檔時(shí)間，有效減少了查閱排隊(duì)等候時(shí)長(zhǎng)。同時(shí)，檔案管理人員通過(guò)掃描檔案二維碼，快速準(zhǔn)確查找檔案存放位置，節(jié)省查詢時(shí)間，并可動(dòng)態(tài)掌握庫(kù)存信息，實(shí)現(xiàn)高效庫(kù)房智能化定位，提高檔案管理人員工作效率。2.提升檔案工作安全性二維碼本身具備一定的保密性，在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，人事檔案電子查詢管理系統(tǒng)增設(shè)二維碼數(shù)字水印功能，打印材料植入二維碼即時(shí)顯示材料出處、查檔人及檔案管理人員的基本信息，對(duì)用戶訪問(wèn)、操作記錄、信息打印等進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，對(duì)查閱人及查閱環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，實(shí)現(xiàn)了查閱全過(guò)程留痕記錄，為查閱信息增設(shè)安全防線，大大提高了人事檔案管理工作安全指數(shù)。未來(lái)應(yīng)用趨勢(shì)1.人事檔案“雙套制”管理模式依托電子政務(wù)網(wǎng)，以電子檔案管理為主線，全面施行“雙套制”管理模式，設(shè)置檔案材料“收、管、存、用、交”各環(huán)節(jié)二維碼標(biāo)識(shí)，將人事檔案各環(huán)節(jié)工作一體化。組織人事部門通過(guò)掃描相應(yīng)的二維碼，將形成的電子檔案材料“隨辦隨歸”，保證人事檔案材料更新的時(shí)效性和檔案內(nèi)容的完整性，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的無(wú)縫對(duì)接，推進(jìn)人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。
2.人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理工作將充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，向智能化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展。以海量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，依托人事檔案信息化管理平臺(tái)，融入二維碼標(biāo)識(shí)，多元化地挖掘數(shù)據(jù)資源，將人才培養(yǎng)、選任、監(jiān)督等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息有機(jī)整合到一起，建立人事“全檔案”，結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺(tái)，使檔案信息由“靜態(tài)”向“動(dòng)態(tài)”轉(zhuǎn)變，推動(dòng)干部人事檔案管理工作數(shù)字化。
3.人事檔案在線查詢利用在工作效率得以提升的基礎(chǔ)上，二維碼將對(duì)人事檔案服務(wù)的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)產(chǎn)生極大的效用。對(duì)于組織人事部門來(lái)說(shuō)，在人事檔案基本完成數(shù)字化之后，電子檔案的查閱等操作已十分便捷。從具體的利用場(chǎng)景上來(lái)看，未來(lái)將嚴(yán)格按照人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，在確保檔案信息安全條件下，檔案查閱工作將按照網(wǎng)上提交查借閱申請(qǐng)、在線審核信息、檔案數(shù)據(jù)推送、二維碼實(shí)時(shí)更新等程序開(kāi)展，檔案利用者在線掃描實(shí)時(shí)二維碼，即可查閱所需檔案資料、線上打印檔案材料，在一定范圍內(nèi)享受檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，完全實(shí)現(xiàn)“不見(jiàn)面、零跑腿、高效率”。綜上所述，將二維碼技術(shù)應(yīng)用到人事檔案電子查詢工作中，可以極大地提高查檔效率，同時(shí)可以確保檔案信息的安全。未來(lái)，人事檔案服務(wù)中心將進(jìn)一步完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提升工作效能，跟上時(shí)展的步伐，主動(dòng)探索采用新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)，為廣大利用者提供多樣化的檔案利用服務(wù)。
作者： 孫疆燕 單位：山東省濰坊市干部人事檔案服務(wù)中心