市場經濟時代企業檔案現代化的實現

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隨著社會的快速發展和科學技術的不斷進步，檔案數量日益增多，傳統檔案管理方式已無法滿足時展要求。現代企業的檔案管理面臨著保存數量龐大、難于查找、管理水平低等問題。要切實解決這些問題，檔案管理的現代化就應運而生。以現代管理科學為指導，應用現代的管理方法和手段，引進先進技術和設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性、創造性，對檔案管理的傳統方法改良，使檔案管理逐步實現管理系統化、信息化、標準化，是企業檔案管理的必由之路。

一、實現企業檔案管理現代化的優勢

（一）檔案管理現代化是檔案管理存儲方式優化的重要方式。

長期以來，我國的企業檔案存儲方式都是以卷宗歸檔存儲為主，館藏數量巨大，查找不便，極受時間和空間的限制，不僅不利于檔案保管，更不利于檔案信息資源的開發利用。而實現檔案管理的現代化，就能有效節省檔案存儲空間，一張小小的芯片就能包容一整間屋子的卷宗內容，可以大大地提高信息存儲量。

（二）檔案管理現代化是檔案管理增加社會效益的有效來源。

企業檔案管理的本質就是信息資源的管理，信息資源的價值取決于開發利用，而開發利用的效果則體現在檔案開發的時效和利用的廣度。與傳統的檔案管理方式相比，利用現代化的管理手段存儲各種信息，更便于利用和開發，從而促進企業在生產、銷售和提供服務等方面做得更為精細，促進企業與同行業或者相關行業之間的信息交流，從而帶來更廣泛的社會效益。

（三）檔案管理現代化對現代企業具有重要的戰略意義。

當前，我們的社會信息瞬息萬變，迅速掌握第一手市場信息，就能夠為企業在激烈的市場競爭中夯實基礎、站穩腳步。因此，實現企業檔案管理現代化，就是一個利用現代最先進技術獲取市場信息的過程，而其最終的結果則對當代企業的長遠發展具有重要的戰略意義。

二、企業檔案管理現代化的制約因素

（一）企業檔案管理缺乏現代化管理意識。

長期以來，由于檔案效益的隱蔽性和滯后性等原因，企業的檔案管理仍然處于一種相對微弱狀態。一些企業的檔案現代化意識相當薄弱，對加強檔案工作現代化的認識不足，許多企業的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，加之企業領導層對檔案管理現代化的認識停留在老觀念上，不承認它是一門應用管理學科，往往講起來重要，忙起來不要，使檔案管理現代化工作排不上號、擺不上位，缺乏緊迫感。

（二）檔案管理現代化缺乏統一的規范標準。

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一。但由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享帶來隱患。

（三）檔案管理現代化缺乏專業高素質人才隊伍。

人才隊伍現代化是檔案管理現代化的前提。但當前一些企業的檔案管理人員普遍學歷較低，業務素質不高，相當一部分檔案人員是來自生產崗位的人員或一般科員，缺乏檔案專業知識，文化專業知識水平參差不齊，大中專畢業生從檔人員少，檔案專業畢業從檔的更少，檔案部門待遇低的狀況普遍存在。

三、實現企業檔案管理現代化的思路與對策

（一）通過提高從業人員的思想認識，促進企業檔案管理現代化。

要實現檔案管理現代化，就必須從根本上提高企業檔案管理者的思想認識，促使其站在一個全新的高度去看待新形勢下的企業檔案管理工作，充分認識檔案管理現代化與企業發展之間的關聯性和迫切性。在法制思想建設上，要深入、持久的宣傳和貫徹落實《檔案法》。在市場經濟思想層面上，要促使企業檔案管理從業人員形成市場經濟觀念、法制觀念、信息觀念和全局觀念，把工作重心轉移到發揮檔案的經濟效益和社會效益軌道上來。發揮檔案價值的應有作用，為社會創造財富，為本單位創造經濟效益。

（二）通過推進標準化體系建設促進企業檔案管理現代化。

檔案的標準化工作是企業在檔案管理現代化中的重中之重。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系。為了適應工作需要，在標準化的基礎上，還要逐步建立檔案技術標準、檔案保護標準及有關規章制度，實現管理工作事事有標準、件件有規范，達到全方位標準化。無規矩不成方圓。企業檔案管理現代的內容必須保證準確、及時和完備，方能不斷拓寬檔案工作的內容，為企業及其管理者提供更為全面的指導依據。

（三）通過加強隊伍建設，促進企業檔案管理現代化。

從檔案從業人員素質看，提高企業檔案管理從業人員的專業技能和文化水平，加強檔案人才隊伍建設已成為當務之急。從檔案管理人員的業務培訓看，除了提倡自學外，還應有組織、有計劃地開展系統培訓，采取脫產、半脫產的形式，開展多種形式的培訓或參加成人教育培訓，培養一批具有較好的綜合素質、檔案管理的理論知識，有效掌握現代電子通訊技術、網絡技術等科學技術的全能型、綜合型、活力型檔案人才隊伍，走出一條科技含量高的企業檔案管理的現代化之路。

作者：杜愛民