社會保險檔案管理問題及對策

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摘要：完善社會保險檔案管理是全民社會保險制度的基本要求。社會保險檔案是在辦理保險業務過程中形成的第一手資料，具有很強的法律意義，它是國家檔案資源的重要構成部門。本文立足于社會保險檔案管理現狀，分析了社會保險檔案管理中存在的問題，并提出了幾點具有針對性的解決對策。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；保險事業；問題；對策

隨著社會經濟的發展，人民物質文化生活水平不斷提高，社會保險制度引起了國家和社會的重視。建立全民社會保險制度，是對當前我國社會保障體系的不斷完善。它有利于提高人民的就醫水平，解決“沒錢看病、看不起病”的難題；同時能夠提高人民的生活水平，有效促進經濟發展，保障社會的安全和穩定。

一、社會保險檔案的內涵和特點

（一）社會保險檔案的內涵

作為國家檔案重要部分的社會保險檔案，是企事業單位以及各種社會團體為自己員工所繳納和辦理的各種保險的統稱。通過社會保險，不僅能夠看出員工上保險的種類、時間以及繳納費用，而且保險關系的變動和接轉能夠充分反映員工的職業生涯，由此了解到員工工作變更以及整體的待遇情況。可見，社會保險檔案具有研究價值，需要對其進行妥善保管。一般來說，社會保險是以工作者所在的組織為單元進行集中管理，社會保險可以歸檔為政策依據類、業務憑證類、結算賬卡類、統計報表類、離退休人員社會化管理類、電子檔案類等6大類。

（二）社會保險檔案的特點

社會保險檔案具有自身的特點，主要表現在以下幾個方面。第一，社會保險檔案所涵蓋的人群范圍十分廣泛。盡管目前我國社會保險主要維護城市職工養老、醫療、生育、就業以及失業等權利，但隨著經濟的不斷發展，我國社會保險保障制度將保障人群逐漸向農村人口進行擴展。第二，社會保險檔案并不是一成不變的，它隨著職工工作關系以及工資增減的變動而產生相應的動態變化。如醫療保險，居民看病產生的費用變化會在社會保險檔案中有所體現并被及時記錄。第三，社會保險檔案的辦理對象是每個個體，一旦公民參加社會保險，其參保信息便會單獨形成一個檔案作為原始憑證加以保存，其會伴隨公民一生，保險檔案為其提供記錄、管理以及各種其他服務，使公民個人能夠終身受益。第四，社會保險檔案無論是記錄、管理、繳費還是變更都有一定的標準和規范，在辦理社會保險的過程中，必須嚴格遵守和按照規章制度辦事，平等對待每位職工，規范辦理流程。

二、社會保險檔案管理中存在的問題

（一）社會保險檔案管理中存在不規范現象

社會保險檔案管理中的不規范現象影響著保險事業的健康發展。當前國民對社會保險制度認識不充分，這直接導致了社會保險檔案的受重視程度較低。社會保險檔案是在公民辦理保險業務過程中形成的對被保險人的個人信息等基本資料的記錄，作為第一手資料，具有較強的法律效力。然而，普通公民并不能深刻認識到社會保險檔案的重要性，從而導致了社會保險檔案的收集存在一定困難。由于全民社會保險制度是國家近些年來出臺的一項新政策，因此，在社會保險檔案管理過程中難免存在管理制度不健全、缺乏管理經驗、沒有管理經驗可以借鑒等管理問題。同時，社會保險檔案管理缺乏相應配套的硬件與軟件設施，社會保險辦理機構較多，難以形成統一的卷宗管理規范，這些均導致了社會保險檔案管理中不規范現象的產生。

（二）社會保險檔案管理中缺乏健全的管理規范

社會保險檔案管理中缺乏健全的管理規范，同樣阻礙著保險事業的健康順利發展。社會保險涉及公民生活的多個方面，在當前的社會保險檔案管理體系中，社會保險檔案存在不同的部門辦理的現象，因此同一公民的檔案可能屬于不同類型。這就造成了同一公民的社會保險檔案分屬于不同的業務部門，由不同的規范進行管理，這不利于檔案資料的查找，給社會保險檔案的查詢增加了很大的困難。如衛生經辦機構保存公民的基本醫療保險的相關檔案，民政部門管理著公民社會保障等方面的檔案，保險公司保存公民個人選購的其他類型保險檔案資料。社會保險檔案管理缺乏健全的管理規范，這造成了社會資源的浪費，使得社會保障體系存在很多缺陷。當前，國家尚未對社會保險檔案的歸檔、管理等做出統一的管理規范要求。相關部門應制定政策，在全國范圍內形成一個統一的、連貫的管理規范，使各保險業務部門與經辦機構可以實現檔案資料共享，使公民保險檔案資料信息化。

三、促進保險事業發展的策略

（一）提高管理人員業務素質

完善社會保險檔案管理制度，促進保險事業健康順利發展，應當注重提高社會保險檔案管理人員的業務素質。由于社會保險涉及的種類繁多，這直接加重了社會保險檔案管理任務，這就要求社會保險檔案管理人員具有較高的專業素養和較強的業務能力，以保證社會保險檔案分類的準確與保管水平。當前的社會保險檔案管理人員整體素質較低，文化知識水平不高，甚至存在大量兼職現象，這嚴重影響著社會保險檔案的管理質量。社會保險檔案關系到公民人事變動后的保險延續和公民基本的人身醫療保險等多方面，保存好第一手的社會保險檔案資料具有重要的意義。針對當前社會保險檔案管理工作人員素質水平參差不齊的現象，相關社會保險部門應當積極采取措施對該問題加以彌補，如引進具有檔案資料管理知識的專業人員，同時對當前的社會保險檔案管理工作人員進行業務能力培訓，以提高工作人員的業務水平，實現社會保險檔案管理的體系化、科學化，促進保險事業的健康發展。

（二）提高對社會保險檔案資料的重視程度

完善社會保險檔案管理制度，促進保險事業健康順利發展，最關鍵的是要提高國家、相關保險業務辦理部門、公民等相關各方對社會保險檔案資料的重視程度，充分認識到管理好社會保險檔案的重要意義。相關社會保險業務經辦機構應加大本單位工作人員對于社會保險檔案重要性的認識，使工作人員在工作過程中重視對社會保險檔案的管理，并在業務辦理過程中向公民灌輸重視社會保險檔案資料的重要意識，以降低第一手社會保險檔案資料的收集難度，提高公民和社會保險從業人員對社會保險檔案資料的保護與重視。同時，社會保險經辦機構應當加大對于社會保險檔案資料管理的人力、物力和財力的投入，設置專門的社會保險檔案存放室，并根據本單位保險業務辦理部門的結構制定統一的社會保險檔案管理規范，按照一定的規律對公民社會保險檔案資料進行管理，要求相關社會保險檔案管理人員認真學習關于國家檔案資料管理的相關文件、辦法，實現同一單位內部的社會保險檔案資料管理的系統化、規范化，降低社會保險檔案資料的查詢難度，提高社會保險檔案資料的查詢效率，促進保險事業的順利發展。

（三）健全社會保險檔案管理機制

沒有規矩不成方圓。為了進一步規范和確保社會保險檔案管理有法可依，相關部門必須加大對社會保險規章制度的制定和完善力度，在參考《檔案法》以及《保密法》等的基礎上，科學合理的對社會保險檔案進行大綱分類，并嚴格規定社會保險檔案的保管期限，統一規范辦理流程，以便構建健全的社會保險檔案管理體系，使社會保險檔案管理工作能夠有法可依、執法必嚴、違法必究。在對每大類別的社會保險檔案進行整理、保管和移交存檔時，都必須嚴格程序，集中統一管理檔案日常管理中所形成的報表、賬本、圖表等文書材料，明確各個部門之間的具體責任，將責任落實到每個人，盡量減少重復交叉管理，避免造成資源浪費，提高社會保險檔案管理的效率和質量。

（四）實現社會保險檔案的數字化

完善社會保險檔案管理制度，促進保險事業健康順利發展，這要求保險業務辦理部門將公民的社會保險檔案數字化、信息化。隨著當今時代的不斷發展進步，科學技術的普遍提高，網絡已滲透到公民日常生活中的方方面面，人們的生活離不開網絡。實現社會保險檔案的數字化，有利于減少社會保險檔案資料的存儲空間，便于公民隨時查詢，以及各社會保險經辦機構的信息資源實時共享。同時，將公民的社會保險檔案資料上傳到網絡，實現社會保險檔案的數字化、信息化，既可以提高社會保險檔案的利用效率，提高社會保險檔案管理人員的工作效率，又可以降低紙質社會保險檔案的磨損程度，可以使紙質社會保險檔案保存更持久，以促進保險事業的健康發展。

四、總結

完善社會保險檔案的管理制度，可以有效促進社會保險事業的健康發展。當前的社會保險檔案管理工作實施過程中仍存在一些不規范的管理現象，我國尚未形成統一的社會保險檔案管理規范，這不利于社會保險事業的順利發展。然而，社會保險工作部門可以通過提高工作人員業務素質、提高對社會保險檔案資料的重視程度以及數字化社會保險檔案來對當前管理中的缺陷加以彌補。

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作者：程力 單位：吉林省社會保險事業管理局