網絡環境下檔案信息資源整合淺析

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摘要：檔案信息資源具有分散、綜合、復雜等特點，對其進行整合是網絡環境和信息社會發展的必然趨勢，有利于提高檔案信息資源的條理性和便利性，促進檔案信息資源的開發利用和共享。本文從網絡環境角度出發，對檔案信息資源整合的若干問題進行分析，提出整合的對策建議。

關鍵詞：網絡環境；檔案信息；資源整合

在信息時代快速發展背景下，促進檔案信息資源整合，既是檔案管理事業發展的必然選擇，也是信息時代發展的必然趨勢，更是檔案管理信息化建設的前提和重要內容。在這種情況下，各部門和單位應該重視檔案信息資源整合工作，堅持“安全性、系統性、共享性”整合原則，不斷優化檔案信息的網絡環境，分層次、分類別管理檔案信息資源，促進各類檔案信息資源的優化配置，優化檔案信息資源結構和質量，為檔案事業可持續發展提供有力的物質支持。對這一問題進行探討，很有意義。

1網絡環境下檔案信息資源整合的主要原因

檔案信息資源整合就是合理處理并儲存網絡信息資源，保證信息資源的系統、精準與全面，有利于開發與利用檔案信息資源。通過檔案管理信息系統和網絡平臺將零碎的檔案信息資源整合起來，增強信息資源之間的聯系性，提升檔案信息資源的利用率，能更好地滿足新時代人們對信息資源的利用需求。1.1檔案信息來源擴大化在網絡信息技術快速發展的背景下，檔案信息資源產生和傳播范圍逐步擴大，內容也不斷豐富，為開展各項社會生產生活活動提供有力的支持。通常情況下，檔案信息資源主要分為現實館（室）藏與虛擬館（室）藏兩種類型，傳統的檔案信息資源主要利用紙質載體等進行記錄與收藏。網絡時代到來，檔案信息資源載體發生巨大的改變，逐漸由傳統的紙質載體轉變為新時期的磁盤等載體，這為提升檔案信息服務質量、擴大檔案信息來源提供了新的可能，推動檔案信息資源深入整合發展。

1.2檔案信息海量化、多元化

隨著網絡信息技術的發展與普及，檔案信息資源逐漸朝著海量化與信息化方向發展，主要表現為電子文件、圖像文件的出現與應用，促使檔案信息資源類型變得越來越復雜，數量也不斷增多，加大了檔案信息資源管理的難度，有必要開展檔案信息資源整合工作，解決大量、多元檔案信息的有序管理問題，提升檔案信息資源管理效率與質量。

1.3檔案信息服務對象廣泛化

在網絡環境下，我國檔案信息資源利用打破了時間與空間的限制，服務對象范圍不斷擴大，呈現出廣闊的發展前景。檔案利用條件的放寬和手續的便利化，激發了新的檔案查詢利用群體及需求。對人民群眾知情權、參與權的尊重與維護，使檔案利用的社會范圍有了明顯的擴大。互聯網和手機信息終端的廣泛應用，有效地擴大了檔案信息資源的利用形式和范圍。

2檔案信息資源整合的目標取向

“共建共享”不僅是檔案信息資源整合的宗旨，也是檔案信息資源整合的途徑和基本目標，只有切實落實“共建共享”的整合理念與目標，才能充分發揮檔案信息資源整合的優勢，加快我國檔案管理信息化發展進程。

2.1建立檔案信息資源管理系統

全面、系統整合檔案信息資源，建立一個全覆蓋且動態發展的信息網絡，從而滿足不同用戶群體對信息資源的需求。

2.2優化檔案信息資源有針對性地配置檔案信息，確保各個學科、各個層次的群體都擁有平等的資源使用權，增強信息資源的公平性。

2.3強化與其它信息資源的融合

加強檔案信息資源與圖書資源、情報資源等其他信息資源的關聯性，實現資源信息的共享，從而為人們提供更加高效優質的信息服務，增強人們對檔案管理事業的認同。整合信息資源不是檔案信息資源管理的終極目標，而是檔案信息管理利用高效發展的前提，只有有效整合檔案信息資源，才能規范檔案信息資源，促進檔案信息化發展，提高檔案管理成效。

3網絡環境下檔案信息資源整合的基本原則

3.1安全性原則

保證信息資源的安全性是開展檔案信息資源整合的前提。應重視保證檔案信息資源的安全性，將網絡防火墻技術、殺毒軟件、跟蹤監測技術等安全防護技術有效融合到信息資源整合過程中，并建立完善的安全防護系統，確保檔案信息資源整合成果的安全性，防止造成資源損害以及不必要的社會危害。

3.2共享性原則

在網絡環境下，為了實現檔案信息資源的共建共享，應該建立規范的檔案數據庫格式，有效協調同地區、同系統、同專業檔案管理部門之間的工作，促使這些性質相同的檔案部門明確分工、相互補充，實現檔案信息資源的共享功能，真正落實檔案信息資源整合工作，創建信息化檔案管理模式。

3.3系統性原則

為了提高相關業務的效率和質量，檔案工作人員需要系統、科學地進行檔案信息資源的收集，以最大限度地豐富檔案信息資源，促進資源整合目標的實現。因此，我們需要在檔案信息資源整合的科學性和系統性并重的原則下開展相關工作，以實現檔案信息資源的規范有序。

4檔案信息整合中存在的主要問題

網絡信息技術的發展在一定程度上推動檔案信息資源整合工作的進步，但是受人力、物力與財力等各因素的影響，目前檔案信息資源存在一些問題，阻礙檔案信息化建設的發展。

4.1缺少統一的整合標準

現階段，我國檔案信息資源整合工作缺少統一的標準，嚴重影響整合的推進。究其原因，主要是相關機構及管理人員未認識到檔案信息資源整合的重要性，尚未將這項工作納入議事日程，尚未形成一套完整的檔案信息資源整合標準，檔案信息資源整合工作沒有可依據的規范，不利于檔案信息資源整合工作的高效開展。另外，在信息存儲、硬件配置、網絡結構、信息處理接口等方面也缺少統一的標準，導致檔案信息資源整合工作進展遲緩，效果不明顯。

4.2協調和經費支持力度弱

檔案信息資源整合受條塊分割因素的影響，導致檔案信息管理部門之間缺少有效的溝通與合作，無法實現協作共進。高新技術是網絡環境下檔案信息資源整合的基礎，在網絡環境硬件和軟件以及專用研發軟件上都需要投入較大的資金，但當前經費投入渠道單一，僅依靠國家財政支持是遠遠不夠的。

4.3網絡基礎薄弱

網絡環境是檔案信息化管理和信息資源整合的前提。然而，由于技術和資金的不足，許多檔案部門的網絡建設進展緩慢。而且，在已建立的檔案信息資源管理系統及網絡環境下，相關主體間的溝通能力較弱，網絡集成發展過于緩慢。總體而言，網絡環境分散、孤立，檔案管理的共享性和可擴展性較弱。

5網絡環境下促進檔案信息資源有效整合的對策

5.1建立科學的檔案資源整合標準

檔案信息資源整合工作是一項綜合性的復雜工作，工作量大、內容復雜，具體推進需綜合考慮各個相關方面的影響因素，建立一套完整的檔案信息資源整合標準，促進具體整合工作的有序開展。檔案部門及其工作人員應根據自身檔案信息資源整合現狀，制定一套完整的規范化發展體系，進而實現檔案信息資源整合數字化管理。值得注意的是，檔案信息資源整合是一項難度較大的工作，單靠網絡信息技術很難開展，所以需要不斷發展并完善機制標準。一般情況下，檔案信息資源整合的規范化綜合標準應包括三個方面內容。一是對檔案信息資源整合的規范性標準進行綜合分析，同時應包括圖書等其他不同類型信息的標準。二是在對檔案資源整合技術標準進行分析的基礎上，提出檔案信息資源數據庫建設標準，這是數字技術在檔案資源整合過程中應用的重要體現。三是在整合檔案信息資源過程中，相關人員應充分按照法律、法規和業務細則，對各種問題進行深入、全面的研究和分析，規范日常整合工作。

5.2優化檔案信息網絡環境

在檔案信息資源整合過程中，要科學利用網絡信息技術，加大對防火墻等安全防護技術的應用，避免檔案信息資源整合成果受到網絡病毒或黑客的侵入及破壞，保證檔案信息網絡環境的安全性與可靠性，保證檔案信息資源整合工作順利推進。

5.3促進檔案信息資源合理配置

通過整合檔案信息資源，可以進一步對檔案信息資源進行開發與利用，實現檔案信息資源安全共享目標。應在檔案信息資源整合過程中，按照檔案信息資源管理情況制定完善的整合方案，整合機構及人員應借助計算機與網絡技術對檔案信息資源進行分層次、分目標的管理與配置，實現信息資源的優化配置，從而促進檔案信息資源整合工作的落實。除此之外，在檔案信息資源整合與管理過程中應抓住檔案信息管理的重點，即電子文件管理。在電子文件管理過程中應建立一套完善的檔案信息管理實施辦法與技術規范，實現電子文件的統一開發、統一管理，打造一體化的電子文件管理模式。

5.4堅持檔案數字化與資源共享理念

要想有效提高檔案管理信息化建設質量，就需要高度重視檔案信息資源整合工作，貫徹落實檔案數字化和資源共享的整合理念。一是積極推進檔案數字化。根據數字化發展規律，創建科學可行的整合方案，加大檔案信息資源整合的監管力度，推動檔案信息資源整合工作與數字化技術有效融合。同時，不斷完善數字化目錄，加大對檔案信息資源數字化整合的財力、物力及人力支持，加強各單位之間的協作，創造良好的檔案信息資源數字化整合氛圍。二是積極推進檔案資源共享。結合國家相關的法律法規，創建一個全面的檔案信息資源管理系統，并與辦公系統、業務系統相結合，企業內部各單位可通過網絡進行檔案信息的處理和歸檔，并按時間編輯檔案信息目錄，加快檔案信息化發展進程，推進檔案信息資源共享。

5.5采用先進的整合技術與適宜的網絡途徑

先進的整合技術與適宜的網絡途徑是有效整合檔案信息資源的核心要素，因此檔案信息資源整合機構應根據檔案信息資源發展情況選擇最佳的整合技術及網絡途徑，既要整合技術及網絡途徑的實用性與合理性，也要注重其產生的經濟效益，最大限度地發揮檔案信息資源整合的經濟價值與社會價值，更加高效地促進檔案管理信息化建設。除此之外，還應該注重不同性質檔案部門之間的合作，促進檔案信息資源共享，打破“信息孤島”現象。

5.6注重檔案整合人員的素質提升

提高檔案整合人員的職業素質是促進檔案信息資源整合工作高質量開展的重要保障。首先，檔案整合人員應主動提高自身的職業素質，鍛煉檔案整合的應急應變能力，并積極參加專業知識學習，通過學習提高自身的綜合素質。同時，與時俱進，根據檔案信息資源整合實際情況，引進先進的整合理念與方法，不斷優化檔案信息資源整合工作，進一步提高檔案信息資源整合效果。其次，檔案信息資源整合機構應該定期開展關于檔案信息資源整合交流活動，聘請相關領域的專家或優秀員工進行檔案信息資源整合工作經驗的分享，為員工提供一個交流、探討的平臺，使其不斷完善自身的知識與技能，提升整個檔案信息資源整合隊伍的職業素質。同時，還應該建立完善的考核機制，充分調動員工的工作積極性，從而最大限度地發揮人力資源對檔案信息資源整合的支持作用。在網絡環境發展背景下，整合檔案信息資源是檔案管理信息化建設中的重中之重。信息時代的到來，對于檔案信息資源整合來說，既是一種機遇，也是一種挑戰。相關部門應該充分利用網絡信息技術，創造良好的網絡環境，注重檔案整合人員的素質提升，充分發揮網絡信息技術對檔案信息資源整合的促進作用，推動我國檔案管理事業朝著數字化、信息化、智能化方向發展。

作者:鐘海莉 單位:山東省蘭陵縣檔案館