電力企業檔案信息化管理現狀探究

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摘要：時代的發展給電力企業帶來了巨大的機遇和挑戰，電力企業的檔案管理是一項基礎且重要的工作，其信息化的程度關系到電力企業的信息資源能否高效存儲與利用。電力企業檔案管理涉及面廣，信息化難度大，文章針對電力企業檔案管理的特點和需求，分析了電力企業檔案信息化管理的現狀，并結合檔案管理技術背景，對電力企業檔案信息化管理未來的發展進行展望，為電力企業檔案管理改革提供參考。

關鍵詞：電力企業檔案；信息化管理；治理體系；展望

一、引言

電力行業是關系到國家國計民生的重點行業。在電力行業的發展過程中，電力企業在完成電力資源生產和調配的同時，也產生了大量的檔案資料，檔案資料記錄著電力企業生產發展過程中各方面的信息，涉及范圍廣、種類多、信息容量大。通過對檔案資料的采集、整合、分析和應用，可以為企業的生產和經營活動提供重要的參考依據，幫助電力企業及時發現問題、解決問題，促進電力企業提質增效[1]。在此背景下，電力行業的檔案管理工作也受到了廣泛關注。檔案管理作為一門古老和常新的學科，它是針對檔案進行的一系列科學有效的專業性管理活動，是根據事物現實存在狀態及情況而實施的管理。隨著信息技術的發展，如何有效運用信息技術實現檔案的生產、管理和開發利用，給從業者帶來了新思路，也帶來了全新的挑戰。在檔案信息化管理的過程中，信息技術的應用是信息化的前提，也是最基本的特征，涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程[2]。與此同時，檔案信息化管理也是多要素綜合作用的結果，受到其它多種非技術因素的影響，這些因素包括：政策法規、檔案管理制度、管理體制與機制、人才等。檔案信息化管理的成果，不僅依賴于信息化技術本身的先進程度，更取決于非技術因素的匹配程度[3]。電力企業檔案信息化管理是國家信息化戰略的重要組成部分，其信息化程度也從側面折射出國家信息化的程度，信息化時代的到來，需要電力企業迅速的融入這個數字化的社會。檔案信息化作為企業信息化的重要環節有其非常重要的意義，符合國家節能減排戰略，與近年來國家提出的“碳中和”和“碳達峰”概念相吻合。在2021年1月實施的《中華人民共和國檔案法（2020修訂）》中，增加了“檔案信息化建設”的章節，規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，為檔案管理信息化提供了法律依據。在此背景下，探究電力企業檔案信息化管理舉措具有重要意義。

二、電力企業檔案資料的特點

電力企業檔案資料具有專業性、多元性、系統性和成套性的特點。其中，專業性主要體現在檔案記錄著電力企業生產與經營活動中產生的文件資料，與企業自身特點，企業的技術發展息息相關。多元性主要體現在檔案類別眾多。電力企業檔案涉及的內容已經滲透到企業的方方面面，企業在生產、經營和管理活動中，通常涉及文書檔案、電網建設項目檔案、自身基建項目檔案、采購活動檔案、科學技術研究項目檔案、會計檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實物檔案等九項業務檔案的歸檔[4]。按照檔案載體來分，又可以分為紙質檔案、膠片檔案、光盤檔案、磁性載體檔案、電子檔案等。這些載體類型各異的檔案在保管方式、存儲條件的要求上也存在較大差別[5]。此外，檔案應用也在變得更加多元化，檔案不僅是對重要信息的存儲，檔案也在人力資源管理、企業業績管理等方面發揮重要作用。系統性和成套性主要體現在電力企業檔案的產生往往伴隨著某個特定的項目、任務，需要將該項目、任務相關的檔案資料聯動起來存儲，分析和利用，才能最大程度發揮出檔案的價值。

三、電力企業檔案信息化管理現狀

1.電力企業檔案治理體系。2021年6月，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設[6]。對于電力企業而言，在國家政策的指引下，在企業檔案管理環節，需要建立企業級的檔案信息化管理組織結構，明確檔案管理的主要功能目標，構建檔案管理實施與服務體系，制定合理的檔案管理制度。在頂層架構上制定好檔案信息化管理制度，是支持檔案信息化業務開展的前提。我國已經針對電力檔案管理工作制定了相關制度，但是受到傳統思維影響，電力企業管理部門對檔案管理的重視程度不夠，電力行業檔案信息化管理的相關理論還未形成體系，檔案信息化管理制度還未形成。在不少中小電力企業中，檔案管理沒有受到足夠重視，許多企業沒有獨立的檔案管理部門，檔案管理工作機構不健全，相關人員的職責劃分不清晰、不明確。在此背景下，檔案信息化管理更是無從談起。在中大型電力企業中，雖然檔案管理被關注，但是檔案信息化管理制度不完善，還沒有形成信息化管理體系，檔案信息化的探索僅在個別電力企業開展，由于檔案信息化管理體系未建立，導致電力檔案標準上下不統一，不利于檔案信息化管理信息化的推廣。隨著檔案管理功能的拓展，檔案管理的服務對象不僅是企業的管理層，也服務于基層工作人員。檔案管理形式變得多樣，服務內容也在不斷演變，然而，由于缺乏檔案管理治理體系的頂層設計，檔案管理方式還是以傳統紙質管理方式為主，缺乏對檔案資源的綜合利用，與時代發展相脫節。在電力企業檔案管理體系建設中，部分電力企業提出了以提升信息化能力為核心的檔案管理體系建設方案，從檔案管理體系頂層架構上，明確了企業檔案信息化管理的發展方向，為檔案信息化管理體系建設提供了參考案例。

2.電力企業檔案信息管理系統。電力行業檔案管理離不開治理體系和管理制度的建設，也離不開軟硬件管理系統的投入。相比于紙質檔案管理方式，檔案信息化管理對管理系統軟硬件資源的依賴程度較高，好的管理系統可以提供可靠的檔案存儲和安全管理能力，便捷的檔案錄入功能，強大的檔案信息檢索功能，豐富的擴展接口，便于用戶二次開發。由于電力企業檔案中包含著大量的信息數據，信息形式也多種多樣，檔案信息化管理系統應具備多元數據、海量數據的存儲、檢索、分析能力?，F階段，在設計電力企業檔案管理信息系統時，已將現代信息技術進行應用，系統搭建過程中，以提高檔案管理效率為主要目標，利用當下流行的數據庫管理技術，實現了對企業各種檔案信息的獲取、處理和查詢利用，可以推進電力企業檔案管理信息化發展，提升電力企業的核心競爭力和工作效率。但是，存在的主要問題是檔案管理系統缺少標準化信息接口，與公司一體化平臺之間的信息互動受限，不利于充分發揮檔案信息化管理系統的作用[7]。

3.電力企業檔案信息化安全管理。檔案信息化管理可以提升管理效率，增加檔案利用價值。然而，與傳統檔案管理方式相比，由于檔案內容與實物載體相分離，內容存在被盜竊、篡改、刪除等風險，使得檔案信息化管理的安全性備受關注。電力行業的檔案管理信息內容十分龐大，其中包含著一些涉及行業機密的文件或者企業發展中的重要資料。若系統存在安全隱患，將給電力企業、行業帶來重大影響。檔案信息化安全管理的工作與檔案管理系統的安全性相關，涉及技術因素，也涉及非技術因素。隨著信息技術的快速發展，技術因素在檔案信息化安全管理方面的影響越來越小，利用大數據、信息網絡技術中的最新技術，可以減少或避免檔案資料出現安全問題。在非技術因素方面，檔案管理的組織形式，從業人員的專業程度、責任心等都將影響檔案安全。由于電力企業檔案信息化管理程度較低，未形成完善的檔案信息化管理制度，檔案管理人員對各類檔案的重要性、作用理解有限，導致管理低效，存在檔案安全意識薄弱的情況。檔案信息化安全管理還有很大的提升空間。

4.電力行業檔案信息化利用。從電力企業檔案管理的實際情況看，很多電力企業都配備了信息化檔案管理的基礎設施。部分電力企業已經投入大量資金和精力來建設數字化的檔案管理系統，并完善了計算機檢索系統。隨著信息技術的發展，檔案利用的多樣性、信息化程度也在不斷提高。檔案的存取、授權等工作可以在網上自主辦理，增加了檔案利用的便捷性。但是，缺乏對檔案資源的綜合利用方式的頂層設計，基礎設施存在著系統相互隔離、各自為政的問題，未實現電力企業各部門間的互聯互通，限制了檔案信息資源的開發和利用[8]。受到傳統檔案管理思維的影響，檔案管理人員對檔案信息化利用的沒有足夠的認識，檔案管理過程中，主要工作是檔案進行簡單的整理和歸類，企業檔案的潛在價值還未被發掘。此外，企業員工對檔案管理的作用、管理系統的使用方法知之甚少，檔案利用的意識沒有被宣傳和推廣，電力檔案多數情況下處于存儲、管理的狀態，利用頻率極低。

5.電力行業檔案信息化管理人才。檔案管理人員作為專業技術人員，需要很強的理論和實踐知識，而檔案管理的信息化又增加了對信息技術的要求。目前電力企業檔案管理人員的問題較多，主要問題體現在以下幾個方面：一是部分電力企業沒有單獨的檔案管理部門，檔案管理人員由其他部門人員兼職，專業技能較差，無法有效開展檔案管理工作，更無法進行檔案信息化管理和利用工作。二是由于企業對檔案管理的重視程度不夠，并且對相關工作的理解不充分，導致制定的從業人員職業等級較低，工資待遇不高，導致檔案管理人員流動頻繁，也不利于檔案管理的信息化。三是檔案管理人員對自身崗位的重要性認識不足，重視檔案收集和存儲，不重視資源利用和主動服務[9]。電力企業的科技檔案管理工作不僅要求有較強的檔案管理技能，也對科技檔案信息相關的專業技術知識提出了較高的要求。信息化背景下，對從業人員的技能需求是全方位的，需要從業人員能夠正視信息技術對電力企業帶來的影響。

四、電力行業檔案管理信息化的展望

1.完善新形勢下檔案管理制度。制定科學合理的電力企業檔案管理制度，形成制度約束。針對當前的狀況，在檔案管理的過程中，首先要制定出科學、合理和有效的檔案管理制度。包括保證工作機構的完善、加強人員配置、明確人員的工作職責及分工等。在檔案管理信息化體系建設的過程中，通過信息中心的完善來推動企業內部檔案管理制度的健全和完善，促進檔案管理的標準化和規范化。其次，則是要加速檔案管理體系科學化的構建。諸如分級管理政策、集中統一指導等，實現不同種類檔案和不同載體檔案的有效分類，切實提高檔案管理的效率和質量。制定出具體的檔案管理標準規范，強化電力企業檔案管理質量控制。在電力企業檔案管理的過程中，首先應該以國家標準和行業規范為依據，同時結合企業自身的特點和實際情況，進一步完善檔案管理工作的業務標準，確保檔案管理在分類規則、檔號編制、數字化標準、電子文件管理等方面的規范性。其次，進一步明確檔案資料采集的流程。通過科學的流程控制，保證數據采集過程中的原始性和完整性。最后，則要進一步提高數據的質量，做好數據質量控制。包括目錄整理的質量、圖片編輯的質量、掃描整理的質量等。

2.加大“單套制”歸檔的推進力度。從在有條件的部門開展試點“單套制”歸檔模式，并逐步推廣試點范圍。單套制歸檔管理模式是檔案管理的發展趨勢。電子文件與紙質文件并存的“雙套制”管理只是檔案管理信息化進程中的無奈和權宜之舉，從技術的發展來看，紙質文件必將會被電子文件所替代，通過對電子文件開展準確性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測，利用電子簽名、數字摘要、可信時間戳、檔案固化等技術措施，防止電子檔案被篡改，保證接收的電子檔案真實、完整、安全、可用，已經解決了“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理的技術性問題[10]。電力企業作為國家信息化的中堅力量，應該從轉變檔案管理的思想意識出發，從全局出發，從整體出發，順應時代潮流，擁抱新技術，從思想上真正擯棄舊的觀念的束縛。電力企業需要加大檔案信息化管理及“單套制”改革的資金和人員投入，積極探索新的管理模式，加大試點建設力度，為檔案管理信息化的全面推廣提供寶貴的經驗和建議。

3.提高檔案管理信息安全水平。信息時代的到來，為電力企業快速發展提供了便利，但是也對檔案管理的信息安全產生了新的挑戰，由于互聯網開放和共享的特征，極易導致檔案數據信息泄露的情況，如何處理好數據共享和信息安全的關系，則會直接影響到電力企業的發展，處理不好將會使企業蒙受損失。在技術層面，信息安全依賴于硬件和軟件兩個方面。硬件方面通過物理隔離的方式，建立檔案數據信息系統防護體系，避免電力企業重要的檔案資料被泄露；軟件方面常見的網絡安全技術就是多子網網關技術，將該技術應用于檔案管理系統中，能夠起到良好的防御能力，將電力企業內部網絡劃分為子網，并設置多個安全等級，能夠極大提升網絡的安全性。在管理層面，需要不斷完善檔案信息化工作流程、完善現有的檔案管理、利用制度，加強檔案工作者安全意識和安全技能教育、培訓，加大檔案軟件、硬件建設及投入力度，為檔案信息化，尤其檔案信息化安全管理奠定提供良好的外部保障。以檔案信息化安全管理內涵為基礎，對檔案信息化工作流程、管理及利用制度不斷完善，并結合信息技術的發展，不斷提升檔案安全防護條件和水平，從影響檔案安全的內、外部因素著手，消除檔案信息化安全隱患。

4.提高檔案利用率的建議及設想。電力檔案涉及到電力企業的生產、運營的各個方面，如何能在企業的范圍之內，發揮這些信息的作用，成了一個新的課題。在當前大數據技術和人工智能技術蓬勃發展的背景下，為了提高檔案信息的利用率，有如下幾點建議和設想：根據電子檔案的密級等級，及時自動化解密，推送給企業技術人員，實現檔案信息資源利用最大化；通過共享數據庫，完成檔案管理系統與企業的辦公系統對接，利用人工智能技術進行人員的權限管理，使符合要求的人員能迅速的獲取需要的信息；利用人工智能技術及檢索技術，統計企業人事檔案的流動情況，從而掌握人力資源的需求情況，為企業人力資源提供建議；通過人工智能技術，實現檔案的收集、分類、整理、歸檔全流程的自動化，大幅度減輕檔案管理人員繁瑣的工作，使之有更加充裕的時間投入到檔案管理新技術以及新方法的研究中。

5.提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員自身綜合素質的高低，是影響檔案信息化管理工作成效的重要因素。針對目前存在的問題，電力企業應該做好以下幾點：加大檔案管理人員的培訓力度，定期開展檔案管理新技術以及新的流程和制度的培訓，提高檔案管理人員的技術水平和管理能力；加強優秀檔案管理人員的招聘，從社會以及高校各個渠道招聘優秀人才，為企業服務；加強檔案管理人員的薪資待遇，保證人員的穩定性，這樣也有利于檔案管理的穩定和持久；對檔案管理人員進行有效的考核，加大獎懲力度，提高人員的工作責任心和服務意識。

五、結語

電力行業作為國家國計民生的重點行業，在信息化的時代背景下，電力企業應大膽創新，主動擁抱新技術，推進檔案信息化管理進程。面對當下存在的問題，電力企業應該主動分析問題，迎難而上解決問題，轉變各個部門的傳統思想意識，制定切實可行的檔案信息化管理措施，從而達到企業提速增效的目的。

作者:張婧薛 風華溫 林昌 賈騰飛 單位:國網江蘇省電力有限公司宿遷供電分公司