高校人才管理檔案信息化建設的重要性

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摘要：近年來，各高校越來越重視人才的建設和管理，為了充分調動教職工群體中廣大專業技術人員工作的積極性、主動性和創造性，更好地推動學校人才隊伍建設和人才培養質量的提高，不斷改革高校職稱制度，人才管理模式也在不斷創新。筆者就高校人才管理過程中凸顯出的教職工信息化建設的重要性及建設需求提出了幾點建議。

關鍵詞：高校；人才管理；檔案信息化；流程管理

在高校人才管理工作中，尤其是職稱評審和各類人才推薦的過程中，為了充分調動教職工群體中廣大專業技術人員工作的積極性、主動性和創造性，更好地推動學校人才隊伍建設和人才培養質量的提高，高校的職稱制度在不斷改革，各級管理部門人才建設力度的不斷加大，傳統的教職工信息檔案線下管理、紙質化操作，以及申報、推薦工作過程中的繁瑣性、重復性，以及各部門之間的弱關聯性，使得當前教職工信息檔案的管理顯現出其落后與效率低下，而教職工信息檔案的信息化建設也逐漸凸顯出其重要性和便捷性。

一、當前教職工信息檔案管理存在的問題

高校教職工檔案的信息化建設，主要是教職工在校信息的管理，這類信息管理伴隨著教職工的工作與發展，能夠清楚的記錄教職工在校的工作經歷、工作成果及發展路徑。不論是職稱評審還是各類人才推薦，往往都是申報人申請、學校審批等流程，流程中幾個關鍵的問題便是申報人的各類信息審核：

（一）個人基本信息審核主要包括個人的姓名、年齡、政治面貌、教育經歷、進修經歷、工作經歷、現有職稱信息、班主任任職經驗、歷年績效考核結果等信息。高校中主要涉及的審核部門有人事處、教師發展中心、學生處等部門。人事處根據員工的檔案信息進行個人基本信息審核，教師發展中心根據員工的培訓、進修記錄對員工進行相關審核，學生處需要根據教職工承擔班主任或兼職輔導員經歷的歷史信息進行審核。

（二）紀律審核一般指該申報人是否有違法違紀等行為，主要審核部門為紀委；師德審核：一般指該申報人是否有師德失范行為，一般由紀委或者人事處等師德管理部門來審核。

（三）教學業績審核一般由教務處對申報人所統計出的個人教學課時量進行審核，由教學質量與評估處根據教職工歷史評教信息，對其所任教課程的評教成績進行審核；教學成果審核：一般由教務處根據申報人提供的成果原件，對申報人任現職以來教學所獲得的成果與獎項進行真實性審核。

（四）科研成果審核一般由科研處根據相關部門出具的報告、檢索報告，以及各類科研成果的原件，對申報人任現職以來的科研成果進行真實性審核。可見，很多人才管理項目的審核過程都涉及到高校中人事處、紀委、教務處、教學質量與評估處、科研處等多個關聯部門。但現如今，很多高校還是采用紙質化申報，而且學校層面也沒有建立完善的、關聯性的檔案信息管理系統，各個部門只能通過對申報人的各類原件或者通過部門自有系統中的信息進行審核，這樣的審核過程主要有以下幾個方面的隱患或不足：第一，很多高校尚未引入學校層面的整體化信息管理系統，而是各個部門根據本部門的工作需要，分別引進最適合本部門的信息化系統，這些系統很可能出自不同的廠家，基于不同的數據庫，很難、甚至無法建立數據庫或各模塊之間的關聯，難以實現部門之間信息化管理系統的集成，難以實現信息化層面的協同辦公。第二，整個審核階段，申報人數的多少以及申報材料要求，直接關系到審核部門的工作量和工作難度，申報人數越多，需審核的內容越多，審核工作量和難度也就越大，比如職稱評審時，整個審核過程有時可長達一兩個月之久。第三，人才管理過程中，不管是職稱評審還是人才推薦，都是相當嚴肅的，對審核結果的準確度要求極高，審核人在審核過程中要盡可能的避免出現失誤，因此在審核過程中，審核人承受著巨大的精神壓力。第四，人才管理工作涉及到很多層面，不管是學校級、省級還是國家級，每一次的申報都需要進行層層審核，很多時候一位教職工會申報很多項目，但是每個項目都需要經過相關部門的審核，但申報材料可能是同一個，這就造成了很多部門在做重復性的工作，浪費了很多的人力。第五，在高校中，很多項目的申報都需要申報人提供原件，因此申報人各類原件經過反復性審核后，容易出現損壞或者遺失的情況。因此，筆者認為，在高校職稱評審過程中，教職工信息化建設是非常必要的。

二、教職工信息化建設的設計需求

教職工在校檔案的信息化，并非各個部門各自為政、各成一家，而是涉及到整個高校各職能部門的整體性、協同性、關聯性的個人檔案信息化系統建設，尤其是人事處、教務處、教學質量與評估處、科研處等職能部門。要求多部門在權限允許的情況下實現數據存儲共享與調用。在數據輸入時，每個部門需針對所轄內容進行真實性及是否符合審批條件進行審核。人事處需要完善教職工基礎信息門戶平臺，包括其基本信息及崗位信息等，而網絡中心需要根據教職工的崗位信息為其開通相應的賬號并賦相應的權限。通過教職工在工作過程中對各類信息的填寫與補充，以及信息模塊所屬部門的審批，及時對教職工信息進行更新。其中，人事處需要實時更新每位教職工的各類休假信息、職稱信息、職業資格信息、訪學及在職讀博等信息；科研處協助其完善各類科研成果信息，教務處需要協助其完善各類教學信息及教學成果信息等，同時紀委、學生處等相關部門需要根據教師的在校情況進行相應的信息更新，比如是否有違法亂紀行為、是否有班主任工作經歷等。教職工在校信息化建設要有強大的流程管理，要有嚴格的信息審核機制和流程管理機制，即按照流程進行各類原件的審核，并將審核內容及審核過程進行電子檔案存儲，確保每一項信息的準確性，實現后期數據調用過程中數據源的可追溯性。在人才管理各個環節中，各部門根據工作需求被賦予權限，可選擇性的調用教職工在校檔案數據，比如教學業績信息、歷年評教成績、教學成果信息、科研成果信息等，且每一項數據都是經各部門嚴格審核過的數據，避免一項成果反復審核，一項工作反復做。通過審核的信息，除非具有時效性的信息需要另行更新并且重新審核以外，能夠長期、反復調用。大大降低了各部門的審核成本，提高了工作效率，同時也避免了原件由于反復審核造成的損壞或遺失。

三、教職工檔案信息化建設的必備條件

隨著計算機技術和信息化管理技術的發展與更新迭代，信息化建設對于技術、設備、人員的要求也在不斷提高。教職工檔案的信息化建設需要高新的信息化技術、先進的輔助設備及專業管理人員的支撐。檔案信息化建設需要有高新的信息化技術。專業的信息化平臺需擁有穩定的系統、很好的兼容性、友好型的操作界面、安全的保密機制及授權機制、便捷的流程管理、自定義報表打印管理以及大容量的信息儲存數據庫。確保信息維護的便捷性、操作的簡單化、以及信息的安全性。檔案信息化建設需要根據系統的接口和電子信息錄入的需求，配備先進的輔助設備，比如智能高清拍攝儀、智能高清掃描儀等，可實現A4全幅面預覽和文檔、票據、證件快速掃描，還可以根據高校檔案管理需求選配紋儀、身份證、磁條讀卡器等模塊，加快人事檔案電子化信息的錄入的效率及其準確性。檔案信息化系統需以人為中心，可采用大數據技術，將所有人工信息、相關的業務工作信息、辦公信息等各類信息全面匯聚融合，形成對每一位教職工的全息畫像和人員信息檔案。當前的基礎信息存儲，基本上基于本地數據庫、服務器存儲,云存儲的運用并不高。因此，需要制定適宜的存儲策略，采用在線存儲、離線存儲、云存儲等管理方式，實現電子檔案在不同存儲系統中的遷移和轉換。檔案信息化建設對檔案信息管理人員的專業度也提出了更高的要求，各個部門均需設置專人進行相關模塊的管理與維護：（1）能力方面：管理人員需能夠熟練操作計算機軟硬件設備，熟悉系統中各個模塊與流程的使用，具有專業的檔案管理知識，了解并熟悉上級部門及本校、本部門的檔案管理制度；（2）素質方面：管理人員要具有很強的責任意識、保密意識、流程意識。而且為了能夠適應人才管理和檔案管理的發展，高校要定期針對這部分管理人員進行專業知識培訓，以便于確保信息錄入的準確性、信息審核的嚴謹性、檔案管理與使用的專業性。要建立并不斷完善各類人才管理工作中的協同處理機制，建立完善的、具有高校自有特色的教職工檔案信息化管理制度，明確各協同部門的職責與權限，完善各類信息申報及審核流程，建立信息更新與審核工作日24小時響應機制，確保信息更新及審核的及時性，確保整個信息系統能夠有效的運行。

四、結語

高校的發展離不開教師的發展，因此在高校管理中，更要重視人才的管理。通過高校教職工信息化建設，實現全員服務、智能工作，實現人事結合、信息融合，實現動態的人事管理。一方面，相對于傳統教職工信息管理的紙質數據審核及紙質數據錄入，教職工檔案信息化建設減少了管理人員在各項工作中繁縟的手動操作，節省了高校各職能部門的人力成本，大大提高了整體的工作效率；另一方面，高校能夠通過教職工信息化檔案庫，實時把握教職工的進修、教學、科研等狀態以及發展歷程，不僅能夠為學校開展職稱評審、人才推薦、教學評比、科研獎勵等工作提供準確的數據支撐，還能為高校的教師人才隊伍建設、高校建設、戰略規劃等提供研究背景和管理依據，進一步推動實施人才強校的發展戰略。

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作者：王琳 單位：山東女子學院