固定資產管理的Excel建模及應用
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摘要：企業擁有和控制的固定資產項目往往很多，日常核算和管理非常繁瑣，特別是固定資產折舊的核算工作量很大，利用Excel平臺進行固定資產管理，可以避免財務人員因為繁瑣的手工勞動而出現錯誤，減輕財務人員的負擔，提高固定資產管理效率。
關鍵詞：固定資產管理Excel軟件建模
固定資產管理是從價值管理角度反映、監督企業固定資產的使用效果和效率，以便企業管好用好資產，明確各個部門經濟責任，便于進行業績的評價與考核。固定資產購置進入企業以后，由固定資產管理部門建檔建卡生成固定資產清單，填制固定資產卡片。每月末由財務人員，根據固定資產清單編制折舊費用分配表計提固定資產折舊，因此在固定資產管理系統中一般應建立固定資產清單、固定資產卡片和折舊費用分配表等數據模型。
1建立固定資產清單模型
為了方便數據的輸入和公式的引用，建立固定資產清單，表1中包括固定資產編號、資產名稱、資產類別、規格型號、使用部門、使用狀態、增加方式、開始使用日期、資產原值、使用年限、總工作量、本月折舊、凈殘值率、凈殘值、折舊費用類別等項目。建立固定資產清單的操作步驟如下。(1)新建Excel工作簿，命名為“固定資產管理”。(2)將sheet1命名為“固定資產清單”，設定固定資產初始信息的各個欄目，根據有關手工資料輸入固定資產初始信息。(3)在“固定資產清單”工作表中輸入各項固定資產的原始信息，對于輸入信息比較少的項目可以設置數據有效性控制。對數據設置有效性控制的目的是提高信息的輸入速度，減少錯誤的發生。現以“資產類別”項目為例，說明數據有效性設置的方法。選中“固定資產清單”工作表中的D3單元格，選擇“數據”|“數據有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，在設置選項下“允許”下拉列表中選擇“序列”，在來源文本框中填寫類別名稱“房屋建筑物，生產設備，辦公設備，運輸設備”，此處的“，”要使用英文輸入狀態的逗號。完成“資產類別”數據有效性控制設置后，利用自動填充功能將數據有效性復制到該列其他單元格，單擊D列任意單元格，則可見下拉按鈕和選項，選擇該固定資產的具體類別即可。
2建立固定資產卡片模型
固定資產卡片是按照固定資產項目開設的，用于固定資產明細核算的賬簿，是企業進行固定資產管理的重要數據基礎。每項固定資產開進入企業開始到退出企業的整個生命周期所發生的全部情況都要在卡片上予以記載，因此固定資產卡片是為每一項固定資單獨設置的明細賬。制作固定資產卡片的操作步驟如下。(1)新建一張工作表，命名為“固定資產卡片”，建立固定資產卡片模板。(2)設置各數據項來源，其中“卡片編號”和“資產編號”需要手工輸入，其他數據項可以根據公式或者函數自動提取。前三行，即“資產編號”“資產名稱”“規格型號”“資產類別”“使用部門”“使用狀態”“增加方式”，以及用以反映固定資產折舊情況的“開始使用日期”“資產原值”“使用年限”“凈殘值率”與“凈殘值”“折舊方法”和“折舊費用類別”，均可以使用函數從“固定資產清單”工作表中提取。現以“資產名稱”“規格型號”項目為例，說明數據提取方法。單擊D3單元格，輸入公式=INDEX(固定資產清單!$B$4:$B$14,MATCH(B3,固定資產清單!$A$4:$A$14,0))。單擊F3單元格，輸入公式=INDEX(固定資產清單!$C$4:$C$14,MATCH(B3,固定資產清單!$A$4:$A$14,0))。其他單元格輸入的函數公式與上述兩公式相似，只需要修改INDEX函數中第一項，將返回值設定在“固定資產清單”工作表中相應的列區域。(3)根據不同的折舊計算方法填制固定資產卡片。由于企業對不同的固定資產采用不同的折舊計算方法，設置通用函數計算“本月折舊”的難度比較大，實際工作中財務人員不容易記憶和掌握，因此可以針對不同的折舊計算方法建立不同的固定資產卡片。前面已經表述了固定資產卡片共同項目的引用函數公式，以下主要介紹資產編號、已計提折舊月份、尚可使用月份、本月折舊、累計折舊、賬面凈值等項目的函數計算。第一，平均年限法下填制固定資產卡片。對資產編號可以進行數據的有效性控制，單擊B3單元格，選擇“數據”|“數據有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，在設置選項下“允許”下拉列表中選擇“序列”,在來源文本框中填寫“固定資產清單”!$A$4:$A$9。實施有效性控制以后，在下拉按鈕可見所有采用平均年限法計提折舊的固定資產的編號，選擇固定資產編號，即可以查閱該固定資產卡片上的所有信息。單擊B8單元格，輸入式=INT(DAYS360(B6,F2)/30-1)，計算已計提折舊月份。在B9單元格，輸入公式=B7×12-B8，計算尚可使用月份。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)/12，計算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=B8×F6+F6，計算累計折舊額。單擊F8單元格輸入公式=D6-F7，計算固定資產賬面凈值。不同折舊方法中，計算固定資產賬面凈值公式是一樣，后不贅述。計算結果如表3所示。第二，工作量法下固定資產卡片的建立。采用工作量法計算固定資產折舊，需要輸入總工作量、已完成工作量和本月工作量。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)×B9。單擊F7單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)×(B9+B8)。第三，雙倍余額遞減法下固定資產卡片的建立。采用雙倍余額遞減法計算固定資產折舊，各年折舊額不相等，需要先計算年折舊額再計算月折舊額。在B11:B15單元格計算年折舊額，單擊B11單元格，輸入公式=DDB($D$6,$D$8,$B$7,A11),自動填充至B13單元格。單擊B14單元格，輸入公式=(D6-B11-B12-B13-D8)/2。單擊B15單元格輸入公式=B14。單擊F6單元格，輸入公式=DDB(D6,D8,B7,3)/12，計算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=D12+F6×4,計算累計折舊。第四，年數總和法下固定資產卡片建立。采用年數總和法計算固定資產折舊，各年折舊額也不相等，依然需要先計算年折舊額再計算月折舊額。單擊B11單元格，輸入公式=SYD($D$6,$D$8,$B$7,A11)，自動填充至B15單元格。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)/12，算本月折舊。單擊F7單元格，輸入公式=D12+C13×4，計算累計折舊額。根據所建立的固定資產卡片的數據，將每一項固定資產的本月折舊輸入至“固定資產清單”工作表中的“本月折舊”項目中，填制完成“固定資產清單”工作表。
3建立折舊費用分配表模型
在實際工作中，可以根據“固定資產清單”的內容，利用excel數據透視功能，實現折舊費用的分配。折舊費用分配表的操作步驟如下：選中“固定資產清單”工作表內列示的全部項目和內容單元格，點擊插入|數據透視表，在下拉菜單中已經定義了創建數據透視表區域，點擊“新工作表”選項，即可以新建一個數據透視表工作表，命名為“折舊費用分配表”，拖動“折舊費用類別”至行標簽處，拖動“本月折舊”到數值處，形成一張按照折舊費用類別分配本月折舊額的數據透視表。由該數據透視表可以方便地編制分配折舊費用的會計憑證。利用Excel平臺建立固定資產管理的數據模型實現了固定資產管理實務與Excel電子表格軟件工具的結合，使得固定資產核算的數據信息的收集、加工和分析更加科學便捷。該模型進行了相關動態范圍名稱的設置，當增加或者減少固定資產、計算下月折舊時，只要稍做修改，相關賬表即可自動更新，形成一個可輕松移植的小型財務軟件應用系統，可為今后會計實務工作提供幫助和參考。
參考文獻
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作者：梁鵬 單位：北京農業職業學院