辦公室檔案管理精選(九篇)
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第1篇：辦公室檔案管理范文
本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規范，從而推進各項工作的有序發展。
【關鍵詞】
辦公室；檔案管理
辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現實意義。
一、辦公室檔案管理的現狀
（一）單位領導對檔案管理不夠重視。
檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發展情況的有效憑據。但是在實際管理中存在領導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經過系統的專業知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。
（二）信息化建設相對落后，社會現代化發展管理軟件缺乏統一性。
一是國家檔案行政機構倡導無紙化系統規范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質文件為主，形成對紙質文件的依賴。二是現代技術的發展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
（三）檔案管理相關規章制度不健全不完善，落實不到位。
一是目前多數單位沒有建立檔案管理相應的制度和規范，導致收集工作處于無序狀態，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關制度落實不到位，執行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發揮其效力。
（四）檔案管理的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮。
越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
（五）檔案信息管理人員的素質有待提高。
實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、如何加強檔案管理
（一）提高對檔案管理工作的重視程度。
做好檔案管理工作，首先要使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關領導宣傳現代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發展起到極其重要的推動作用。
（二）加強檔案管理信息化建設。
網絡電子化檔案管理方式相對較于紙質文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。
（三）建立完善的檔案管理制度。
提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能，是檔案事業發展的主要任務。單位需長久穩定地發展下去，需要建立適合自身發展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
（四）提高檔案管理人員的素質。
第2篇：辦公室檔案管理范文
文書檔案是醫院工作的一個重要環節，是反映醫院整體管理和衛生事業發展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。
【關鍵詞】
文書檔案；檔案管理；辦公室
醫院文書檔案是醫院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫護管理、黨務管理、醫政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫療、教學、科研、公共衛生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫院的規章制度、發展規劃、統計資料、會議記錄等重要內容，對于醫院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。
一、辦公室文書檔案管理特點
（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。
（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。
（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。
（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫院文書檔案具有很強的專業性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫患關系，需要相對較高的保密要求。
二、文書檔案管理現狀中出現的問題
（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業素養。由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。
三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑
（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫院形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規范。文檔管理數字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。
四、結語
文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節，可從文書檔案整理到建立健全規章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。
作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院
【參考文獻】
第3篇：辦公室檔案管理范文
1、后勤保障工作。做好日常行政、會務保障工作的同時，為股東會董事會等重大會議提供材料支撐、會務保障，并做好后續工作。根據去年公司的股東會、董事會、監事會決議，積極與雨花區市場監督管理局溝通協調，認真準備相關材料，高效順利完成董更、新章程備案等工商登記事宜；每周五及時收集整理各部門本周工作完成情況及下周工作計劃，為《月度重大事項報告》上報提供依據。
2、檔案管理工作。配合集團投資部合同管理專項檢查，梳理信投本級及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經濟合同以及以前年度訂立的，目前仍在執行的重要經濟合同，完成統計表格并形成自查報告；去年六月開始，由我接手負責公文流轉工作，我嚴格按照要求，及時做好收文、發文、流轉及歸檔工作。重大事項及對時間期限有要求的文件，做到及時跟進、及時提醒，保證各類文件傳閱的時效性，并及時將文件精神傳達到相關部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴格執行用印管理制度，把好印章使用關口。
3、文化宣傳工作。在集團內網及時報道公司的發展動態，重大活動的開展情況，嚴把信息報送審查關，全年報送有價值、高質量的信息56篇；向信司黨務工作群推送圖文并茂的讀書小組活動、信投大講堂開展實況；對參與人數多，影響范圍廣的員工健步走活動、成員企業員工拓展活動、新員工入職培訓和新媒體課程培訓，盡職盡責做好后勤服務工作。
4、其他工作。草擬半年工作會議和年度工作總結等匯報材料供領導修改；協助其他部門完成工商材料調檔和向集團投資管理系統資料更新與錄入；完成2018年公司報刊征訂工作；參與服務集團回顧表彰大會，展現公司良好的精神氣象；發揮黨員先鋒模范作用，投身結對幫扶困難戶的走訪幫扶工作。
二、工作中存在的問題
回顧一年，我嚴格要求自己，在工作上認真履行職責，但距離自己和領導的要求還差很遠，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現在：
1、工作經驗不足，在工作的處理和推進上仍然有所欠缺，需要不斷加強各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。
2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進一步加強積累和思考，更好的適應辦公室的文書寫作工作。
3、創新意識不強，組織協調能力還有待提高。
三、明年工作展望
1、及時反饋、形成閉環。做了不等于完成了，小到給相關部門送一個材料、會務保障結束客人離開，大到階段性的進展、難以解決的困難都要及時反饋，這樣執行工作才算有始有終，形成一個閉環。這就是我們主任常和我們說的，“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”。
第4篇：辦公室檔案管理范文
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.
[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報,2013(3):46-48.
[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版）,2010(8):130-131.
[4]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務,2014(9):52-53.
第5篇：辦公室檔案管理范文
關鍵詞：辦公室；檔案管理；創新
一、辦公室檔案管理工作的重要性
隨著時代的進步、社會的發展，辦公室檔案管理面臨著更多問題和挑戰！檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現實意義。首先，檔案管理規范化能夠促進一個部門甚至整個單位的管理水平。檔案可以反映出部門、單位的業務水平和人遷情況，但本單位與其他部門產生業務關聯時，查閱對方相關檔案是雙方相互了解的最為簡便和真實的途徑。所以，檔案管理工作能夠推進單位和部門的工作進程，反映出單位的管理能力。其次，檔案管理工作規范化能夠豐富現代管理手段。檔案管理工作已經逐步自動化，網絡電子信息化檔案管理方式加強了辦公室檔案管理的準確性。充分利用計算機技術存儲，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作，以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位內部的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免了查找上的困難，節省了大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準確快捷。第三，規范檔案管理工作有利于檔案管理人員素質的提升。辦公室的臨時檔案管理一般是由文書或者其他人員兼職，并未配備專業人員負責，致使工作人員的專業知識不夠，同時由于缺乏相關檔案專業的管理知識的培訓，使得很多單位辦公室檔案管理人員素質不高。規范檔案管理工作，能使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，提高對單位檔案管理工作的重視。在規范檔案工作的同時，有利于提高檔案工作人員素質及檔案管理水平。檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發展能夠起到推動作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。
二、如何加強辦公室檔案管理工作規范化
（1）構建檔案管理信息化平臺。構建檔案管理信息化平臺，是指將檔案數字化，從檔案的實體管理轉向信息管理，使檔案的管理方式從傳統的手工紙質管理向現代計算機管理轉變。首先是要將檔案材料信息化。將檔案材料信息化是指利用技術手段將紙質材料、聲音和錄像等文件，通過統一、完整的檔案數據庫以數字化形式進行有序存儲。建立檔案數據庫是一個循序漸進的過程，是信息化管理模式的核心。其次，建立檔案資源管理系統。用數字化存儲的方式將以各種載體形式存在的檔案資料存儲于網絡檔案信息平臺中，實現信息資源的全文存儲、網絡傳輸和智能檢索。各單位應充分認識構建的檔案管理信息化平臺的必要性和迫切性，制訂詳細的信息化建設方案，加大資金投入力度，建設一套技術完善、管理科學的信息管理系統。
（2）建設完善的辦公室管理機制。要改變傳統的辦公室檔案管理方式，規范辦公室檔案管理工作，首先要建設完善的管理機制，正規化的單位管理其實質就是依靠好的機制，從而將一切管理的井井有條。辦公室檔案管理也需要依靠良好的工作機制將其規范化，即制定適合自身發展的制度模式，進行辦公室檔案的標準化建設，對檔案材料實行全過程的管理和監控，包括材料的形成、收集、鑒定和歸檔等過程，逐步實現管理的標準化。將紙質文件按照重要性和保密性分開存放，建立存取級別制和登記制，其他非重要文件可以按照時間、類別、發文機關等分別存放，便于查閱和整理。還有一些其他類的參考資料，如設備說明書、員工學習資料等要與文件分別存放。并且，文件檔案的存放要符合檔案的存放管理時限，將有保存年限和永遠保存的文件資料分區保存。
只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
（3）加強人才隊伍建設。辦公室檔案管理人員大都不是檔案專業或計算機專業方面的人才，從事檔案管理工作的積極性不高，在選任辦公室檔案管理工作人員時，要堅持德才兼備的標準，尤其是在道德品質方面，要挑選愛崗敬業、遵紀守法的人員從事檔案管理工作。信息時代下，檔案管理人員要增強使命感和責任感，提高自身素質，通過多種形式的學習、培訓、交流、研究，優化工作人員的知識結構；要有扎實的信息理論知識，掌握信息管理領域的相關理論和專業技能，熟悉當代政策法規，提高計算機水平。
通過改善辦公室檔案管理人員的知識結構，提升獲取新技能的意識，能增強辦公室信息方面的安全意識和保密意識，培養管理人才，從而使辦公室管理人員的業務能力和職業素質得到全面提升。
參考文獻：
[1]蔣學才.關于做好國企思想政治工作的思考[J].管理觀察，2012（3）.
第6篇：辦公室檔案管理范文
一、辦公室文秘工作與檔案管理工作概述
（一）辦公室文秘工作
作為辦公室文秘人員，需要幫助領導處理一些日常的事物，并且還要幫助領導傳達思想。除此之外，文秘的工作職責還有起草文書、整理工作文件以及協助領導進行一些工作決策的制定等。因此，文秘工作人員是一個經常與文件接觸的工作，所以對文件的起草、整理、傳達以及處理和保管是文秘工作的主要內容，通過這樣的方式有助于文秘人員更好地為領導服務，做好協調工作。并且，作為文秘人員，要具有良好的保密意識和較高的政治覺悟。
（二）檔案管理工作
在企業檔案管理工作中，主要的工作內容就是對企業內部的相關文件資料進行收集和管理。在管理工作中，要把文件進行嚴格分類并且要妥善保管。對檔案進行妥善、良好地保管，有利于檔案信息資源被合理運用，從而使領導在作決策時能夠找到依據，從而促進企業的整體發展更加穩定、科學、高效。
二、文秘工作與檔案管理工作一體化的意義
（一）提高工作效率，加強辦公室人員的素質
辦公室文秘工作對企業內部的各項工作都具有銜接的作用，是企業內部的一項重要的工作。而文書檔案管理工作不僅僅是對文件的整理和歸檔，而是要在企業需要使用資料內容時，能夠準確地進行調閱，并提供查詢服務。因此，對文秘工作與檔案管理工作的一體化建設，需要文秘工作人員具有良好的素質以及較高的職業素養才能夠勝任。因此，要加強對工作人員專業知識以及職業素養的培訓，使其能夠在工作中更加順暢、連貫地開展一體化工作方式，使文秘工作提升質量，檔案管理工作基礎扎實。
（二）提高公文質量和檔案管理質量
在當前的社會發展中，信息技術的運用已經越來越深入，在文秘工作和檔案管理工作中，大部分企業都已經通過對信息技術的運用而提升了工作質量。通過信息技術的運用，能夠有效節約工作時間，在此基礎上還能夠提升工作效率。通過對計算機的運用，能夠使辦公工作更加自動化，從而節約人力成本，并且計算機出錯的概率相較于人力而言要少許多，因此還能夠提升工作的準確度，最終使工作質量得到提升。
三、文秘工作和檔案管理工作一體化過程中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱
在當前企業工作中，文秘人員是領導的左膀右臂。由于在工作中文秘人員需要負責的文書內容較多，因此就會造成工作繁忙，無暇顧及檔案管理的問題，對檔案管理的意識較為淡薄。在工作中，無法做到以檔案管理的標準進行文書處理，會造成許多文件的原稿保存不當或者文件編碼錯誤等問題，直接對公文的質量造成影響，還會影響后續檔案管理工作的正常開展。
（二）檔案范疇把握不準
雖然看起來檔案管理對象就是一些文書資料，但是在實際的工作中，檔案管理工作涉及的內容是多種多樣的，其中包括聲像資料以及重要機密文件等。在當前的一體化工作過程中，會存在文秘人員對一些重要的檔案與普通文書沒有進行區分和標注的情況，從而會對文件的質量造成直接的影響。這就屬于檔案范疇把握不準的問題，會造成檔案管理混亂，在后期調閱時十分困難。
（三）及時性差
在當前的文秘工作與檔案管理工作一體化進程中，還有一個重要的問題就是及時性較差。由于一些員工在從事文秘工作的同時還在進行檔案管理工作，所以在實際工作中，難以具有充足的時間和精力對檔案資料進行整理和保管，或者是由于一些原因無法及時對檔案資料進行歸檔等。
四、文秘工作與檔案管理工作一體化的有效對策
（一）提升素質，加強修養
一方面，通過加強培訓提升員工的綜合素質。秘書人員作為領導的助手，要加強自身政治素養和職業能力的提升，并且要兼顧檔案管理工作。要加強對文秘人員的培訓，使其能夠掌握多個領域的知識，提升自身的綜合素質，加強對信息化的學習，使自身能夠熟練地掌握信息化技術。另一方面，要加強道德修養與責任意識的培養。檔案管理工作的工作對象就是檔案，因此對檔案的管理要具有良好的專業性和責任心才能實現，并且檔案管理工作較為枯燥乏味，因此，需要工作人員具有良好的道德修養才能勝任。
第7篇：辦公室檔案管理范文
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。
與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.
[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.
[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版），2010（8）：130-131.
第8篇：辦公室檔案管理范文
關鍵詞：檔案；管理制度；人員素質；傳統管理；電子檔案
新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學校檔案每年遞增，檔案規模日益擴大，內容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發突出。因此，建立健全規范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質，實行檔案科學管理的同時充分利用信息化管理，對于推動學校檔案事業的科學、和諧、可持續發展尤為重要。
一、強化檔案管理制度的意義
1.1，加強制度建設，嚴格依法治檔，做好學校檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。
1.2健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，統一檔案管理標準，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實施檔案信息化、標準規范化建設的重要基礎。
1.3加強檔案管理標準化，是推行檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準的基礎，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
二、當前學校檔案管理急需完善的相關制度
檔案管理制度，是學校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實就不容易，必須認真執行才能出成果。
2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。
2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。
2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。
2.5檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。
三、檔案管理員與檔案管理的關系及素質要求
3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學校的檔案業務不斷地更新和拓展，特別是信息時代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，同時還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計算機、網絡、信息工程等方面的知識，以及計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
3.2檔案管理員素質決定檔案管理的質量。學校檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。
3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質。檔案業務人員應具備的素質是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。《檔案法》第九條明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。
3.4檔案管理人員必備的素質要求。具有較高的政治素質 ，高尚的職業道德、嚴謹的工作作風；能堅持依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設；具有大膽的創新精神；能夠嚴守強化服務意識，提高服務水平；加強業務學習，通過專業培訓、繼續教育等方式及時更新檔案管理知識，掌握過硬的業務技能，具備多元化知識和技能。
四、傳統檔案管理與電子檔案管理的差異
4.1傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時候常常找不到，傳統檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。
4.2電子檔案和傳統檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，比如360云盤，學校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學校各個部門之間、科室各個工作人員查閱使用，大大提高工作效率。
五、提高學校檔案管理的措施
5.1嚴格檔案計算機管理。計算機管理檔案可以為學校檔案發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。實施統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，能為學校各部門檔案管理實現信息化提供硬件保障，減輕管理人員的工作量，提高檔案工作效率。
第9篇：辦公室檔案管理范文
（一）工作重點在于資料的收集與保存
檔案是對歷史資料數據的真實記載，給使用者借鑒與引用歷史資料提供了便利。此外，辦公室檔案文書管理主要是采用實質或紙質等載體來記載所發生的事、物、過程，以及管理有關書報、文件資料等。其具有安全性與完整性的特點，在實際管理過程中其主要手段是將檔案一一分類歸入檔案室，而其管理的重點在于對資料的收集、保存、管理、編目編冊、借閱。
（二）檔案文書應用于文書工作，也形成于文書工作
文書管理工作內容主要在于收集、登記、運轉、承辦、催辦文件等，后期工作在于對文件進行整理、立卷以及歸檔。由此可見，檔案形成于文書工作，并以此為基礎來收集、統計、整理、鑒定、存儲、保管、檢索文件。所以可以看出檔案的工作質量在很大程度受檔案文書質量的影響。
（三）辦公室檔案文書種類多樣
辦公室檔案文書能夠將該單位的工作情況真實、全面的記載下來，包括了會計檔案、科技檔案、行政檔案以及特殊檔案等內容，因此其內容多樣，具有多樣性的特點。不僅如此，還包括了該單位和上級有關單位下發的各類“紅頭文件”以及與單位有關的電子檔案、照片、責任書、協議以及各類合同等。
二、提升辦公室檔案文書管理工作的策略
（一）建立起規范的辦公室檔案文書管理制度
對任何一項工作來說規范的制度是確保其有效開展的重要舉措，辦公室檔案文書管理工作同樣如此。目前不少企業或單位在辦公室檔案文書管理中常常將其它們分成兩塊（檔案與文書），并由兩個不同部門負責。但從實踐來看，這種辦公室檔案文書管理模式存在一個很大的弊端，那就是檔案管理部門在文件前期管理中無法參與進去，這樣一來會影響到辦公室文書地有效管理及其使用。對此在辦公室檔案文書管理規范制度建立上，首先我們需要將文件前期管理職責并到檔案部門工作中去，這樣一來有助于文件管理得以形成從出來、歸檔以及查閱使用全過程的統一化管理。其次在辦公室檔案文書管理其他制度建立上，各企業或單位務必要在充分結合自身工作內容實際、檔案文書使用情況以及管理要求等分別就收集、整理、歸檔以及查閱等多個環節制定出針對性的制度。比如在辦公室檔案文書收集制度建立上，我們除了要限定好收集時間長短外，收集標準以及根據重要性或優先度進行分析都應當在制定中予以充分明確。
（二）重視收集檔案文書工作
在辦公室檔案文書管理工作中一項最為基礎，同時也是最重要的工作就是資料的收集。只有對收集檔案文書工作予以重視并加以規范，方可以獲得良好的管理效果。具體可從如下幾方面著手：第一，對檔案文書范文進行規范，合理收集、分類與保管檔案文書。并且還需確保所收集文化檔案具有規范的格式，且字跡清晰，在整理、分類與保管檔案文書時必須要嚴格按照檔案文書類目來進行。第二，對收文、行文程序進行規范。應當要統一管理與保管辦公室檔案文書，所以要統一規范各類文化的文件選用、編號、主題詞、正文以及附件，且切實根據相關規定予以落實，為整理與使用檔案文書提供便利。第三，目錄編號。建立合理的檢索，且有效運用計算機信息技術，建立計算機檢索體。同時還應大力引進各類管理軟件，實現并完善辦公室檔案文書管理的自動化。
（三）增加辦公室檔案文書管理工作投入
?k公室檔案文書管理工作地高效開展離不了諸如專業軟件、計算機設備以及存儲場地等軟硬件設施，因而這就要求各企業或單位應當適當增加此方面的投入。首先要加強領導對于辦公室檔案文書管理的認識及重視，這樣一來才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企業或單位要根據自己辦公經費情況以及檔案文書管理工作高效開展的需要列出基于經濟能力范圍內所能采購的錄入設備、管理軟件等軟硬件設施，之后進行購買安裝調試。這樣一來通過基于辦公經費承受范圍內適當增加辦公室檔案文書管理工作投入為其高效地開展打下堅實的基礎。
（四）對檔案文書管理模式進行創新
部分檔案文書管理人員傳統觀念較強，沒有和時展相同步，其往往是被動收集檔案，在實際工作開展過程中常常都是等待、整理，有些部門不能將資料檔案準時送至相關部門，在一定程度上造成資源流失。在新時展背景下，應當要對檔案文書管理模式進行積極創新，將以往的被動方式轉變為主動，主動對檔案資料進行收集，且在領導的引導下增進和其他部門的交流與聯系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性與連續性進行了解與掌握，防止出現資源失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作是一項發展性工作，在事件不斷發展過程中其也會出現相應變化。因此，企業領導可合理增加人力與資金的投入，建立起去企業需求相符的管理系統，以切實防止由于人為因素而引起的疏漏，進而保證能夠充分發揮出檔案資源的價值，為服務中心各項業務的有序開展奠定堅實的基礎。
