醫(yī)保業(yè)務檔案管理工作的問題及對策
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關鍵詞：醫(yī)保檔案管理；存在問題分析；完善措施
醫(yī)療保險是一項事關國計民生的大事，醫(yī)療保險工作業(yè)務量大，工作繁復，隨著社會的不斷進步，醫(yī)保業(yè)務檔案的擁有量日益增多，相應報銷人員的數(shù)量也迅猛增長，這要求工作人員的工作方法要進一步創(chuàng)新，對醫(yī)保業(yè)務檔案的管理工作也提出了更高要求。醫(yī)保檔案內(nèi)容眾多，它不僅包括日常工作中上傳、下發(fā)各類文件資料，還包括轄區(qū)內(nèi)各醫(yī)療機構、定點藥店的各種信息，以及社會各類參保人員的各種相關信息內(nèi)容。醫(yī)保檔案不僅涉及面廣，信息量大，而且關系參保人員的切身利益，對檔案的真實性、準確性要求也很高，因此醫(yī)保檔案管理工作不僅責任重大，而且非常重要；管理任務繁重，難度也較大。為此，筆者就如何加強和改善基層醫(yī)保業(yè)務檔案工作提出對策和建議，以求對基層醫(yī)保業(yè)務檔案工作有所促進。
1基層醫(yī)保部門檔案
基層醫(yī)保部門檔案由兩部分組成，一部分是行政文書檔案，另一部分是醫(yī)保業(yè)務檔案。所謂醫(yī)保業(yè)務檔案是指醫(yī)療、工傷、生育保險經(jīng)辦管理機構在辦理醫(yī)療、工傷、生育保險過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子檔案、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。醫(yī)保業(yè)務檔案是專業(yè)性很強的檔案，和其他文書檔案相比有許多不同的特點。1.1醫(yī)保業(yè)務檔案專業(yè)性強，利用頻繁。特別是它關系到千家萬戶、與參保人員的切身利益息息相關，是一項“民生工程”。1.2保管期限長，數(shù)量多。隨著參保人數(shù)的逐年遞增，醫(yī)保業(yè)務檔案的數(shù)量不斷增多，一直居全國各系統(tǒng)之首，并且根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定（吉人社聯(lián)字［2012］23號），醫(yī)保業(yè)務檔案大多保管期限為定期（100年、50年、30年、10年），也有一少部分為永久檔案。1.3紙質檔案與電子檔案并存。隨著電腦的普及及應用，各地基層醫(yī)保部門不同程度地將參保信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面。
2存在的問題及原因
2.1檔案數(shù)量過大。以我市醫(yī)保局（基層醫(yī)保部門）為例，2010年以來形成醫(yī)保業(yè)務檔案均達3500件以上（經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)數(shù)量將更大），參保數(shù)量的不斷增加，直接導致醫(yī)保業(yè)務檔案數(shù)量的急速增長。2.2人員配備不足且頻繁更換。目前，基層醫(yī)保部門一般都配備專職或兼職檔案員1～2人，有的基層醫(yī)保部門則采取辦公室財會人員兼會計檔案管理員，文書兼行政檔案和醫(yī)保業(yè)務檔案的管理員方式進行管理，或年末突擊整理醫(yī)保業(yè)務檔案，人員極不穩(wěn)定。這就極大地限制了醫(yī)保檔案的服務水平。2.3對電子檔案管理不夠重視。隨著各級醫(yī)保部門對辦公設備的不斷投入，檔案室也基本配備了電腦，但受經(jīng)費、人員素質的限制，對庫存紙質檔案數(shù)字化處理工作剛剛開始，基本沒有形成完整的、規(guī)范的電子檔案。即使有的單位把相關的內(nèi)容錄入電腦，作為醫(yī)保業(yè)務檔案管理的一種形式，既不備份，也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障，網(wǎng)絡出現(xiàn)問題，檔案很容易損毀、丟失。2.4醫(yī)保管理機制不健全。隨著社會的進步發(fā)展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴大，但目前看來，醫(yī)保管理模式仍不健全，制約了醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化進程。大量醫(yī)保檔案管理材料分散管理，缺乏相關規(guī)章制度的制約，沒有嚴格的考核，管理體制不夠健全，或有相關管理體制，但是缺乏監(jiān)管運營機制、執(zhí)行不力、形同虛設等大大浪費了檔案管理的人力和物力，嚴重影響醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化建設。同時缺乏相關檔案管理技術，網(wǎng)絡技術的發(fā)展已覆蓋各行業(yè)，而檔案管理技術沒有跟上時展的步伐。2.5檔案價值沒有得到充分發(fā)揮。醫(yī)保檔案信息量大，工作環(huán)節(jié)煩瑣，本身管理難度就比較大，有的經(jīng)辦機構對醫(yī)保檔案管理這一基礎性的工作缺乏足夠的重視，致使管理投入不足、經(jīng)費短缺、人員緊張、軟硬件配置不達標，檔案亂存亂放、丟失損壞的情況時有發(fā)生，對醫(yī)保檔案管理工作缺乏足夠的重視，許多基層醫(yī)保部門對檔案實行“靜態(tài)”管理，入檔時原封不動，歸檔后束之高閣。由于人手不足等多種原因，利用渠道十分單一。一般只開展查（借）閱檔案一項任務，而整理、統(tǒng)計、開展編研等工作幾乎為空白。
3解決問題的對策
3.1全面普查檔案。“去糟取精”。一是要根據(jù)《吉林省醫(yī)療工傷生育保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》的通知精神，同時要結合基層醫(yī)保部門的實際情況和參保流程管理的需要，制定新的檔案管理辦法。二是要對庫存檔案進行全面清理，建立起醫(yī)保業(yè)務檔案價值評估機構，制定檔案鑒定、銷毀方案，同時建立銷毀清冊，把銷毀的檔案登記造冊，上交相關部門備案。3.2提高檔案管理人員素質。一是要保持檔案人員的相對穩(wěn)定，要不斷提高他們的福利待遇，提高職業(yè)吸引力，使檔案工作人員安心工作。二是要對專職檔案人員進行定期業(yè)務培訓，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能。醫(yī)保檔案工作是一項業(yè)務性、政策性很強的工作，管理人員必須掌握必要的法律法規(guī)和醫(yī)保業(yè)務知識，具備一定的計算機操作能力。因此，醫(yī)療保險經(jīng)辦機構應與檔案行政管理部門加強合作與聯(lián)系，努力提高他們的實際工作能力和各項業(yè)務技能。三是要加強對各科室業(yè)務人員的業(yè)務指導。四是建立長效機制，增強服務意識，改善服務環(huán)境，提高服務質量。3.3加快紙質檔案數(shù)字化進程。要提高對原始紙質檔案的錄入速度，一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和重要的紙質檔案和照片、音像檔案的數(shù)字化：逐步實現(xiàn)軟件管理。二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理，實現(xiàn)檔案管理設施的升級。對檔案庫房及檔案管理設施進行定期檢修和更新?lián)Q代，科學地管理好新型檔案材料。三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理。一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關部門異地保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設施和環(huán)境，溫度應保持在17～20℃之間，相對濕度保持在35%—40%之間，還要有防磁設施，等等。3.4加強檔案管理意識，健全檔案管理制度。首先要爭取領導的重視，增強領導的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創(chuàng)造更有利的條件，爭取將檔案管理納入醫(yī)保管理重要議程中。加強檔案管理隊伍建設，與醫(yī)保業(yè)務建設齊抓并管，同步發(fā)展，促使醫(yī)保檔案工作人員認識到檔案管理的重要性。對檔案管理工作要有責任感，開拓思想，更新觀念，醫(yī)保服務單位要根據(jù)《檔案法》等有關法律法規(guī)，結合本單位檔案管理要求，制定本單位檔案管理制度，進一步完善檔案管理制度，同時加強檔案管理監(jiān)管責任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環(huán)節(jié)有章可循、有法可依、落到實處。3.5充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的利用價值。3.5.1隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案共享，才能體現(xiàn)檔案價值的最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質，增強其專業(yè)能力，才能適應現(xiàn)代檔案的發(fā)展；只有不斷提高檔案的科技水平，才能跟上時展步伐。實踐證明，檔案的作用越大，價值越高，檔案的價值愈加珍貴，發(fā)揮的作用愈加顯著。要用科學的管理方法和管理工具，豐富醫(yī)保檔案管理的內(nèi)涵，強化監(jiān)管力度，加大人力和物力的投入，構建全民醫(yī)保檔案管理體系，充分發(fā)揮其價值功能，各地醫(yī)保經(jīng)辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業(yè)務人員，要按照“收集—整理—歸檔”程序，保證醫(yī)保文檔資料的完整性。3.5.2要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫(yī)保經(jīng)辦機構的各級負責人和業(yè)務人員均需加強管理意識，同時，組織專門人員搞好檔案的整理、統(tǒng)計、編研等工作，使這些工作和檔案的利用齊頭并進、全面發(fā)展，彌補以往檔案工作方面的單一性，使醫(yī)保檔案工作健康發(fā)展。只有這樣才能從根本上解決問題。
參考文獻：
［1］張桂云，試論計算機技術在醫(yī)保檔案管理中的應用［J］.辦公室業(yè)務，2013（7）：222.
［2］王季，對做好醫(yī)保檔案工作的幾點認識［J］.黑龍江檔案，2011（02）.
作者：韓國發(fā) 單位:公主嶺市檔案局