外警培訓(xùn)檔案管理工作的思考

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[摘要]加強(qiáng)外警培訓(xùn)檔案管理工作，有利于規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校知名度和加強(qiáng)國(guó)際合作。應(yīng)遵循及時(shí)歸檔、公開(kāi)與保密以及學(xué)員參與等原則，明確外警培訓(xùn)檔案管理的基本方法，加強(qiáng)外警培訓(xùn)檔案管理制度建設(shè),提高外警培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)，確保外警培訓(xùn)檔案的全面真實(shí)，構(gòu)建外警培訓(xùn)檔案信息資源“四化”體系，更好地發(fā)揮外警培訓(xùn)檔案的重要作用。

[關(guān)鍵詞]外警培訓(xùn)；檔案管理；公安院校

一、做好外警培訓(xùn)檔案工作的意義

外警培訓(xùn)檔案管理工作是外警培訓(xùn)工作的重要組成部分。遵循檔案管理規(guī)律，結(jié)合外警培訓(xùn)工作特點(diǎn)，科學(xué)地管理外警培訓(xùn)檔案，對(duì)規(guī)范教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、提升學(xué)校知名度、加強(qiáng)國(guó)際合作都有著深遠(yuǎn)的影響。

（一）有助于規(guī)范教學(xué)管理

外警培訓(xùn)學(xué)員的學(xué)籍檔案是外警培訓(xùn)檔案的重要子集。學(xué)籍檔案包括學(xué)員信息、考勤情況、考核成績(jī)、心得體會(huì)等內(nèi)容。做好外警培訓(xùn)檔案管理，其中一項(xiàng)重要工作，就是要把學(xué)員的培訓(xùn)表現(xiàn)全部記錄在案，作為了解學(xué)員情況，約束學(xué)員行為，制定培訓(xùn)計(jì)劃，優(yōu)化培訓(xùn)過(guò)程，做好培訓(xùn)總結(jié)的重要原始依據(jù)。這對(duì)規(guī)范教學(xué)管理可以起到一定的輔助作用[2]。

（二）有助于編寫(xiě)培訓(xùn)教材

檔案在每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中都可發(fā)揮重要的憑證和參考作用，成為業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息支持和保障。我國(guó)外警培訓(xùn)工作啟動(dòng)時(shí)間短，各公安院校在外警培訓(xùn)的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式上還處于探索階段，經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，教學(xué)方法還不夠成熟，特別是針對(duì)不同國(guó)家進(jìn)行的外警培訓(xùn)還缺乏有針對(duì)性的教材。公安院?？梢酝ㄟ^(guò)建立外警培訓(xùn)檔案，從國(guó)別、警種、培訓(xùn)效果、滿意度、建議等方面進(jìn)行綜合分析，查找培訓(xùn)課程內(nèi)容的不足，不斷地修正已有的專(zhuān)業(yè)教材，豐富和完善課程內(nèi)容，進(jìn)而不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）有助于提升學(xué)校知名度

通過(guò)總結(jié)、開(kāi)發(fā)外警培訓(xùn)檔案，采取多種編研開(kāi)發(fā)形式，最大限度地發(fā)揮外警培訓(xùn)檔案的宣傳作用?？梢詫⒕庉嬐饩嘤?xùn)內(nèi)容宣傳小冊(cè)子、重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、優(yōu)秀學(xué)員風(fēng)采、歷屆培訓(xùn)縮影等專(zhuān)題編研成果作為培訓(xùn)教材發(fā)放給新學(xué)員；或者開(kāi)設(shè)本校外警培訓(xùn)歷程專(zhuān)題展覽，組織學(xué)員參觀學(xué)習(xí)；制作培訓(xùn)成果MV、媒體報(bào)道匯集等，給學(xué)員放映，讓學(xué)員對(duì)外警培訓(xùn)有更深入的了解。此外，有選擇性地利用培訓(xùn)檔案，提供給媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道，提升公安院校的知名度，最大限度地發(fā)揮檔案的宣傳作用。

（四）有助于加強(qiáng)國(guó)際合作

外警培訓(xùn)是整合教育資源，擴(kuò)大國(guó)內(nèi)外警務(wù)教育資源共享的重要手段[3]。培訓(xùn)期間，國(guó)內(nèi)外學(xué)員交流警務(wù)經(jīng)驗(yàn)、技能、案例，所形成的教學(xué)檔案有利于提升全球警務(wù)服務(wù)水平。培訓(xùn)教育結(jié)束后，學(xué)校要形成學(xué)員通信錄及信息跟蹤檔案，加強(qiáng)高校學(xué)員之間的情感交流，維系學(xué)員與高校之間的感情紐帶，有益于雙方的邊境警務(wù)合作，共同維護(hù)兩國(guó)邊境安全[4]。同時(shí)，從歸國(guó)學(xué)員中跟蹤調(diào)查，了解掌握學(xué)習(xí)到的培訓(xùn)知識(shí)在實(shí)際工作中的運(yùn)用效果、對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的建議等，作為修正培訓(xùn)課程內(nèi)容、確保課程教育更加符合實(shí)際工作和提升培訓(xùn)教育國(guó)際化水平的重要參考。

二、外警培訓(xùn)檔案管理應(yīng)遵循的基本原則

要確保外警培訓(xùn)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、有利用價(jià)值，應(yīng)該遵循以下原則。

（一）及時(shí)歸檔原則

外警培訓(xùn)不同于一般學(xué)歷教育，其中一個(gè)方面是學(xué)習(xí)時(shí)間上的不同。一般而言，外警培訓(xùn)大都以短期培訓(xùn)為主，時(shí)間從幾天到幾個(gè)月不等，而且每次外警培訓(xùn)均有培訓(xùn)主題，例如，廣西警察學(xué)院開(kāi)辦的越南高級(jí)執(zhí)法官員研修班、越南出入境官員管理培訓(xùn)班、加納高級(jí)警官研修班等。因此，可以把外警培訓(xùn)檔案視為專(zhuān)門(mén)檔案，如科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案等。這就決定了外警培訓(xùn)檔案歸檔時(shí)間不必嚴(yán)格遵循一年一歸檔、在次年6月底向?qū)W校檔案部門(mén)移交的規(guī)定，而應(yīng)該在每期外警培訓(xùn)結(jié)束后，盡快及時(shí)整理歸檔。

（二）公開(kāi)與保密原則

某種程度上，外警培訓(xùn)檔案不僅僅是對(duì)外警學(xué)員教學(xué)、管理等多個(gè)方面的記錄，其內(nèi)容還可能涉及警務(wù)秘密、個(gè)人隱私等。所以，在外警培訓(xùn)檔案信息化和公開(kāi)利用時(shí)，必須注意相關(guān)內(nèi)容的保密，只能公開(kāi)法律或相關(guān)規(guī)定允許范圍內(nèi)的內(nèi)容，對(duì)法律和相關(guān)規(guī)定不允許公開(kāi)的內(nèi)容，必須做到嚴(yán)格保密。查閱外警培訓(xùn)檔案要經(jīng)有關(guān)部門(mén)審批、同意，或授予一定的查閱權(quán)限，在利用過(guò)程中還要注意對(duì)未經(jīng)許可單位和人員的保密。

（三）學(xué)員參與原則

外警學(xué)員是外警培訓(xùn)的對(duì)象，也是外警培訓(xùn)檔案的主要來(lái)源。他們?cè)谡麄€(gè)外警培訓(xùn)過(guò)程中形成的培訓(xùn)筆記、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)總結(jié)，對(duì)公安院校教學(xué)和管理提出的意見(jiàn)、建議等，對(duì)提高公安院校外警培訓(xùn)水平有重要作用。因此，要充分發(fā)揮外警培訓(xùn)學(xué)員參與建立培訓(xùn)檔案的積極性，鼓勵(lì)他們從外警培訓(xùn)檔案建立之初和在整個(gè)建檔過(guò)程中，積極參與立檔工作，使外警培訓(xùn)檔案內(nèi)容更加豐富和有價(jià)值。

三、外警培訓(xùn)檔案管理的基本方法

（一）外警培訓(xùn)檔案的建立

開(kāi)展外警培訓(xùn)的公安院校應(yīng)建立健全外警培訓(xùn)學(xué)員檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和外警培訓(xùn)教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。外警培訓(xùn)檔案的建立必須要明確幾個(gè)方面的內(nèi)容。一是明確建立的時(shí)間。外警培訓(xùn)檔案的建立是從每一期外警培訓(xùn)列入計(jì)劃并獲得批準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，也就是要加強(qiáng)整個(gè)外警培訓(xùn)過(guò)程中對(duì)文件的前端控制及全程管理。二是明確外警培訓(xùn)檔案管理的硬件要求。要按照“三鐵九防”的原則，配齊配全外警培訓(xùn)檔案的設(shè)施設(shè)備，確保外警培訓(xùn)檔案的實(shí)體和信息安全。三是明確外警培訓(xùn)檔案建立的相關(guān)制度。包括立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。此外，還包括檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案查借閱制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度等，確保外警培訓(xùn)檔案工作有章可循、規(guī)范管理。

（二）外警培訓(xùn)檔案的收集整理歸檔

外警學(xué)員所在培訓(xùn)部門(mén)的工作負(fù)責(zé)人擔(dān)任第一責(zé)任人，由該學(xué)員的帶班隊(duì)長(zhǎng)擔(dān)任檔案收集的直接責(zé)任人。在培訓(xùn)期結(jié)束時(shí)，帶班隊(duì)長(zhǎng)把學(xué)校各部門(mén)對(duì)本次外警培訓(xùn)的教學(xué)、管理、評(píng)價(jià)意見(jiàn)等材料，以及該期外警培訓(xùn)的各種審批、匯報(bào)、總結(jié)等材料進(jìn)行綜合整理，并在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中如實(shí)記錄，必要時(shí)還可添加備注說(shuō)明，之后由培訓(xùn)部門(mén)的工作負(fù)責(zé)人移交給學(xué)院檔案管理部門(mén)。

（三）外警培訓(xùn)學(xué)員檔案的移交

外警培訓(xùn)檔案中的學(xué)員個(gè)人檔案，是在外警培訓(xùn)學(xué)員自入學(xué)時(shí)建立起來(lái)的，在今后兩國(guó)的公安業(yè)務(wù)中可以發(fā)揮特殊的作用。在保密前提下，根據(jù)需要，外警培訓(xùn)學(xué)員畢業(yè)時(shí)，個(gè)人培訓(xùn)檔案也可移交給其國(guó)家警察機(jī)關(guān)或相關(guān)部門(mén)。

四、做好外警培訓(xùn)檔案工作應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）加強(qiáng)外警培訓(xùn)檔案管理制度建設(shè)

建立健全檔案管理制度建設(shè)，使外警培訓(xùn)檔案工作有章可循，是做好外警培訓(xùn)檔案管理工作的前提。外警培訓(xùn)檔案工作作為開(kāi)展外警培訓(xùn)公安院校檔案工作的組成部分，同其他檔案工作一樣，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究等八個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在建立外警培訓(xùn)檔案規(guī)章制度的過(guò)程中，應(yīng)從這八個(gè)環(huán)節(jié)入手，建立一系列的檔案管理規(guī)章制度，并切實(shí)落實(shí)到工作的方方面面，確保外警培訓(xùn)檔案管理的制度化，從而保證其管理的規(guī)范化。

（二）提高外警培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)人員素質(zhì)

提高外警培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)，是做好外警培訓(xùn)檔案工作的保障。外警培訓(xùn)檔案材料的形成部門(mén)主要集中在學(xué)校的培訓(xùn)部門(mén)，因此，外警培訓(xùn)部門(mén)的檔案管理業(yè)務(wù)人員是做好外警培訓(xùn)檔案工作的基礎(chǔ)和保證，他們的素質(zhì)高低直接關(guān)系到該項(xiàng)工作的完成情況。必須對(duì)所有涉及外警培訓(xùn)檔案材料的經(jīng)辦人員進(jìn)行相關(guān)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會(huì)好檔案管理工作中的有關(guān)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)操作流程。強(qiáng)調(diào)建立外警培訓(xùn)檔案的意義及重要作用，從思想上予以重視，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保障外警培訓(xùn)檔案工作的順利進(jìn)行。

（三）確保外警培訓(xùn)檔案的全面真實(shí)

確保外警培訓(xùn)檔案的全面真實(shí)是做好外警培訓(xùn)檔案工作的靈魂。外警培訓(xùn)檔案的內(nèi)容，一方面是公安院校開(kāi)展外警培訓(xùn)工作的真實(shí)反映；另一方面，通過(guò)對(duì)檔案的共享和利用，可以提高公安院校外警培訓(xùn)的管理能力和教學(xué)水平。這就要求外警培訓(xùn)檔案既要全面具體又要真實(shí)可靠。全面真實(shí)，具體指外警培訓(xùn)檔案反映的內(nèi)容要全，要嚴(yán)格按照所制定的歸檔范圍進(jìn)行收集。歸檔材料應(yīng)客觀反映學(xué)校開(kāi)展外警培訓(xùn)的真實(shí)情況，決不允許弄虛作假。檔案中既包括學(xué)校在外警培訓(xùn)教學(xué)和管理過(guò)程中好的一面，也要包括不足和存在問(wèn)題、甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤的一面。

（四）科學(xué)利用是外警培訓(xùn)檔案管理的落腳點(diǎn)

科學(xué)利用外警培訓(xùn)檔案，是做好外警培訓(xùn)檔案工作的落腳點(diǎn)?？茖W(xué)利用檔案是檔案管理的最終目的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，有效利用“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，建立外警培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)，在不泄密的前提下，使校內(nèi)校外有對(duì)外警培訓(xùn)檔案需求的人員能夠快速便捷地獲得所需要的檔案信息，全面、真實(shí)地了解學(xué)校開(kāi)展外警培訓(xùn)的情況，從而提高檔案利用速度和效率。

五、外警培訓(xùn)檔案信息資源體系“四化”的構(gòu)建

外警培訓(xùn)檔案信息資源體系包括外警培訓(xùn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和專(zhuān)業(yè)化。

（一）外警培訓(xùn)檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化，一類(lèi)是把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描，錄入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)作為存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)檔案信息；另一類(lèi)是在檔案建立時(shí)，制作電子文件，將文字、圖表、聲像錄入計(jì)算機(jī)。檔案數(shù)字化具有減輕檔案庫(kù)房壓力、檢索便捷、維護(hù)方便等優(yōu)勢(shì)，是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。每期外警培訓(xùn)，其檔案在建立之初就應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化工作，選擇合適的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。需要注意的是，要避免涉密內(nèi)容在信息化過(guò)程中的泄密問(wèn)題。

（二）外警培訓(xùn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化

檔案網(wǎng)絡(luò)化的目的是為了實(shí)現(xiàn)更大范圍的資源共享，提高對(duì)外警培訓(xùn)的教學(xué)水平和管理水平。公安院校外警培訓(xùn)檔案建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化，目的是建立一個(gè)相對(duì)開(kāi)放的信息共享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)外警培訓(xùn)檔案在特定范圍內(nèi)的動(dòng)態(tài)性、即時(shí)性、開(kāi)放性。一種是校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化：外警培訓(xùn)檔案管理子系統(tǒng)接入到校內(nèi)檔案管理大系統(tǒng)，形成校內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)。另一種是公安院校之間的網(wǎng)絡(luò)化：為了使公安院校能夠快捷簡(jiǎn)便地了解到兄弟院校開(kāi)展外警培訓(xùn)的情況和經(jīng)驗(yàn)，可以嘗試建立一定范圍聯(lián)網(wǎng)的外警培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)，但必須對(duì)其中需要保密的內(nèi)容設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，或分級(jí)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。

（三）外警培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

外警培訓(xùn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指檔案管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的目的是為了在信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，在不同公安院校之間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。首先，是外警培訓(xùn)檔案信息內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，即要求培訓(xùn)部門(mén)收集歸檔的外警教學(xué)信息、外警學(xué)員管理信息的內(nèi)容、格式基本一致。其次，是檔案的分類(lèi)、保管方法等檔案整理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即規(guī)范檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等環(huán)節(jié)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。最后，檔案信息傳輸方式的標(biāo)準(zhǔn)化，即公安院校之間可以嘗試使用共同的信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化處理，實(shí)現(xiàn)院校之間檔案信息的共享。

（四）外警培訓(xùn)檔案的專(zhuān)業(yè)化

這主要是指外警培訓(xùn)檔案工作人才隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化。外警培訓(xùn)檔案管理工作人員的主要職責(zé)：一是制定外警培訓(xùn)檔案管理制度；二是做好每期外警培訓(xùn)檔案管理工作的統(tǒng)籌和規(guī)劃；三是組織協(xié)調(diào)參與外警培訓(xùn)工作的部門(mén)，及時(shí)溝通聯(lián)絡(luò)，做好紐帶工作，保證材料的全面、客觀；四是收集整理每期外警培訓(xùn)檔案，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化；五是對(duì)接學(xué)校檔案部門(mén)，將整理好的外警培訓(xùn)檔案移交。由此可見(jiàn)，外警培訓(xùn)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性較高的工作，從業(yè)人員需要經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)才能更好地完成這一工作。綜上所述，應(yīng)通過(guò)科學(xué)管理、全面開(kāi)發(fā)和充分利用外警培訓(xùn)檔案，有效約束學(xué)員行為、提高培訓(xùn)質(zhì)量、提升管理水平。這可以進(jìn)一步擴(kuò)大我國(guó)公安院校外警培訓(xùn)的知名度和影響力，增進(jìn)我國(guó)與相關(guān)國(guó)家的友誼，服務(wù)國(guó)家戰(zhàn)略。

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作者：陳鵬 單位：廣西警察學(xué)院