科技檔案管理工作在實踐的問題

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摘要:科技檔案管理工作在實踐中遇到了很多問題，如歸檔記錄不詳細，檔案管理系統不成熟;檔案管理成本較高，工作環境較差;歸檔方式雜亂，管控處罰機制不完善;無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后。針對這些問題提出了提高科技檔案管理效率的有效方法，如建立完善的檔案管理體系，接受先進的管理理念;完善歸檔信息，做好流程記錄;引進人工智能化輔助技術，減輕人力勞動負擔;加強對檔案人才的培養力度，重視學科發展趨勢，以期提高科技檔案管理的智能化水平。

關鍵詞:科技檔案;管理工作;實踐;問題

1科技檔案管理工作在實踐中遇到的問題

1．1歸檔記錄不詳細，檔案管理系統不成熟

雖然歸檔方和相關負責人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進行詳細記錄，相關問題的解決進度也無法詳細記載。當新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續工作的人員在處理相關問題時產生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細致龐雜的工作內容，需要檔案管理者花費大量精力對相關資料的信息進行處理。隨著時間的不斷累計，檔案數量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當前的檔案管理系統在功能設計方面還不夠全面，設計理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費時費力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據實際情況，不斷對檔案管理系統進行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

1．2檔案管理成本較高，工作環境較差

檔案的歸檔、調取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術無法降低管理成本。實體檔案數量多、體積大、質量重，在整理、搬運和入庫的過程中會耗費大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環保。

1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機制不完善

在歸檔工作強制力度不夠的情況下，經常出現歸檔不完整和順序雜亂等現象，會在歸檔時耗費大量時間對資料進行整理和修改，要反復核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進行歸檔，檔案遺失和內容混淆等問題就會頻繁出現。對于違反信息資料歸檔規定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。

1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后

在檔案管理工作中，沒有將先進的科學工具與理念應用到人才培養過程當中，管理方式較為落后。如果電子信息和實體檔案中出現錯誤，無法及時對其進行校正。發生錯誤是在所難免的，要用嚴謹的態度和先進的技術手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經驗來進行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發展毫無幫助。

2提高科技檔案管理效率的有效方法

2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進的管理理念

檔案管理部門要建立先進的檔案管理體系，制定完善的規章制度和詳細明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領導層要全面了解對檔案管理工作的實際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進的管理技術和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認識科技檔案管理工作的價值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導和系統化的動態建設規劃，要從強化歸檔制度入手，對違反規定的部門和相關負責人進行嚴厲處罰，責任要落實到個人，提高檔案管理人員的重視程度。

2．2完善歸檔信息，做好流程記錄

要保證歸檔信息、數據分類和流程記錄的完整性，明確各環節和相關部門的負責人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質量。

2．3引進人工智能化輔助技術，減輕人力勞動負擔

第一，結合檔案管理工作的實際發展需求，積極吸納前沿領域的新技術，構建全新的檔案管理理念，開拓創新思維，可以引進人工智能化輔助技術，建立數據信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機制的同時，減輕人力勞動負擔，節約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實名制登錄，利用互聯網技術進行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環節進行詳細記錄，并自動提示相關管理人員，使工作內容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負擔和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學化、便利化。第四，歸檔地點將不再受辦公地點的限制，通過互聯網登錄平臺即可上傳資料進行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。

2．4加強對檔案人才的培養力度，重視學科發展趨勢

在檔案管理工作中不斷總結經驗和教訓，將理論與實踐相結合，關注檔案管理專業的發展趨勢，及時更新學科內容，調整學科架構，建立更科學的教育體系，提升檔案管理人才的業務能力和創新意識。

3結語

目前，科技檔案的應用在各企事業單位的檔案管理部門已經十分普便，為檔案信息的系統化、科學化運行提供了巨大幫助，是當下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質量的重要前提，對今后檔案學的發展具有重要意義。

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作者：楊可欣 單位：黑龍江省林業設計研究院