煤炭企業數字化檔案管理工作實踐

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現代信息化的飛速發展，使我們的生活、工作都向著數字化、智能化的方向發展，各種行業的檔案管理工作都開始逐漸發生了改變，由以往的人工管理的方式逐漸變成數字化的管理模式，我國的煤炭企業也運用數字化的管理模式進行檔案管理工作，使檔案管理工作變得更加方便、快捷、省事省力。但是，煤炭企業在檔案管理工作中使用數字化的管理模式，也存在著諸多弊端，檔案管理的安全性便是其中最大的問題，為了使煤炭企業的數字化檔案管理工作進行地更加順利，我們必須制定出合理有效地措施來提高煤炭企業數字化檔案管理工作的安全。

一、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的優勢

煤炭企業實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。

1.這是現代煤炭企業檔案管理工作數字化、自動化的要求

在現代的煤炭企業中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業的檔案管理工作的目標。

2.有利于提高煤炭企業的經濟效益

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發展變化，煤炭企業也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業的經濟效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業的辦公效率

煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業的辦公效益。因為煤炭企業的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。

4.有利于延展開發檔案中的內容信息

在煤炭企業傳統的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。

二、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的劣勢

我國煤炭企業實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題

隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。

3.煤炭企業各個部門的辦公自動化與檔案管理系統的兼容性差

當前，我國的煤炭企業各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業的管理水平難以提高。

4.數字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用。現階段，煤炭企業還沒有改變傳統落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發揮出真正的作用。

三、現階段煤炭企業數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題

1.煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足

煤炭企業要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業發展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發展年代較久的煤炭企業，這些企業中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業使用的計算機并沒有隨著時代的發展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業數字化檔案管理模式的前提準備。

2.煤炭企業對數字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發展，各個領域的企業開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業也不例外。但是，煤炭企業對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業主要目的，煤炭企業主要注重的還是企業的經濟效益，因此會出現煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。

3.煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業考核。正是因為煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規定，使煤炭企業的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。

4.檔案管理人員的技術素養不高

因為煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業帶去不小的危害，甚至會損失到企業的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業實行數字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業數字化檔案管理工作的對策

1.煤炭企業加大對數字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。

2.規范對數字化檔案管理工作的標準

煤炭企業為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業數字化的檔案管理的不斷完善和發展，制定出對數字化檔案管理工作的規范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規范的操作過程以及操作標準，規定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業順利實行數字化檔案管理的目標。

3.煤炭企業要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平

完善煤炭企業的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環節中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。

4.要加強數字化檔案的安全建設

煤炭企業要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。

5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓

煤炭企業在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，使煤炭企業實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業應招入維護企業檔案網絡安全的高素質的專業人才，保證煤炭企業數字化檔案網絡管理工作的安全性。

五、結束語

現階段，我國的煤炭企業實行數字化的檔案管理是隨著現代信息化的發展而不斷改善的，其中實行數字化的檔案管理模式有優勢也有劣勢，但總而言之是優大于劣。煤炭企業應盡快看到自己在數字化檔案管理的方面的不足之處，改變以往錯誤的觀念，錯誤的做法，真正認識到并且重視起數字化檔案管理的重要性，制定出合理有效地解決方案，最終使煤炭企業的數字化檔案管理更加安全，并且使數字化檔案管理的利用率得以提高，進一步促進煤炭企業數字化檔案管理工作的順利實施。

作者：王皙婷 單位：中國神華新街能源有限責任公司