醫院人事檔案管理問題及對策思考
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摘要：人事檔案管理工作是醫院管理體系的一大關鍵組成部分，醫院領導必須提高對此項工作的重視度，增強檔案管理意識，構建完善的檔案管理制度，強化業務建設，不斷提升檔案工作人員的綜合素質，促進檔案資料的合理開發與利用，這樣才能使檔案工作在醫院的發展中發揮出應有的作用。本文筆者就針對醫院人事檔案管理工作存在的問題及對策進行了分析和研究。
關鍵詞：醫院；人事檔案管理；問題；對策
醫院員工工資評定、職稱晉升、干部選拔等工作的開展都離不開人事檔案，由此可見，人事檔案管理工作的切實有效開展對醫院的長遠發展來說有著至關重要的意義。但是，從當前的現狀來看，我國不少醫院在人事檔案管理方面都還存在一些問題，如管理人員綜合素質不高、管理觀念落后等，要使人事檔案管理工作質量得到進一步提升，就必須在今后的實踐中加強對上述問題的解決。
一、人事檔案管理的概述
人事檔案是企事業單位、黨政機關在管理員工的過程中所形成的的以個人為單位的一種特殊檔案，是全面了解和考察一個人的重要依據，也是黨的組織工作、人事工作等順利開展的必要參考依據。人事檔案的真實性與可靠性是由該組織的領導以及人事管理部門所負責的。人事檔案管理工作是合理配置和使用人才，促進人才有序流動，確保人才隊伍綜合素質的一項重要工作。伴隨我國社會發展逐漸進入信息化時代，作為人員信息重要載體的人事檔案在價值空間上也得到了進一步擴展，組織人才培養、市場人力資源的優化配置以及日趨社會化的社會保障工作都需要完整可靠的人事檔案信息作為基本參考。但是，由于人事檔案本身并不能帶來直接的經濟效益，所以，當前很多醫院領導對人事檔案管理工作的重視度并不高，在管理理念、管理模式與管理方法等方面都還存在諸多缺陷和不足。
二、醫院人事檔案管理工作存在的主要問題
1.領導對人事檔案管理工作缺乏重視當前，我國很多醫院的領導都把人事檔案管理看作是保管資料的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠充分，在他們看來，人事檔案管理只是醫院的一項附屬性工作，而非主要工作。人事檔案管理工作只要做到不泄露資料、不丟失資料，也能應付外部相關檢查就行了，正是由于存在這種錯誤的思想意識，導致人事檔案管理工作在很多醫院都不受重視，具體到實際工作中，就會出現檔案工作安排不合理以及檔案管理缺乏足夠的經費與人員保障等問題。
2.檔案管理制度不完善現階段，許多醫院的檔案形成部門并未建立完善的檔案材料送交制度，這就導致很多材料的送交范圍不清晰，檔案收集工作也不具備針對性。同時，由于制度內容的覆蓋面較為狹窄，沒有將歸檔手續、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔范圍等完全包含進去，很多檔案資料的管理都還停留在傳統紙質文件管理的階段。另外，有些醫院在檔案管理制度上往往偏重于對管理人員提出要求，而不注重對人事檔案部門工作人員的要求，這一問題的存在也在很大程度上阻礙了醫院人事檔案管理工作的現代化、高效化發展。
3.檔案管理人員綜合素質有待提升從目前的現狀來看，國內很多醫院在人事檔案管理工作上都缺乏高素質的人才作為保障。具體表現為以下兩個方面：第一，檔案管理人員的檔案意識較為薄弱。絕大部分從事醫院人事檔案管理工作的人員都不具備全面的專業知識，對檔案工作缺乏基本的了解，認為檔案就等同于過時的資料，與當前工作的關系并不大，甚至認為根本沒必要開展此項工作，正是由于在思想觀念上就不重視檔案管理工作，導致其在實際開展自身工作的時候也不具備責任感和使命感，長此以往，必定會導致檔案工作效率與質量低下，甚至出現檔案資料大量流失、內容失真等嚴重問題。第二，檔案管理人員的業務素質與能力存在不足。當今社會已經成功進入信息化、網絡化、數字化時代，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也出現了極大的變化，電子檔案逐漸取代紙質檔案，這就要求檔案管理工作者必須具備較強的數字化能力，能熟練運用計算機進行檔案資料信息的錄入和保存。但是，目前很多醫院的人事檔案管理工作人員都并非科班出身，不具備專業知識背景，再加上醫院不重視對其進行專業培訓，這就導致其崗位勝任力偏低，無法對電子檔案進行合理歸檔、整理和保存，在網絡信息安全防護上也不具備足夠的專業能力。
4.管理理念較為落后筆者通過實地調查發現，我國不少醫院在人事檔案管理理念上都還停留在傳統階段，認為人事檔案不過是醫院人才引進與人才管理過程中用于記錄個人工作表現，并以個體為單位組織起來的文件資料，這樣的檔案管理思想實際上是非常狹隘的，這就在一定程度上制約了醫院檔案管理工作的進一步發展。還有一些管理者片面地認為醫院人事檔案就是為醫院服務的，過于強調保密的觀念，這就導致人事檔案信息資源無法在社會發展與經濟建設中發揮出應有的作用，同時也大大降低了人事檔案資料的有效利用率。
5.人事檔案管理技術較為滯后現階段，很多醫院的人事檔案管理雖然都已經引入了計算機管理模式，將檔案信息錄入到電腦中進行保存，但是從整體上來看，信息化管理水平并不高，還停留在檔號、名字的輸入和輸出以及檢索等基礎管理階段，和傳統人工管理模式相比，采用計算機進行信息查找的效率有了一定程度的提升，失誤率也顯著降低，但錄入電腦的數據信息大都還是職工自己所提供的，數據的真實性與可靠性仍然很難得到有效保障。
6.檔案真實性存疑醫院人事檔案的記錄、編檔和留存工作涉及到各種各樣的信息，這些信息不僅數量巨大，內容也十分復雜，表現出零散性、碎片化分布的特點，而且大多數信息都很難追溯到最初的原始材料，這就導致人事檔案管理的可信度和真實性顯著下降。與此同時，在人事檔案的保存上，大部分醫院都是沿用的傳統紙質文件收納的方法，一旦在整理過程中出現人事檔案缺漏、損壞等問題，檔案資料的真實性就更加無從考究。另外，還有部分管理人員為了逃避責任，將錯漏檔案隱而不報，或者直接在此基礎上進行編撰，只求能順利通過上級檢查，顯然，這種做法對檔案的真實性來說都是非常有害的。
7.檔案內容不夠完善，無法適應當前需求醫院人事檔案除了在真實性上存疑以外，由于醫院領導層對人事檔案缺乏足夠的重視度，將其作為一項邊緣化的工作對待，導致人事檔案收錄的信息無法及時得到更新，信息內容較為陳舊，缺乏動態性，很難準確反映目前醫院職工的實際經歷狀況，這對職工可塑性、可發展性的判斷來說是非常不利的。與此同時，很多人事檔案中對職工的評價都存在內容相似、優點偏多、缺點模糊甚至完全沒有缺點的問題，顯然，這樣的評價是缺乏客觀性和特色性的，無法通過人事檔案評價來了解該人員的特點，這對醫院人力資源的合理配置與利用來說是極為不利的。
8.檔案利用效率偏低由于醫院領導層對人事檔案管理缺乏足夠的重視度，管理制度也較為落后，檔案信息缺乏完整性和真實性，導致醫院人事檔案管理的利用效率非常低，除了簡單的記錄、留檔，能應付上級檢查以外，要想從大量檔案資料中找出某一具體的信息對很多醫院來說是非?？嚯y的，需要花費較長時間。另外，盡管一些醫院已經建立起了人事檔案信息化管理系統，但由于管理者和職工的信息化素質并不是很高，無法熟練運用各種計算機操作技能進行檔案資料信息的查找，有些老職工甚至對檔案信息化管理持抵觸態度，不愿意學習新型的信息化技能，這也是導致檔案利用效率無法得到有效提升的一大重要原因。
三、醫院人事檔案管理工作的對策
1.提高對檔案管理工作的重視度要確保醫院人事檔案管理工作的開展質量，首先就必須認識到此項工作的重要性。一方面，醫院應當加強對檔案工作的領導，為檔案工作的開展提供科學的指導，并定期檢查檔案管理工作情況，以便第一時間發現問題和解決問題。另一方面，所有檔案管理人員都必須具備較強工作使命感與責任感，樹立正確的工作態度，熱愛自身的工作，并主動將檔案管理工作按要求落實到位。此外，還應當將干部人事檔案工作和醫院的其他各項工作聯系起來，確保醫院在干部選拔、職稱評定以及人才培養等方面的公正性、客觀性，實現人盡其才。
2.完善檔案管理制度伴隨我國科學技術的不斷進步與發展，醫院人事檔案管理工作也必須做到與時俱進，構建與當今時展需求相適應的科學完善的檔案管理體系，并出臺明確的檔案管理規章制度，對相關人員的職責進行明確劃分，提升檔案的有效歸檔率。醫院領導應當將人事檔案管理工作納入到醫院辦公會議的議事日程之中，針對人事檔案管理工作中存在的問題和不足，必須及時探討和解決。同時，還應當制定一套健全的管理考核制度，定期對管理人員的工作情況加以考核，并將考核結果直接與其工資、職稱評定相掛鉤，這樣就能提高其對人事檔案管理工作的重視度。
3.提升檔案管理人員的綜合素質當今時代的人事檔案管理工作對管理人員專業技術水平的要求更高，因此，醫院必須加強對檔案管理人員綜合素質的提升，著力打造一支專業型、復合型、創造型的人才隊伍。具體來說，應當從以下幾個方面進行人才建設：首先，應加強檔案管理人員的思想素質建設。確保人事檔案工作人員具備較強的事業心與高度的政治責任感，能在檔案管理工作中做到明辨真假和是非，堅決將虛假的材料拒之門外，從而維護人事檔案資料的真實性與可靠性。其次，應注重提升檔案管理人員的文化素質。在進行崗位人才選拔或招聘的時候，要求檔案管理人員不僅要具備專業的醫學理論背景，同時還必須掌握一定的公文知識與寫作技巧。最后，應加強對管理人員業務素質的培訓。通過定期開展業務培訓、專業教育等活動，有針對性地提升人事檔案管理人員的業務素質。
4.改變管理理念首先，應當增強檔案利用意識，檔案的管理不單單是對檔案資料進行收集和整理，更重要的是對其進行有效開發和利用，使其價值得到充分發揮。其次，應當樹立開放意識，把人事檔案文件利用計算機整理出專題目錄，從而提升查閱效率，方便隨時調檔。最后，還應當提高服務意識，將以往的被動服務轉變為主動服務，第一時間了解檔案工作動向，以便及時掌握相關信息，使檔案管理工作從被動存放向主動提供利用服務轉變，不斷提升檔案工作效率。
5.及時更新檔案管理技術在信息化、網絡化的時代背景下，只有不斷改進和完善人事檔案的信息化管理，才能實現人事檔案管理效率與質量的提升，并達到資源共享的目的。首先，醫院應當對人事檔案信息化建設的技術環境進行更新和升級，構建統一的人力資源檔案網絡化管理體系。其次，還應當采取適當的網絡系統安全防護措施，如采用入侵檢測技術、設置防火墻和登錄密碼等。此外，醫院還應當適當加大在人事檔案管理現代化建設上的投入，為相關硬件設施的采購提供足夠的資金保障。
6.落實好檔案基礎工作檔案管理工作的順利有效開展必然需要醫院領導的大力支持。首先，領導必須提高對檔案管理工作的重視度，做好基礎保障工作，有效解決檔案管理過程中存在的各種問題。其次，應結合相關檔案管理的規定，對紙質人事檔案資料進行全面、系統地整理，合理編排卷宗目錄，并采用專門的檔案盒，并對裱糊不滿足規定標準或存在嚴重破損問題的檔案資料進行重新裱糊。若紙張偏大，則應當進行折疊處理，對于裝訂邊較窄或者沒有留裝訂邊的檔案，應進行加邊處理。最后，還要注重檢查裝訂完成后的檔案的封面姓名和內容是否對應，并將目錄表放在卷首位置，嚴格根據目錄進行資料的排列，對于信息不夠完整或者存在漏簽問題的檔案資料，應及時退回檔案形成部門，待相關手續辦理完善之后才可重新歸檔。
7.統一要求，注重規范在檔案資料形成的過程中，相關部門和人員必須嚴格要求自身，對于出現的各種問題要及時核實和糾正，尤其要強調相關人員在進行材料填寫的時候必須確保姓名、出生年月、參加工作的時間等文字和數據的前后統一、真實。此外，還要注意采用統一規格的材料和滿足檔案材料書寫要求的筆墨工具等，這樣才能從源頭上防止檔案材料不規范問題的出現。
8.嚴格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作相關人員必須嚴格遵循規范制度要求，將人事檔案資料的收集、整理與歸檔工作落實到位，在進行檔案收集的時候，不僅要考慮到相關規范，同時還必須關注人才成長的需要，適當擴大收集范圍，重點抓好能反映醫務工作人員綜合能力與業績的材料，對于已經收集完成的人生電感材料，應認真檢查、核實，杜絕出現虛假材料信息或者填寫不規范、內容不完整的材料，對于缺乏相關手續的材料，要及時進行補辦，并提出明確的限期要求，避免不滿足要求的材料歸入到人事檔案之中，最終造成嚴重的后果。此外，在對人事檔案進行整理的時候，必須使用統一的檔案夾等工具，確保檔案材料分類準確、目錄清晰、編排層次合理、裝訂規范，進而實現人事檔案管理標準化、規范化的目標，使醫院人事檔案管理的整體水平得到有效提升。
結語
綜上所述，人事檔案是醫院開展各項人事活動的重要參考依據，而要確保人事檔案的完整性、真實性與可靠性，首先就必須做好人事檔案管理工作。及時收集和保存相關人事檔案資料。從當前的現狀來看，我國不少醫院在人事檔案管理工作上都還存在一些問題，如檔案管理制度不完善、管理人員綜合素質偏低、管理理念落后等，要解決這些問題，就必須進一步提高對檔案管理工作的重視度，建立健全人事檔案管理制度體系，同時還須加強人才隊伍的建設，更新管理觀念與管理技術。
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作者：劉佳 單位：濱州市優撫醫院
