醫院人事檔案管理問題分析

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摘要：人事檔案的存在能夠幫助醫院加強對人才的管理，目前醫院競爭激烈，對于人才的需求不斷提升，所以整個人事檔案的管理工作也在向著高效性和科學化的方向發展。從目前醫院人事檔案管理工作的現狀來看還存在很多問題。所以，重點對其存在的問題進行分析，然后在此基礎上提出針對性的優化政策。

關鍵詞：醫院；人事檔案；檔案問題；對策

一、存在問題

1.缺乏管理意識

在醫院管理工作之中普遍存在重病歷檔案、輕檔案管理的情況，究其原因不外乎：第一，沒有有效宣傳《檔案法》；第二，因為檔案工作無法直接創造相應的經濟效益，因此缺乏對檔案社會及經濟效益缺乏宣傳，公眾對于檔案的利用效益了解程度較低；第三，傳統檔案管理之中過于重視“藏”，忽視“用”，因此導致醫院領導層和職工都不夠重視檔案的作用，整體管理意識相對比較薄弱，甚至有些人認為沒有檔案管理工作也是可以的。另外，再因為檔案在整個醫院建設之中所發揮的作用比較弱，信息資源開發程度缺乏，所以使其利用率相對都比較低。

2.管理機構不健全，整體職能較為混亂

通常醫院的檔案管理由行政辦公室的綜合檔案室負責。但是因為整個行業管理的基本要求以及歷史的一些原因，綜合的檔案室通常僅僅管理文書，而有關的科技、人事、音像、病理切片、病歷檔案等全部分屬于各個職能部門和科室進行管理，由此就導致出現了管理機構過多的局面，所以目前醫院檔案管理都還未形成一套科學、統一的管理制度及標準。在社會和科學技術不斷發展之下，檔案自身的內涵以及作用等產生了一定的變化，由于醫院尚未形成統一的管理標準，就導致大部分的檔案沒有被有效納入管理之中，因此也就沒有實現有效的開發利用，檔案自身價值難以發揮，管理的意義名存實亡。

3.管理人員素質較低

當前管理人員專業出身的比較少，整體知識結構老化，學歷較低，缺乏系統的現代科學知識，因此無法適應目前的管理需求。很多醫院甚至將該項工作簡單地理解成文件的收集和裝訂，所以檔案管理人員的水平幾乎停留在經驗上面。還有一大部分的人員屬于兼職，所以不論是工作時間，還是工作精力都無法得到有效保證。當下還有一部分人員不愿意從事該項工作，整個崗位上人員調動相對比較頻繁，這就影響了基本的管理水平。

4.管理方式與制度缺乏先進性

目前人事制度不斷改革創新，醫院進行人才選拔和創新的手續也在不斷簡化。因為人事檔案管理工作尚未進行及時的修正與補充，因此就導致人才流動困難，還有一些醫院其整體人事材料存在不完整現象，給各項人事審批及審核工作帶來了一定不便。檔案管理工作本身是一種政治性和機密性非常強的工作，其材料必須由專人管理，且單獨存放。但是因為醫院當中管理工作量相對比較大，所以從事該項工作的人員基本都是兼職，缺乏專業管理。另外在管理方式上，由于缺乏相應的管理軟件，管理手段較為原始和粗放，這就極易導致相關材料無法及時歸檔或者資料不全的情況。同時，還有一些職稱考評、科研以及業績考核等材料歸檔不及時而導致其材料不能真實反映本人的實際情況。

5.交接手續缺乏嚴密性

在進行檔案移交的時候實施的打包移交方式，相關手續也未按照程序進行辦理，不論是檔案的數量還是材料數量等存在界限不清和職責不明確的問題；甚至還有一部分人認為，檔案的移交僅僅是鑰匙的交接，因此這就導致前后的管理工作出現脫節問題。

6.檔案內容存在不真實的情況

人員政治歷史材料過多，有關業績與專業的材料比較少，在鑒定考核之中大多都是贊揚術語和千篇一律的希望之詞。有時候，為了某些人的需求，在其檔案之中參加工作的時間、出生年月以及文化程度等還存在前后記載不一的現象，甚至一些領導干部的檔案也存在這樣的情況，其中流動人員之中這樣的情況更加普遍。

7.檔案管理信息化程度不高

這幾年伴著科學技術的進一步發展，計算機網絡等技術廣泛應用在醫院管理中，其整體管理手段在不斷進步。但是在人事檔案管理之中使用計算機網絡管理的相對比較少，在該方面所投入的硬件也存在較大的不足，整個現代化管理方式比較落后。另外，由于醫療用房的日趨緊張化，使得檔案管理室用地狹小，在設備方面也都是因地制宜，將閱檔、辦公和倉庫等全部融合在一起，防火、防盜水平較低。另外，由于對原件的反復使用，出現紙張變黃、字跡褪色的情況。另外，還有一些先進的技術手段尚未充分挖掘，計算機技術的應用僅僅是將個人信息以及相關的檔案目錄輸入進去，不論是資料的檢索，還是調閱等都還是手工操作，無紙化閱檔難以實現。

二、解決對策

1，提高認識和加強領導

醫院領導人員需要高度重視檔案管理工作，將其放在提升整體干部隊伍水平的高度上。另外還需要建立專門的管理小組，定期對其工作進行檢查、指導和監督，對于已經存在的問題應該及時進行解決；同時還需要建立管理考核制度，定期對其工作實施定量考核和動態化管理，由此推動整體工作制度的科學化和規范化。

2.強化基礎工作建設

進一步完善相應的管理設施建設，其中需要建立防火防盜的專用檔案庫房，同時配置鐵質的檔案柜。在庫房之中需要設立滅火裝置、空調以及除濕裝置等等；對于已經設置的各項安全措施要定期進行檢查。同時還需要將閱檔、辦公以及庫房三者分開，加大資金的投入力度，配備相應的計算機管理設備。

3.完善管理制度

檔案管理工作比較瑣碎繁雜，倘若沒有相應的制度進行約束，勢必造成管理混亂。對此，應該有效結合檔案管理工作的實際情況和現實社會的基本需要，進一步完善相應的檔案管理制度，加強落實力度。另外，還需要建立計算機輔助管理制度，不論是檔案的轉入，還是轉出，都需要嚴格規范，同時阻止虛假材料入檔。同時進一步完善相應的檔案整理工作細則，確保其檔案案卷更加完整和科學，進而給人事考察與任用提供精準實用的信息。

4.加強管理人員素質建設

人事檔案的管理工作本身就是一項業務性和政策性較強的工作，它將保密性與服務性集于一身，所以這就需要相關人員加強自身素質建設，選擇作風正派、責任心比較強的共產黨員來從事這項工作，在平時還需要加強對其工作和生活的關懷，加大教育培養力度，以此提升其工作積極性。相應的主管部門還需要定期對其實施業務培訓，讓所有人員都能夠及時掌握先進的管理技術和知識，并充分了解檔案管理的重要性，提升責任心，提升管理水平。對于人員自身來說平時也需要自主學習，提升政治覺悟與專業素質。

5.改善檔案收集方式

依照檔案補充與形成的特點和來源，在收集的時候，因為人事檔案形成具有一定的持續性，所以整個收集工作需要經常性，包括定期收集、不定期收集以及隨時收集。其中隨時收集就是依照檔案形成的時間和所掌握的相關信息來向相關部門進行收集的；定期收集指的是依照醫院的實際情況，每半年或者每季度和部門加強聯系，并收集材料檔案；不定期收集就是從整個管理工作的實際情況出發，并不對收集時間進行確定。在實際應用的時候醫院需要依照自身的實際情況綜合使用，靈活掌握，以確保收集工作的繼續開展。

6.優化檔案功能

要對檔案的功能進行重新定位：首先，將其原有的重要部門保留下來；其次，進一步擴大和豐富檔案的內涵，比如其中所涉及的醫療保險、養老保險等，加大對工作業績的評價，增加一些獎懲、學習和特長等材料，便于今后醫院能夠依照自身需求來選擇人才；最后，還需要將其他求職者和用人單位所需功能予以補充，避免棄檔現象的發生。

7.強化和人才機構之間的溝通

需要加強和社會其它部門的聯系，尤其是和人才機構之間的溝通，通過對流動人員檔案在新形勢之下管理方式的研究，制定適應于各項工作的檔案收集與應用制度，以便及時收集人員在工作中的表現信息，同時使新形成的檔案可以符合相應的管理要求，實現有效利用。

8.加強信息化建設

人事檔案是非常重要的人才資源庫，所以需要積極利用各種方式充分發揮其作用，需要實現工作手段的現代化，這是檔案管理的基本需要，同時也是我國現代化事業的關鍵組成部分。加強對檔案實施計算機輔助管理，通過對計算機以及掃描儀等設備和現代技術的應用，將檔案資料輸入到計算機之中，然后再通過有關技術進行處理，將圖片、文字以及聲音等資料轉變成為數據信息，以此實現紙質檔案和數據檔案共存。同時還需要使用計算機網絡技術創新管理，將一些不屬于保密范圍的信息與社會共享，不僅提升了檔案管理工作的質量，還提升了利用率。

三、結束語

在新形勢之下，醫院當中的人事檔案管理不但關乎所有醫務人員的利益，還會對整個醫院的發展帶來一定影響，所以，必須重視起來人事檔案管理，及時查找現階段該管理工作存在的問題，不斷對管理模式和方法進行完善，加大對專業人才的培養，以實現管理工作的完整性與真實性，最終推動醫院的進一步發展。

參考文獻：

[1]王韻菲.人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性[J].

作者：章雷 單位：沈陽市第四人民醫院